Al implementar sistemas ERP listos, el 53 % de las empresas dificultades significativas que requieren cambios en los procesos de negocio y enfoques organizativos, y el 44 % de las empresas enfrenta problemas técnicos sustanciales. En esta serie de artículos desglosamos qué es un sistema ERP, cuáles son sus ventajas, cómo determinar la necesidad de su implementación, qué se debe saber al elegir un proveedor de plataforma y cómo implementarla.
El concepto de sistema ERP proviene de EE.UU. y se traduce literalmente como planificación de recursos empresariales — Enterprise Resource Planning. Académicamente, esto se formula así: «ERP es una estrategia organizativa de integración de producción y operaciones, gestión de recursos humanos, gestión financiera y gestión de activos, orientada a la optimización continua y el balance de los recursos empresariales a través de un paquete de software aplicado integrado especializado que proporciona un modelo de datos y procesos común para todas las áreas de actividad».
Cada proveedor puede interpretar el sistema que ha desarrollado de manera diferente, según su enfoque y los problemas que soluciona. Por ejemplo, un sistema ERP puede ser más adecuado para el comercio minorista, pero no servir para una empresa de refinación de petróleo. Además, cada empresa y su trabajador que utiliza la plataforma la representan de manera diferente, en función de la parte con la que interactúan en su trabajo.
En esencia, un ERP es un sistema de información para gestionar todos los procesos de negocio y recursos de la empresa sobre la base de una única base de datos.
¿Para qué se necesita un sistema ERP?
Al igual que cualquier sistema de información, el ERP trabaja con datos. Cada empleado y departamento genera constantemente cientos de megabytes de información. En una organización pequeña, el director tiene acceso directo a toda la información y tiempo para rastrear los procesos. Si se genera un gran volumen de datos en uno o dos procesos de negocio, el director solo necesita digitalizarlos con soluciones informáticas puntuales. Como regla general, la organización adquiere software para contabilidad y, por ejemplo, CRM.
A medida que la empresa crece, los procesos individuales que antes requerían un tiempo mínimo de gestión se transforman en grandes volúmenes de información. Junto con otros procesos empresariales, los flujos de información dispersos requieren un enorme equipo administrativo para su consolidación y análisis. Por lo tanto, un sistema ERP no solo es necesario para pequeñas, sino también para medianas y grandes empresas.
Cómo saber si su empresa necesita un sistema ERP
La historia típica de nuestros clientes es la siguiente. En algún momento se hace evidente que todos los procesos principales están automatizados, pero la eficiencia del trabajo no aumenta.
Se descubre que cada proceso está en su propio sistema de información separado. Para integrarlos, los empleados ingresan datos manualmente en cada sistema y luego la dirección junta manualmente los datos duplicados para analizar la actividad de toda la empresa. En principio, tal mecánica de trabajo es productiva hasta un cierto punto. Lo principal es determinar el momento de alcanzar la máxima eficiencia antes de que ocurra, y no esperar a que sea necesario cambiar los mecanismos de los procesos en una situación de emergencia.
Ninguno de los sistemas de información informará jamás que ha llegado el momento en que la empresa ha alcanzado un nivel que requiere un sistema ERP. La experiencia mundial muestra 4 señales principales que permitirán entender esto:
Los datos para tomar decisiones de gestión informadas son insuficientes.
Cualquier decisión en los negocios tiene consecuencias que, en última instancia, se traducen en pérdidas financieras o, por el contrario, en ingresos. La calidad de la decisión depende de la información en la que se basa. Si los datos están desactualizados, son incompletos o incorrectos, la decisión será errónea o desequilibrada.
Las principales razones de la contradicción de la información son:
la información crítica está dispersa entre empleados y departamentos individuales;
no hay regulaciones para la recopilación de datos;
la recopilación de información la realizan empleados con diferentes roles y en momentos distintos.
Con una plataforma ERP adecuada para sus procesos comerciales, puede centralizar todos los datos. Toda la información es creada por cada empleado y departamento en un mismo sistema en tiempo real. Esto significa que los datos que pueden necesitar usted y cualquier otra persona en la empresa siempre son lo más precisos y actualizados posible.
La falta de integración entre los sistemas de TI provoca fallos en la operación y obstaculiza el crecimiento de la empresa.
Cada sistema de TI tiene sus propios requisitos para el formato de datos, está construido en diferentes épocas y utiliza diversas tecnologías, principios y lenguajes de programación. Esto se refleja en el trabajo de los empleados, que interactúan como si hablaran diferentes idiomas, y en la velocidad de interacción.
Un sistema ERP integra funciones individuales en un espacio único y comprensible. El sistema ERP actúa como un traductor que habla varios lenguajes de programación para garantizar la colaboración y la coherencia.
Sus clientes están insatisfechos con el servicio.
Si los clientes se quejan o se van, es importante reflexionar sobre la efectividad. Esto está relacionado con una demanda que supera la oferta, entregas tardías, un servicio lento o simplemente con la sensación general de que la empresa no tiene recursos o tiempo para preocuparse por cada cliente.
Cuando el negocio ha crecido a un nivel medio o grande, el ERP transforma a los clientes insatisfechos en leales. Los clientes comenzarán a notar la mejora del servicio y experimentarán los cambios junto a la empresa.
Usted utiliza sistemas obsoletos.
Según del Veeam 2020 Data Protection Trends Report, el principal obstáculo para la transformación digital de las empresas son las tecnologías obsoletas. Si la empresa aún trabaja con sistemas de entrada manual o documentos en papel, sin duda quedará rezagada en la era post-pandémica.
Además, los sistemas de TI en la empresa pueden ser bastante modernos, pero desintegrados. En tal caso, cada departamento crea su propio búnker de información, cuyos datos se filtran de forma limitada o incorrecta. Si la integración de sistemas individuales resulta extremadamente costosa o imposible, es necesario reemplazarlos por un único sistema ERP.
¿Qué beneficios aporta un sistema ERP al negocio?
El sistema ERP es un producto que la empresa adquiere a su costa. Su implementación se considera una inversión que debe generar beneficios. Ningún fabricante de sistemas ERP garantiza que traerá un aumento en los ingresos. Y esto se aplica no solo a los sistemas ERP, sino a cualquier solución de TI. Sin embargo, todos los beneficios de la implementación influyen indirectamente en las ganancias:
Ahorro en sistemas de TI
En lugar de gastar recursos en varios sistemas dispares, cada uno de los cuales requiere un soporte especializado, infraestructura, licencias y capacitación del personal, se puede concentrar todos los gastos en una sola plataforma ERP. Esta consta de módulos que reemplazan sistemas dispersos por partes integradas.
Si se desarrolla un sistema ERP desde cero para las necesidades de una empresa específica, se pueden incluir sistemas y servicios de terceros con los que será conveniente trabajar para socios comerciales, proveedores, clientes y otros contratistas.
Transparencia total
El ERP proporciona a la dirección acceso completo a cada proceso empresarial de cualquier departamento 24/7. Por ejemplo, se pueden rastrear diariamente los inventarios, incluidas las entregas programadas y las que están en camino. Tener una imagen completa de los niveles de inventario permite controlar con mayor precisión el capital de trabajo.
Automatización de informes y planificación avanzada
El ERP crea un sistema de informes unificado y cohesivo para todos los procesos. Genera automáticamente informes útiles y análisis en cualquier momento. Con ello, la dirección no tendrá que recopilar manualmente hojas de cálculo y correos electrónicos.
Así, la plataforma libera tiempo para la planificación estratégica, un análisis de calidad superior y la comparación de indicadores entre departamentos. El sistema ERP ayuda a descubrir en el análisis esas tendencias que antes no se notaban y ni siquiera existía la oportunidad de notar.
Aumento de la eficiencia
El ERP por sí mismo no es una panacea. Es importante no solo que se adapte a la especificidad del negocio, sino también su correcta implementación. Según 315 proveedores de sistemas ERP listos, la proporción de implementaciones cuyo éxito fue solo parcial se estima entre el 25 y el 41 por ciento, dependiendo de la industria. Un ERP adecuado reduce significativamente el tiempo y esfuerzo dedicados a tareas rutinarias.
Atención al cliente
El servicio al cliente es una parte clave del negocio. Un sistema ERP cambia el enfoque de los empleados de llevar registros de clientes a construir y mantener relaciones con los clientes.
Como muestran las estadísticas, el 84 por ciento de los clientes con la empresa si no reciben suficientes respuestas a sus consultas. Un ERP proporciona al empleado toda la información necesaria y el historial del cliente en el momento de la consulta. Con él, los empleados se enfocan no en la burocracia, sino en atraer y retener a los clientes. Los clientes sienten los beneficios de su implementación, incluso sin saber de los cambios en la empresa.
Protección de datos
Es poco probable que exista un sistema de información que ofrezca una garantía absoluta de seguridad de los datos. Los datos personales de los clientes y empleados, los correos electrónicos, la propiedad intelectual, los datos financieros, las facturas, los contratos: cuanto más sistemas procesen esta información, más difícil es rastrear los riesgos. Un sistema ERP establece estándares únicos para el acceso, entrada y salida de datos, así como un almacenamiento centralizado de la información.
Sin embargo, cuanto mayor sea la cuota de mercado de un sistema ERP listo, más a menudo estará sujeto a ataques de hackers. Será preferible desarrollar un sistema ERP propio, cuyo código solo usted tenga acceso. Si el sistema ERP para su empresa se desarrolla desde cero, los hackers no podrán encontrar copias del sistema para probar previamente su vulnerabilidad.
Productividad del trabajo colaborativo
A menudo, el interés en la colaboración entre departamentos o empleados disminuye, ya que la transferencia de datos requiere muchas operaciones rutinarias o debido al clima psicológico en la empresa. Un sistema único automatiza el acceso a la información, elimina la experiencia negativa del factor humano y acelera la comunicación dentro de la empresa.
Procesos empresariales unificados
Los sistemas ERP listos se desarrollan de acuerdo con las mejores prácticas de la industria. Esto permite a las empresas estandarizar sus propios procesos.
Sin embargo, en la práctica, la empresa se enfrenta a una difícil elección: o bien tardar mucho tiempo y gastar recursos en configurar y modificar el sistema ERP según los estándares de la empresa, o configurar con dificultad sus propios procesos de negocio según los estándares del sistema ERP.
Hay un tercer camino: desarrollar inicialmente el sistema según los procesos comerciales propios.
Escalabilidad
Independientemente de si está ampliando su base de clientes, ingresando a nuevos mercados, implementando nuevos procesos, departamentos o productos, o de alguna manera escalando su negocio, al elegir el proveedor adecuado, la plataforma ERP se ajustará a los cambios.
Dado que el sistema ERP se implementa en todos los procesos de la empresa, la lista de beneficios puede aumentar dependiendo de la especificidad. En el mercado se han desarrollado decenas y cientos de soluciones listas que limitan a los compradores con suscripciones, velocidades de actualización y soporte, funcionalidad cerrada y arquitectura – todo dentro de un solo proveedor. Solo el desarrollo de un sistema ERP propio ofrece las máximas posibilidades sin ninguna limitación.
Sobre cómo elegir un fabricante de sistemas ERP, qué preguntas hacerle para no perder dinero, y qué considerar al planear la implementación, lea en los siguientes artículos.
Fuente: habr.com
