No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy en CRM

Probablemente lo hayas notado: cuando hay un largo trabajo por delante o un camino difícil hacia una meta, aparece una severa procrastinación. Miedo a empezar a escribir textos, codificar, cuidar tu salud, recibir formación... El resultado es simple e increíblemente ofensivo: el tiempo pasa, pero nada cambia, no has hecho nada para hacerte la vida más fácil de alguna manera. En algún momento llega a ser una pena por el tiempo perdido. Dado que las empresas no son un “organismo” independiente, sino las mismas personas, sus crisis son similares. Sólo la postergación y la postergación en el ámbito empresarial son como la muerte: los competidores ya están aquí, los clientes exigen un servicio ideal y también es necesario crear una reserva financiera en caso de otro coronavirus global o local. En lugar de posponer las decisiones hasta tiempos mejores, es mejor reunirse y dar los primeros pasos hacia una vida mejor ahora mismo. Entonces estará por delante: todos comenzarán a recobrar el sentido y usted ya tendrá metas, procesos comerciales optimizados y empleados motivados. Este es un momento excelente para maniobras exitosas, lo principal es comenzar. 

Estamos implementando nuestro RegiónSoft CRM Muchos años y la experiencia demuestra que la implementación, incluso en una pequeña empresa, es un trabajo serio que obviamente no cabe en una semana, un mes y, a veces, en un período mucho más largo. Por cierto, si te prometen una implementación en un día, una hora o 15 minutos, pasa de largo, porque estos tipos no entienden qué es la implementación. Por lo tanto, la implementación consume recursos: los empleados dedican parte de su tiempo de trabajo a la formación, un especialista en TI o un gerente líder está ocupado con los requisitos, la configuración, la verificación de datos, etc., todo esto lleva tiempo. Y resulta ser algo muy extraño: parece haber un CRM, pero no existe en absoluto. Por lo tanto, el período de recuperación del proyecto aumenta y las expectativas se reducen significativamente. Además, mientras se lleva a cabo la implementación y luego la preparación, los empleados pueden comenzar a boicotear el sistema CRM. Pero realmente, ¿por qué necesitamos una herramienta que compramos hace seis meses y todavía no ha hecho nada?

Este es uno de los grandes problemas a la hora de implementar absolutamente todos los CRM y otros sistemas de automatización empresarial. Y tiene una solución elegante y sencilla: empezar a trabajar de inmediato, sin esperar a que el vendedor finalice alguna función ultraespecífica o a que caigan las últimas barricadas de resistencia al entrenamiento en la persona de la jefa de almacén Serafima Ivanovna. 

moderno Sistemas CRM se instalan muy rápidamente en las estaciones de trabajo del administrador (ya sea en la nube o de escritorio), por lo que la interfaz y todas las funciones del sistema están disponibles casi de inmediato. Es necesario realizar simultáneamente capacitaciones, implementar informes, plantillas, afinar y trabajar.

¿Qué se puede hacer de inmediato en un sistema CRM?

conseguir clientes — No hay nada complicado en añadir tarjetas de clientes con datos. Si la migración automática de datos no es posible, los gerentes pueden comenzar a golpear la base de clientes con las manos, lo que solo los familiarizará con el sistema; si es posible (la mayoría de las veces hay una manera de hacerlo): establezca estrictamente que la información sobre nuevos clientes y transacciones se ingrese inmediatamente en el CRM, los métodos antiguos se olviden de una vez por todas.

Configura un embudo de ventas. Los directivos de la empresa saben exactamente qué tipos de ventas se utilizan y cómo es el embudo en su área de responsabilidad. Esto significa que necesita diseñar rápidamente los formularios principales de este informe para su empresa, coordinarlos e ingresarlos en CRM.

Mantener calendarios y agendas. Incluso si tiene planes muy lejanos para comenzar a trabajar en su CRM y desea ponerlo en funcionamiento ya en pleno funcionamiento con ajustes y detalles, acostumbre a sus empleados a los calendarios y planificadores. Se trata de herramientas excelentes y convenientes para planificar y coordinar el trabajo de todo el equipo, monitoreando la carga de trabajo de los empleados y su disciplina. Si el evento está en la agenda, con casi un 100% de probabilidad el gerente no se olvidará de la reunión, llamada, envío de documentos u otro evento del cliente. Esta puntualidad de los empleados le dará inmediatamente +100 a la reputación de su empresa. 

Comience a llenar su base de conocimientos. Los CRM más populares tienen algo así como una base de conocimientos, un bloc de notas, un espacio de trabajo compartido, etc. Por ejemplo, en nuestro RegiónSoft CRM Se trata de carpetas estructuradas con la capacidad de crear elementos de la base de conocimientos en el editor de texto integrado. Los empleados pueden comenzar a llenar la base de conocimientos con materiales que ya existen o distribuir responsabilidades y escribir nuevas instrucciones, regulaciones y reglas. En primer lugar, esto agiliza el trabajo dentro de la empresa y, en segundo lugar, los nuevos empleados podrán acceder a esta base de datos y comenzar a formarse desde los primeros minutos de trabajo en la empresa, sin distraer a los compañeros experimentados con cada problema menor.

Comunicarse con los clientes a través de CRM: enviar y recibir correo, realizar y grabar llamadas, etc. El correo y la telefonía básica en los sistemas CRM se configuran rápidamente (y en algunos, por ejemplo, RegiónSoft CRM también funcionan perfectamente en ambas direcciones (esto es un sarcasmo tan poco elegante), por lo que no debería haber ningún problema al principio.

Puntos muy simples, hay bastantes: desde el punto de vista de la interfaz, cualquier persona que posea una computadora puede manejarlos. Pero empezar a trabajar con ellos desde el primer día da un efecto potente: 

• los empleados se familiarizan cómodamente con el nuevo entorno de trabajo y se sienten menos intimidados por cosas complejas como procesos de negocio o trabajar con informes cargados;
• se forma el hábito de utilizar CRM en el trabajo;
• inmediatamente la rutina en el trabajo operativo se reduce significativamente;
• los errores cometidos en estos puntos no son en absoluto críticos para el sistema y no pueden dañar nada seriamente, por lo que los empleados pueden ingresar al CRM con confianza y sin miedo;
• Los usuarios empleados tienen tiempo para acostumbrarse a la interfaz y las funciones de trabajo con este sistema en particular. 

Estas acciones “acostumbrarán” a los empleados al sistema CRM y, en general, una mayor implementación será más cómoda y, en algunos lugares, más rápida. Bueno, los clientes notarán inmediatamente la diferencia en el trabajo de los gerentes y no llevarán dinero a la competencia.

Coloque un lápiz y papel frente a cada empleado.

Por extraño que parezca, estas son cosas interesantes para ayudar a automatizar una empresa. Pida a los empleados que hagan algunas cosas.

1. Registre todos los problemas y preguntas que surjan al utilizar el sistema CRM. Incluso los más estúpidos, vergonzosos y mezquinos. Advertir que absolutamente todo es importante.
2. Describir punto por punto las principales acciones que se repiten cíclicamente en el trabajo, indicando todos los empleados implicados (elaboración de propuestas, ascensos, análisis del trabajo, elaboración de informes, lanzamiento de facturación, etc.).
3. Escribe cómo te gustaría realmente hacer el trabajo e interactuar con los departamentos.

La primera hoja le resultará útil durante la formación y la preparación de una base de conocimientos para el sistema CRM. Pero el resto será necesario para implementar la característica más interesante en este momento en los sistemas CRM (no todos la tienen, pero nosotros en RegionSoft CRM definitivamente la tenemos): diseñar y automatizar cadenas de acciones de trabajo y procesos comerciales. Esto convertirá a su empresa prácticamente en una cinta transportadora para ganar dinero a través de un excelente servicio al cliente, que ni siquiera el autoaislamiento, el Covid y la Gran Depresión pueden detener, porque el proceso podrá indicar acciones y disciplinar tanto al equipo de oficina como al remoto. . 

Hablar de un sistema CRM

Si usted es gerente, alto directivo, jefe de departamento o madrugador en una empresa donde se está implementando CRM, tome la implementación en sus propias manos. No dejes que se trate de instalar nuevo software en PC viejas, sino de un evento del que estás hablando. Esto significa que es importante y los empleados deben prestarle especial atención.

Varios conjuntos de entrevistas internas facilitarán la adopción de CRM por parte de los empleados. Tómese el tiempo para reunirse con sus subordinados y colegas y discutir todo lo que está sucediendo con la automatización de la empresa.

• Realizar una reunión general donde se hable sobre los motivos de implementar CRM, metas, objetivos y expectativas. Explique por qué se siente atraído por la solución elegida y qué espera de la conexión entre sus empleados y el sistema CRM.
• Escriba una carta a todos o haga una publicación en el portal corporativo, en la que, en un tono amigable y no administrativo, dígales cómo se realizará la implementación, quiénes se verán afectados y qué aportará. Esta no es una acción innecesaria, porque algunos empleados particularmente ansiosos podrán consultar la carta o la grabación varias veces y no molestar a otros con sus preocupaciones.
• Reúna de 3 a 5 de los empleados más fuertes listos para la implementación, analice sus tareas para respaldar la implementación de CRM, conviértalos en evangelistas y embajadores del sistema CRM entre los empleados. Por cierto, puedes pagar una prima por esto.
• Reúna de 3 a 5 de los empleados más cautelosos, cobardes y agresivos y analice sus miedos y preguntas y lleve a cabo un programa educativo.
• Si hay una rebelión abierta contra el sistema CRM, encuentre al instigador y discuta con él todos los temas que lo confunden y asustan. Intenta convertir al enemigo, si no en un aliado en la infiltración, al menos en un veterano experto. 

Si un sistema CRM se implementa desde arriba, en silencio, sin explicaciones ni discusiones confidenciales, será mucho peor aceptado, porque los empleados pueden verlo como una herramienta de control, supervisión y castigo. Pero esto no es así. Además, la comunicación con los empleados (futuros usuarios de CRM) hará que la implementación sea más precisa y adecuada para su negocio.

Este artículo, comparado con los tratados habituales sobre CRM, parece sencillo e incluso algo obvio. Sólo quiero preguntar: "¿Qué pasa mal?" Por desgracia, esto casi nunca sucede. Todo lo que aquí se indica es la base para una implementación de CRM sencilla y de alta calidad. Un sistema CRM que la gente usará, no uno que sea más fácil de odiar. Presta atención a estos momentos: nada es más importante que las pequeñas cosas. Y, como sabes, cuanto más se adentra en el bosque, más leña. 

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Fuente: habr.com