Cómo trabajar juntos mientras trabajamos separados

Los medios de comunicación están llenos de noticias sobre la situación epidemiológica y recomendaciones de autoaislamiento.

Pero no existen recomendaciones sencillas en materia de negocios. Los directivos de la empresa se enfrentaron a un nuevo desafío: cómo trasladar a los empleados de forma remota con pérdidas mínimas de productividad y estructurar su trabajo para que todo fuera "como antes".

Lo que funcionaba en la oficina muchas veces no funciona de forma remota. ¿Cómo pueden los equipos distribuidos mantener una colaboración y comunicación efectivas dentro y fuera del equipo?

La disponibilidad de comunicaciones móviles, Internet rápido, aplicaciones convenientes y otras tecnologías modernas, en general, ayudan a superar muchas barreras y construir un trabajo productivo con socios o colegas.

Pero tenemos que prepararnos.

Todo saldrá según lo planeado. Si él es

El trabajo remoto requiere una construcción especial de procesos y comunicaciones internas. Y la fase preparatoria puede eliminar muchas preguntas y problemas antes de que surjan.

Tanto en la oficina como en condiciones de trabajo remoto, todo se sustenta en cuatro pilares:

• planificación
• Organización
• Controle
• Motivación

En primer lugar, usted y su equipo deben establecer los objetivos correctos, reconstruir el sistema de informes y combinar correctamente las comunicaciones asincrónicas y sincrónicas dentro del equipo. La comunicación asincrónica incluye cartas, chats, informes actualizados y cualquier opción de comunicación que no requiera una respuesta inmediata. La comunicación sincrónica es comunicación en tiempo real con retroalimentación rápida.

Es muy importante recordar que cuando se trabaja de forma remota, la planificación requiere regularidad. Es necesario mantener un equilibrio de trabajo con tareas estratégicas y operativas, marcando el ritmo de trabajo en tareas prioritarias semanalmente o incluso diariamente. Una planificación adecuada y el establecimiento de objetivos harán que el trabajo sea más claro y ayudarán a evitar el agotamiento de los empleados. No se sentirán aislados del proceso.

Videoconferencia: la herramienta número uno

El aislamiento de los empleados remotos es más informativo que social. No extrañan tanto sentarse al lado de alguien (aunque varía), sino que más bien les preocupa la falta de acceso rápido a la información y comunicación con sus colegas. No tienen la oportunidad de hacerle una pregunta a un colega y obtener una respuesta inmediata, celebrar una pequeña victoria o informar, intercambiar ideas o simplemente charlar sobre planes para el fin de semana.

Este déficit se compensa parcialmente con los servicios de videoconferencia.

La videoconferencia permite que una o más personas mantengan una conversación en tiempo real, ya sea por teléfono o a través de plataformas de videoconferencia online. Las llamadas son un canal de comunicación sincrónico, pero también se pueden utilizar cuando solo una persona habla con un grupo, por ejemplo, para realizar seminarios web. Ejemplos de tales servicios: OVKS de Megafon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Beneficios:

1. Las videollamadas transmiten la entonación, las emociones, las expresiones faciales y otras señales verbales del interlocutor, ayudando así a aclarar y comprender su estado de ánimo.
2. La información adicional aclara los mensajes, agrega contenido emocional y ayuda a generar conexión y confianza.

desventajas:

1. Coordinación en el tiempo. Las llamadas solo pueden realizarse en tiempo real, lo que dificulta la comunicación para un equipo repartido en diferentes zonas horarias.
2. El curso de la comunicación no está documentado de ninguna manera. Los desafíos no dejan un resultado escrito.
3. Interpretación. La calidad de la comunicación no es óptima para todos (especialmente para quienes se aíslan en el país). Las palabras no siempre se perciben correctamente.

¿Cuándo utilizar la videoconferencia?

• Reuniones periódicas, tanto individuales como grupales.
• Reuniones de equipo
• Planificación y lluvia de ideas (mejor con vídeo)
• Resolver malentendidos o lidiar con situaciones emocionales o que se intensifican desde otros canales (como correo electrónico, chat)

Si cree que su trabajo en equipo remoto no es lo suficientemente productivo, no pierda el tiempo: intente cambiar la situación.

1. Introducir controles diarios con el equipo.
2. Siga estrictamente el calendario y los objetivos de la reunión, escríbalos en la invitación y recuérdelos desde el principio.
3. Haz tu tarea. Prepárese para la reunión y escriba en un papel qué ideas le trajeron a esta reunión, qué expectativas tiene de los participantes y qué tienen ellos de usted.
4. Pida a los participantes que compartan roles (tomar notas, presentar información, actuar como moderador de la reunión).
5. No realices reuniones de un equipo grande (más de 8 personas).
6. Recuerde sincronizar sus reuniones con la zona horaria de los participantes.

Cuando todos están juntos: cómo organizar reuniones generales de empresa

Las reuniones de todos los empleados de la empresa se han convertido en una forma popular de intercambiar información.

Hay varios consejos sobre la mejor manera de organizarlos:

1. Tiempo. Para las empresas en Rusia, lo mejor es celebrar estas reuniones entre las 11 y las 12 del mediodía. Intente elegir un horario que sea conveniente para la mayor cantidad de empleados posible. Asegúrese de grabar la reunión. En muchas plataformas, incluido MegaFon, esto se puede hacer con un solo clic y luego cargarlo en formato mp4.
2. Transmisión en vivo. Puede que esto no sea necesario para las empresas pequeñas, pero para las grandes con una red distribuida de sucursales, tiene sentido realizar transmisiones en vivo.
3. Preguntas y respuestas. Puede pedirle a la gente que haga preguntas que les conciernan con antelación y luego puede preparar información que sea relevante para la audiencia.
4. No te olvides del humor. Esta no es una alineación en la escuela, sino una oportunidad para brindar una conexión personal y ayudar a generar confianza entre equipos distribuidos.

Lluvia de ideas: eliminar la confusión

Cuando se trata de lluvia de ideas, es importante que los equipos distribuidos utilicen una herramienta digital común. Le permite recopilar, agrupar y categorizar ideas durante la lluvia de ideas.

A continuación se ofrecen algunos consejos importantes que le ayudarán a atacar de forma eficaz:

1. El equipo remoto puede elegir una herramienta de gestión colaborativa de proyectos que admita la funcionalidad de tablero kanban con la que muchos equipos ya están familiarizados, como Trello.
2. Una alternativa podría ser la que proporciona la plataforma. Webinars La herramienta es un tablero de dibujo que todos pueden ver y cualquiera de los participantes puede editar.
3. Utilice la opción de votación para evaluar qué idea es la más interesante de implementar. Todas las estadísticas se pueden descargar posteriormente en formato csv o xlsx.

   
   
   

4. La experiencia demuestra que es mejor advertir a los empleados sobre la agresión con antelación para que tengan tiempo de pensar en ideas. Cuando el grupo se reúna, los participantes ya no vendrán con las manos vacías.

Las comunicaciones sincrónicas, como las videollamadas, cuando se utilizan correctamente, pueden ser una excelente herramienta para realizar el trabajo en equipo, realizar un seguimiento de sus resultados y brindar apoyo emocional a todos los miembros del equipo. Y cuando se combinan con herramientas asincrónicas, ayudan a los participantes distribuidos en el proceso a ser tan (y a veces más) productivos que sus colegas en la oficina.

Fuente: habr.com