A pesar de la popularidad del tema de la gestión de documentos electrónicos, en los bancos rusos y en el sector financiero en general, la mayoría de las transacciones se realizan a la antigua usanza, en papel. Y la cuestión aquí no es tanto el conservadurismo de los bancos y sus clientes, sino la falta de software adecuado en el mercado.
Cuanto más compleja sea la transacción, menos probable será que se lleve a cabo en el marco del EDI. Por ejemplo, una transacción de arrendamiento es compleja porque involucra al menos tres partes: el banco, el arrendatario y el proveedor. A ellos a menudo se les añade un garante y un pignorante. Decidimos que dichas transacciones se pueden digitalizar por completo, para lo cual creamos el sistema E-Leasing, el primer servicio en Rusia que proporciona EDI completamente en tales escenarios. Como resultado, a principios de julio de 2019, el 37% del total de operaciones de leasing pasan por E-Leasing. A continuación analizaremos el E-Leasing desde el punto de vista de funcionalidad e implementación técnica.
Comenzamos a desarrollar el sistema a principios de 2017. La parte más difícil fue empezar: formular los requisitos del producto, transformar las ideas en especificaciones técnicas específicas. Lo siguiente es la búsqueda de un contratista. La preparación de especificaciones técnicas, consultas: todo esto llevó unos cuatro meses. Cuatro meses después, en noviembre de 2017, se lanzó la primera versión del sistema, lo cual es bastante rápido para un proyecto tan ambicioso. La primera versión de E-Leasing tenía la función de solicitar y firmar documentos, no solo los principales, sino también el contrato de fianza y otros acuerdos adicionales que pueden ser necesarios en el proceso de trabajar bajo un contrato de arrendamiento. En marzo de 2018 agregamos la posibilidad de solicitar documentos como parte del seguimiento y en julio del mismo año agregamos la posibilidad de enviar facturas electrónicas.
¿Cómo funciona el E-Leasing?
Comenzamos a desarrollar el sistema a principios de 2017. Todo el camino, desde la formulación de los requisitos del producto hasta la elección del contratista y el lanzamiento de la primera versión, tomó menos de un año; nos graduamos en noviembre.
Las solicitudes de un paquete de documentos a las contrapartes se realizan desde nuestro sistema comercial basado en la base de datos Corus SQL y Microsoft Dynamics NAV 2009. Todos los documentos que los participantes proporcionaron como parte de la transacción también se envían allí para su almacenamiento. Frontend es un portal de E-Leasing que permite a proveedores y clientes solicitar, descargar, imprimir documentos y firmarlos mediante ECES (firma electrónica cualificada mejorada).
Ahora veamos el funcionamiento del sistema con más detalle según el diagrama anterior.
Se genera una solicitud desde la entidad “Tarjeta de Contraparte” o “Proyecto”. Cuando se envía una solicitud, se generan registros en la tabla de solicitudes. Contiene una descripción de la solicitud y los parámetros. El objeto codeunit es responsable de generar la solicitud. Se crea una entrada en la tabla con el estado Listo, lo que significa que la solicitud está lista para ser enviada. La tabla de solicitud contiene una descripción del cuerpo de la solicitud. Todos los documentos solicitados se encuentran en la mesa de documentos. Al solicitar un documento, el campo "Estado de EDS" se establece en "Solicitado".
Un trabajo en el servidor CORUS que se ejecuta en el agente SQL monitorea los registros con estados Listo en la tabla de consulta. Cuando se encuentra dicho registro, la tarea envía una solicitud al portal de E-Leasing. Si el envío fue exitoso, la entrada se marca en la tabla con el estado Respondido; si no, con el estado Error. El resultado de la respuesta se registra en diferentes tablas: el código de respuesta del servidor y la descripción del error, si la solicitud no se pudo enviar, en una tabla; registros que describen el cuerpo de la respuesta, en otro y en el tercero, registros con archivos recibidos como resultado de la solicitud, con el valor Crear en el campo Estado y el valor Verificar en el campo Estado del escaneo. Además, la tarea monitorea eventos desde el portal de E-Leasing y genera consultas en tablas de consultas, que ella misma procesa.
Otro trabajo monitorea las entradas en la tabla de documentos recibidos con el valor Crear en el campo Estado y el valor Verificado en el campo Estado de escaneo. La tarea se ejecuta una vez cada 10 minutos. El antivirus es responsable del campo Estado del análisis y, si el análisis se realizó correctamente, se registra el valor Verificado. Esta funcionalidad se relaciona con el servicio de seguridad de la información. El objeto codeunit es responsable de procesar registros. Si la entrada en la tabla de documentos aceptados se procesó con éxito, se marca en el campo Estado con el valor Éxito y el documento solicitado en el campo "Estado EDS" de la tabla de documentos recibe el estado "Recibido". Si no fue posible procesar una entrada en la tabla de documentos aceptados, se marca en el campo Estado con el valor Fallido y se escribe una descripción del error en el campo “Texto de error”. Nada cambia en la tabla de documentos.
La tercera tarea monitorea todos los registros en la tabla de documentos que tienen un estado que no está vacío o "Aceptado". La tarea se ejecuta una vez al día a las 23:30 y recupera toda la documentación contractual que no se ha firmado durante el día actual. La tarea genera una solicitud para eliminar documentación contractual en las tablas de solicitud y respuesta y cambia el campo "Estado" al valor "Retirado" en la tabla de documentos.
E-Leasing desde el lado del usuario
Para el usuario, todo comienza con la recepción de una invitación de nuestro administrador de clientes para unirse al EDF. El cliente recibe una carta y realiza un sencillo procedimiento de registro. Las dificultades sólo pueden surgir si el lugar de trabajo del usuario no está preparado para trabajar con firmas electrónicas. Una parte importante de las llamadas al soporte técnico están asociadas a esto. El sistema permite a la contraparte conceder acceso a su cuenta personal a sus empleados (por ejemplo, contadores para trabajar con facturas, etc.).
Registrarse
El esquema de trabajo adicional también será lo más sencillo posible para cada una de las partes. La solicitud de documentos para una transacción, así como la firma de la documentación contractual, se realiza mediante la configuración de tareas en nuestro sistema interno.
Solicitud de expediente
Luego de enviar al cliente cualquier solicitud o documento para su firma, se envía una notificación a su dirección de correo electrónico de que se ha generado la actividad correspondiente en su cuenta personal. Desde su interfaz, el cliente carga un paquete de documentos al sistema, pone una firma electrónica y podemos revisar la transacción. Posteriormente se firma la documentación contractual siguiendo la ruta “Proveedor – Cliente – Sberbank Leasing”.
Acuerdo actual
La gestión documental electrónica en nuestro caso no implica necesariamente ninguna actuación por parte del cliente de principio a fin. Puede conectarse al sistema en cualquier etapa de la transacción. Por ejemplo, un cliente proporcionó un expediente en papel y luego decidió firmar un acuerdo en EDI; este escenario es muy posible de implementar. De la misma forma, los clientes que tengan un contrato de arrendamiento válido con Sberbank Leasing pueden conectarse a E-Leasing para recibir facturas electrónicamente.
Habiendo calculado el efecto económico del uso de E-Leasing, ofrecimos a los clientes un descuento adicional por utilizar el servicio. Resultó que al final no era necesario acudir al cliente y al proveedor para firmar, así como imprimir y grapar los contratos. reduce el coste de la transacción (creación y soporte) en un 18%.
Cómo se desarrollará el proyecto
Por el momento, E-Leasing funciona de forma estable, aunque no sin problemas. El mecanismo de envío de facturas electrónicas para nuestros empleados aún no es lo suficientemente fácil de usar. El problema se explica por el hecho de que este procedimiento en sí es bastante complejo, ya que en él interviene constantemente un operador de EDF. Emite un recibo indicando que emitió una factura y el gerente firma este recibo. Luego el usuario del otro lado (cliente) firma el aviso y los recibos, que nuevamente pasan por el operador de gestión de documentos electrónicos. En futuras versiones intentaremos que este proceso sea más conveniente. La "zona de desarrollo" también incluye la funcionalidad para solicitar documentos de seguimiento, lo cual es bastante relevante para grandes clientes.
En los próximos seis meses, planeamos trasladar el sistema a una nueva plataforma, lo que nos permitirá optimizar el trabajo con la gestión de documentos electrónicos, hacer que la interfaz sea más comprensible y fácil de usar y ampliar la funcionalidad de la cuenta personal. Y también agregue nuevas funciones, desde generar una solicitud hasta ver documentos sobre todas las transacciones que el cliente realizó a través de E-Leasing. Esperamos que el sistema, al que ya se están sumando activamente clientes, proveedores y garantes, sea aún más cómodo para todos.
Fuente: habr.com