Al implementar sistemas ERP ya preparados, el 53% de las empresas serios desafíos que requieren cambios en los procesos de negocios y enfoques organizacionales, y el 44% de las empresas enfrentan problemas técnicos importantes. En una serie de artículos, explicaremos qué es un sistema ERP, sus beneficios, cómo determinar la necesidad de su implementación, qué necesita saber al elegir un proveedor de plataforma y cómo implementarlo.
El concepto de sistema ERP proviene de los EE. UU. y se traduce literalmente como planificación de recursos empresariales: planificación de recursos empresariales. Académicamente, se ve así: “ERP es una estrategia organizacional para integrar la producción y las operaciones, la gestión laboral, la gestión financiera y la gestión de activos, centrada en el equilibrio y la optimización continuos de los recursos empresariales a través de un paquete de software de aplicación (software) integrado y especializado que proporciona un modelo de datos y procesos comunes para todas las áreas de actividad."
Cada proveedor puede entender el sistema que ha desarrollado a su manera, en función de su enfoque y tareas a resolver. Por ejemplo, un sistema ERP es más adecuado para el comercio minorista, pero no para una refinería de petróleo. Además, cada empresa y su empleado que utiliza la plataforma la imagina de forma diferente, según la parte con la que entra en contacto en su trabajo.
En esencia, ERP es un sistema de información para gestionar todos los procesos comerciales y recursos de la empresa basado en una única base de datos.
¿Por qué necesitas un sistema ERP?
Como cualquier sistema de información, un ERP trabaja con datos. Cada empleado y departamento crea constantemente cientos de megabytes de información. En una organización pequeña, el gerente tiene acceso directo a toda la información y tiempo para monitorear los procesos. Si se genera un gran volumen de datos en el marco de uno o dos procesos de negocio, el administrador sólo necesita digitalizarlos con soluciones de TI específicas. Normalmente, una organización compra software de contabilidad y, por ejemplo, CRM.
A medida que la empresa crece, aquellos procesos individuales que antes requerían un tiempo mínimo de gestión se transforman en grandes volúmenes de información. Junto con otros procesos comerciales, los flujos de información dispares requieren un enorme personal administrativo para combinarlos y analizarlos. Por lo tanto, un sistema ERP no es necesario para las pequeñas empresas, sino para las medianas y grandes empresas.
Cómo entender que una empresa necesita un sistema ERP
Una historia típica de nuestros clientes es la siguiente. En algún momento, queda claro que todos los procesos principales están automatizados y la eficiencia del trabajo no aumenta.
Resulta que cada proceso se ubica en su propio sistema de información independiente. Para vincularlos, los empleados ingresan datos manualmente en cada sistema y luego la gerencia recopila manualmente los datos duplicados para analizar las actividades de toda la empresa. En principio, esta mecánica de trabajo es productiva hasta cierto punto. Lo principal es determinar el momento para lograr la máxima eficiencia antes de que ocurra, y no cuándo es necesario cambiar los mecanismos de los procesos en modo de emergencia.
Ninguno de los sistemas de información informará jamás que ha llegado el momento en que la empresa ha crecido hasta el nivel en el que se necesita un sistema ERP. La experiencia mundial muestra 4 señales principales que te permitirán entender esto:
No hay datos suficientes para tomar una decisión de gestión informada.
Cualquier decisión en los negocios tiene consecuencias que en última instancia resultan en pérdidas financieras o, por el contrario, en ingresos. La calidad de una decisión depende de la información en la que se basa. Si los datos están desactualizados, incompletos o incorrectos, la decisión será incorrecta o desequilibrada.
Las principales razones de la inconsistencia de la información:
-
la información crítica está dispersa entre empleados y departamentos individuales;
-
no existen regulaciones para la recolección de datos;
-
La información es recopilada por empleados con diferentes roles y en diferentes momentos.
Con una plataforma ERP que se adapta a tus procesos de negocio, podrás centralizar todos tus datos. Toda la información es creada por cada empleado y departamento en un único sistema en tiempo real. Esto significa que los datos que usted y cualquier otra persona en la empresa puedan necesitar serán siempre lo más precisos y actualizados posible.
La falta de integración entre los sistemas de TI provoca fallas operativas y obstaculiza el crecimiento de la empresa.
Cada sistema de TI tiene sus propios requisitos de formato de datos, construidos en diferentes momentos y utilizando diferentes tecnologías, principios y lenguajes de programación. Esto se refleja en el trabajo de los empleados, que interactúan como en diferentes idiomas, y en la velocidad de interacción.
Un sistema ERP combina funciones individuales en un espacio integrado y fácil de entender. El sistema ERP actúa como un traductor y habla múltiples lenguajes de programación para garantizar la colaboración y la coherencia.
Sus clientes no están satisfechos con el servicio.
Si los clientes se quejan o se van, debes pensar en la eficiencia. Esto se debe a que la demanda supera la oferta, entregas tardías, servicio lento o simplemente una sensación general de que la empresa no tiene los recursos o el tiempo para atender a todos los clientes.
Cuando una empresa ha crecido hasta alcanzar un tamaño mediano o grande, el ERP convierte a los clientes insatisfechos en clientes leales. Los clientes comienzan a sentir la mejora en el servicio y experimentan los cambios junto con la empresa.
Está utilizando sistemas obsoletos.
según En el Informe de tendencias de protección de datos 2020 de Veeam, la principal barrera para la transformación del negocio digital son las tecnologías obsoletas. Si una empresa todavía trabaja con sistemas de entrada manual o documentos en papel, en el período pospandemia definitivamente se quedará atrás.
Además, los sistemas informáticos de una empresa pueden ser bastante modernos pero estar desintegrados. En este caso, cada departamento crea su propio búnker de información, cuyos datos salen en dosis o de forma incorrecta. Si la integración de sistemas individuales es extremadamente costosa o imposible, entonces es necesario cambiarlos a un único sistema ERP.
¿Qué beneficios aporta un sistema ERP a una empresa?
Un sistema ERP es un producto que una empresa compra por su cuenta. Su implementación se considera una inversión que debería generar beneficios. Ningún fabricante de sistemas ERP garantiza que traerá un crecimiento de ingresos a la empresa. Y esto se aplica no sólo a los sistemas ERP, sino también a cualquier solución de TI. Sin embargo, todas las ventajas de la implementación afectan indirectamente las ganancias:
Ahorro en sistemas TI
En lugar de gastar recursos en varios sistemas diferentes, cada uno de los cuales requiere soporte especializado, infraestructura, licencias y capacitación de empleados, puede concentrar todos los costos en una plataforma ERP. Consta de módulos que reemplazan sistemas dispares con piezas integradas.
Si un sistema ERP se desarrolla desde cero para satisfacer las necesidades de una empresa específica, puede incluir sistemas y servicios de terceros con los que será conveniente trabajar para socios comerciales, proveedores, clientes y otras contrapartes.
Total transparencia
ERP brinda a la administración acceso completo a todos los procesos comerciales de cualquier departamento las 24 horas, los 7 días de la semana. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento diario del inventario, incluidas las entregas planificadas y las entregas en tránsito. Tener una imagen completa de los niveles de inventario le permite controlar con mayor precisión el capital de trabajo.
Informes automatizados y planificación potente
ERP crea un sistema de informes único y unificado para todos los procesos. Genera automáticamente informes y análisis útiles en cualquier momento. Con él, la dirección no tendrá que recopilar manualmente hojas de cálculo y cartas.
Así, la plataforma libera tiempo para la planificación estratégica, un mejor análisis y comparación del desempeño departamental. Un sistema ERP ayuda a encontrar tendencias en análisis que no se habían notado antes y que ni siquiera tuvieron la oportunidad de notar.
Eficiencia incrementada
El ERP en sí no es una panacea. Es importante no solo cumplir con las particularidades del negocio, sino también implementarlo correctamente. De acuerdo a Con 315 proveedores de sistemas ERP disponibles en el mercado, la proporción de implementaciones que tuvieron sólo un éxito parcial se estimó entre el 25 y el 41 por ciento, dependiendo de la industria. El ERP adecuado reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicado al trabajo rutinario.
Servicio al Cliente
El servicio al cliente es una parte clave del negocio. Un sistema ERP cambia el enfoque de los empleados del mantenimiento de registros de clientes a la construcción y mantenimiento de relaciones con los clientes.
Las estadísticas muestran que el 84 por ciento de los clientes en la empresa si no reciben suficientes respuestas a sus consultas. ERP proporciona al empleado toda la información necesaria y el historial del cliente justo en el momento del contacto. Con él, los empleados no se ocupan de la burocracia, sino de atraer y retener clientes. Los clientes sienten los beneficios de su implementación, incluso sin conocer los cambios en la empresa.
Protección de datos
Difícilmente existe un sistema de información que pueda ofrecer una garantía absoluta de seguridad de los datos. Datos personales de clientes y empleados, correos electrónicos, propiedad intelectual, datos financieros, facturas, contratos: cuantos más sistemas procesen esta información, más difícil será rastrear los riesgos. El sistema ERP introduce estándares uniformes para el acceso, la entrada y salida de datos y el almacenamiento centralizado de información.
Sin embargo, cuanto mayor sea la cuota de mercado de un sistema ERP ya preparado, con mayor frecuencia estará sujeto a ataques de piratas informáticos. Sería preferible desarrollar su propio sistema ERP, al código base al que sólo usted tendrá acceso. Si el sistema ERP de su empresa se desarrolla desde cero, los piratas informáticos no podrán encontrar copias del sistema para probarlo primero en busca de vulnerabilidades.
Productividad de colaboración
A menudo, el interés por la colaboración entre departamentos o empleados se desvanece porque la transferencia de datos requiere muchas operaciones rutinarias o debido al clima psicológico de la empresa. Un sistema unificado automatiza el acceso a la información, elimina la experiencia negativa del factor humano y acelera la comunicación dentro de la empresa.
Procesos de negocio unificados
Los sistemas ERP prediseñados se desarrollan de acuerdo con las mejores prácticas de la industria. Esto permite a las empresas estandarizar sus propios procesos.
Sin embargo, en realidad, una empresa tiene que tomar una decisión difícil: o lleva mucho tiempo y dinero configurar y modificar el sistema ERP para que cumpla con los estándares de la empresa, o resulta doloroso adaptar sus propios procesos de negocio a las necesidades. estándares del sistema ERP.
Existe una tercera forma: desarrollar inicialmente el sistema para sus propios procesos comerciales.
Escalabilidad
Ya sea que esté ampliando su base de clientes, expandiéndose a nuevos mercados, introduciendo nuevos procesos, departamentos o productos, o ampliando su negocio, con el proveedor adecuado, su plataforma ERP puede adaptarse al cambio.
Dado que el sistema ERP se implementa en todos los procesos de la empresa, la lista de beneficios puede aumentar según las particularidades. Hay docenas y cientos de soluciones listas para usar desarrolladas en el mercado que obligan a los compradores a optar por suscripciones, velocidad de actualización y soporte, funcionalidad y arquitectura cerradas, dentro del marco de un único proveedor. Sólo el desarrollo de su propio sistema ERP ofrece máximas oportunidades sin restricciones.
Lea los siguientes artículos para aprender cómo elegir un fabricante de sistema ERP, qué preguntas hacer para no perder dinero y qué considerar al planificar la implementación.
Fuente: habr.com