Creo que todos vamos a un restaurante con amigos o compañeros. Y después de un rato divertido, el camarero trae la cuenta. Luego, el problema se puede resolver de varias maneras:
- Método uno, "caballeroso". Se agrega una “propina” del 10 al 15% al camarero al monto del cheque y el monto resultante se divide en partes iguales entre todos los hombres.
- El segundo método es "socialista". El cheque se divide en partes iguales entre todos, independientemente de cuánto comieron y bebieron.
- El tercer método es "justo". Cada uno enciende la calculadora de su teléfono y empieza a calcular el coste de sus platos más una determinada cantidad de “propina”, también individual.
La situación de los restaurantes es muy similar a la situación de los costes de TI en las empresas. En este post hablaremos de la distribución de gastos entre departamentos.
Pero antes de sumergirnos en el abismo de la TI, volvamos al ejemplo del restaurante. Cada uno de los métodos anteriores de “asignación de costos” tiene ventajas y desventajas. La desventaja obvia del segundo método: uno podría comer una ensalada César vegetariana sin pollo y el otro un chuletón, por lo que las cantidades pueden variar significativamente. La desventaja del método "justo" es que el proceso de conteo es muy largo y la cantidad total de dinero siempre es menor que la que figura en el cheque. ¿Situación común?
Ahora imaginemos que nos estábamos divirtiendo en un restaurante en China y nos trajeron la cuenta en chino. Lo único que está claro es la cantidad. Aunque algunos pueden sospechar que no se trata en absoluto de la cantidad, sino de la fecha actual. O supongamos que esto sucede en Israel. Leen de derecha a izquierda, pero ¿cómo escriben los números? ¿Quién puede responder sin Google?
¿Por qué se necesita asignación para TI y negocios?
Por lo tanto, el departamento de TI brinda servicios a todas las divisiones de la empresa y, de hecho, vende sus servicios a las divisiones comerciales. Y, aunque puede que no existan relaciones financieras formales entre departamentos dentro de una empresa, cada unidad de negocio debe, como mínimo, comprender cuánto gasta en TI, cuánto cuesta lanzar nuevos productos, probar nuevas iniciativas, etc. Es obvio que la modernización y expansión de la infraestructura no la paga el mítico “modernizador, patrón de los integradores de sistemas y fabricantes de equipos”, sino las empresas, que deben comprender la efectividad de estos costos.
Las unidades de negocio varían en tamaño así como en la intensidad del uso de los recursos de TI. Por lo tanto, dividir los costos de actualización de la infraestructura de TI en partes iguales entre departamentos es el segundo método con todas sus desventajas. En este caso, el método "justo" es más preferible, pero requiere demasiada mano de obra. La opción más óptima parece ser la opción "casi justa", cuando los costos no se asignan al centavo, sino con cierta precisión razonable, al igual que en la geometría escolar usamos el número π como 3,14, y no toda la secuencia de números. después del punto decimal.
Estimar el coste de los servicios de TI es muy útil en holdings con una única infraestructura de TI cuando se fusiona o separa parte del holding en una estructura separada. Esto le permite calcular inmediatamente el costo de los servicios de TI para tener en cuenta estos montos al planificar. Además, comprender el costo de los servicios de TI ayuda a comparar diferentes opciones para usar y poseer recursos de TI. Cuando hombres con trajes de miles de dólares hablan de cómo su producto puede optimizar los costos de TI, aumentar lo que se debe aumentar y reducir lo que se debe reducir, evaluar los costos continuos de los servicios de TI permite al CIO no confiar ciegamente en las promesas de marketing. , sino para evaluar con precisión el efecto esperado y controlar los resultados.
Para las empresas, la asignación es una oportunidad para comprender de antemano el coste de los servicios de TI. Cualquier requisito comercial no se evalúa como un aumento en el presupuesto general de TI en tanto por ciento, sino que se determina como la cantidad para un requisito o servicio específico.
caso real
El "dolor" clave del CIO de una gran empresa fue que era necesario entender cómo distribuir los costos entre las unidades de negocio y ofrecer participación en el desarrollo de TI en proporción al consumo.
Como solución, desarrollamos una calculadora de servicios de TI que pudo asignar los costos totales de TI primero a los servicios de TI y luego a las unidades de negocios.
En realidad, hay dos tareas: calcular el costo de un servicio de TI y distribuir los costos entre las unidades de negocios que utilizan este servicio de acuerdo con ciertos factores (un método “casi justo”).
A primera vista, esto puede parecer sencillo si, desde el principio, se describieron adecuadamente los servicios de TI, se ingresó información en la base de datos de configuración CMDB y en el sistema de gestión de activos de TI ITAM, se crearon modelos de recursos y servicios y se creó un catálogo de servicios de TI. desarrollado. De hecho, en este caso, para cualquier servicio de TI es posible determinar qué recursos utiliza y cuánto cuestan estos recursos, teniendo en cuenta la depreciación. Pero se trata de negocios rusos comunes y corrientes, y esto impone algunas restricciones. Así, no existen CMDB ni ITAM, solo existe un catálogo de servicios TI. Cada servicio informático representa generalmente un sistema de información, el acceso al mismo, la atención al usuario, etc. El servicio de TI utiliza servicios de infraestructura como “Servidor DB”, “Servidor de Aplicaciones”, “Sistema de Almacenamiento de Datos”, “Red de Datos”, etc. En consecuencia, para resolver las tareas asignadas es necesario:
- determinar el costo de los servicios de infraestructura;
- distribuir el costo de los servicios de infraestructura a los servicios de TI y calcular su costo;
- determinar los impulsores (coeficientes) para distribuir el costo de los servicios de TI a las unidades de negocios y asignar el costo de los servicios de TI a las unidades de negocios, distribuyendo así la cantidad de costos del departamento de TI entre otras divisiones de la empresa.
Todos los costes anuales de TI se pueden representar como una bolsa de dinero. Parte de esta bolsa se gastó en equipos, trabajos de migración, modernización, licencias, soporte, salarios de empleados, etc. Sin embargo, la complejidad radica en el procedimiento contable para contabilizar los activos fijos y los activos intangibles en TI.
Tomemos un ejemplo de un proyecto para modernizar la infraestructura de SAP. Como parte del proyecto, se compran equipos y licencias y se trabaja con la ayuda de un integrador de sistemas. Al cerrar un proyecto, el gerente debe redactar el papeleo para que el equipo contable se incluya en los activos fijos, las licencias se incluyan en los activos intangibles y otros trabajos de diseño y puesta en servicio se carguen como gastos diferidos. Problema número uno: al registrarse como activo fijo, al contador del cliente no le importa cómo se llamará. Por tanto, en activos fijos recibimos el activo “UpgradeSAPandMigration”. Si en el marco del proyecto se modernizó una matriz de discos, algo que no tiene nada que ver con SAP, esto complica aún más la búsqueda de costes y una mayor asignación. De hecho, cualquier equipo puede esconderse detrás del activo "UpgradeSAPandMigration" y cuanto más tiempo pasa, más difícil es entender qué se compró realmente allí.
Lo mismo ocurre con los activos intangibles, que tienen una fórmula de cálculo mucho más compleja. Una complejidad adicional se suma al hecho de que el momento de poner en marcha el equipo y de incluirlo en el balance puede diferir en aproximadamente un año. Además, la depreciación es de 5 años, pero en realidad el equipo puede funcionar más o menos, según las circunstancias.
Por tanto, en teoría es posible calcular el coste de los servicios de TI con una precisión del 100%, pero en la práctica se trata de un ejercicio largo y bastante inútil. Por lo tanto, elegimos un método más simple: los costos que pueden atribuirse fácilmente a cualquier infraestructura o servicio de TI se atribuyen directamente al servicio correspondiente. Los costes restantes se distribuyen entre los servicios de TI según determinadas reglas. Esto le permitirá obtener una precisión de aproximadamente el 85%, que es suficiente.
En la primera etapa Para distribuir los costos de los servicios de infraestructura, se utilizan informes financieros y contables para proyectos de TI y un “voluntarismo sólido” en los casos en que no es posible atribuir costos a ningún servicio de infraestructura. Los costos se asignan directamente a los servicios de TI o a los servicios de infraestructura. Como resultado de la distribución de los costos anuales, obtenemos el monto de los gastos por cada servicio de infraestructura.
La segunda etapa Los coeficientes de distribución entre servicios de TI se determinan para servicios de infraestructura como "Servidor de aplicaciones", "Servidor de bases de datos", "Almacenamiento de datos", etc. Algunos servicios de infraestructura, por ejemplo, "Lugares de trabajo", "Acceso Wi-Fi", "Videoconferencia" no se distribuyen entre los servicios de TI y se asignan directamente a las unidades de negocio.
En esta etapa comienza la diversión. Como ejemplo, considere un servicio de infraestructura como "Servidores de aplicaciones". Está presente en casi todos los servicios TI, en dos arquitecturas, con y sin virtualización, con y sin redundancia. La forma más sencilla es asignar los costes en proporción a los núcleos utilizados. Para contar los "loros idénticos" y no confundir los núcleos físicos con los virtuales, teniendo en cuenta la sobresuscripción, asumimos que un núcleo físico equivale a tres virtuales. Entonces, la fórmula de distribución de costos del servicio de infraestructura “Servidor de aplicaciones” para cada servicio de TI se verá así:
,
donde Rsp es el costo total del servicio de infraestructura "Servidores de aplicaciones", y Kx86 y Kr son coeficientes que indican la participación de los servidores x86 y de la serie P.
Los coeficientes se determinan empíricamente basándose en un análisis de la infraestructura de TI. El costo del software de clúster, el software de virtualización, los sistemas operativos y el software de aplicaciones se calcula como servicios de infraestructura separados.
Tomemos un ejemplo más complicado. Servicio de infraestructura “Servidores de Bases de Datos”. Incluye los costos de hardware y los costos de licencias de bases de datos. Así, el coste de equipos y licencias se puede expresar mediante la fórmula:
donde РHW y РLIC son el costo total del equipo y el costo total de las licencias de bases de datos, respectivamente, y KHW y KLIC son coeficientes empíricos que determinan la participación de los costos de hardware y licencias.
Además, con el hardware es similar al ejemplo anterior, pero con las licencias la situación es un poco más complicada. El panorama de una empresa puede utilizar varios tipos diferentes de bases de datos, como Oracle, MSSQL, Postgres, etc. Por lo tanto, la fórmula para calcular la asignación de una base de datos específica, por ejemplo, MSSQL, a un servicio específico se ve así:
donde KMSSQL es un coeficiente que determina la participación de esta base de datos en el panorama de TI de la empresa.
La situación es aún más complicada con el cálculo y la asignación de un sistema de almacenamiento de datos con diferentes fabricantes de matrices y diferentes tipos de discos. Pero la descripción de esta parte es un tema para una publicación aparte.
¿El resultado?
El resultado de este ejercicio puede ser una calculadora Excel o una herramienta de automatización. Todo depende de la madurez de la empresa, de los procesos lanzados, de las soluciones implementadas y del deseo de la dirección. Una calculadora de este tipo o una representación visual de los datos ayuda a distribuir correctamente los costos entre las unidades de negocio y muestra cómo y en qué se asigna el presupuesto de TI. La misma herramienta puede demostrar fácilmente cómo mejorar la fiabilidad de un servicio (redundancia) aumenta su coste, no por el coste del servidor, sino teniendo en cuenta todos los costes asociados. Esto permite que la empresa y el CIO “jueguen en el mismo tablero” con las mismas reglas. Al planificar nuevos productos, se pueden calcular los costos por adelantado y evaluar la viabilidad.
Igor Tyukachev, consultor de Jet Infosystems
Fuente: habr.com