Desde lecciones escolares hasta semanas de alta costura, parece que los eventos en línea llegaron para quedarse. Parecería que no debería haber grandes dificultades para cambiar al formato en línea: simplemente dé su conferencia no frente a una multitud de oyentes, sino frente a una cámara web, y cambie las diapositivas a tiempo. Pero no :) Al final resultó que, los eventos en línea, incluso las conferencias modestas, incluso las reuniones corporativas internas, tienen sus propios "tres pilares": mejores prácticas, consejos útiles y trucos para la vida. Hoy hablamos de ellos en una conversación con Denis Churaev, líder del equipo de soporte técnico de Veeam, Bucarest, Rumania (aunque en el mundo del Trabajo desde Casa esto no es tan importante).
— Denis, esta temporada usted y sus colegas participaron en la conferencia en línea VeeamON 2020, un nuevo evento de Veemathon. ¿Por favor cuéntanos con un poco más de detalle qué fue?
— A nuestros ingenieros de soporte técnico se les dio una cantidad de tiempo limitada para demostrar algunos conocimientos o la capacidad de hacer algo no estándar para resolver problemas (solución de problemas) o tareas de configuración. Es decir, hubo tal bombardeo de soporte para mostrar qué más se puede hacer con los productos Veeam, además de las tareas conocidas, y lo geniales que son nuestros muchachos.
Inicialmente [la idea de Veeamathon] parecía un poco más brillante porque no había fronteras cerradas debido al virus, y todos esperábamos ir y montar un espectáculo tan interesante en el acto. Pero al final pasó a un formato online, y bastante bien.
- ¿Y como lo hiciste? ¿Fueron estas charlas, demostraciones en línea o demostraciones grabadas?
— Como ya dije, en este proyecto participaron ingenieros. En principio, el soporte no tiene problemas para comunicarse con los clientes, nuestros muchachos tienen muchos conocimientos técnicos y hablan bien [idiomas extranjeros], pero algunos no se sienten lo suficientemente cómodos como para presentarse frente a un gran número de personas, y había miles de personas. las personas que nos dijeron lo vieron (y luego también se graba y se vuelve a mostrar).
En consecuencia, alguien preparó una grabación en vivo, la editó y, cuando estuvo satisfecho con el resultado, simplemente la publicó. Es decir, era como si fuera un stream, pero en realidad era una grabación. Pero al mismo tiempo, el autor del informe estaba en la transmisión y cuando la gente le preguntaba en el chat, respondía.
Y había un formato donde la gente presentaba [sus actuaciones] en vivo. Por ejemplo, mi caso: en primer lugar, no tuve tiempo suficiente para preparar y editar la grabación del vídeo y, en segundo lugar, tengo suficiente confianza en mis habilidades para hablar, así que hablé directamente.
Una cabeza es buena, pero dos mejor.
— Tomemos el ejemplo de Teams (Denis ya habló de él. - aprox. edición) - este era mi colega de San Petersburgo Igor Arkhangelsky (él y yo trabajamos juntos en la preparación de informes). También actuó en vivo.
Y al final, los dos nos ayudamos mutuamente: en mi parte, esto fue resolver problemas con VMware y ESXi; él era mi compañero, por así decirlo, respondió preguntas y yo dirigí la parte en vivo. Y luego viceversa: intercambiamos, es decir, habló sobre restaurar Teams y qué se puede respaldar, y en ese momento respondí preguntas en el chat de los clientes y de las personas que vieron la grabación.
— Resulta que tenías ese tándem.
- Sí. Teníamos solo 20 minutos para cada presentación y la mayoría de nuestras presentaciones incluían un mínimo de 2 personas, porque no queríamos distraer al orador principal de la historia, pero al mismo tiempo queríamos responder las preguntas de la manera más completa posible. . Por lo tanto, sincronizamos los temas con anticipación, averiguamos los detalles, pensamos en las preguntas que podrían surgir y durante la transmisión, durante la presentación, la segunda persona estaba lista para responder no peor que la primera.
Consejo útil n.º 1: Los oyentes deberían tener la oportunidad de hacer preguntas "en el flujo", es decir, aquí y ahora. Después de todo, muchas personas vienen a la conferencia para obtener respuestas a sus preguntas. Y cuando "el tren se ha ido" (ha comenzado otro informe), entonces ya es más difícil para una persona: necesita cambiar, escribir en algún lugar por separado, luego esperar una respuesta y, ¿esperarás... esto no es un conferencia fuera de línea donde puede ver al orador en una pausa para el café. A menudo se deja tiempo para las preguntas al final del discurso, donde el moderador las expresa y el orador las responde. Trabajar en conjunto (uno informando y el segundo respondiendo inmediatamente a las preguntas en un chat) también es una buena opción.
— Mencionaste que ya tienes mucha experiencia actuando. ¿Qué pasa con otros ingenieros? ¿A menudo actúan para grandes audiencias?
— En cuanto a la experiencia, es interesante que mucha gente la tiene. Porque dentro del equipo de soporte ya estamos acostumbrados a preparar presentaciones de capacitación unos para otros. Todo nuestro proceso de formación se basa en el hecho de que el propio soporte encuentra especialistas clave que entienden algo y ofrecen formación.
NB: Puede descubrir cómo nuestro soporte construyó su sistema de capacitación en .
Lo mismo ocurrió durante la preparación de Vimathon: mucha gente respondió [a la convocatoria de participación] y entre una gran masa de gente siempre hay alguien con ideas interesantes. Es decir, si tomamos a una sola persona responsable de todo y él prepara los temas, entonces una persona puede verse limitada por sus horizontes. Y cuando incluimos a muchas personas a la vez, se produce esa lluvia de ideas, surgen muchas ideas interesantes.
Realizamos nuestras capacitaciones en el mismo formato: también tenemos la práctica de preparar grabaciones en video de discursos y damos conferencias a colegas simplemente en el transcurso del trabajo diario.
Y aunque ni mi colega ni yo teníamos la práctica de hablar frente a un gran número de personas, cuando hablas a través de una pantalla (no ves a las personas sentadas frente a ti), simplemente imaginas que estás hablando por una clase o para un grupo. Y esto me ayudó a no perderme y no estar nerviosa.
Hacking de la vida Si tienes buena imaginación, puedes imaginar al público. Para algunos, una foto con una multitud de colegas o simplemente una imagen muy famosa de mucha gente ayudará:
“¡Atención, pregunta!”
— ¿Hubo alguna pregunta complicada que no pudiste responder de inmediato?
— No hubo preguntas difíciles sobre el tema, porque conocíamos bastante bien nuestros temas y podíamos responder a cualquier pregunta. Pero por alguna razón surgieron preguntas que no tenían ninguna relación con el tema. (Es decir, tuviste que resolverlo mentalmente durante unos segundos, ¿por qué la persona te pregunta sobre esto aquí?) Les dijimos a esas personas que esperaran y pidieran una respuesta después de la sesión, o dijimos que Hay otro tema que presenta Imyarek y, respecto a tus preguntas, puedes ir allí y preguntarle a un especialista que entienda mejor esto. Proporcionaron algunos enlaces a recursos generales, documentación, etc.
Por ejemplo, por alguna razón durante una sesión de capacitación sobre cómo entender la velocidad de los discos VMware, me preguntaron sobre las licencias de Vim. Respondo: chicos, aquí hay un enlace al documento, y pueden ir a la presentación sobre licencias, allí también les informarán.
Consejo útil n.º 2: Y para los oradores (así como para los oyentes) se necesita un programa de notas del evento, con los temas de todos los informes y el cronograma.
— ¿Encontró alguna dificultad durante la preparación o implementación? ¿Qué fue lo más difícil?
— Esta es la pregunta más difícil de responder :) Ya en febrero nos informaron sobre la participación en este evento. Por eso tuvimos mucho tiempo para prepararnos: todas las diapositivas, pruebas, laboratorios y grabaciones de pruebas se hicieron con varios meses de antelación. De hecho, no podíamos esperar a hacer todo esto para poder ver nuestros resultados. Es decir, no hubo dificultades en la forma en que se organizó, en el tiempo que nos dieron. Al final, estábamos esperando que VeeamON finalmente surgiera. Ya perfeccionamos todo 10 veces, lo probamos y no hubo más problemas.
Sobre el “abandono”
— ¿Lo principal era “no quemarse”?
“Según tengo entendido, fue difícil para quienes decidimos si ir o no [a participar] después de que resultó que no íbamos a Las Vegas. Tan pronto como quedó claro quiénes quedaban, todos los que quedaron ya estaban interesados en este [evento en línea].
— Es decir, ¿había gente que quería ir al evento offline?
— Me parece que esto sucede siempre, porque es una experiencia nueva, la comunicación con la gente, el networking en vivo... Es más interesante que sentarse frente al ordenador y hablar ante la pantalla. Pero, según recuerdo, no mucha gente “se cayó”. Todos los oradores con los que me comunico personalmente se quedaron. Y puedo explicar por qué tanta gente se quedó. Porque, en primer lugar, era una pena que ya hubieras preparado [el material] y me gustaría mostrártelo. Y en segundo lugar, todavía quería que Vimaton tuviera éxito para que se repitiera el año que viene. Todo esto era en nuestro interés.
— Según tengo entendido, ¿sus preparativos comenzaron en invierno, es decir, la convocatoria de ponencias fue a principios de año?
- Sí, solo miré las fechas, fue hace mucho tiempo, teníamos mucho tiempo. Durante este tiempo, rompí tres veces mi laboratorio en el que realicé la prueba. Es decir, tuve tiempo de comprobarlo todo por completo. (Incluso encontré muchas cosas para mí que no incluí en la presentación, fue interesante).
— ¿Hubo requisitos especiales, restricciones o matices en relación con los informes?
— Sí, puedo decir que los informes fueron seleccionados por eliminación, ya que había muchos postulantes.
Tenemos un grupo de Veeam Vanguards, están bastante avanzados. Además de gerentes de producto y otros camaradas que conocen bien las direcciones de la empresa. Y entonces verificaron que nuestros temas y resúmenes cumplieran con los temas de VeeamON.
Éste es, por ejemplo, mi discurso: en lugar de uno, tuve dos temas diferentes. No tenían ninguna relación. Pero ninguno de ellos me quedó cubierto, nadie me dijo: “¡Concéntrate en uno solo, no hagas los demás!”. Tanto allí como allí recibí correcciones mínimas.
Básicamente, todo se redujo a una especie de gestión del tiempo y límite de tiempo, porque durante 20 minutos este [contenido] es demasiado: al principio vine con una gran cantidad de ideas, quería contarlo todo, ¡pero es imposible! Aún así, es necesario que todos tengan tiempo para hablar.
Así que mi reseña se acortó un poco, terminé centrándome en cosas más claras, y eso probablemente sea mejor. Porque entonces la gente comentaba: “¡Esto es lo que estaba buscando! ¡Eso es algo que me interesaría saber! Y si hablara de más cosas, no podría hablar de eso.
En consecuencia, nos dieron algunas recomendaciones, nos ayudaron a corregir algo, pero al mismo tiempo tuvimos una libertad bastante amplia para prepararnos.
Consejo útil n.º 3: El tiempo lo es todo para nosotros. Regla general: si hay 30 diapositivas en un informe de 20 minutos, existe un alto riesgo de prolongar la presentación e invadir el tiempo de otra persona. El foco está en las cosas más importantes. Equipo editorial, luego ensayos. El resultado, como puede ver, agrada a los oyentes y al propio orador.
Acerca de las imágenes
— Incluso hicimos las diapositivas nosotros mismos, nos dieron la oportunidad de hacer nuestro propio diseño (lo único es que nos dieron un fondo determinado y demás, es decir, nos dieron un formato, imágenes, mapas de bits para que dibujáramos). ). Nadie nos limitó en lo que hicimos allí. No me gusta, por ejemplo, cuando hago una diapositiva temática interesante en PowerPoint y luego el equipo de diseño la toma y la rehace de modo que al final nada queda claro ni siquiera para mí. Es decir, puede que parezca más bonito, por supuesto, pero es incomprensible para un ingeniero. Bueno, no hubo problemas en este aspecto, todo estuvo muy bien.
— Entonces, ¿hiciste tú mismo todo lo relacionado con el diseño?
– Nosotros mismos, pero aún así lo consultamos con Karinn [Bisset], quien fue la líder principal de todo el proyecto. Nos dio buenas recomendaciones, porque ya tiene experiencia en esta área, participó en VeeamON más de una vez, por lo que nos ayudó a hacer ajustes.
Consejo útil n.º 4: Las plantillas, por supuesto, hacen la vida mucho más fácil. Pero si, por ejemplo, se celebra una conferencia interna, es muy posible dar a los ponentes cierta libertad creativa. De lo contrario, imagine 5 informes seguidos con una plantilla absolutamente idéntica, aunque con hermosas diapositivas. Visualmente, lo más probable es que ninguno de ellos se "capte".
— Karinn, como sé, actuó como ideóloga e inspiradora.
— Ella era esencialmente una organizadora, sí. Es decir, inicialmente interesó a la gente, la atrajo, compiló listas y armó un sistema. No podríamos haberlo hecho sin ella. Karinn nos ayudó mucho.
— Y al final preparaste hasta 2 discursos.
- Sí, conté dos temas completamente diferentes, y fueron en momentos diferentes. Uno lo presenté durante la [sesión para la] región de EE. UU. y luego para la región APG [Asia-Pacífico] (es decir, Asia y Europa lo jugaron después), el otro lo contaron durante el APG, y se jugó para EE. UU. . En consecuencia, tuve dos presentaciones por la mañana y por la tarde. Incluso dormí entre ellos.
Sobre la audiencia
— ¿Has probado ya estas presentaciones, estos temas con tus compañeros, con los jóvenes?
- No. Fue una idea así: deliberadamente no le mostré nada a nadie y luego dije: "¡Chicos, apóyenme!". Quería que más personas vinieran y vieran VeeamON, y al final me agradecieron, estaban interesados.
Ya sabes cómo sucede a veces: parecería un evento interesante, pero estás ocupado, no tienes tiempo [para asistir]. (Esto, por cierto, es nuevamente una cuestión de gestión del tiempo). Y luego aquellos que me interesaban más tarde me agradecieron, ya que se tomaron un pequeño descanso de esa rutina e hicieron algo más, interesante.
— ¿Entonces trajiste a tu público objetivo contigo?
- Bueno, en parte sí, varios directivos, mis compañeros e ingenieros - miraron. No todos lo vieron en línea, algunos lo vieron en grabaciones. Y también confirmaron que el re-scrolling es de buena calidad, el video es visible y todo está bien. Pudieron disfrutar de mi presentación en otro momento en el que no estaban tan ocupados.
la vida piratería Para aquellos que planean asistir al evento en vivo en línea:
Aquí puedes y debes hacer casi todo igual que en las reuniones fuera de línea: planificar el tiempo para la participación, preparar y hacer preguntas, tomar notas, tomar capturas de pantalla, discutir, compartir experiencias. Cuanto mayor sea su implicación, mejor será su concentración y, en consecuencia, los beneficios de la participación. También hay premios a la mejor pregunta :)
— ¿Había muchos participantes rusos, además de sus colegas de San Petersburgo? ¿Había oyentes de habla rusa?
— Hubo visitantes, pero hubo pocos oradores de Rusia, y me gustaría corregir esto el año que viene. Según tengo entendido, algunos chicos perdieron la oportunidad de participar en el evento de este año. ¿Por qué? Porque en años pasados, como dije, este evento concernía a otros departamentos, pero no tanto apoyo. Y no todos vieron en la enorme carta sobre VeeamON que también estaría Vimaton como soporte. Y cuando empezamos a conectar a la gente, desafortunadamente, algunos simplemente no tuvieron tiempo de preparar el material. Pero ahora, después de que los chicos lo vieron, ya hay más interesados. Y estoy seguro de que el año que viene implicaremos mucho más activamente el apoyo (incluido el apoyo ruso) a esta cuestión.
— ¿Recibiste comentarios?
— Sí, a cada orador se le envió un archivo Excel con respuestas basadas en su presentación, con comentarios personales (anónimos, por supuesto) de todos los que la vieron. Y como había cientos de personas allí, todos recibieron un archivo enorme.
Hasta donde yo sé y pregunté a otros chicos, todos [los oyentes] fueron bastante adecuados en términos de comprensión de algunos problemas técnicos (cuando el Internet de alguien no funciona, algo más), y todos estaban muy contentos con el contenido en sí.
Consejo útil n.º 5: Haga un breve recordatorio para los oyentes sobre la solución de posibles problemas (preguntas frecuentes) que puedan surgir durante el evento. Aunque probablemente seguirán enviando gritos de ayuda al chat, es mejor dar instrucciones breves a todos con antelación. Brinde también apoyo a los oradores, especialmente durante presentaciones con demostraciones en vivo (alguien graba un video para tal caso). Piense en lo que podría salir mal y cuándo, y busque soluciones alternativas. Lo mejor es que el soporte técnico esté a cargo de una persona separada que ayude, comenzando con los ensayos; Denis habló sobre cómo fue en Veeamathon-e .
— El comentario que recordamos fue que 20 minutos es demasiado poco para cubrir un tema interesante. Es decir, el año que viene lo más probable es que tengamos que hacer sesiones dobles -por ejemplo, dividirlas en 2 partes- o reducir la cantidad de material para que a la gente le resulte más fácil asimilarlo. Porque somos techies, ya sabemos mucho, hablamos técnicamente, y quizás alguien necesitaba una pequeña introducción o un material un poco más sencillo.
En general, hubo muchos buenos momentos que llevaron a los organizadores a pensar en hacer un formato híbrido el próximo año. Así que los colegas de Veeam ahora pueden prepararse para el hecho de que la convocatoria de ponencias será para muchos equipos, para diferentes regiones.
Prepara el trineo en verano y el carro en invierno.
— Al ver que algunos muchachos no tuvieron tiempo de registrarse para participar, puedo decirles a los involucrados en el intercambio de conocimientos: es mejor planificar con anticipación para el próximo año en qué conferencias desea hablar y prepararse con anticipación. Y luego podrás esperar tranquilamente esta conferencia. Es mucho menos estresante que cuando estás en la última semana de preparación.
Antes tenía el principio de que estoy ocupado con todo, tengo un calendario. Y cuando di informes, ya me estaba preparando antes de los hechos. Así que este año me divertí mucho más sabiendo que estaba preparado con antelación, habiendo comprobado y hecho todo. ¿Como se dice esto? Hazlo. Porque el problema habitual es cómo conseguir hacer diapositivas y todo lo demás. Pero este problema lo creamos nosotros mismos. Esto también es una cuestión de gestión del tiempo. Desafortunadamente, yo mismo no me di cuenta de esto antes, aunque trabajé mucho en esta área, y recién ahora me di cuenta. Quizás este consejo ayude a alguien.
Consejo útil n.º 6 de Denis: ¿Alguien quiere participar en conferencias? Una muy buena idea: los fines de semana o en tu tiempo libre, haz algo para tu rendimiento al menos media hora a la semana. Y no notarás lo rápido que se acumulará el material. Esto ayuda mucho.
— Muy buen consejo y ni siquiera difícil de implementar, ¡gracias!
— Y además, no te estreses. Porque, repito, si tienes tiempo con antelación, entonces podrás prepararte tranquilamente sin preocuparte en absoluto, y al mismo tiempo lucir mucho más profesional que quienes lo hicieron en el último momento. Desafortunadamente, sólo me di cuenta de esto ahora, después de Vimaton, cuando resultó que simplemente tenía mucho tiempo [para prepararme]. Y después me di cuenta: ¿qué pasó para que fuera tan agradable y divertido para mí hacer esto? Y como nadie me urgió, tuve mucho tiempo y lo hice con calma. Era muy intersante.
- ¡Solo puedo aplaudir!
- Sí, lo principal es aprovechar cada oportunidad y todo irá bien.
Fuente: habr.com