¡Buen día a todos! Hoy me gustaría compartir un pequeño ejemplo de cómo automatizar el proceso de creación de solicitudes de salida para nuevos empleados utilizando los productos Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate y Teams. Al implementar este proceso, no necesitará comprar planes de usuario de PowerApps y Power Automate por separado; una suscripción a Office365 E1/E3/E5 será suficiente. Crearemos listas y columnas en el sitio de SharePoint, PowerApps lo ayudará a crear un formulario y Power Automate brindará oportunidades para personalizar la lógica de los procesos comerciales. Conectaremos el proceso final al equipo de MS Teams. No perdamos el tiempo y veamos qué pasa.
En la primera etapa, creamos listas y detalles. Necesitamos listas:
- Solicitudes de salida de empleados
- Divisiones
- RRHH por departamento
- Administradores
Cada lista jugará su papel en el futuro y veremos cuál. Crear detalles y configurar el menú de navegación:
PowerApps
Ahora, creemos un formulario para la lista "Solicitudes de salida de empleados" usando PowerApps. En la forma final se verá así:
En el campo "Empleado", selecciona de la lista de usuarios de Office 365, "Fecha de salida" se indica en el calendario, "División" se indica en el directorio de departamentos y "RR.HH." se selecciona en "RR.HH. por departamento". directorio:
Pero es necesario asegurarse de que la lista de RRHH disponibles para selección sea filtrada por el departamento indicado en el formulario. Usemos una fórmula para filtrar datos en PowerApps. Para la propiedad “Items” del campo “HR” escribimos:
Además, puede realizar pequeños ajustes al valor predeterminado del campo Estado del formulario. Para la propiedad “Predeterminada” del campo “Estado” escribimos:
Si se abre el formulario para crear un elemento, el valor "Nuevo" se escribirá en el campo "Estado", de lo contrario, el valor de la columna de SharePoint para el elemento actual se sustituirá en el campo de estado del formulario.
Uno de los problemas de PowerApps es la imposibilidad de recuperar fácilmente datos de grupos de SharePoint. Debido a esto, no es posible configurar fácilmente la visibilidad/disponibilidad de campos u objetos en el formulario si desea confiar en que el usuario sea miembro de un grupo de SharePoint. Pero puedes encontrar una solución. Especialmente para este propósito, hemos creado previamente una lista de Administradores:
Esta lista contiene un campo “Empleado” con el tipo “Usuario o Grupo”, que se muestra solo en el formulario, y un campo “Nombre”, en el que está escrito el nombre del empleado seleccionado, que se muestra solo en la vista de lista. Ahora, probemos un pequeño truco en PowerApps. Por ejemplo, puede configurar la disponibilidad de cualquier campo si el usuario actual está en la lista de Administradores. Busque la propiedad "Modo de visualización" del campo "Fecha de lanzamiento" y escriba:
Según esta fórmula, si hay al menos un empleado en la lista de Administradores cuyo inicio de sesión coincide con el inicio de sesión del usuario actual, entonces el campo estará disponible para editarlo; de lo contrario, para verlo. Para mayor confiabilidad, reducimos el inicio de sesión a minúsculas; de lo contrario, pueden ocurrir todo tipo de casos.
Habrás notado que en el encabezado del formulario hay un botón “Acciones en la aplicación”:
Este botón pasará a otra pantalla, donde, para mayor comodidad, se recogen todas las acciones posibles en la aplicación:
Después de hacer clic en cada botón, se abre una ventana de acción adicional, por ejemplo, si se selecciona la acción "Cancelar aplicación", se abre una ventana adicional con la posibilidad de ingresar un comentario:
Después de hacer clic en el botón "Confirmar", el estado de la aplicación cambia y esto se puede hacer incluso sin iniciar el flujo de Power Automate. Usemos la función "Patch" para la propiedad "OnSelect" del botón:
Usando la función Parche, actualizamos el elemento de la lista de pedidos filtrándolo por el ID del elemento actual. Cambiamos el valor del campo “Estado” y pasamos a la pantalla principal. Para otros botones de acción la lógica es similar.
Ya sólo queda configurar el flujo de aprobación. Hagámoslo de la forma más sencilla.
Poder automatizar
Nuestro flujo de aprobación se ejecutará automáticamente cuando se cree un ticket. Durante la ejecución, el estado de la solicitud cambiará, el jefe del departamento la recibirá y se enviará al jefe una notificación por correo electrónico de la nueva solicitud. Para determinar el líder, disponemos del directorio “Divisiones”:
Cree un flujo de Power Automate:
Durante la ejecución de este flujo, el responsable del departamento recibe una notificación por correo electrónico sobre la creación de una nueva aplicación y puede seguir el enlace para tomar una decisión haciendo clic en el botón:
Al hacer clic en el botón "Aceptar" o "Rechazar" también se inicia un flujo de Power Automate, que cambia el estado de la solicitud y envía una notificación por correo electrónico al especialista de recursos humanos:
El proceso está listo.
Equipos
Y el toque final es la organización de la colaboración con este proceso. Para hacer esto, conecte el proceso al comando de MS Teams:
Ahora, todos los miembros del equipo de MS Teams tienen acceso al proceso de cierre de sesión de nuevos empleados en una pestaña separada.
Por supuesto, puede proporcionar aprobaciones de varios pasos en su lógica de flujo, además puede usar el componente Aprobaciones para asignar tareas de Power Automate. También puedes personalizar informes y generar notificaciones que se enviarán al chatbot de Microsoft Teams. Pero hablaremos más sobre eso en futuros artículos. ¡Gracias por su atención y que tengan un buen día a todos!
Fuente: habr.com