¿Cuál es su elección?
A menudo, el uso de sistemas BI caros y complejos puede ser reemplazado por herramientas analíticas simples y relativamente económicas, pero suficientemente efectivas. Al leer este artículo, podrá evaluar sus necesidades en el área de la analítica empresarial y entender cuál opción se adapta mejor a su negocio.
Por supuesto, todos los sistemas BI tienen una arquitectura extremadamente compleja y su implementación en las empresas no es una tarea sencilla, requerirá una suma considerable y la colaboración de integradores altamente calificados. Tendrá que recurrir a sus servicios en varias ocasiones, ya que la implementación y el inicio de operaciones no serán el final; en el futuro se requerirá la modificación de funcionalidades, desarrollo de nuevos informes y métricas. Hay que tener en cuenta que, en caso de que el sistema funcione con éxito, querrá que cada vez más empleados lo utilicen, lo que significa que necesitará adquirir licencias adicionales para usuarios.
Otra característica esencial de los sistemas avanzados de analítica empresarial es su conjunto extremadamente amplio de funciones, muchas de las cuales nunca utilizará, pero seguirá pagando por ellas cada vez que renueve las licencias.
Las características mencionadas de los sistemas BI hacen reflexionar sobre la búsqueda de una alternativa. A continuación, propongo comparar la solución del conjunto estándar de tareas para la preparación de informes mediante Power BI y Excel.
¿Power BI o Excel?
Por lo general, para elaborar un informe trimestral de ventas, el analista descarga datos de los sistemas contables, los compara con sus propias bases de datos y los reúne mediante la función BUSCARV en una tabla, que se utiliza para construir el informe.
¿Y cómo se resuelve esta tarea con Power BI?
Los datos de las fuentes se cargan en el sistema y se preparan para el análisis: se dividen en tablas, se limpian y se correlacionan. Después de esto, se construye un modelo de negocio: las tablas se conectan entre sí, se definen los indicadores y se crean jerarquías personalizadas. La siguiente etapa es la visualización. Aquí, arrastrando elementos de control y widgets, se forma un panel de control interactivo. Todos los elementos están conectados a través del modelo de datos. Durante el análisis, esto permite centrarse en la información necesaria, filtrándola en todas las vistas con un solo clic en cualquier elemento del panel de control.
¿Qué ventajas de aplicar Power BI en comparación con el enfoque tradicional se pueden notar en el ejemplo proporcionado?
1 – Automatización del proceso de obtención de datos y su preparación para el análisis.
2 – Construcción del modelo de negocio.
3 – Visualización increíble.
4 – Acceso restringido a los informes.
Ahora, analicemos cada punto por separado.
1 – Para preparar los datos para la elaboración del informe, es necesario definir una vez el procedimiento que conecta con los datos y los procesa, y cada vez que se necesite obtener un informe para otro período, Power BI pasará los datos a través del procedimiento creado. Así, se automatiza gran parte del trabajo de preparación de datos para el análisis. Pero la cuestión es que Power BI realiza el procedimiento de preparación de datos utilizando una herramienta que está disponible en la versión clásica de Excel, denominada . Permite realizar la tarea planteada en Excel de la misma manera.
2 – Aquí la situación es similar. La herramienta de Power BI para construir el modelo de negocio también está en Excel – se llama .
3 – Como probablemente ya has adivinado, con la visualización sucede algo similar: la extensión de Excel — cumple esta tarea a la perfección.
4 – Queda pendiente resolver el acceso a los informes. Aquí no todo es tan sencillo. El hecho es que Power BI es un servicio en la nube, al que se accede a través de una cuenta personal. El administrador del servicio distribuye a los usuarios en grupos y asigna a estos grupos diferentes niveles de acceso a los informes. Esto permite delimitar los derechos de acceso entre los empleados de la empresa. Así, analistas, gerentes y directores, al ingresar a la misma página, ven el informe en la representación que les es accesible. Puede estar restringido el acceso a un conjunto específico de datos o al informe completo. Sin embargo, si el informe está en un archivo de formato Excel, el administrador del sistema puede intentar resolver el problema de acceso, pero ya no será lo mismo. Volveré a revisar esta cuestión cuando describa las características del portal corporativo.
Cabe destacar que, por lo general, la necesidad de una empresa en crear paneles de control complejos y atractivos no es alta y, a menudo, para el análisis de datos en Excel, después de desarrollar el modelo de negocio, no se utilizan las capacidades de Power View, sino que se emplean tablas dinámicas. Estas ofrecen funcionalidad OLAP, que es más que suficiente para resolver la mayoría de las tareas de análisis empresarial.
Así, la opción de realizar análisis de negocios en Excel puede satisfacer completamente las necesidades de una empresa mediana con un número reducido de empleados que requieren informes. Sin embargo, si las demandas de su empresa son más ambiciosas, no se apresure a recurrir a herramientas que resolverán todo de inmediato.
Le propongo un enfoque más profesional, aprovechando el cual obtendrá su propio sistema automatizado de generación de informes de análisis empresarial, completamente gestionado y con acceso delimitado.
ETL y DWH
En los enfoques previamente discutidos para la elaboración de informes comerciales, la carga y preparación de datos para el análisis se realizaba mediante la tecnología Power Query. Este método sigue siendo completamente razonable y efectivo siempre y cuando no haya muchos fuentes de datos: un sistema de contabilidad y directorios de tablas de Excel. Sin embargo, a medida que aumenta el número de sistemas de contabilidad, resolver esta tarea a través de Power Query se vuelve muy engorroso, difícil de mantener y desarrollar. En tales casos, entran en juego las herramientas para ETL.
Con su ayuda, se realiza la extracción de datos de fuentes (Extract), su transformación (Transform), lo que implica limpieza y mapeo, y la carga en un almacén de datos (Load). Un almacén de datos (DWH - Data Warehouse) es, por regla general, una base de datos relacional situada en un servidor. Esta base contiene datos que son aptos para el análisis. Un proceso ETL se ejecuta según un horario, que actualiza los datos del almacén para que estén al día. Por cierto, toda esta mecánica es bien gestionada por Integration Services, parte de MS SQL Server.
Además, como antes, para construir modelos de negocio y visualización se puede utilizar Excel, Power BI, o bien otras herramientas analíticas como Tableau o Qlik Sense. Pero antes, me gustaría llamar su atención sobre otra posibilidad que puede que no conozca, a pesar de que le ha estado disponible durante mucho tiempo. Se trata de construir modelos de negocio mediante los servicios analíticos de MS SQL Server, específicamente Analysis Services.
Modelos de datos en MS Analysis Services
Esta sección del artículo será más interesante para aquellos que ya utilizan MS SQL Server en su empresa.
En la actualidad, los servicios de Analysis Services ofrecen dos tipos de modelos de datos: modelos multidimensionales y tabulares. Además de que los datos en estos modelos están relacionados, los valores de las métricas del modelo se agregan previamente y se almacenan en celdas de cubos OLAP, a los que se accede mediante consultas MDX o DAX. Gracias a esta arquitectura de almacenamiento de datos, una consulta que abarca millones de registros se devuelve en segundos. Este tipo de acceso a los datos es necesario para las empresas cuyas tablas de transacciones contienen desde un millón de registros (no hay límite superior).
Excel, Power BI y muchas otras herramientas «sólidas» pueden conectarse a estos modelos y visualizar sus datos estructurados.
Si ha optado por el camino «avanzado»: automatizó el proceso ETL y construyó modelos de negocio utilizando los servicios de MS SQL Server, merece tener su propio portal corporativo.
Portal corporativo
A través de él, los administradores llevarán a cabo el monitoreo y gestión del proceso de creación de informes. La existencia del portal permitirá unificar los registros de la empresa: la información sobre clientes, productos, gerentes y proveedores estará disponible para comparación, edición y descarga en un solo lugar para todos los que la utilizan. En el portal se pueden implementar diversas funciones para modificar los datos de los sistemas contables, por ejemplo, gestionar la replicación de datos. Y lo más importante, con la ayuda del portal, se resuelve eficazmente el problema de organizar el acceso restringido a los informes: los empleados verán solo los informes que han sido preparados específicamente para sus departamentos en la forma que les corresponde.
Sin embargo, aún no está claro cómo se organizará la visualización de los informes en la página del portal. Para responder a esta pregunta, primero hay que definir la tecnología sobre la cual se construirá el portal. Propongo tomar como base uno de los frameworks: ASP.NET MVC/Web Forms/Core, o Microsoft SharePoint. Si su empresa cuenta con al menos un desarrollador en .NET, la elección no será difícil. Ahora se puede seleccionar un cliente OLAP embebido en la aplicación, capaz de conectarse a modelos multidimensionales o tabulares de los servicios de Analysis Services.
Elección del cliente OLAP para visualización
Compararemos varias herramientas en función del nivel de complejidad de la incorporación, función y precio: Power BI, componentes Telerik UI para ASP.NET MVC y componentes RadarCube ASP.NET MVC.
Power BI
Para organizar el acceso de los empleados de la empresa a los informes de Power BI en la página de su portal, se debe utilizar la función .
Voy a decir de inmediato que se requerirá una licencia de Power BI Premium y capacidad dedicada adicional. Tener capacidad dedicada permite publicar paneles e informes para usuarios en la organización sin necesidad de adquirir licencias para ellos.
Primero, el informe generado en Power BI Desktop se publica en el portal de Power BI y luego, mediante una configuración no sencilla, se incrusta en la página de la aplicación web.
El procedimiento para generar un informe simple y publicarlo puede ser manejado por un analista, pero la incrustación puede presentar problemas significativos. También es muy complicado entender el mecanismo de funcionamiento de esta herramienta: la gran cantidad de configuraciones del servicio en la nube, así como numerosas suscripciones, licencias y recursos, aumentan considerablemente los requisitos de preparación del especialista. Por lo tanto, esta tarea es mejor dejarla a un especialista en TI.
Componentes de Telerik y RadarCube
Para incrustar los componentes de Telerik y RadarCube, basta con tener un dominio básico de tecnologías de programación. Por ello, las habilidades profesionales de un programador del departamento de TI son más que suficientes. Todo lo que se necesita es colocar el componente en la página web y configurarlo según las necesidades.
Componente del conjunto de Telerik UI for ASP.NET MVC se incrusta en la página de forma elegante mediante Razor y proporciona las funciones OLAP más necesarias. Sin embargo, si se requieren configuraciones más flexibles de la interfaz y funcionalidades más avanzadas, es mejor utilizar los componentes de . La gran cantidad de configuraciones y el rico funcionalidad con opciones de personalización y extensión permiten crear informes OLAP de cualquier complejidad.
A continuación, presento una tabla comparativa de las características de las herramientas consideradas en la escala Bajo-Medio-Alto.
Power BI
Telerik UI for ASP.NET MVC
RadarCube ASP.NET MVC
Visualización
Alto
Bajo
Medio
Conjunto de funciones OLAP
Alto
Bajo
Alto
Flexibilidad de configuración
Alto
Alto
Alto
Oportunidad de redefinir funciones
—
—
+
Personalización programática
—
—
+
Nivel de dificultad de incrustación y configuración
Alto
Bajo
Medio
Costo mínimo
Power BI Premium EM3
190,000 RUB/mes
Licencia para un desarrollador
90,000 RUB.
Licencia para un desarrollador
25,000 RUB.
Ahora se puede proceder a definir los criterios para la selección de la herramienta analítica.
Condiciones para elegir Power BI
- Le interesan informes ricos en diversos indicadores y elementos relacionados con los datos.
- Desea que los empleados que trabajan con los informes puedan obtener respuestas de manera rápida y fácil a las tareas comerciales planteadas, en una forma intuitiva.
- La empresa cuenta con un especialista en TI, con habilidades en desarrollo BI.
- En el presupuesto de la empresa se ha asignado una suma importante para el pago mensual del servicio en la nube de análisis de negocios.
Condiciones para elegir componentes de Telerik
- ¿Necesita un cliente OLAP sencillo para análisis Ad hoc?
- La empresa cuenta con un desarrollador .NET de nivel inicial.
- Presupuesto limitado para la compra única de una licencia y su posterior renovación con un descuento de menos del 20%.
Condiciones para la elección de componentes de RadarCube
- Se necesita un cliente OLAP multifuncional con posibilidades de personalización de la interfaz, así como soporte para integrar funciones propias.
- La empresa cuenta con un desarrollador .NET de nivel medio. Si no hay ninguno, los desarrolladores del componente amablemente ofrecerán sus servicios, pero por una tarifa adicional, que no exceda el nivel de salario de un programador interno.
- Presupuesto limitado para la compra única de una licencia y su posterior renovación con un descuento del 60%.
Conclusión
Elegir la herramienta adecuada para análisis empresarial permitirá prescindir por completo de la generación de informes en Excel. Su empresa podrá realizar una transición gradual y sin problemas hacia el uso de tecnologías avanzadas en BI y automatizar el trabajo de los analistas de todos los departamentos.
Fuente: habr.com
