Migrar de IBM Notes a Microsoft Exchange u Office 365 proporciona una cantidad significativa de beneficios para una organización, pero el proyecto de migración en sí parece desalentador y no está del todo claro dónde comenzar la migración. Exchange en sí no incluye herramientas propias para la migración completa o la coexistencia de Notes y Exchange. De hecho, algunas tareas de migración y coexistencia no son posibles sin productos de terceros. En este artículo, describiremos siete pasos clave a seguir según las mejores prácticas y nuestra experiencia con migraciones exitosas.
Una migración exitosa incluye los siguientes pasos:
- Evaluación migratoria preliminar.
- Establecer convivencia entre Notes y Exchange.
- Planifique una precisión de migración óptima.
- Garantizar la máxima eficiencia de la migración.
- Ejecute una migración de prueba.
- Planificar el momento de la migración para minimizar el impacto en la organización.
- Inicie la migración y realice un seguimiento de su progreso.
En este artículo, veremos cómo preparar y completar la migración utilizando dos soluciones de Quest: и . Debajo del corte hay algunos detalles.
Paso 1: Evaluación Migratoria Preliminar
Hacer un inventario de su entorno actual
Si decide que Exchange es la plataforma adecuada para su organización, todo lo que tiene que hacer es mudarse allí. Primero, necesita recopilar información sobre su entorno actual, recopilar información de inventario sobre los datos que planea migrar, determinar qué se puede eliminar para reducir la utilización del espacio en disco, calcular el ancho de banda disponible entre entornos, etc. La evaluación preliminar debe incluir la siguientes preguntas:
- ¿Cuántos dominios de Notes y servidores Domino hay?
- ¿Cuantos buzones tienes? ¿Cuántos de ellos no se utilizan?
- ¿Cuánto espacio en disco ocupan los archivos de correo primario? ¿Cuántos hay en los archivos? ¿Cuántas hay en réplicas locales?
- ¿Dónde están ubicados los archivos?
- ¿Cuántos usuarios utilizan cifrado? ¿Es necesario transferir contenido cifrado?
- ¿Cuántas carpetas personales hay en el entorno?
- ¿Qué usuarios utilizan enlaces de documentos? ¿Cuántos usuarios han recibido enlaces de otros usuarios y aplicaciones?
- ¿Cuántos datos vas a transferir? Por ejemplo, desea transferir datos sólo de los últimos seis meses.
- ¿Se migrarán los archivos nativos a archivos personales de Exchange o a archivos *.pst de Outlook?
- ¿Cuáles son los límites de ancho de banda? ¿A cuántos datos se pueden transferir?
un cierto periodo de tiempo? - ¿Cuánto almacenamiento se necesitará después de la migración?
Cómo afectará la migración a los negocios y las operaciones
El proyecto debe planificarse cuidadosamente para minimizar el tiempo de inactividad y minimizar la pérdida de productividad.
Por ejemplo, es importante considerar la delegación entre usuarios: si un usuario migra pero su delegado permanece en la plataforma original, ¿cómo afectará eso a su trabajo diario? En términos más generales, debe considerar cómo un proyecto de migración podría afectar todos los procesos y flujos de trabajo críticos de su empresa.
También es importante considerar puntos de contacto críticos dentro de Notes. Por ejemplo, cuando se trata de mensajería, es importante analizar las aplicaciones y considerar la interacción entre el enrutamiento del correo y las aplicaciones para evitar interrupciones en los procesos comerciales durante y después de la migración. Asegúrese de hacer las siguientes preguntas:
- ¿Qué usuarios tienen delegados y cómo podría afectar la ruptura de esta relación a los procesos comerciales?
- ¿Qué aplicaciones y procesos de negocio están asociados con el entorno del correo electrónico? Cualquier integración clave entre la aplicación y el servicio de correo electrónico, como el proceso de aprobación, será fundamental a la hora de planificar su migración.
- ¿Qué componentes y características importantes de la aplicación deben conservarse?
- ¿Cómo puede utilizar las funciones integradas de la nueva plataforma para lograr la funcionalidad que necesita?
- ¿Debería archivarse el contenido inactivo para su almacenamiento futuro?
- ¿Será necesario reconstruir alguna aplicación para que se ejecute correctamente en el nuevo entorno?
- ¿Cómo se medirá el éxito?
Antes de comenzar su migración, debe definir criterios para medir el éxito. En particular, debe comprender que no es razonable esperar una transferencia de datos del 100%. No todos los tipos de elementos de Notes tienen un equivalente en Exchange (Active Mail es el ejemplo más notorio). Por lo tanto, la realidad es que no todos los elementos de Notes existirán en Exchange después de la migración. Un objetivo alcanzable y mensurable es que el 95 % de los artículos se trasladen al 95 por ciento de los buzones de correo. Medir y documentar los resultados es fundamental para garantizar el éxito de la migración, y los verdaderos resultados solo son posibles si se han definido los criterios de éxito desde el comienzo de un proyecto de migración de correo electrónico.
Paso 2: establecer notas e intercambiar coexistencia
Para la mayoría de las organizaciones, la migración es un proceso, no un evento. Por lo tanto, las migraciones de buzones de correo y de aplicaciones deben seguir un cronograma que mejor se adapte al negocio y las operaciones y no se base en requisitos técnicos.
Desarrollo de una estrategia de convivencia
Para maximizar el valor de la migración, se debe desarrollar e implementar un plan completo de coexistencia en las primeras etapas del proceso migratorio. La definición de “coexistencia” puede variar de una organización a otra. Algunas organizaciones utilizan activamente datos de disponibilidad, otras no utilizan esta funcionalidad en absoluto. Algunos se centran en migrar datos de calendario, mientras que otros se centran en ajustar la migración de un directorio de usuarios completo. Es importante trabajar con cada una de las partes interesadas para tener una idea clara de lo que realmente importa y ayudar a todos a comprender la importancia de una estrategia de convivencia eficaz.
La migración de Notes a Exchange y Office 365 requiere planificar la migración del buzón y de la aplicación al mismo tiempo. La funcionalidad actual de la aplicación Notes debe ser compatible con todos los usuarios, independientemente de su plataforma de correo electrónico actual. Como usuarios que migran a Exchange y Office 365, deberían poder acceder y utilizar aplicaciones de Notes como parte de sus flujos de trabajo existentes. Esta capacidad debería continuar hasta que las aplicaciones de Notes se migren a SharePoint u otra plataforma.
Además de la coexistencia de aplicaciones, se debe implementar la interacción entre usuarios en diferentes plataformas antes de iniciar la migración. Esto incluye enrutamiento y actualizaciones automáticas de directorios, estados de disponibilidad y calendarios para todos los usuarios, independientemente de su plataforma actual.
Por último, debe considerar la colaboración no solo entre su servicio de correo electrónico, sino también entre sus calendarios y recursos compartidos, como las salas de reuniones. Los usuarios deberían poder descargar información de programación de reuniones. Esto incluye reuniones únicas y recurrentes. Ya sea que las citas se programaron antes de la migración o se crearon durante la migración, la precisión de los datos del calendario debe mantenerse durante todo el proyecto. Debe asegurarse de que los usuarios puedan, por ejemplo, cambiar la sala de reuniones para la siguiente reunión en una reunión recurrente o cancelar una reunión sin causar conflictos y confusión en reuniones posteriores.
Paso 3: Planifique una precisión de migración óptima
Planificar una migración de Notes a Exchange u Office 365 requiere comprender una serie de diferencias específicas entre las plataformas.
Correos electrónicos
Los datos de Notes suelen contener direcciones de propiedad que aparecen en varios lugares: en encabezados de mensajes, incrustadas en archivos, contactos personales y listas distribuidas. Como parte del proceso de migración, estas direcciones propietarias deben actualizarse a direcciones SMTP para garantizar la funcionalidad completa en el entorno de Exchange. Muchas organizaciones también optan por actualizar el dominio SMTP o el estándar de dirección durante la migración. Si esto se aplica a su organización, es importante comprender que algunas soluciones de migración actualizan automáticamente las instancias históricas de direcciones SMTP para cada usuario.
Estructura de carpetas
En muchas organizaciones, los usuarios utilizan sus propios buzones de correo y archivos, por lo que es importante conservar estos datos. La capacidad de los usuarios de ver su estructura de carpetas completa también afecta la experiencia del usuario como resultado de la migración. Es importante seleccionar soluciones y transiciones que mantengan la integridad de la carpeta y las estructuras de datos.
Réplicas y archivos locales
Para controlar los costos de almacenamiento y gestionar mejor el crecimiento de los datos, muchas organizaciones establecen cuotas de buzones de correo. Una consecuencia no deseada de esta política es a menudo un aumento en el número y tamaño de los archivos. Estas fuentes de datos adicionales deben evaluarse y considerarse su migración durante la planificación de la migración. Puede proporcionar a los usuarios un componente de autoservicio que les permita migrar solo datos importantes. Para optimizar el almacenamiento de Exchange, recomendamos utilizar otro producto Quest: , tiene, en particular, una funcionalidad útil para la deduplicación de archivos adjuntos, un análogo de DAOS en Notes.
ACL y delegación
Las listas de control de acceso (ACL) y la delegación son elementos clave para operar en un entorno de Notes y también son fundamentales para proteger la integridad. Como resultado, es importante traducir con precisión los derechos asociados y los derechos de acceso a derechos equivalentes en Exchange Server y Office 365. Idealmente, hacerlo automáticamente acelerará el proceso y eliminará el error humano. Para mantener la eficacia de la protección de los activos de información de una organización, las ACL y el mapeo de delegación deben realizarse simultáneamente con los datos de correo. Algunas organizaciones intentan asignar derechos equivalentes manualmente o mediante scripts una vez completada la migración de datos. Sin embargo, este enfoque puede afectar negativamente a la productividad y agregar agujeros de seguridad a los datos de una organización.
Notas de contenido propio
El mismo correo activo. Otro problema común al migrar desde IBM Notes es encontrar una gran cantidad de texto enriquecido. Exchange y Office 365 no admiten tablas con pestañas integradas, botones, formularios guardados ni otro contenido propietario en Notes. Como resultado, deberá prepararse para la pérdida de esta funcionalidad o invertir en una solución de migración que pueda convertir estos elementos a un formato que pueda migrarse. Digamos de inmediato que las soluciones de Quest no convierten esto de ninguna manera y solo pueden transferir dichas cartas como archivos adjuntos para que el usuario pueda abrirlas a través del cliente Notes.
Grupos y libretas de direcciones personales
Muchas organizaciones hacen un uso extensivo de listas de correo públicas para mensajes internos y
comunicaciones externas. Además, los usuarios de Notes suelen considerar importante mantener contactos comerciales en libretas de direcciones personales. Estas fuentes de datos son fundamentales para las operaciones comerciales y deben transformarse de manera eficiente durante la migración a la plataforma Microsoft. Como resultado, es importante preparar automáticamente los grupos para la migración a Active Directory y convertir de manera eficiente todas las direcciones personales, incluso aquellas almacenadas en los escritorios de los usuarios.
Interactuar con aplicaciones de Notas
Los puntos de integración entre las aplicaciones y el servicio de correo, como los procesos de conciliación, son importantes a la hora de planificar y programar migraciones. IBM Notes tiene una integración más estrecha entre el correo electrónico y las aplicaciones que otras plataformas. Estas integraciones pueden incluir de todo, desde simples enlaces de documentos hasta procesos comerciales.
Recursos y bases de datos de correo.
Muchas organizaciones utilizan bases de datos de reserva de recursos, bases de datos de correo y otras bases de datos compartidas en Notes. Como resultado, estas bases de datos juegan un papel importante en el funcionamiento de una organización. Para garantizar la continuidad del negocio y la productividad de los empleados, es muy importante considerar el enfoque y el momento de implementación para:
- Crear buzones de correo de recursos en el entorno de destino;
- Transferir datos de la base de datos de reservas a Exchange;
- Garantizar que los usuarios de ambos sistemas puedan colaborar y utilizar recursos en Notes y Exchange.
Paso 4: Maximizar la eficiencia de la migración
Además de garantizar la precisión de los datos, también es importante garantizar que la migración sea lo más eficiente posible teniendo en cuenta los requisitos de la organización. La eficacia de la migración depende directamente no sólo de los costos directos, sino también del grado de impacto en el negocio.
Arquitectura de la solución de migración
Uno de los factores más importantes que influyen en la eficiencia es la arquitectura de la solución de migración. Es importante elegir una solución con una arquitectura multiproceso que permita que un servidor de migración migre varios usuarios al mismo tiempo. La arquitectura de subprocesos múltiples reduce los requisitos de hardware de migración y aumenta la velocidad de migración, lo que reduce drásticamente el costo general del proyecto. No se deje engañar por soluciones de migración que afirman ser multiproceso pero que en realidad migran sólo un usuario a la vez y requieren agregar estaciones de trabajo para migrar más usuarios a la vez. Dependiendo de la configuración y el entorno, las verdaderas soluciones multiproceso son entre un 30 y un 5000 por ciento más eficientes al migrar datos a Exchange y Office 365.
Proceso de migración
La migración implica muchos pasos y los procesos deben ocurrir en el momento adecuado para garantizar una transición sin problemas. Para minimizar la interrupción del negocio y maximizar los beneficios de la migración, todos los procesos deben integrarse y controlarse mediante una única aplicación que pueda manejar cada paso de la migración de manera oportuna.
Flexibilidad y autoservicio
Algunos usuarios y departamentos deberán desviarse del proceso de migración estándar. Por ejemplo, el departamento jurídico puede tener diferentes requisitos de almacenamiento o los administradores pueden necesitar migrar todo su buzón de correo y sus archivos. Por lo tanto, es importante elegir una solución de migración flexible que permita al equipo de migración adaptarse fácilmente a estos requisitos. Una de las formas más efectivas de brindar esta flexibilidad es habilitar el autoservicio para algunos de sus usuarios. Por ejemplo, a algunos usuarios se les puede permitir transferir datos adicionales de sus archivos de correo principales o datos locales para luego convertirlos en un archivo personal en el servidor.
Paso 5: ejecutar una migración de prueba
Una vez que se ha completado la evaluación previa a la migración, se ha finalizado la estrategia de coexistencia y se han definido los planes de optimización, es fundamental obtener la confirmación de la estrategia a través de una o más migraciones piloto.
El propósito de la migración piloto es probar los procedimientos desarrollados e identificar problemas que puedan surgir después de que haya comenzado la migración completa, dándoles la oportunidad de resolverlos antes de comenzar la migración en vivo. Como resultado, es de esperar e incluso acoger con agrado que surjan problemas durante la migración piloto.
Determinación del volumen de migración piloto.
La migración piloto debe ser lo suficientemente grande como para recopilar una muestra representativa de datos y responder preguntas relevantes que puedan surgir durante la migración de combate. Si está migrando varios miles de buzones de correo, el tamaño de la muestra debería ser suficiente. Para migraciones muy grandes el porcentaje puede ser menor.
Selección de datos y sistemas.
Durante el proceso de migración piloto, es importante utilizar datos y sistemas de combate. Esto es muy importante por varias razones:
- Es necesario comprender cómo se comportará el entorno de combate. Un entorno generado sintéticamente no será representativo del entorno de combate.
- Puede obtener más información sobre los mensajes cifrados, la frecuencia de los tipos de mensajes que no se encuentran en Exchange y los requisitos de almacenamiento según datos de muestra.
Establecer expectativas
El proceso de migración piloto también brinda una excelente oportunidad para probar los criterios de éxito descritos para el proyecto y calibrar las expectativas para la migración restante. Si se requieren ajustes, deben documentarse y tenerse en cuenta durante la migración de combate.
Paso 6: Planificar el tiempo de migración para minimizar el impacto en la organización
Agrupación de usuarios
Para minimizar el impacto en los usuarios y en la organización en su conjunto, los usuarios que trabajan juntos deben migrarse al mismo tiempo. Los factores clave a considerar al crear estos grupos incluyen la delegación. Busque una solución que pueda recomendar colecciones para la migración basándose en información sobre las relaciones de los usuarios en el entorno de origen.
Momento de la migración
Una vez que se complete la migración del grupo, asegúrese de programar la hora a la que
el impacto en estos usuarios es mínimo. Esto podría significar programar una ventana de migración para una hora específica del día para evitar la migración durante el horario laboral, al final de un mes del año o durante las ventanas de mantenimiento. Por ejemplo, los equipos de ventas probablemente no deberían migrar hasta cerca del final del trimestre, y los departamentos legal y de contabilidad probablemente tendrán restricciones sobre cuándo pueden migrar.
Paso 7: inicie la migración y realice un seguimiento de su progreso
Con enfoques de migración de datos validados mediante pilotos, las migraciones de combate deberían convertirse en eventos de rutina. Es probable que haya ligeros ajustes a lo largo del proceso para adaptarse a las necesidades de ciertos grupos. Seguirá siendo necesario un seguimiento cuidadoso para garantizar que se tengan en cuenta todas las contingencias durante la fase piloto y de planificación. Sin embargo, el proceso debe volverse cada vez más automatizado. La ejecución del cronograma de migración de combate es importante para documentar y comunicar el progreso en toda la organización para confirmar que se están cumpliendo las expectativas. El seguimiento y la retroalimentación siguen siendo aspectos clave para una migración exitosa durante todo el proceso.
Conclusión
Hemos cubierto los aspectos que debe considerar al migrar su servicio postal. Si actualmente estás en el proceso de elegir una solución de migración o simplemente estás pensando en ello, es importante tener todo esto en cuenta. Trabajamos con las soluciones de migración de Quest y estamos dispuestos a recomendarlas como las más efectivas para reducir la cantidad de pasos manuales y aumentar la cantidad de datos transferidos como resultado de la migración.
Si desea obtener más información sobre enfoques eficaces para la migración, envíe una solicitud a en nuestro sitio web o simplemente llame, y también puede estudiar materiales adicionales utilizando los enlaces a continuación:
Fuente: habr.com