Hemos escrito varias veces sobre cómo nuestras tecnologías ayudan e incluso procesar información de cualquier tipo de documentos e ingresar datos en sistemas contables. Hoy te contamos cómo implementamos в - el mayor proveedor de calefacción y agua caliente de Moscú.
Imagínese en el lugar de un contador común y corriente. Entendemos que esto no es fácil, pero inténtalo de todos modos. Todos los días recibe una gran cantidad de facturas en papel, facturas, certificados, etc. Y sobre todo mucho, en los días previos al informe. Todos los detalles y montos deben verificarse, volverse a escribir e ingresar rápida y cuidadosamente en el sistema contable, realizar transacciones manualmente y enviarse al archivo, para luego enviarlos para su verificación a los auditores internos, el servicio tributario, las autoridades de regulación tarifaria y otros. ¿Difícil? Pero esta es una práctica comercial de larga data que existe en muchas empresas. Junto con MOEK, hemos simplificado este arduo trabajo y lo hemos hecho más cómodo. Si te interesa saber cómo fue, bienvenido al gato.
En la foto aparece la CHPP-21 de Moscú, el mayor productor de energía térmica de Europa. El calor generado en esta estación lo suministra MIPC a 3 millones de habitantes del norte de Moscú. .
MIPC tiene una docena y media de sucursales en Moscú. Dan servicio a 15 km de redes de calefacción, 811 estaciones térmicas y salas de calderas, 94 puntos de calefacción y 10 estaciones de bombeo, y también construyen e instalan nuevos sistemas de suministro de calor. La empresa adquiere una variedad de equipos y servicios para actividades comerciales: . La preparación de los documentos en cada departamento que inicia la compra la llevan a cabo empleados especiales: supervisores de contrato.
¿Cómo se organiza la ejecución de contratos en una gran empresa? Cuando los curadores celebran un acuerdo, reciben de las contrapartes muchos documentos importantes en papel: cartas de porte, actos de servicio, facturas, certificados, etc. Por lo general, el curador escanea los documentos comerciales y luego los adjunta al pedido en el sistema de gestión de recursos empresariales. El interventor financiero comprueba manualmente todos los datos. Posteriormente, el curador lleva los documentos originales al departamento de contabilidad. O el mensajero hace esto y luego la transferencia de documentos puede tardar más, desde varias horas hasta un par de días.
Y todo estaría bien, pero, como en muchas otras empresas:
- Los documentos pueden llegar al departamento de contabilidad varios días antes de que se envíen los informes. Entonces los contables tienen que estar día y noche en el lugar de trabajo. Debe verificar manualmente si todas las facturas, facturas, etc. están completadas correctamente, luego, si todo es correcto, el empleado vuelve a escribir los datos en el sistema de contabilidad y realiza contabilizaciones. Al mismo tiempo, el 90% del tiempo del contador se dedica a reimprimir datos: detalles, importes, fechas, números de artículos, etc. Debido a esto, existe el riesgo de cometer errores.
- Es posible que los documentos ya contengan errores. Y en ocasiones faltan algunas facturas o certificados. A veces resulta en los últimos días antes de informar. Debido a esto, los plazos para la aprobación de los documentos pueden retrasarse.
- Después de realizar asientos, los contadores almacenan facturas, facturas y actas en archivos separados en papel y electrónicos. ¿Por qué es difícil? Por ejemplo, MIPC trabaja con tarifas, por lo que está obligado a informar periódicamente sobre sus costos a las autoridades ejecutivas. Y cuando llega la próxima auditoría estatal o fiscal al departamento de contabilidad, los empleados tienen que buscar documentos durante mucho tiempo.
Cómo era antes el esquema de trabajo del departamento de contabilidad de MIPC:
MOEK fue el primero en la industria energética en decidir reconstruir y simplificar este esquema para cerrar transacciones y presentar informes rápidamente, evaluar mejor los cambios del mercado en materia de adquisiciones y planificar su estrategia financiera. No fue fácil cambiar el antiguo sistema de trabajo del departamento de contabilidad por sí solo, por lo que la empresa decidió transformarlo junto con su socio, ABBYY.
Dicho y hecho
Un equipo de especialistas de ABBYY ha implementado una plataforma universal para el procesamiento inteligente de información en MOEK y configurado:
- Descripciones flexibles (plantillas de extracción de datos) para el procesamiento de documentos. Hablamos en detalle sobre qué es y para qué se necesita en Habré. и . Usando la solución, MOEK procesa más de 30 tipos de documentos (por ejemplo, un certificado de equipo instalado o un certificado de honorarios de agencia) y extrae de ellos más de 50 atributos (número de documento, monto total con IVA incluido, nombre del comprador, vendedor, contratista, cantidad de bienes, etc.);
- un conector para realizar comprobaciones y cargar datos, que conectaba ABBYY FlexiCapture, SAP y OpenText. Gracias al conector, fue posible comprobar automáticamente los datos del pedido y del contrato utilizando varios directorios. Hablaremos de esto a continuación;
- exportación de documentos a un archivo electrónico basado en OpenText. Ahora todos los documentos escaneados se almacenan en un solo lugar;
- borrador de asientos contables en SAP ERP con enlaces a documentos escaneados.
Luego, los empleados de ABBYY y MIPC desarrollaron un formulario de búsqueda para que el contador pudiera encontrar facturas importantes por cualquier atributo en el archivo electrónico en segundos y enviarlas para inspecciones fiscales.
La búsqueda es posible según 26 criterios diferentes (se puede hacer clic en la imagen):
Después de que MIPC probó con éxito todo el sistema, se puso en funcionamiento. Todo el proyecto, incluidas aprobaciones, aclaraciones y mejoras, se implementó en 10 meses.
Esquema de trabajo después de la implementación de ABBYY FlexiCapture:
¿Sientes que nada ha cambiado? Sí, el proceso de negocio sigue siendo el mismo, sólo que la mayoría de las funciones ahora las realiza la máquina.
Cableado, ¡listo!
¿Cómo están las cosas ahora? Digamos que el curador del contrato recibió un conjunto de documentos primarios para una transacción sobre el suministro de bombas para centrales térmicas o, por ejemplo, la construcción de redes de calefacción. El especialista ya no necesita comprobar él mismo la integridad y el contenido de los documentos, llamar a un mensajero y enviar los documentos originales al departamento de contabilidad. El curador simplemente escanea el conjunto firmado de documentos primarios y luego la tecnología toma el control.
Utilizando el sistema de escaneo en red, el empleado se envía escaneos en formato TIFF o PDF en una carpeta activa o por correo. Luego abre ABBYY FlexiCapture Capture Web Station y selecciona el tipo de documento configurado para procesar. Por ejemplo, “compra de obras/servicios con honorarios de agencia”, “recepción de recursos materiales y técnicos (MTR)” o “contabilidad de la propiedad”.
El tipo de conjunto determina el número y tipos de documentos y datos requeridos que el sistema debe clasificar, reconocer y verificar.
El curador sube escaneos para su reconocimiento. El sistema verifica automáticamente la presencia de todos los documentos, el contenido de cada documento y el servidor reconoce los detalles: fecha del contrato, monto, dirección, número de identificación fiscal, punto de control y otros datos. Por cierto, MOEK es la primera empresa energética de Rusia que utiliza este enfoque.
Si el curador no ha subido todos los documentos o alguna factura no contiene todos los datos, el sistema lo nota e inmediatamente le pide al empleado que corrija el error:
El sistema jura y solicita agregar los documentos faltantes (en adelante se puede hacer clic en las capturas de pantalla):
El sistema notó que el documento está vencido:
Por tanto, el empleado ya no necesita determinar si el documento está correctamente redactado. Si todo es correcto, la mayoría de las comprobaciones de datos se realizan automáticamente directamente en la estación de entrada web. Basta con introducir el número de pedido especificado en SAP ERP. Posteriormente, los datos reconocidos se comparan con la información procesada en SAP: TIN y KPP de la contraparte, números y montos de contrato, IVA, nomenclatura de bienes o servicios. Procesar y verificar un documento lleva solo un par de minutos.
Según los detalles (TIN y KPP), puede seleccionar la empresa deseada del directorio:
Si hay algún error en la factura o factura no permitirá exportar el documento al archivo. Por ejemplo, si un documento está mal redactado o uno de los caracteres se reconoce incorrectamente, el sistema lo indicará y pedirá al empleado que corrija todas las imprecisiones. He aquí un ejemplo:
El sistema detectó que Vasilek CJSC no está incluido en la lista de proveedores de MOEK.
Esto permite a los empleados realizar un seguimiento de los errores antes de que el documento llegue al departamento de contabilidad.
Si todas las comprobaciones se completan con éxito, con un solo clic se envía una copia escaneada del documento al archivo electrónico OpenText y en SAP aparecen un enlace y una tarjeta con sus metadatos. Un contador o curador siempre puede ver en el archivo electrónico una lista de documentos según el orden requerido e información sobre quién procesó los documentos, en qué plazo y con qué resultado.
Pyotr Petrovich miró en el archivo electrónico, ...
…para ver quién cargó los documentos para el pedido n.° 1111.
Después de cargar datos y escaneos de ABBYY FlexiCapture a SAP, aparece un borrador de transacción con datos precargados y enlaces a documentos escaneados.
Proyecto de cableado:
Luego, el contador recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al borrador terminado y a los escaneos. El especialista ya no necesita sufrir con el papel. Lo único que tiene que hacer es comprobar el importe final de la transacción en los escaneos, la presencia de sello, firma y realizar la transacción. El contador ahora dedica menos de un minuto a ello.
Resultados del proyecto.
- Utilizando las tecnologías de ABBYY, MOEK ha simplificado y acelerado no solo la contabilidad, sino también el control financiero. Para realizar una publicación, los empleados ya no necesitan esperar al mensajero con los documentos originales; todo lo que necesitan hacer es recibir un escaneo con los datos ya verificados del archivo electrónico con un solo clic. Es cierto que todavía se necesita un documento en papel. Pero ahora se puede enviar al departamento de contabilidad más tarde. Cuando llegue allí, el empleado marcará la casilla "Original recibido" en el sistema de contabilidad.
- Los empleados reciben inmediatamente todos los datos necesarios sobre la transacción a través de escaneos, realizan las transacciones a tiempo y preparan todos los documentos para informar con anticipación. Ahora no temen ni a los controles internos ni a los externos.
- Los contables realizan transacciones financieras 3 veces más rápido y el MOEK cierra el período del informe 10 días antes.
- Todas las sucursales de MIPC almacenan los documentos contables en un único archivo electrónico. Gracias a esto, podrás encontrar cualquier factura, contrato o acto de finalización, así como sus atributos (importes, IVA, rangos de productos o servicios) 4 veces más rápido que antes.
- La solución procesa más de 2,6 millones de páginas de documentos al año.
En lugar de una conclusión
usos de MOEK durante 2 años y durante este tiempo recopilé estadísticas. Resultó que los contadores realizan el 95% de las contabilizaciones sin realizar cambios en los borradores. Y esto significa que dichas publicaciones en el futuro podrán omitirse de forma totalmente automática. Dio la casualidad de que este producto se convirtió en el primer paso de la empresa en el camino hacia la introducción de elementos de "inteligencia artificial" en los procesos de negocio de la empresa: MIPC está desarrollando un programa adecuado.
Otras empresas rusas también automatizan el trabajo de contabilidad: lo hacen más sencillo y cómodo. Por ejemplo, con la ayuda de las tecnologías de ABBYY, el servicio de control financiero "» Recibe información comercial importante 2 veces más rápido y dedica un 20% menos de tiempo a buscar las facturas y albaranes necesarios. Las tecnologías inteligentes de procesamiento de información ayudan a los empleados del departamento de contabilidad del holding "» encuentre instantáneamente los documentos financieros necesarios durante auditorías fiscales masivas. En 2019, los especialistas de la empresa prevén procesar unos 10 millones de páginas de documentos.
¿Le gustaría saber más sobre el proyecto MIPC y ABBYY? El 3 de abril a las 11:00, Vladimir Feoktistov, subdirector del Centro de Tecnología de la Información del Ministerio de Educación, hablará gratuitamente sobre los detalles del caso. . Únete si quieres hacer preguntas.
Elizaveta Titarenko,
Editor del blog corporativo de ABBYY
Fuente: habr.com