Mientras el coronavirus arrasa el planeta, el baño lidera la Bolsa y países enteros están en cuarentena, cada vez más empresas se ven obligadas a trasladar a sus empleados al trabajo a distancia. Nosotros en RUVDS no fuimos una excepción y decidimos compartir con Habr nuestra experiencia en la organización del flujo de trabajo remoto en toda la empresa. Vale la pena mencionar de inmediato que el artículo no contendrá consejos del capitán como "si estás en casa, ponte los pantalones", solo una dura realidad y pautas de acción.
Para evitar un dolor insoportable como resultado de la transferencia de empleados al trabajo remoto, dividimos todo el proceso en pequeñas etapas.
Etapa 1: Dividir la empresa en grupos/direcciones
Como tenemos una empresa pequeña (hasta 20 personas), nos resulta más fácil en este sentido, porque no hay una gran cantidad de departamentos, divisiones y unidades más pequeñas de personas divididas. En total, RUVDS puede distinguir 5 grupos/direcciones condicionales:
- Apoyo técnico;
- Administradores de sistemas;
- Desarrolladores;
- Servicio financiero (contabilidad, pagos y flujo de documentos);
- Servicio de gestión y marketing.
En nuestro caso, la división es condicional, porque grupos de personas estructuralmente diferentes, como en nuestro caso la dirección y el marketing, necesitan derechos de acceso similares. Simpatizamos con aquellos que no tienen cinco, sino muchos más grupos, cada uno de los cuales requiere su propio nivel de acceso.
Etapa 2: Determinar las necesidades de trabajo de los grupos/direcciones y configurar el acceso
- Para mantener su eficiencia, los chicos del soporte técnico, que tenemos las XNUMX horas del día, necesitan acceso a nuestro sistema de tickets interno (OTRS) y la capacidad de responder rápidamente a los clientes, lo que significa que deben desviar las llamadas del trabajo a los números móviles de los empleados. . En el buen sentido, la ubicación del TP no importa en absoluto, siempre que el soporte sea competente y rápido.
Para que puedas conectarte al sistema de tickets desde cualquier lugar, éste se basa en uno de los servidores virtuales y se duplica en otro centro de datos, no hay nada en la oficina. Si un servidor se cae, el segundo se levanta en un minuto; los trabajadores ni siquiera siempre se dan cuenta de que se ha producido un reemplazo. - Los administradores de sistemas trabajan directamente con servidores que no están conectados a la oficina, por lo que para ellos la transición al trabajo desde casa es la más sencilla. Además, todos nuestros servidores están equipados con una interfaz de gestión especial, mucho más funcional que el clásico KVM. Nuestra interfaz permite a los administradores trabajar con el servidor incluso desde la Antártida (esta fue la experiencia ).
- Los desarrolladores siempre han podido trabajar de forma remota y su traslado al trabajo desde casa no afectará en absoluto la productividad.
- Los pagos, la contabilidad y el flujo de documentos son quizás los más confusos a la hora de transferirlos de forma remota, pero también en este caso existen una serie de soluciones para las que utilizamos nuestros propios servidores virtuales.
Por lo tanto, los pagos que requieren verificación por parte de individuos se verifican en máquinas virtuales de servicio ubicadas en dos de nuestros centros de datos. Los pagos recibidos de personas jurídicas que requieren conexión con un banco cliente se recopilan y procesan nuevamente en una máquina virtual ubicada en uno de los centros de datos. Los cheques se procesan en línea y no dependen de nuestra oficina ni de nuestro centro de datos, y las devoluciones se realizan manualmente y nuevamente en uno de los servidores virtuales.Las bases de datos contables están ubicadas en un servidor en nuestro centro de datos en Korolev, en el territorio de la planta de defensa compuesta, en un antiguo refugio antiaéreo, y para mayor confiabilidad están duplicadas en el centro de datos M9 (un objeto de importancia estratégica para toda Rusia). ). En un momento determinado se produce la copia, lo que permite, en caso de pérdida de uno de los servidores, continuar rápidamente el trabajo del departamento de contabilidad con costes mínimos.
- También automatizamos el flujo de documentos: en su Cuenta Personal, el cliente puede descargar él mismo el contrato y los extractos de conciliación con sellos, esto suele ser suficiente para los individuos. Pero la mayoría de nuestros clientes son personas jurídicas que necesitan documentos originales. En este caso, el departamento de contabilidad imprime todo lo que necesitas en casa y lo envía por correo o mensajería a cualquier lugar. Toda la correspondencia entrante es recogida por seguridad y enviada por servicio de mensajería para su firma al departamento de contabilidad, y luego los documentos se devuelven a la oficina del remitente. Bueno, una persona de la dirección viene a la oficina un par de veces a la semana, por si acaso. Sin embargo, cuando se trata de documentos en papel, una visita a la oficina es absolutamente imposible.
- La forma más sencilla de realizar trabajo remoto es para los departamentos de gestión y marketing que trabajan desde ordenadores portátiles, donde sólo hay que desplegar un certificado para acceder a los recursos de la empresa y listo.
Etapa 3: Asegurarse contra riesgos, información y hierro
Una de las principales dificultades a la hora de trabajar en remoto es la fuga de datos, por lo que se convierte en un dolor de cabeza para muchos profesionales de la seguridad. Aplicamos las mismas reglas de forma remota que en la oficina: el acceso a recursos confidenciales se proporciona mediante autenticación de dos factores mediante un certificado y un nombre de usuario/contraseña. De esta manera puedes denegar instantáneamente el acceso a un empleado específico revocando su certificado.
Como dicen, más vale prevenir que lamentar, por eso aprovechamos tiempos tan difíciles como motivo para una prueba de resistencia no programada del "hardware" de la infraestructura. Tres servicios son responsables de su disponibilidad en el CD: ingenieros de turno que están en sus puestos las XNUMX horas del día, soporte técnico y administradores de sistemas.
Todos los nodos clave de nuestros centros de datos están reservados según el esquema N+1 de acuerdo con estándares no inferiores al Tier III, incluidos los equipos de telecomunicaciones y el suministro de energía. Aunque para limitar el suministro eléctrico debe ocurrir algo más grave que una cuarentena general, realizamos ejercicios para cambiar la energía de los centros de datos a generadores diésel. Los acuerdos para el suministro de combustible permitirán que el centro de datos emblemático RUCLOUD funcione de forma autónoma durante una desconexión prolongada de la red eléctrica. Al mismo tiempo, realizamos una auditoría de todos los kits de reparación, en caso de problemas con la entrega de nuevos componentes.
Dado que la pandemia de coronavirus ya está reconocida como fuerza mayor, lo que permite no cumplir con las obligaciones, comprobamos cuál de las contrapartes podría aprovechar esto y fracasar en un momento difícil.
Basándonos en la experiencia de China e Italia, podemos decir que incluso la propagación generalizada de la enfermedad no afecta directamente a los proveedores de Internet, especialmente porque cada centro de datos tiene al menos 2 canales de comunicación independientes que se duplican entre sí.
Etapa 4: Prescribir las reglas para trabajar de forma remota
Las reglas permiten que el equipo no se relaje y pase al trabajo remoto sin perder la calidad del trabajo. Hicimos una pequeña lista para nosotros mismos:
- Cumplimiento de la jornada laboral, incluso teniendo en cuenta que el trabajo se centra en el resultado y no en el proceso. Esto es especialmente importante para el soporte técnico, que debe estar disponible las XNUMX horas. Las horas de trabajo son la constante dentro de la cual todos pueden comunicarse entre sí.
- Determine el lugar principal de comunicación (chat de equipo) sobre todos los temas importantes. Tradicionalmente, esto es trabajo de Slack. Para aquellos a quienes les gusta Slack, pero no les gusta donar, prueben el código abierto Mattermost.
- Utilice videollamadas para discusiones y tareas complejas (Zoom no tiene competencia). Todo lo que se acordó durante la videollamada debe grabarse y publicarse en el chat general del equipo o en el hilo del chat cuyos miembros estén interesados en los detalles de su llamada. Esta fijación permite que todo el equipo esté en un único campo de información.
- En condiciones de trabajo remoto a largo plazo, es necesario realizar videoconferencias regulares en equipo y uno a uno. Por ejemplo, dos veces por semana, con una visión general del estado de tus tareas. Esto también es necesario para que se entienda quién está haciendo qué.
La lista está lo más unificada posible, pero puede tomarla como base y realizar ajustes y adiciones según las características específicas de su trabajo.
En conclusión, me gustaría señalar que la tendencia al trabajo remoto no es un estancamiento, sino más bien una evolución en la que solo sobreviven aquellos que se adaptan activamente a los cambios ambientales. Por lo tanto, aquellos que aprenden a trabajar sin un control constante en la oficina, se centrarán en el resultado y no en el tiempo invertido, solo se beneficiarán de la situación actual.
¿Qué pasos se están tomando para pasar al trabajo remoto en tu equipo o empresa? Quizás tengamos algo que aprender unos de otros.
Fuente: habr.com