Muchas empresas ya han podido apreciar los beneficios de procesar llamadas utilizando el PBX virtual de MegaFon. También hay muchos que utilizan Bitrix24 como un sistema CRM conveniente y accesible para la automatización de ventas.
MegaFon actualizó recientemente su integración con Bitrix24, ampliando significativamente sus capacidades. En este artículo veremos qué funciones estarán disponibles para las empresas tras integrar estos dos sistemas.
El motivo de escribir este artículo es que muchas empresas utilizan los servicios por separado, sin conocer los beneficios que puede aportar su integración mutua. Analizaremos las capacidades de integración en detalle y mostraremos cómo está configurada exactamente.
Primero, veamos qué sistemas vamos a integrar. La centralita virtual de MegaFon es un servicio que permite controlar todas las llamadas de la empresa. La centralita virtual funciona tanto con teléfonos y dispositivos IP de escritorio, como con teléfonos móviles y directamente desde el sistema CRM a través del procesamiento de llamadas en el navegador.
CRM Bitrix24 es un sistema que ayuda a organizar el registro automatizado de datos sobre transacciones y clientes, así como a optimizar eficientemente los procesos de trabajo. La funcionalidad, la simplicidad y la disponibilidad de un plan gratuito lo convirtieron en uno de los CRM más populares en Rusia. Otra característica del sistema es su versatilidad; Bitrix24 es ampliamente utilizado por una amplia variedad de empresas comerciales y de servicios.
La integración se puede configurar tanto para la versión box office con instalación en los servidores de la empresa, como para la versión en la nube de Bitrix24, a la que se puede acceder a través de una interfaz WEB desde la Internet pública. Es importante recordar que en el segundo caso, la integración funciona directamente entre dos servicios en la nube, los servicios seguirán interactuando incluso si se corta la electricidad o Internet en su oficina.
Echemos un vistazo más de cerca a las opciones de integración.
1. Tarjeta de cliente emergente al recibir una llamada
En ausencia de integración, un empleado se ve obligado a dedicar tiempo y esfuerzo a crear una tarjeta de cliente o una transacción manualmente, en cuyo caso sucede que se pierden contactos y transacciones, y en el mejor de los casos, se debe volver a contactar al cliente, en En el peor de los casos, el pedido se perderá. Cuando se recibe una llamada entrante, el empleado verá que la llamada proviene de un cliente desconocido para Bitrix24. La tarjeta emergente muestra el número de donde provino la llamada y a través de qué número provino. Vemos que aún no hay transacciones ni comentarios para el cliente. A Aleksey Belyakov se le asigna automáticamente un gerente responsable del cliente.
Si ya existe un contacto o transacción, el gerente sabrá el nombre del cliente incluso antes de levantar el teléfono.
Puede acceder a la oferta correspondiente haciendo clic en su nombre.
¿Cómo crear un contacto manualmente?
Si tiene la opción de crear un contacto automáticamente deshabilitada y recibe una llamada de un cliente cuyo número no está en Bitrix24, puede crear un nuevo contacto en una ventana emergente, y los leads y negocios también se crearán automáticamente, lo que hablaremos de ello un poco más adelante. Si no hay integración, no habrá ninguna ventana emergente y el cliente deberá crearse de forma completamente manual, lo que requiere mucho tiempo por parte del administrador.
En la configuración de CRM, puede elegir uno de dos modos de funcionamiento:
- Sencillo (sin pistas)
- Clásico (con correas)
¿Cómo crear ofertas?
En el modo CRM simple, los acuerdos se crearán inmediatamente, sin crear clientes potenciales.
¿Cómo crear clientes potenciales?
En el modo CRM clásico, primero se crean clientes potenciales, que luego se pueden convertir en contactos y negocios.
2. Creación automática de clientes potenciales, contactos y ofertas.
Cuando reciba una llamada entrante, la opción de crear un contacto automáticamente garantizará que no pierda ni un solo cliente. Una vez finalizada la conversación, se agregará automáticamente una grabación de la conversación al trato. El cliente potencial o contacto se creará incluso si ningún empleado responde a la llamada y podrá procesarse más adelante.
El contacto conservará el número desde el que llamó y se le asignará una nueva transacción, no se especificará el nombre del contacto.
Si durante una conversación con un cliente cuyo número no está en la lista de contactos, el administrador no ha creado un contacto, este contacto se puede crear automáticamente. Para hacer esto, debe habilitar la opción para crear contactos o clientes potenciales automáticamente al llamar a un número que no está en su lista de contactos.
¿Por qué podría ser necesario esto? Imaginemos que un gerente llama a sus clientes usando una base de datos que no está cargada en Bitrix24, o llama a un número en una tarjeta de presentación, pero olvidó ingresarlo en el CRM. El contacto se creará automáticamente y el empleado sólo tendrá que rellenar los datos necesarios.
Este contacto tendrá un número y se creará un trato, pero no se especificará ningún nombre.
3. Creación automática de tareas
En la configuración de integración, puede seleccionar a quién y en qué situaciones le gustaría asignar tareas para el procesamiento posterior de la llamada. Puede agregar una descripción y un título de la tarea. Puede agregar una persona responsable y un observador a una tarea de la lista de empleados.
Las tareas creadas por una llamada aparecerán en la tarjeta de cliente potencial, trato, contacto y en la lista de tareas en la sección Tareas y Proyectos.
4. Llama con un clic
Ya no necesita marcar el número de teléfono en su softphone o teléfono. En su lugar, simplemente haga clic en el ícono del teléfono o en un número guardado.
Primero llegará la llamada a tu dispositivo (teléfono o softphone), levantarás el teléfono, tras lo cual la centralita virtual marcará el número del cliente. Y aparecerá una tarjeta de cliente en la pantalla.
5. Guardar todas las llamadas en la tarjeta del cliente.
Todas las actividades de clientes potenciales, contactos y transacciones se pueden ver en la tarjeta de cliente. Entonces, entremos en el trato.
En el lado derecho del feed, se muestran las llamadas relacionadas con la transacción. Aquí podrás escuchar cualquier llamada (para ello es necesario habilitar la opción “Grabación de llamadas” en la cuenta personal de Centralita Virtual en el apartado Tarifa). La información con registros e historial de llamadas se puede ver en la tarjeta del cliente directamente en Bitrix24.
Recomendamos registrar información sobre el cliente y los acuerdos alcanzados en la tarjeta de cliente después de cada conversación, así como crear tareas para futuras actividades.
6. Conexión automática entre un cliente y un gestor personal
La opción de conectarse automáticamente con un administrador personal permitirá al cliente no perder el tiempo en la primera línea y conectarse inmediatamente con un administrador personal. Además, en la configuración de integración, puedes seleccionar un empleado o departamento al que se enviará la llamada si el empleado no responde en 15 segundos.
Esta configuración se mostrará en la interfaz de PBX virtual como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
¿Cómo configurar la integración de PBX Virtual con Bitrix24?
Para integrar VATS con Bitrix24, debe habilitar la opción "Integración con CRM" en la cuenta de MegaFon Virtual PBX. Si desea grabar y escuchar llamadas a través de Bitrix24, también debe habilitar allí la opción "Grabación de llamadas".
1. Primero necesitas instalar , primero inicie sesión en CRM y vaya a .
2. Vaya a su cuenta personal de la centralita virtual de MegaFon.
3. Vaya a "Configuración" - "Integración con CRM".
4. Haga clic en "Conectar".
Puede configurar la integración con la versión en la nube y en caja de Bitrix24. En el segundo caso, necesitará un certificado SSL que funcione; de lo contrario, pueden surgir problemas en la etapa de coincidencia de usuarios.
5. Ingrese la dirección de Bitrix24 e inicie sesión en VATS como usuario con derechos de administrador.
6. A continuación, se abrirá una pantalla con dos grupos de configuraciones de integración. En el primer grupo, deberá comparar los usuarios de Bitrix24 con los usuarios de PBX virtual. Sin esto, el sistema no podrá mostrar correctamente los eventos en CRM ni identificar a los empleados.
Se pueden agregar empleados adicionales en cualquier momento. Es importante recordar hacer la comparación para los empleados que agregue en el futuro.
7. El segundo grupo muestra posibilidades que son iguales para todos los escenarios.
8. A continuación debe pasar a los escenarios de integración. Cada elemento de esta parte se configura por separado, tanto para llamadas entrantes como salientes.
La integración se puede configurar para cada número individualmente o para todos los números a la vez. Cree escenarios de trabajo en la interfaz de PBX virtual y seleccione números para los cuales funcionará un escenario en particular.
Algunos números se pueden excluir por completo del script, por ejemplo, números de almacén, contable o gerente. Esto salvará a Bitrix24 de transacciones, contactos y clientes potenciales innecesarios. Echemos un vistazo más de cerca a los elementos del guión:
- Una llamada entrante de un número desconocido puede crear automáticamente un nuevo cliente potencial, contacto y trato. / El responsable será quien perdió o recibió la llamada. En los casos en que una llamada se corte en IVR, saludo, al marcar a un departamento, o si la recibe la persona de turno, es necesario seleccionar quién será el responsable de este trato, líder o contacto.
- Una llamada entrante de un cliente existente puede generar automáticamente un cliente potencial y un trato repetidos. / Se creará un cliente potencial o un trato repetido cuando un cliente existente reciba una llamada entrante. Se nombrará responsable al Gerente Responsable de Bitrix24. El procedimiento para asignar una persona a cargo se puede cambiar en la configuración de CRM; por ejemplo, puede ser la persona que recibió la llamada.
- Las llamadas de clientes existentes serán redirigidas a los administradores responsables especificados en Bitrix24. / Inicialmente la opción está habilitada para todos. Podrás seleccionar los números para los que funcionará la opción, y el empleado al que se transferirá la llamada si el responsable no contesta.
- Cuando hay una llamada entrante de un número desconocido, se puede crear una tarea para el empleado que recibió la llamada si la llamada fue exitosa, o para el empleado de turno si la llamada no tuvo éxito. / Al configurar este elemento, debes seleccionar acciones activas:
- Cree una tarea para un empleado después de que haya recibido una llamada con éxito. Para hacer esto, debe especificar el Título de la tarea, el Texto de la tarea y el Observador.
- crear una tarea para un empleado o persona de turno para una llamada perdida. Aquí debe seleccionar la persona de turno, el título de la tarea, el texto de la tarea y el observador.
- Cuando hay una llamada entrante de un cliente existente, se puede crear una tarea para el gerente responsable o el empleado que recibió la llamada. / De manera similar a la configuración del elemento anterior, debe seleccionar acciones activas:
- Después de una llamada exitosa, cree una tarea para el empleado que recibió la llamada. Para hacer esto, debe especificar el título de la tarea, el texto de la tarea y también seleccionar un observador.
- Cree una tarea para un empleado o persona de turno con respecto a una llamada perdida. Para hacer esto, debe seleccionar la persona responsable de turno, el texto de la tarea, el título de la tarea y el observador.
A continuación se encuentran las configuraciones para llamadas salientes.
- Cuando realiza una llamada saliente a un número desconocido, se puede crear automáticamente un nuevo cliente potencial, contacto y trato. / Aquí no se necesitan configuraciones adicionales.
- Cuando se realiza una llamada saliente a un cliente existente, se puede generar automáticamente un cliente potencial repetido y un acuerdo. / Será necesario indicar en la configuración quién será responsable de una transacción repetida o cliente potencial en caso de una llamada exitosa: ¿el responsable del contacto o el que realizó la llamada? Por otra parte, es necesario seleccionar a alguien responsable en caso de una llamada fallida.
- Cuando se realiza una llamada saliente a un cliente existente, se puede generar automáticamente un cliente potencial repetido y un acuerdo. / En la configuración, deberá indicar la persona responsable de repetir el contacto o la transacción en caso de una llamada exitosa: ¿la que realizó la llamada o la persona responsable del contacto? También es necesario seleccionar a alguien responsable en caso de que la llamada no tenga éxito.
- Cuando se realiza una llamada saliente a un número desconocido, se puede crear una tarea para el empleado que llama. / Puede configurar tareas para llamadas exitosas y fallidas. A la tarea se le debe dar un título, un texto y seleccionar un observador.
- Al realizar una llamada saliente a un cliente existente, se puede crear una tarea para el gerente responsable o el empleado que llama. / Seleccione en la configuración si desea crear tareas para llamadas exitosas y fallidas. En ambos casos es necesario seleccionar el responsable de la tarea (el que realizó la llamada o el responsable del contacto), el título de la tarea, el texto y seleccionar un observador.
9. Y la última configuración es configurar el historial de llamadas de los empleados que no están en Bitrix24. El historial de estas llamadas se puede guardar bajo el nombre del empleado que elijas.
Haga clic en "Guardar", aparecerá un mensaje verde "Conectado" en el ícono; esto significa que la integración está habilitada y funcionando.
10. Para poder realizar llamadas haciendo clic en un número de teléfono, se requiere una configuración más.
Haga clic en Configuración general y seleccione la aplicación MegaFon como números para llamadas salientes.
Clic en Guardar".
Resumamos.
Bitrix24 es una herramienta para crear proyectos minoristas eficaces. La integración con la telefonía le permitirá ampliar la funcionalidad de CRM, como resultado tendrá acceso a ver estadísticas de llamadas y escuchar grabaciones de llamadas directamente desde Bitrix24.
Al recibir una llamada entrante, los empleados podrán ver los nombres de los clientes y ahorrarán tiempo al crear clientes potenciales, acuerdos y contactos, y la función de distribución a un gerente personal le brindará muchos nuevos clientes satisfechos.
Obviamente, todas las configuraciones se pueden realizar en unos minutos, mientras que la integración abre muchas oportunidades adicionales tanto para telefonía con conexión PBX virtual como para CRM.
Fuente: habr.com