Se ha escrito mucho sobre los administradores de sistemas: citas y cómics en Bashorg, megabytes de historias en IThappens y en Doblado-it, infinitos dramas en línea en foros. Esto no es casual. En primer lugar, estos chicos son la clave para el funcionamiento de la parte más vital de la infraestructura de cualquier empresa; en segundo lugar, ahora hay extraños debates sobre si la administración de sistemas está en peligro de extinción; en tercer lugar, los propios administradores de sistemas son personas bastante originales, y comunicarse con ellos es una ciencia aparte. Pero bromas al margen, el trabajo de un administrador de sistemas es tanto peligroso como difícil, y, tal como se dice en una canción, — a primera vista parece que no se ve. Especialmente pasa desapercibido para los gerentes de pequeñas y medianas empresas, lo que provoca conflictos, problemas, intrigas y otros dolores de cabeza corporativos. Reflexionemos si es posible superar a un jefe en cada ronda o simplemente dejarlo.
10 situaciones administrativas y maneras de salir de ellas
Situación 1. El administrador de sistemas es el "solucionador" de todos los problemas
Si un administrador de sistemas lee su descripción del puesto, probablemente no encontrará un artículo que diga que cada nuevo problema en la oficina relacionado con cualquier cosa conectada a la corriente eléctrica es su problema. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas, el administrador a menudo se convierte en un híbrido entre el encargado de mantenimiento, el electricista y el propio administrador de sistemas: encarga agua, repara mesas y hervidores, mantiene la red y las estaciones de trabajo y, a veces, ofrece apoyo psicológico a los empleados (sin apoyo interior, porque está cansado de cien incidentes al día). De hecho, él es el único que se convierte en el soporte interno — una iniciativa maravillosa, pero no puede ser solo un esfuerzo de una sola persona. Y, por supuesto, si a alguien se le niega un trabajo fuera de perfil o se retrasa la reparación de la cafetera hasta la mañana, porque por la noche hay que preparar un entorno de prueba para la nueva beta, inmediatamente comienzan las quejas; afortunadamente, llegar al director en una pequeña empresa es solo un paso. El director puede ser un partidario del lanzamiento de la beta por la noche y un buen tipo en general, pero para evitar una revolución cafetera, pedirá que se arregle el aparato, después de todo, "no es gran cosa".
Solución
Ser directo y señalar la descripción del puesto en tal situación es arriesgado, por lo que la formalización del proceso y algunos trucos racionales serán de ayuda.
- Dedique su tiempo a su trabajo para evitar pensamientos que lo distraigan.
- No ofrezca su ayuda primero; responda a las solicitudes (mejor aún, a través de un ticket formal en ).
- No se desgaste explicando cosas que ya se han explicado una vez: envíe a Google o refiérase a la base de conocimientos (que es mejor crear y alimentar una vez que repetir lo mismo cien veces).
- Cree un sistema de comunicación formal para abordar los problemas de oficina: ya sea a través de solicitudes por correo, o , o un mensajero con el historial completo guardado).
Situación 2. Los no técnicos atacan
El director de la empresa o de la división puede ser una persona sin antecedentes en TI, lo que significa que tendrá un lenguaje de comunicación diferente al del administrador del sistema. Al mismo tiempo, el director es la persona que toma las decisiones, y a menudo estas decisiones son técnicamente inviable, poco prácticas, etc. (por ejemplo, implementar SAP CRM en una pequeña empresa en lugar de RegionSoft CRM solo porque el primero envió un consultor que convenció sobre el mejor software del mundo). Si no hay un buen intermediario en forma de CIO, CTO o jefe del departamento de TI entre la dirección y el administrador del sistema, y este es el único guerrero en este campo, no será fácil. Por un lado, sí, se puede ignorar las decisiones: si quiere SAP, tendrá SAP; si quiere un servidor de 700,000 rublos, tendrá un servidor de 700,000 rublos. Pero luego, ¡será el administrador quien deba soportar lo que se ha implementado!
Solución
- Negociar y explicar. Por lo general, el principal interés del director es la ganancia, es decir, ingresos menos costos. No se adentre en tipos de ganancias o temas de ROI y EBITDA, simplemente intente transmitir cuánto puede afectar la ganancia un software o hardware, y cuánto tiempo tomará amortizarlo.
- Explique y calcule cuánto costará la mejora, soporte, actualizaciones, alquiler, etc.
- Aclare que el hardware potente consume más electricidad, requiere un espacio separado (no está listo para estar detrás del administrador) y más.
- Proponga discutir el plan de uso del nuevo elemento de infraestructura.
- Si los consultores están implementando, trate de estar presente durante la discusión y haga a los expertos las preguntas técnicas más detalladas.
- Ofrezca alternativas y explique cómo el factor precio afectará la situación financiera de la empresa.
Generalmente, discutir desde una perspectiva financiera funciona bastante bien.
Situación 3. El administrador de sistemas como un holgazán a los ojos de colegas y jefes
Esta, por supuesto, es la principal epopeya de la vida de un administrador de sistemas en pequeñas y medianas empresas. Mientras todo esté bien configurado, ajustado y funcionando, el trabajo del administrador es invisible, pero tan pronto como algo falla, el administrador es culpable y se le dirigen preguntas sobre por qué no se hizo todo lo posible a tiempo para prevenir problemas del lado del centro de datos (por ejemplo). En resumen, mientras todo esté bien, el administrador es considerado el holgazán número uno.
Pero también hay otra cara de esta situación: el administrador puede resolver cien problemas, pero en el problema ciento uno requerirá más tiempo y recursos y ahí está, ¡él ha "paralizado el trabajo de todo un departamento!". Y a nadie le convencerás de que estuviste ocupado todo el día, y esa misma colega pidió cinco veces restablecer su contraseña y tres veces mostrar cómo y dónde ingresar el código de autenticación de dos factores en el correo.
Solución
Aquí todo es simple: documentar absolutamente todas las solicitudes con el máximo detalle. Hay una gran cantidad de herramientas para esto. Los correos electrónicos y mensajeros son los menos adecuados: pueden perder registros, no brindan estadísticas (como para mirar y ahí está), rompen cadenas de mensajes, etc. Los sistemas de tickets gratuitos son buenos, pero a menudo son inestables, incómodos y se entregan tal como están. Es mejor elegir algo asequible y confiable, cuya estabilidad esté garantizada por el proveedor. Por ejemplo, hemos desarrollado un sistema ultra rápido y sencillo en el que los clientes internos o externos le crean tickets, usted mantiene la correspondencia y resuelve sus tareas. Nosotros mismos probamos un montón de software similar y en el desarrollo corregimos lo que realmente nos descontentaba: realizamos un rendimiento excepcional (los tickets se abren casi de manera imperceptible), un despliegue rápido del sistema (en 5 minutos), configuraciones simples y accesibles (otros 5 minutos), una interfaz sencilla (cualquier empleado que sepa abrir un navegador y pueda acceder a un par de sitios podrá crear un ticket sin problemas). De igual manera, puede ser utilizado por subcontratistas, centros de servicio y cualquier soporte al cliente.
De este modo, te conviertes esencialmente en el ejecutor para un cliente interno y puedes apelar a "sin ticket, sin problema"; en caso de problemas, puedes presentar tranquilamente al director todos los incidentes, estados de trabajo, cantidad, etc. La correspondencia real significa reclamos reales.
Han pasado 18 años, sigue siendo relevante: sabiduría eterna del foro ixbt.
Situación 4. No se necesita un administrador en las nubes.
Es una creencia muy extendida: como existen las nubes, los administradores de sistemas están desapareciendo, y las pequeñas y medianas empresas no los necesitan, basta con alquilar un VDS/VPS y "lanzar la infraestructura a la nube". Por supuesto, esta opinión es apoyada y promovida por los proveedores. Puede que así sea, pero solo hasta el primer fallo, problema y la necesidad de lidiar con el panel y hablar con el soporte técnico del proveedor.
Solución
Demostrar al director y a los gerentes todas las características del funcionamiento del panel de control, hablar sobre posibles fallos y cómo gestionarlos, profundizar en los matices más sutiles. Normalmente, este tipo de reunión de oficina termina con una cansada propuesta: "Tú eres el administrador, así que tú lo haces".
Situación 5. Un administrador de sistemas educado es un administrador de sistemas ajeno.
Los proveedores de software y hardware dominan el mundo de TI, emitiendo constantemente actualizaciones, ofreciendo excelentes (y no tan buenos) productos corporativos y brindando capacitación y certificación. Seguramente, ningún administrador de sistemas diría que es malo tener certificación de Cisco, Microsoft, ABBYY o incluso Huawei. Y si puedes obtenerla gracias a la empresa, es aún mejor, ya que es una inversión en el profesionalismo del empleado. No es raro que los directores rechacen tal propuesta, creyendo (con acierto) que capacitarán al empleado, y este, con habilidades mejoradas, se irá a una gran empresa.
Solución
Esta es una situación en la que se debe alcanzar un compromiso, ya que la formación es necesaria ante todo para ti, mientras que la empresa paga. La opción más común: un acuerdo sobre el periodo de trabajo después de la formación (con la obligación de devolver la diferencia en caso de despido) o sobre la finalización completa del proyecto laboral. A veces, la formación se financia bajo la garantía de la formación de otros colegas (aunque, por cierto, las certificaciones en TI se relacionan menos con esto).
Si necesita capacitación, puede ir directamente al líder o acudir a Recursos Humanos. En cualquier caso, es esencial transmitir al líder la idea de que la búsqueda, contratación y adaptación de un especialista también tiene un costo, y que las necesidades laborales requieren un alto nivel de cualificación del ejecutor. El personal calificado es más productivo, la productividad influye en el rendimiento del administrador, el rendimiento en la estabilidad y fiabilidad de la infraestructura y, en última instancia, en la rentabilidad.
Situación 6. ¿Y mi tablet, la verás? ¿Y el disco duro? ¿Y el coche?
Lamentablemente (o afortunadamente), en Rusia la cultura corporativa y la comunicación son casi siempre una cultura de ayuda mutua, comunicación informal y mensajes emocionales. Y eso significa que, tarde o temprano, un administrador de sistemas se encontrará con un ordenador portátil, teléfono, tablet, reloj o incluso coche personal de un colega. Y a veces, un simple "¿Puedes echar un vistazo?" se convierte en horas de tiempo personal perdido. O de trabajo, pero entonces las tareas laborales se resuelven en tiempo personal. Es difícil rechazar, tomar dinero es aún más complicado. Si el líder lo pidió, simplemente hay que suspirar y hacerlo. Estas tareas se acumulan como una bola de nieve porque comienza a funcionar un sistema de recomendaciones infalible 🙂
Solución
En general, por supuesto, lo mejor es aceptar las reglas del juego y simplemente ser humano: ayudar. Mañana alguien gastará su tiempo personal para ayudarte. Pero habrá algunos consejos.
- Si aún no te han contactado, simplemente estate preparado para decir algo como: "Vaya, yo soy más especialista en redes y configuraciones, nunca he trabajado con ese tipo de tecnología—puedo meter la pata. ¿Buscamos un servicio para ti?"
- Trabajar por dinero desde el principio—que corra el rumor de que Vasya lo hace excelente y más barato que los servicios.
- Rechazar, citando tareas laborales. En el caso de que el líder pida información sobre la prioridad de las tareas. Pero entonces te verán como un aguafiestas, un snob y un burócrata.
En conjunto, la situación es más bien ética, resuélvelo en tu propio ámbito moral. Personalmente, nos ayudamos con gusto entre nosotros.
Situación 7. Equipos y software antiguos, jefe tacaño
La clásica, que a menudo se usa en servidores a 700, y sin embargo, es mucho más común en pequeñas empresas. Licencias antiguas, versiones gratuitas en todas partes, hardware lamentable, cero periféricos y un fondo de reemplazo nulo — condiciones de las que se quiere escapar. Idealmente, con un libro de trabajo. Pero si hay razones (compañeros, ambiente, proyecto, tiempo libre, proximidad a casa, etc.) que le motivan a quedarse en la empresa, es necesario actuar de forma decisiva.
Solución
- Si se trata de actualizaciones de software, póngase en contacto con el proveedor y solicite material sobre las ventajas de la nueva versión, que se envía de forma gratuita. Con base en esto, podrá formular una argumentación adecuada para la compra de la actualización del software.
- Si se trata de hardware, mida la velocidad de trabajo y calcule cuán más rápido trabajarán los empleados en PCs y servidores con mayor rendimiento.
- En el caso de software gratuito o, peor aún, hosting, enfatice la inseguridad de tales soluciones, la inestabilidad y la falta de soporte. Encuentre ejemplos de otras empresas (hay muchos en Internet).
- También estime el costo del tiempo de inactividad en caso de fallos en telefonía, Internet, PCs de los empleados, etc., y presente una solicitud para un fondo de reemplazo y actualización del equipo.
En general, todos los consejos se reducen a la misma motivación: contemos los beneficios. Por cierto, la actualización constante de todo también es perjudicial; si duda de cuán malo es esto, pregunte a los programadores qué significa cambiar de stack con cada nueva tecnología y lenguaje de programación; quienes lo han experimentado, no lo olvidarán.
Situación 8. ¡Inactividad por tu culpa!
Tienes un sistema de recuperación de emergencia y copias de seguridad, las copias están en orden, la red está ajustada, todo está en orden con las licencias y las renovaciones de arrendamiento de software por SaaS, pero de repente una excavadora corta un cable, cae el centro de datos, ocurre un DDoS, Google apaga la publicidad (sí, esto también a menudo se atribuye al administrador), el sistema de pagos se desconecta — y ahí está, la inactividad es culpa tuya, querido administrador de sistemas. Negarse y desmentir es simplemente inútil, el jefe está enojado, los empleados están en pánico.
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Solución
A veces, la prevención es la mejor manera de no tener conflictos con el jefe.
- Asegúrese de tener todas las copias de seguridad y opciones de recuperación ante desastres. La pérdida de datos en nuestra época es imperdonable, es un activo demasiado costoso.
- Siempre que sea posible, intente ser el primero en enterarse de las fallas, y no de colegas y superiores indignados. Organice una notificación oportuna para los empleados de la empresa sobre fallos: deben tener la firme confianza de que, incluso si hay un problema, está bajo control.
- Convencer a su jefe de la necesidad de una conexión de respaldo en caso de emergencia ya resuelve muchos problemas.
Situación 9. Los consultores de los representantes del proveedor como enemigos del personal administrativo.
Cuando su jefe comience a buscar nuevo software, aparecerá publicidad y se pondrá en contacto con esos "representantes costosos del integrador del proveedor" que tienen mucha experiencia en ventas y no están dispuestos a soltar a nadie que muestre un interés inicial. Cuanto menos técnico sea el decisor, más se involucra en la comunicación con estos chicos. Y ahora están aquí, en la sala de conferencias, han abierto una presentación colorida y están engañando. Y usted, administrador del sistema, está sentado y triste: no es que le preocupe el dinero de la empresa, pero deberá implementar y mantener eso, y usted sabe muy bien que en ese software muchas cosas están diseñadas para que compre personalizaciones, configuraciones y soporte, y pague un gerente personal. Y de todos modos, la máquina no funcionará porque simplemente no cumple con los requisitos del negocio. Y los "consultores" siguen insistiendo.
Solución
Con frecuencia, los consultores de software (y también de hardware) son vendedores bien entrenados y no tienen experiencia con el equipo, no comprenden cómo funciona el software en condiciones reales. Han memorizado sus guiones y guías, pero un sistema puede caer en poco tiempo: haciendo preguntas técnicas profesionales. Sí, formalmente responderán conforme a lo establecido, pero se hará evidente que no tienen idea. Su tarea es llevarlos al silencio y demostrar su falta de profesionalismo.
Y cuéntale al gerente cómo seleccionar software/hardware/cualquier cosa técnica en el ámbito corporativo: recopilación de requisitos → análisis de ofertas → comunicación con proveedores → demostraciones → discusión sobre modificaciones, cambios, configuraciones → implementación → capacitación → operación.
Situación 10. No puedo decir "no"
Decir "no" es muy difícil. Tan difícil que en Europa, por ejemplo, es uno de los servicios más populares de los psicólogos privados. Hay muchas solicitudes y peticiones, pero tienes tiempo y recursos limitados, incluso para cuestiones laborales. Y con cada negativa, vuelta al ciclo: queja al gerente, reprimenda, conflicto, tarea cerrada apresuradamente. De aquí proviene el miedo a rechazar. Y algunos empleados (y esto no solo se aplica a los administradores de sistemas) se colocan en una situación de vida sin "no" debido a sus ambiciones: parece que un pedido no cumplido significa que todos los objetivos han colapsado, que ya no hay trabajo. Pero hacer todo lo que se presenta tarde o temprano resultará en un desastre — mucho más monstruoso que una distribución adecuada de tareas y la negativa a algunas responsabilidades con motivación. Con una tal, por ejemplo 🙂
Solución
- Prevenir: definir de antemano el conjunto de tus responsabilidades y posibilidades.
- Todo tiene su tiempo: lleva un calendario o un planificador de tareas para ti mismo, para recordar que el tiempo es finito y que no es posible hacer absolutamente todo.
- Delegar: no temas conseguir un asistente o repartir responsabilidades entre tus colegas existentes. No, no te despedirán, esa es una creencia peligrosa e infundada y resulta de la falta de confianza en ti mismo y en tu profesionalismo. Deja para ti las tareas complejas que solo tú puedas realizar — y ejecútalas a un nivel digno. ¡Tu valor no tendrá fin!
- Coloca un mini sticker en tu computadora con la palabra "no". Y comienza la discusión sobre la siguiente tarea "sorpresa" diciendo: "necesito ver cuándo tengo un espacio, ahora estoy ocupado [nombre de la tarea realmente importante]".
Y en general, a veces ayuda mucho la frase mágica: "No te apresures a ejecutar instrucciones, pues se dará una orden de su cancelación" 🙂
Se agotan todos. Los directivos están molestos con todos. Todos quieren vacaciones. En general, somos todos humanos. A menudo es casi imposible llegar a un acuerdo con un director, pero siempre está en tus manos proteger tu dignidad profesional y demostrar tu valía sin tener que tirar tu renuncia sobre la mesa. La habilidad de negociar, defender tu punto de vista y, a la vez, mantener los intereses de la empresa, es también un arte que te conducirá al respeto y al crecimiento profesional. La diplomacia corporativa es la magia de los verdaderos profesionales.
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Fuente: habr.com
