Hoy en día, la realidad es que debido a la cuarentena y el coronavirus, muchas empresas tienen que pensar en cómo facilitar el trabajo remoto a sus empleados. Casi todos los días aparecen artículos que revelan aspectos tanto técnicos como psicológicos del problema del cambio al trabajo remoto. Al mismo tiempo, ya han acumulado una gran experiencia en este tipo de trabajos, por ejemplo, los autónomos o aquellas empresas de TI que trabajan desde hace mucho tiempo con empleados y clientes que viven en todo el mundo.
La transición de una gran empresa de TI al trabajo remoto puede no ser una tarea fácil. Sin embargo, en muchos casos puedes arreglártelas con herramientas y técnicas bien conocidas. En este artículo analizaremos nuestra experiencia de trabajo remoto desde el punto de vista técnico. Esperamos que esta información ayude a las empresas a adaptarse a las nuevas condiciones. Estaría agradecido por cualquier comentario, sugerencia y adición.
Acceso remoto a los recursos de la empresa.
Si una empresa de TI trabaja en una oficina, normalmente hay unidades de sistema, portátiles, servidores, impresoras y escáneres, además de teléfonos. Todo esto está conectado a Internet a través de un enrutador. En los primeros años de su existencia, nuestra empresa instaló este tipo de equipos en la oficina.
Ahora imagine que necesita enviar rápidamente a todos sus empleados a casa en 1 o 2 días para que el trabajo en los proyectos no se detenga. ¿Qué hacer en este caso?
Con los portátiles todo está claro: los empleados pueden llevárselos consigo. Las unidades del sistema y los monitores son más difíciles de transportar, pero aún así se puede hacer.
¿Pero qué hacer con los servidores, las impresoras y los teléfonos?
Resolviendo el problema de acceder a los servidores en la oficina.
Cuando los empleados se mudan a casa, pero los servidores permanecen en la oficina y hay alguien que los cuida, solo queda resolver el problema de organizar el acceso remoto seguro de los empleados a los servidores de su empresa. Este es un trabajo para un administrador de sistemas.
Si Microsoft Windows Server está instalado en servidores de oficina (como lo hicimos en los primeros años de trabajo), tan pronto como el administrador configure el acceso al terminal a través del protocolo RDP, los empleados podrán trabajar con el servidor desde casa. Es posible que tenga que adquirir licencias adicionales para acceder al terminal. En cualquier caso, los empleados necesitarán una computadora con Microsoft Windows en casa.
Se podrá acceder a los servidores que ejecutan el sistema operativo Linux desde casa y sin comprar ninguna licencia. El administrador de tu empresa sólo necesitará configurar el acceso mediante protocolos como SSH, POP3, IMAP y SMTP.
Si esto aún no se ha hecho, para proteger los servidores del acceso no autorizado, tiene sentido que el administrador al menos instale un firewall (firewall) en los servidores de la oficina, así como también configure el acceso remoto para sus empleados mediante VPN. Utilizamos el software OpenVPN, disponible para casi cualquier plataforma y sistema operativo.
¿Pero qué hacer si la oficina está completamente cerrada con todos los servidores apagados? Quedan cuatro opciones:
- Si es posible, cambie completamente a tecnologías en la nube: utilice un sistema CRM en la nube, almacene documentos compartidos en Google Docs, etc.;
- transportar los servidores a la casa del administrador del sistema (él estará feliz...);
- transportar los servidores a algún centro de datos que acepte aceptarlos;
- alquilar capacidad de servidor en un centro de datos o en la nube
La primera opción es buena porque no necesitas transferir ni instalar ningún servidor. Los resultados de la transición a las tecnologías de la nube seguirán siendo útiles para usted, le permitirán ahorrar dinero y esfuerzo en soporte y mantenimiento.
La segunda opción crea problemas en casa para el administrador del sistema, ya que el servidor funcionará las XNUMX horas y será bastante ruidoso. ¿Qué pasa si una empresa no tiene un servidor en su oficina, sino un bastidor completo?
Transportar servidores a un centro de datos tampoco es fácil. Como regla general, en un centro de datos solo se pueden colocar servidores aptos para instalación en rack. Al mismo tiempo, las oficinas suelen utilizar servidores Big Tower o incluso ordenadores de sobremesa normales. Le resultará difícil encontrar un centro de datos que acepte alojar dicho equipo (aunque dichos centros de datos existen; por ejemplo, los alojamos en el centro de datos de PlanetaHost). Por supuesto, puede alquilar el número necesario de bastidores y montar allí su equipo.
Otro problema al trasladar servidores a un centro de datos es que lo más probable es que tengas que cambiar las direcciones IP de los servidores. Esto, a su vez, puede requerir reconfigurar el software del servidor o realizar cambios en las licencias de software si están vinculadas a direcciones IP.
La opción de alquilar capacidad de servidores en un centro de datos es más sencilla en cuanto a no tener que transportar servidores a ningún lado. Pero el administrador del sistema tendrá que reinstalar todo el software y copiar los datos necesarios de los servidores instalados en la oficina.
Si las tecnologías de su oficina se basan en el uso del sistema operativo Microsoft Windows, puede alquilar un servidor Microsoft Windows con la cantidad necesaria de licencias de terminal en el centro de datos. Obtenga una de estas licencias para cada uno de sus empleados que trabajen con el servidor de forma remota.
Alquilar servidores físicos puede ser entre 2 y 3 veces más barato que alquilar servidores virtuales en la nube. Pero si necesita muy poca energía y no un servidor completo, entonces la opción en la nube puede ser más económica.
El aumento del precio de los recursos de la nube es consecuencia de la reserva de recursos de hardware en la nube. Como resultado, la nube puede funcionar de manera más confiable que un servidor físico alquilado. Pero aquí ya es necesario evaluar los riesgos y contar el dinero.
En cuanto a nuestra empresa, que se dedica a la creación de tiendas online, todos los recursos necesarios se encuentran desde hace mucho tiempo en centros de datos y son accesibles de forma remota. Se trata de servidores físicos propios y alquilados que se utilizan para alojar tiendas, así como máquinas virtuales para desarrolladores de software, maquetadores y evaluadores.
Transferir estaciones de trabajo de la oficina al hogar
Como ya hemos dicho, los empleados pueden simplemente llevarse consigo sus ordenadores de trabajo: portátiles o unidades de sistema con monitores. Si es necesario, puede comprar computadoras portátiles nuevas para los empleados y recibirlas en su domicilio. Por supuesto, tendrás que instalar el software necesario en ordenadores nuevos, lo que te llevará más tiempo.
Si los empleados ya tienen computadoras en casa con Microsoft Windows, pueden usarlas como terminales de Microsoft Windows Server o para acceder a servidores que ejecutan Linux. Bastará con configurar el acceso VPN.
Nuestros empleados trabajan tanto en Windows como en Linux. Disponemos de muy pocos servidores Microsoft Windows, por lo que no es necesario adquirir licencias de terminal para este sistema operativo. En cuanto al acceso a los recursos ubicados en los centros de datos, se organiza mediante una VPN y, además, está limitado por los firewalls instalados en cada servidor.
No olvide proporcionar a los empleados que trabajan desde casa auriculares (auriculares con micrófono) y una cámara de vídeo. Esto le permitirá comunicarse de forma remota con gran eficacia, casi como en la oficina.
Muchas personas intentan controlar lo que hacen los empleados en casa durante las horas de trabajo instalando varios monitores especializados en sus computadoras. Nunca hicimos esto, solo controlábamos los resultados del trabajo. Como regla general, esto es suficiente.
Qué hacer con la impresora y el escáner
Los desarrolladores de software para sitios web rara vez necesitan impresoras y escáneres. Sin embargo, si los empleados necesitan dicho equipo, surgirá un problema al cambiar al trabajo remoto.
Normalmente, una oficina tiene instalada una impresora multifunción en red, que es rápida, grande y pesada. Sí, se puede enviar al domicilio del empleado que necesita imprimir y escanear con más frecuencia. Si, por supuesto, este empleado tiene la oportunidad de acogerlo.
Pero si muchos de sus empleados escanean e imprimen documentos con frecuencia, tendrá que comprar una impresora multifunción e instalarla en su hogar o cambiar los procesos comerciales de la empresa.
Como alternativa al transporte y la compra de nuevas impresoras multifunción, existe una transición acelerada a la gestión de documentos electrónicos siempre que sea posible.
Trabajar con documentos en papel y electrónicos.
Es mejor si, antes de pasar al trabajo remoto, logra transferir todo el flujo de documentos a formato electrónico. Por ejemplo, utilizamos DIADOK para intercambiar documentos contables y pagar facturas a través del banco del cliente.
Al implementar un sistema de este tipo, será necesario proporcionar a todos los empleados involucrados en la gestión de documentos electrónicos (por ejemplo, contadores) llaveros con una firma electrónica calificada mejorada. Es posible que lleve algún tiempo recibir dichos llaveros, por lo que es mejor considerar este tema con anticipación.
En DIADOK (como en servicios similares) puedes configurar el roaming con otros operadores de gestión de documentos electrónicos. Esto será necesario si las contrapartes utilizan sistemas de gestión de documentos distintos al suyo.
Si usted o algunas de sus contrapartes trabajan con documentos a la antigua usanza, tendrán que enviar y recibir cartas en papel regulares visitando una oficina de correos o llamando a mensajeros. En caso de cuarentena, dichas operaciones deberán reducirse al mínimo.
¿Qué hacer con la telefonía?
En los primeros años de funcionamiento, nuestra empresa utilizó teléfonos fijos y móviles. Sin embargo, muy pronto nos dimos cuenta de que, con un gran número de empleados y clientes, necesitábamos una solución más adecuada.
La opción más cómoda para nosotros fue la centralita virtual de MangoTelecom. Con su ayuda, nos deshicimos de la conexión a los números de teléfono de la ciudad (y, por tanto, de la ubicación física de la oficina). También tuvimos la oportunidad de integrar el PBX con nuestro CRM, grabar conversaciones de atención al cliente con clientes, configurar el desvío de llamadas, etc.
A continuación, podrá instalar la aplicación PBX virtual en su teléfono inteligente, computadora portátil o de escritorio. Esto le permitirá llamar a números rusos o recibir llamadas con tarifas nacionales, incluso desde el extranjero.
Así, una centralita virtual permite que el traslado de los empleados de la oficina al hogar sea casi imperceptible desde el punto de vista de la continuidad del negocio.
Si utiliza un PBX de oficina y es inevitable apagarlo cuando se muda, considere cambiar a un PBX virtual. Consulte con su proveedor de telefonía para ver si es posible habilitar el desvío de llamadas desde números de PBX fijos a números de PBX virtuales entrantes. En este caso, cuando cambies a una centralita virtual, no perderás las llamadas entrantes.
En cuanto a las llamadas entre empleados, cuando se trabaja con una centralita virtual, estas llamadas, por regla general, no se cobran.
Selección y formación remota de empleados.
Al reponer nuestro personal, en los primeros años de funcionamiento de nuestra empresa, siempre invitamos a los candidatos a la oficina, realizamos entrevistas clásicas y asignamos tareas. A continuación, impartimos formación individualizada a los recién llegados a la oficina.
Sin embargo, con el tiempo, cambiamos completamente al reclutamiento remoto.
La selección primaria se puede realizar mediante pruebas adjuntas a la vacante en el sitio web de HH o en cualquier otro servicio de contratación. Hay que decir que, cuando se diseñan correctamente, estas pruebas pueden filtrar un número importante de candidatos que no cumplen los requisitos.
Y luego todo es simple: usamos Skype. Usando Skype y siempre con la cámara de video encendida, puede realizar una entrevista con la misma eficacia que si el candidato estuviera sentado a su lado en la mesa.
Si bien existen ciertas desventajas, Skype también tiene ventajas muy importantes sobre sistemas similares. En primer lugar, a través de Skype puedes organizar una demostración del escritorio de tu ordenador, y esto es muy necesario a la hora de enseñar y discutir temas laborales. A continuación, Skype es gratuito, está disponible en todas las plataformas principales y es fácil de instalar en su computadora o teléfono inteligente.
Si necesita organizar una reunión o formación para varios empleados, simplemente cree un grupo en Skype. Al compartir su escritorio, un presentador o profesor puede proporcionar a los participantes de la reunión todos los materiales necesarios. En la ventana de chat puedes publicar enlaces, mensajes de texto, intercambiar archivos o mantener diálogos.
Además de las clases por Skype, preparamos películas educativas (usando el programa Camtasia Studio, pero puedes usar lo que estás acostumbrado). Si estas películas son sólo para uso interno, las publicamos en nuestros servidores y, si son para todos, en YouTube.
En la mayoría de los casos, esta combinación de películas educativas, clases en grupos de Skype con diálogo y demostraciones de escritorio, así como la comunicación individual entre profesor y alumnos, nos permite realizar la formación de forma totalmente remota.
Sí, existen servicios diseñados para demostrar un escritorio a un grupo de usuarios, realizar seminarios web e incluso plataformas de capacitación (incluidas las gratuitas). Pero por todo esto hay que pagar con dinero o con tiempo dedicado a aprender a trabajar con la plataforma. Las plataformas gratuitas pueden llegar a ser de pago. Al mismo tiempo, las capacidades de Skype serán suficientes en muchos casos.
Colaboración en proyectos.
Cuando trabajamos juntos en proyectos, realizamos reuniones diarias y semanales, utilizamos programación en pares y revisiones de código. Se han creado grupos de Skype para reuniones y revisión de códigos, y se utilizan demostraciones de escritorio si es necesario. En cuanto al código, se almacena en nuestro servidor GitLab, que se encuentra en el centro de datos.
Organizamos trabajos conjuntos sobre documentos utilizando Google Docs.
Además de todo esto, contamos con una base de conocimiento interna de Klondike, integrada con el sistema de procesamiento de solicitudes y planificación de recursos (nuestro CRM y ERP). Hemos creado y mejorado estas herramientas, alojadas en servidores en el centro de datos, a lo largo de los años. Nos permiten procesar de manera eficiente numerosas solicitudes de nuestros clientes, asignar ejecutores, llevar a cabo discusiones sobre solicitudes, registrar las horas de trabajo y hacer mucho más.
Lo más probable es que su empresa ya utilice algo similar y, cuando los empleados pasen al trabajo remoto, será suficiente con proporcionar acceso remoto a los recursos adecuados.
Soporte a usuarios remotos
Nuestros usuarios son propietarios y administradores de tiendas online que operan en casi todas las regiones de Rusia. Por supuesto, les brindamos soporte de forma remota.
Nuestro equipo de soporte trabaja a través de un sistema de tickets, responde preguntas por correo electrónico y teléfono, y chatea a través del sitio web administrativo de la tienda en línea y el sitio web de nuestra empresa.
En la etapa de discusión de tareas utilizamos cualquier mensajería instantánea disponible para el cliente, por ejemplo, Telegram, WhatsApp, Skype.
A veces es necesario ver qué está haciendo el cliente en su computadora. Esto se puede hacer a través de Skype en modo de demostración de escritorio.
Si es necesario, podrá trabajar de forma remota en el ordenador del usuario utilizando herramientas como TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, etc. Para utilizar estas herramientas, el cliente deberá instalar el software adecuado en su ordenador.
Configurar el acceso VPN
Contamos con servidores OpenVPN instalados en máquinas virtuales ubicadas en diferentes centros de datos (usando SO Debian 10). El cliente OpenVPN se instala en los ordenadores de trabajo de nuestros empleados en Debian, Ubuntu, MacOS y Microsoft Windows.
En Internet puede encontrar muchas instrucciones para instalar el servidor y el cliente OpenVPN. Tambien puedes usar el mio .
Hay que decir que el procedimiento manual de creación de claves para los empleados es muy tedioso. Para garantizar que conectar a un nuevo usuario no demore más de diez segundos, utilizamos un script similar al que se muestra a continuación debajo del spoiler.
Script para crear claves
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Cuando se inicia, a este script se le pasa el ID de usuario (usando letras latinas) como parámetro.
El script solicita la contraseña de la autoridad certificadora, que se crea al instalar el servidor OpenVPN. A continuación, este script crea un directorio con todos los certificados y archivos de configuración necesarios para los clientes OpenVPN, así como un archivo de documentación para instalar el cliente OpenVPN.
Al crear archivos de configuración y documentación, change_me se reemplaza por el ID de usuario.
A continuación, se empaqueta y envía al administrador un directorio con todos los archivos necesarios (la dirección se indica directamente en el script). Todo lo que queda es reenviar el archivo resultante al usuario a su dirección de correo electrónico.
Esperamos que pueda aprovechar útilmente el período de confinamiento forzoso en casa. Una vez que domine las técnicas de trabajo sin oficina, podrá continuar utilizando activamente el trabajo de los empleados remotos.
¡Buena suerte con tu mudanza y trabajo fructífero desde casa!
Fuente: habr.com