Era 2013. Vine a trabajar para una de las empresas de desarrollo que crean software para usuarios privados. Me dijeron cosas diferentes, pero lo último que esperaba ver fue lo que vi: 32 máquinas virtuales excepcionales en un VDS alquilado entonces obscenamente caro, tres licencias “gratuitas” de Photoshop, 2 Corel, capacidad de telefonía IP paga y no utilizada, y otras Pequeñas cosas. En el primer mes “bajé el precio” de la infraestructura en 230 mil rublos, en el segundo en casi 150 (mil), luego terminó el heroísmo, comenzaron las optimizaciones y al final ahorramos medio millón en seis meses.
La experiencia nos inspiró y comenzamos a buscar nuevas formas de ahorrar. Ahora trabajo en otro lugar (adivinen dónde), así que con la conciencia tranquila puedo contarle al mundo mi experiencia. Y compartes, ¡hagamos que la infraestructura de TI sea más barata y más eficiente!
"La última lana la hemos arrancado con los costes de servidores, licencias, activos de TI y subcontratación", se quejó el director financiero y exigió planificación y elaboración de presupuestos.
1. Sea un nerd: planifique y haga un presupuesto.
La planificación presupuestaria para el entorno informático de su empresa es aburrida y, en ocasiones, la coordinación resulta incluso peligrosa. Pero es casi seguro que el hecho mismo de tener un presupuesto lo protegerá de:
- Reducir costos para el desarrollo de una flota de equipos y software (aunque hay optimizaciones trimestrales, pero ahí puedes defender tu posición)
- insatisfacción del director financiero o del departamento de contabilidad en el momento de la compra o arrendamiento de otro elemento de infraestructura
- Enojo del gerente debido a gastos no planificados.
Es necesario elaborar un presupuesto no sólo en las grandes empresas, sino literalmente en cualquier empresa. Recopile los requisitos de software y hardware de todos los departamentos, calcule la capacidad requerida, tenga en cuenta la dinámica de los cambios en la cantidad de personal (por ejemplo, su centro de llamadas o soporte aumenta durante la temporada alta y disminuye durante la temporada libre), justifique gastos y desarrollar un plan presupuestario desglosado por períodos (idealmente, por mes). De esta manera sabrá exactamente cuánto dinero recibirá por sus tareas que requieren muchos recursos y optimizará los costos.
2. Utilice su presupuesto sabiamente
Una vez acordado y firmado el presupuesto, existe la tentación infernal de redistribuir los costos y, por ejemplo, invertir todo el presupuesto en un servidor costoso en el que pueda implementar todos los DevOps con monitoreo y puertas de enlace :) En este caso, puede encontrar usted mismo en un modo de escasez de recursos para otras tareas y obtener un exceso. Por lo tanto, céntrese exclusivamente en las necesidades reales y los problemas comerciales que requieren potencia informática para resolverse.
3. Actualice sus servidores a tiempo
Los servidores de hardware obsoletos, así como los virtuales, no aportan ningún beneficio a la organización: plantean dudas en términos de seguridad, velocidad e inteligencia. Dedica más tiempo, esfuerzo y dinero a compensar las funciones faltantes, a eliminar problemas de seguridad y a algunos parches para acelerar las cosas. Por lo tanto, actualice su hardware y recursos virtuales; por ejemplo, puede hacerlo ahora mismo con nuestra promoción. , no es una pena mostrar precios en Habré.
Por cierto, más de una vez me he encontrado con situaciones en las que un servidor de hierro en la oficina era una solución completamente injustificada: la mayoría de las pequeñas y medianas empresas pueden resolver todos los problemas utilizando capacidades virtuales y ahorrar mucho dinero.
4. Optimice la experiencia del usuario promedio
Enseña a todos tus usuarios a ahorrar electricidad y a utilizar la infraestructura con cuidado. A continuación se muestran ejemplos de desbordamientos típicos del lado del usuario:
- Instalación de programas de aplicación innecesarios para "todo el departamento": los usuarios solicitan instalar software como el de su vecino porque lo necesitan, o simplemente envían una solicitud como "7 licencias de Photoshop para el departamento de diseño". Al mismo tiempo, cuatro personas trabajan en el departamento de diseño con Photoshop, y las tres restantes son maquetadores y lo utilizan una vez cada seis meses. En este caso, es mejor comprar 4 licencias y resolver 1-2 problemas por año con la ayuda de colegas. Pero más a menudo esta historia ocurre con el software de oficina (en particular, el paquete MS Office, que absolutamente todo el mundo necesita en su totalidad). De hecho, la gran mayoría de los empleados pueden arreglárselas con editores de código abierto o con los prácticos Google Docs.
- Los usuarios ocupan recursos virtuales y consumen metódicamente toda la capacidad alquilada; por ejemplo, a los evaluadores les gusta crear máquinas virtuales cargadas y se olvidan al menos de apagarlas, y los desarrolladores no desdeñan esto. La receta es sencilla: al salir, apagar a todos :)
- Los usuarios utilizan los servidores de la empresa como almacenamiento global de archivos: cargan fotos (en RAW), videos, cargan gigabytes de música, especialmente los empedernidos pueden incluso crear un pequeño servidor de juegos utilizando su capacidad de trabajo (lo condenamos en el portal corporativo con humor manera - funcionó muy bien).
- Estimados empleados, en todos los sentidos, traen software pirateado al trabajo, y aquí están, multas, problemas con la policía y los proveedores. Trabaje con el acceso y las políticas, porque todavía lo arrastrarán, incluso si da discursos entre lágrimas en el comedor corporativo y escribe carteles motivadores.
- Los usuarios creen que tienen derecho a exigir cualquier herramienta que consideren conveniente. Entonces, en mi arsenal tenía alquileres de Trello, Asana, Wrike, Basecamp y Bitrix24. Porque cada director de proyecto eligió un producto cómodo o familiar para su departamento. Como resultado, se admiten 5 soluciones, 5 etiquetas de precios diferentes, 5 cuentas, 5 mercados y ajustes diferentes, etc. No hay integración, unificación o automatización de extremo a extremo para usted: hemorroides cerebrales completas. Como resultado, de acuerdo con el gerente general, cerré la tienda, elegí Asana, ayudé a migrar los datos, capacité a mis feroces colegas y ahorré mucho dinero, incluyendo esfuerzo y nervios.
En general, negocie con los usuarios, capacítelos, realice programas educativos y esfuércese por facilitar su trabajo y el suyo. Al final, le agradecerán que mantenga las cosas en orden y los gerentes le agradecerán que reduzca costos. Bueno, ustedes, queridos profesionales de Habr, probablemente hayan notado que la solución a los problemas enumerados no es más que la formación de seguridad de la información corporativa. Por esto, un agradecimiento especial al administrador del sistema (no puedes agradecerte a ti mismo...).
5. Combine soluciones de escritorio y de nube
En general, dado que trabajo para un proveedor de hosting y al final del artículo tengo muchas ganas de contarles sobre una buena venta de capacidad de servidor para empresas de cualquier tamaño, debería agitar la bandera y gritar “ ¡Todos a las nubes! Pero entonces pecaré contra mis calificaciones de ingeniero y pareceré un especialista en marketing. Por lo tanto, les insto a abordar el problema con prudencia y combinar soluciones de escritorio y de nube. Por ejemplo, puede alquilar un sistema CRM en la nube como servicio (SaaS) y, según el folleto, cuesta 1000 rublos. por usuario por mes: solo unos centavos (omitiré la cuestión de la implementación, esto ya se ha discutido en Habré). Entonces, en tres años gastará 10 rublos por 360 empleados, en 000 - 4, en 480 - 000, etc. Al mismo tiempo, puede implementar CRM de escritorio pagando licencias competitivas (+5 ahorros) por aproximadamente 600 mil rublos. y sírvelo como el mismo photoshop. A veces, los beneficios en un período de 000 a 100 años son realmente impresionantes.
Y viceversa, las tecnologías en la nube a menudo permiten ahorrar en hardware, salarios de ingenieros, cuestiones de protección de datos (¡pero no ahorrar en nada!) y escalamiento. Las herramientas en la nube son fáciles de conectar y desconectar, los costos de la nube no se incluyen en los gastos de capital de la empresa; en general, hay muchas ventajas. Elija soluciones en la nube cuando la escala, la agilidad y la flexibilidad tengan sentido.
Cuente, combine y elija combinaciones ganadoras: no daré una receta universal, son diferentes para cada negocio: algunas personas abandonan las nubes por completo, otras construyen todo su negocio en las nubes. Por cierto, nunca rechace las actualizaciones de software (incluso las de pago); por regla general, los desarrolladores de software de aplicaciones empresariales lanzan versiones más estables y funcionales.
Y otra regla para el software: deshacerse del software antiguo que genera menos de lo que consume en mantenimiento y soporte. Definitivamente ya existe un análogo en el mercado.
6. Evite la duplicación de software
Ya he hablado de cinco sistemas de gestión de proyectos en mi zoológico de TI, pero los pondré en un párrafo aparte. Si rechaza cierto software, elija software nuevo; no olvide dejar de pagar por el anterior, busque nuevos servicios de alojamiento; rescinda el contrato con el proveedor anterior, a menos que existan consideraciones especiales. Supervise los perfiles de uso de software de los empleados y elimine el software duplicado y no utilizado.
Sería ideal si tuviera un sistema para monitorear y analizar el software instalado; de esta manera podrá ver duplicados y problemas en funcionamiento automáticamente. Por cierto, este tipo de trabajo ayuda a la empresa a evitar la duplicación y repetición de datos; a veces, buscar quién cometió el error lleva demasiado tiempo.
7. Limpie la infraestructura de sus aplicaciones y sus periféricos
Quién cuenta estos consumibles: cartuchos, unidades flash, papel, cargadores, UPS, impresoras, etc. discos de tubo. Pero en vano. Comience con papel e impresoras: analice los perfiles de impresión y cree una red de impresoras o MFP con acceso público; se sorprenderá de cuánto papel y cartuchos puede ahorrar y cuánto disminuirá el costo de imprimir una hoja. Y no, esto no es una pérdida de dinero, es una optimización de un proceso importante. Nadie prohíbe imprimir trabajos finales y ensayos en equipos de oficina, pero imprimir libros que lamentaría comprar o no quiere leer en la pantalla es demasiado.
A continuación, tenga siempre un suministro de consumibles que compre a los proveedores con descuento, para que, en caso de problemas con el equipo, no compre a precios exorbitantes en el mercado tecnológico más cercano. Controle la depreciación y el desgaste, lleve registros y cree un fondo de reemplazo; por cierto, es una buena idea tener un fondo de reemplazo para el equipo básico de oficina. El hecho de que no le elogien por el tiempo de inactividad en el trabajo también supone una pérdida de dinero, especialmente en las empresas comerciales y de servicios.
En cuanto a la infraestructura de aplicaciones, existen dos rubros de costos principales: Internet y comunicaciones. Al elegir un proveedor, mire las ofertas de paquetes, lea las estrellas en las tarifas, preste atención a la calidad de la comunicación y SLA. Algunos administradores deciden no molestarse y comprar, por ejemplo, telefonía IP en un paquete con una centralita virtual de pago, para la que también se emite una suscripción mensual. No seas perezoso, compra solo tráfico y aprende a trabajar con Asterisk: esto es lo mejor que se ha creado en el campo de VATS y una solución casi sin complicaciones para los problemas comerciales de las pequeñas y medianas empresas (si tienes manos directas).
8. Documentar y crear instrucciones para los empleados.
Es perezoso y es necesario. En primer lugar, le resultará más fácil trabajar y, en segundo lugar, la adaptación de los recién llegados será perfecta. Finalmente, usted mismo sabrá que su infraestructura está actualizada, intacta y en perfecto orden. Redactar instrucciones de seguridad, manuales breves para usuarios, preguntas frecuentes, describir las normas y reglamentos para el uso de equipos de oficina. Las instrucciones materiales son mucho más convincentes que las palabras; siempre puedes recurrir a ellas. De esta manera, puedes enviar un enlace al documento para cualquier pregunta relevante y no aceptar el argumento “No me avisaron”. De esta forma ahorrarás mucho en eliminar errores.
9. Utilice servicios subcontratados
Incluso si su empresa tiene un departamento de TI completo o, por el contrario, una pequeña infraestructura, no es ninguna vergüenza utilizar los servicios de subcontratistas. ¿Por qué no contratar los servicios de grandes profesionales, especializados en algo complejo, por poco dinero, es decir, sin contratar a un especialista así en plantilla? Subcontrate algunos de los DevOps, servicios de impresión, administración de un sitio web ocupado, si tiene uno, soporte y centro de llamadas. Su valor no disminuirá por esto, sino que, por el contrario, obtendrá experiencia adicional en el ámbito de los contactos con terceros contratistas.
Si su gerente cree que la subcontratación es costosa, simplemente explíquele cuánto tendrá que pagarle al especialista dedicado. Realmente funciona.
10. No te involucres en el código abierto y tu desarrollo.
Soy ingeniero, fui desarrollador en el pasado y creo firmemente que es el código abierto el que salva al mundo: ¿cuál es el costo de las bibliotecas, los sistemas de monitoreo, los sistemas de administración de servidores, etc.? Pero si su empresa decide comprar CRM, ERP, ECM, etc. de código abierto. o el jefe grita en una reunión que vas a arruinar tu facturación, salvas el barco, se irá a los arrecifes. He aquí los argumentos para enfrentarse a un líder inspirado con una mirada ardiente:
- el código abierto tiene poco soporte si es un repositorio público o su soporte es muy costoso si es de código abierto de empresas (DBMS, suites ofimáticas, etc.): pagará literalmente por cada pregunta, solicitud y ticket;
- un especialista interno para implementar un producto interno de código abierto será muy costoso debido a su rareza;
- las mejoras al código abierto pueden verse seriamente limitadas por el conocimiento, las habilidades o incluso las licencias;
- Le llevará mucho tiempo comenzar con el código abierto y le resultará demasiado difícil adaptarlo a los procesos comerciales.
No hace falta decir que desarrollar el suyo propio es una tarea muy larga y costosa. Por mi propia experiencia, puedo decir que se necesitan al menos tres años para crear un prototipo funcional que cumpla con los requisitos comerciales y permita a los usuarios utilizarlo. Y solo si tiene un buen equipo de programadores (puede consultar los salarios en "Mi círculo"; obtendrá conclusiones).
Así que seré banal y repetiré: considera todas las opciones.
Entonces, permítanme resumir brevemente para asegurarme de que no se me ha olvidado nada:
- contar dinero: comparar diferentes opciones, tener en cuenta factores, comparar;
- esforzarse por reducir el tiempo de servicio y capacitación de los usuarios, reducir el riesgo de “intervención de un tonto”;
- intentar consolidar e integrar tecnologías: una arquitectura coherente y una automatización de extremo a extremo marcan la diferencia;
- invierta en desarrollo de TI, no viva con tecnologías obsoletas: chuparán dinero;
- correlacionar la demanda y el consumo de recursos de TI.
Quizás se pregunte: ¿por qué ahorrar el dinero de otras personas, si la oficina paga? ¡Pregunta lógica! Pero tu capacidad para optimizar costes y gestionar eficazmente los activos TI depende principalmente de tu experiencia y de tus características como profesional. Aquí todos sabemos cómo hacer dulces con materiales de desecho :)
У como una excelente razón para actualizar las capacidades virtuales. Entra, mira, elige, quedan muy pocos hasta el 30 de abril.
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Fuente: habr.com