La transición de IBM Notes a Microsoft Exchange o Office 365 ofrece numerosas ventajas para la organización, pero el propio proyecto de migración parece abrumador y no está del todo claro por dónde empezar. Exchange en sí no incluye herramientas propias para una migración completa o para establecer la coexistencia entre Notes y Exchange. De hecho, realizar algunas tareas de migración y coexistencia es imposible sin productos de terceros. En este artículo describiremos siete pasos clave que deben seguirse de acuerdo con las mejores prácticas y nuestra experiencia en la realización de migraciones exitosas.
Una migración exitosa incluye los siguientes pasos:
- Evaluación previa de la migración.
- Establecimiento de la coexistencia entre Notes y Exchange.
- Planificación de la precisión óptima de la migración.
- Aseguramiento de la máxima eficiencia de la migración.
- Ejecución de una migración de prueba.
- Planificación del tiempo de migración para minimizar el impacto en la organización.
- Ejecución de la migración y seguimiento de su progreso.
En este artículo analizaremos cómo prepararse para la migración y llevarla a cabo utilizando dos soluciones de Quest — y . A continuación, algunos detalles.
Paso 1: Evaluación previa de la migración
Realización de un inventario del entorno actual
Si ha decidido que Exchange es la plataforma adecuada para la organización, es necesario migrar allí. Primero, debe recopilar información sobre el entorno actual, reunir datos de inventario sobre la información que planea transferir, determinar qué se puede eliminar para reducir la utilización del espacio en disco, calcular el ancho de banda disponible entre los entornos, etc. La evaluación previa debe incluir las siguientes preguntas:
- ¿Cuántos dominios de Notes y servidores Domino existen?
- ¿Cuántas bandejas de entrada tiene? ¿Cuántas de ellas no se utilizan?
- ¿Cuánto espacio en disco ocupan los archivos de correo principal? ¿Cuánto hay en archivos de archivo? ¿Cuánto hay en réplicas locales?
- ¿Dónde se encuentran los archivos de archivo?
- ¿Cuántos usuarios utilizan cifrado? ¿Es necesario transferir el contenido cifrado?
- ¿Cuántas carpetas personales existen en el entorno?
- ¿Qué usuarios utilizan enlaces a documentos? ¿Cuántos usuarios han recibido enlaces de otros usuarios y aplicaciones?
- ¿Cuántos datos planea transferir? Por ejemplo, ¿desea transferir datos solo de los últimos seis meses?
- ¿Se trasladarán los archivos nativos a archivos personales de Exchange o archivos *.pst de Outlook?
- ¿Cuáles son las limitaciones de ancho de banda? ¿Cuántos datos se pueden transferir en
un período de tiempo determinado? - ¿Cuánto almacenamiento se necesitará después de la migración?
¿Cómo impactará la migración en los negocios y las operaciones?
Es necesario planificar el proyecto cuidadosamente para minimizar el tiempo de inactividad y reducir la pérdida de productividad.
Por ejemplo, es importante tener en cuenta la delegación entre usuarios: si un usuario se migra pero su delegado permanece en la plataforma original, ¿cómo afectará eso su trabajo diario? En un sentido más amplio, es importante considerar cómo el proyecto de migración puede impactar todos los procesos de negocio y flujos de trabajo clave en la empresa.
También es importante tener en cuenta los puntos críticos de interacción dentro de Notes. Por ejemplo, al trabajar con mensajes, es fundamental analizar las aplicaciones y tener en cuenta la interacción entre el enrutamiento de correos y las aplicaciones, para evitar interrumpir los procesos de negocio durante y después de la migración. Deben plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Qué usuarios tienen delegados y cómo puede afectar la interrupción de estas relaciones a los procesos de negocio?
- ¿Qué aplicaciones y procesos de negocio están relacionados con el entorno de correo electrónico? Cualquier integración clave entre una aplicación y el servicio de correo, como un proceso de aprobación, será crucial al planificar la migración.
- ¿Qué componentes y características importantes de la aplicación deben conservarse?
- ¿Cómo se pueden utilizar las características integradas de la nueva plataforma para lograr la funcionalidad que necesita?
- ¿Es necesario archivar contenido inactivo para su almacenamiento futuro?
- ¿Se requerirá reconstruir algunas aplicaciones para que funcionen correctamente en el nuevo entorno?
- ¿Cómo se medirá el éxito?
Antes de comenzar la migración, es necesario establecer criterios para medir el éxito. En particular, es importante entender que no es razonable esperar una transferencia del 100% de los datos. No todos los tipos de elementos de Notes tienen un equivalente en Exchange (Active Mail es el ejemplo más notorio). Por lo tanto, la realidad es que no todos los elementos en Notes existirán en Exchange después de la migración. Un objetivo alcanzable y medible es transferir el 95% de los elementos para el 95% de los buzones de correo. Medir y documentar los resultados es crucial para asegurar el éxito de la migración, y los resultados reales solo son posibles si se han definido criterios de éxito al comienzo del proyecto de migración de correo electrónico.
Paso 2: establecer la coexistencia entre Notes y Exchange
Para la mayoría de las organizaciones, la migración es un proceso, no un evento. En consecuencia, la migración de buzones de correo y la transferencia de aplicaciones deben seguir un cronograma que se adapte mejor a las necesidades del negocio y la operación, no basado en requisitos técnicos.
Desarrollo de una estrategia de coexistencia
Para maximizar el valor de la migración, se debe desarrollar e implementar un plan completo de coexistencia en una etapa temprana del proceso de migración. La definición del concepto de 'coexistencia' puede variar entre organizaciones. Algunas organizaciones utilizan activamente los datos de Free/Busy, mientras que otras no aprovechan esta funcionalidad en absoluto. Algunas se centran en la migración de datos del calendario, mientras que otras están enfocadas en la minuciosa transferencia del catálogo completo de usuarios. Es importante trabajar con cada una de las partes interesadas para obtener una visión clara de lo que realmente es importante y ayudar a todos a comprender la importancia de una estrategia de coexistencia efectiva.
La transición de Notes a Exchange y Office 365 requiere planificar simultáneamente la migración de buzones de correo y aplicaciones. Se debe mantener la funcionalidad actual de las aplicaciones de Notes para todos los usuarios, independientemente de su plataforma de correo actual. A medida que los usuarios se trasladan a Exchange y Office 365, deben poder acceder y utilizar las aplicaciones de Notes dentro de los flujos de trabajo existentes. Esta capacidad debe mantenerse hasta que las aplicaciones de Notes se transfieran a SharePoint u otra plataforma.
Además de la coexistencia de aplicaciones, la interacción entre usuarios en diferentes plataformas debe implementarse antes de iniciar la migración. Esto incluye la rutas automatizadas y la actualización de catálogos, estados de disponibilidad y calendarios para todos los usuarios, sin importar su plataforma actual.
Finalmente, es necesario considerar la colaboración no solo del servicio de correo electrónico, sino también de los calendarios y recursos compartidos, como salas de conferencias. Los usuarios deben poder cargar información sobre la programación de reuniones, tanto para reuniones únicas como recurrentes. Ya sea que las reuniones hayan sido programadas antes de la migración o creadas durante ella, la precisión de los datos del calendario debe garantizarse a lo largo de todo el proyecto. Es importante asegurar que los usuarios puedan, por ejemplo, cambiar la sala de conferencias para la próxima reunión en sus reuniones recurrentes o cancelar una reunión sin causar conflictos o confusiones en las reuniones subsecuentes.
Paso 3: Planificación de la precisión óptima de la migración
La planificación de la transición de Notes a Exchange u Office 365 requiere comprender una serie de diferencias específicas entre las plataformas.
Direcciones de correo electrónico
Los datos de Notes suelen contener direcciones propietarias que aparecen en varios lugares: en los encabezados de los mensajes, incrustadas en archivos, contactos personales y listas de distribución. Como parte del proceso de migración, estas direcciones propietarias deben actualizarse a direcciones SMTP para garantizar la funcionalidad completa en el entorno de Exchange. Muchas organizaciones también prefieren actualizar el dominio SMTP o la dirección estándar durante la migración. Si esto se aplica a su organización, es importante entender que algunas soluciones de migración actualizan automáticamente las instancias de la dirección SMTP histórica para cada usuario.
Estructura de carpetas
En muchas organizaciones, los usuarios utilizan sus buzones de correo y archivos, por lo que es importante conservar estos datos. La capacidad de los usuarios para ver su estructura completa de carpetas también impacta en la experiencia del usuario como resultado de la migración. Es fundamental elegir soluciones y procesos de transición que mantengan la integridad de las carpetas y las estructuras de datos.
Réplicas locales y archivos
Con el fin de controlar los costos de almacenamiento y gestionar mejor el crecimiento del volumen de datos, muchas organizaciones establecen cuotas en los buzones de correo. Una consecuencia no intencionada de esta política suele ser el aumento en la cantidad y el tamaño de los archivos de archivo. Estos datos adicionales deben ser evaluados y la cuestión de su migración debe ser considerada durante la planificación de la migración. Se puede proporcionar a los usuarios un componente de autoservicio que les permita trasladar solo los datos importantes. Para optimizar el almacenamiento de Exchange, recomendamos otro producto de Quest — , que cuenta, entre otras cosas, con una funcionalidad útil para la deduplicación de archivos adjuntos, similar a DAOS en Notes.
ACL y delegación
Las listas de control de acceso (ACL) y la delegación son elementos clave para funcionar en un entorno de Notes, y también son críticos para proteger la integridad. Por lo tanto, es importante transformar con precisión los derechos y permisos relacionados a equivalentes en Exchange Server y Office 365. Idealmente, esto debería hacerse de forma automática, lo que aceleraría el proceso y evitaría errores humanos. Para mantener la eficacia de la protección de los activos de información de la organización, las ACL y la conversión de la delegación deben llevarse a cabo simultáneamente con los datos de correo. Algunas organizaciones intentan asignar derechos equivalentes manualmente o mediante scripts, después de completar la transferencia de datos. Sin embargo, este enfoque puede afectar negativamente el rendimiento y añadir brechas en la seguridad de los datos de la organización.
Contenido propietario de Notes
El mismo Active Mail. Otro problema común que surge cuando la migración de IBM Notes encuentra una gran cantidad de texto formateado. Exchange y Office 365 no admiten tablas integradas con pestañas, botones, formularios guardados y otro contenido propietario en Notes. Como resultado, tendrás que prepararte para la pérdida de esta funcionalidad o invertir en una solución de migración capaz de convertir estos elementos a un formato que se puede transferir. Cabe señalar que las soluciones de Quest no convierten esto de ninguna manera y solo pueden transferir esos correos como adjuntos, para que el usuario los pueda abrir posteriormente a través del cliente de Notes.
Grupos y listas de direcciones personales
Muchas organizaciones utilizan ampliamente listas de correo públicas para la comunicación interna y
externa. Además, los usuarios de Notes a menudo consideran importante mantener contactos comerciales en sus libretas de direcciones personales. Estas fuentes de datos son cruciales para las operaciones comerciales y deben ser convertidas de manera efectiva durante la transición a la plataforma de Microsoft. Por lo tanto, es importante preparar automáticamente los grupos para la migración a Active Directory y convertir de manera eficiente todas las direcciones personales, incluso aquellas que se almacenan en los equipos de los usuarios.
Interacción con aplicaciones de Notes
Los puntos de integración entre aplicaciones y el servicio de correo, como los procesos de aprobación, son de gran importancia en la planificación y programación de la migración. IBM Notes tiene una integración más estrecha entre el correo electrónico y las aplicaciones que otras plataformas. Estas integraciones pueden incluir todo, desde simples doclinks hasta procesos empresariales.
Recursos y bases de datos de correo
Muchas organizaciones utilizan bases de datos de reservas de recursos, bases de datos de correo y otras bases de datos compartidas en Notes. Como resultado, estas bases de datos juegan un papel importante en el funcionamiento de la organización. Para asegurar la continuidad del negocio y la productividad de los empleados, es muy importante considerar el enfoque y los plazos de implementación para:
- Crear buzones de correo de recursos en el entorno objetivo;
- Migrar datos de la base de datos de reservas a Exchange;
- Asegurar que los usuarios de ambos sistemas puedan colaborar y utilizar recursos en Notes y Exchange.
Paso 4: garantizar la máxima eficiencia en la migración
Además de asegurar la precisión de los datos, también es importante lograr la migración más eficiente, teniendo en cuenta los requisitos de la organización. La eficiencia de la migración depende no solo de los costos directos, sino también del grado de impacto en el negocio.
Arquitectura de la solución de migración
Uno de los factores más importantes que influyen en la eficiencia es la arquitectura de la solución de migración. Es fundamental elegir una solución con arquitectura multihilo, que permita a un servidor de migración trasladar varios usuarios simultáneamente. La arquitectura multihilo reduce los requisitos de hardware para la migración y aumenta la velocidad de migración, disminuyendo drásticamente el costo total del proyecto. No se dejen engañar por soluciones de migración que afirman ser multihilo, pero que en realidad realizan la migración de un solo usuario a la vez y requieren estaciones de trabajo adicionales para trasladar a más usuarios al mismo tiempo. Dependiendo de la configuración y el entorno, las verdaderas soluciones multihilo son de 30 a 5000 por ciento más efectivas al transferir datos a Exchange y Office 365.
Proceso de migración
La migración incluye numerosos pasos, y los procesos deben llevarse a cabo en el momento adecuado para garantizar una transición fluida. Para minimizar las interrupciones en el negocio y maximizar los beneficios de la transición, todos los procesos deben estar integrados y controlados por una sola aplicación que pueda ejecutar a tiempo cada paso de la migración.
Flexibilidad y autoservicio
Algunos usuarios y departamentos pueden necesitar desviarse del procedimiento estándar de migración. Por ejemplo, el departamento legal puede tener diferentes requisitos de almacenamiento, o los gerentes pueden necesitar trasladar toda la bandeja de entrada y todos los archivos archivados. Por lo tanto, es importante elegir una solución de migración flexible que permita al equipo de migración adaptarse fácilmente a estos requisitos. Uno de los métodos más efectivos para garantizar esta flexibilidad es utilizar la capacidad de autoservicio para parte de los usuarios. Por ejemplo, a algunos usuarios se les puede permitir transferir datos adicionales de sus bandejas de entrada principales o datos locales, para luego convertirlos en un archivo personal en el servidor.
Paso 5: iniciar la migración de prueba
Una vez completada la evaluación de la migración preliminar, la revisión de la estrategia de coexistencia y la definición de planes para la optimización, es muy importante obtener confirmaciones de la validez de la estrategia mediante una o varias migraciones piloto.
El objetivo de la migración piloto es verificar los procedimientos desarrollados y detectar problemas que puedan surgir después del inicio de la migración completa, permitiendo resolverlos antes de comenzar la migración en producción. Se deben esperar e incluso acoger problemas durante la migración piloto.
Definición del alcance de la migración piloto
La migración piloto debe ser lo suficientemente grande como para recopilar una muestra representativa de datos y responder a las preguntas relevantes que puedan surgir durante la migración en producción. Si está trasladando varios miles de buzones de correo, la muestra debe ser adecuada. Para migraciones muy grandes, el porcentaje puede ser menor.
Selección de datos y sistemas
Es importante utilizar datos y sistemas en producción durante el proceso de migración piloto. Esto es fundamental por varias razones:
- Necesita entender cómo se comportará el entorno productivo. Un entorno creado sintéticamente no será representativo del entorno real.
- Puede obtener datos adicionales sobre mensajes encriptados, la frecuencia de tipos de mensajes que no están en Exchange y los requisitos de almacenamiento basados en muestras de datos.
Establecimiento de expectativas
El proceso de migración piloto también ofrece una excelente oportunidad para verificar los criterios de éxito establecidos para el proyecto y calibrar las expectativas para la migración restante. Si se requieren ajustes, deben ser documentados y considerados en la migración en producción.
Paso 6: planificación del tiempo de migración para minimizar el impacto en la organización
Agrupación de usuarios
Para minimizar el impacto en los usuarios y la organización en general, es necesario trasladar al mismo tiempo a los usuarios que trabajan juntos. Los principales factores a considerar al crear estos grupos incluyen la delegación. Busque una solución capaz de recomendar colecciones para migración basada en la información sobre las relaciones de los usuarios en el entorno de origen.
Cronogramas de migración
Después de completar la migración de los grupos, asegúrese de especificar en el cronograma el tiempo en el que
El impacto en estos usuarios es mínimo. Esto puede significar planificar la ventana de migración en un momento específico del día para evitar migraciones durante las horas laborales, al final del mes o año, o durante las ventanas de mantenimiento técnico. Por ejemplo, es probable que los equipos de ventas no deban migrar cerca del final del trimestre, mientras que los departamentos de contabilidad y legal seguramente tendrán restricciones sobre el tiempo de su migración.
Paso 7: iniciar la migración y seguir su progreso
Con enfoques de traslado de datos validados por pilotos, las migraciones en producción deberían volverse eventos rutinarios. Es probable que haya pequeños ajustes a lo largo del proceso para adaptarse a las necesidades de grupos específicos. Un seguimiento cuidadoso seguirá siendo necesario para garantizar que todas las contingencias se tengan en cuenta durante la planificación y la fase piloto. Sin embargo, el proceso debería volverse cada vez más automatizado. La ejecución del cronograma de migraciones en producción debe documentarse y comunicar el progreso a toda la organización para garantizar que se cumplan las expectativas. El monitoreo y la retroalimentación siguen siendo aspectos clave de una migración exitosa durante todo el proceso.
Conclusión
Hemos hablado sobre los aspectos a considerar al migrar el servicio de correo. Si actualmente está en el proceso de elegir una solución de migración o simplemente lo ha considerado, es importante tener en cuenta todo esto. Trabajamos con soluciones de migración de Quest y estamos listos para recomendarlas como las más efectivas para reducir la cantidad de acciones manuales y aumentar la cantidad de datos transferidos como resultado de la migración.
Si desea saber más sobre enfoques efectivos para la migración, envíe una solicitud en nuestro sitio web o simplemente llámenos, y también puede estudiar materiales adicionales a través de los enlaces a continuación:
Fuente: habr.com
