Sobre los administradores de sistemas se ha contado mucho: citas y cómics en Bashorg, megabytes de historias en IThappens y Dolban-IT, infinitos dramas en línea en foros. No es casualidad. En primer lugar, estos chicos son la garantía del funcionamiento de la parte más crucial de la infraestructura de cualquier empresa; en segundo lugar, actualmente hay extrañas discusiones sobre si la administración del sistema está en extinción; y en tercer lugar, los propios administradores son bastante originales, y comunicarse con ellos es toda una ciencia. Pero las bromas son solo bromas, el trabajo de un administrador de sistemas es tanto peligroso como difícil, y, al igual que en la letra de una canción, a primera vista parece que no se ve. Esto es especialmente notorio para los líderes de pequeñas y medianas empresas, lo que provoca conflictos, problemas, intrigas y otros dolores de cabeza corporativos. Reflexionemos, ¿es posible derrotar a los jefes en cada ronda o simplemente hay que dejarlo estar?
10 situaciones administrativas y formas de salir de ellas
Situación 1. El administrador de sistemas como "solucionador" de todos los problemas
Si un administrador de sistemas lee su descripción de puesto, difícilmente encontrará un apartado que diga que cada nuevo problema en la oficina relacionado con cualquier cosa enchufada a la toma de corriente es su problema. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas, el administrador se convierte a menudo en un híbrido de gerente de almacén, electricista y, propiamente dicho, administrador de sistemas: pide agua, repara mesas y cafeteras, mantiene la red y estaciones de trabajo, y a veces brinda apoyo psicológico a los empleados (sin apoyo interno, ya que está cansado de cien incidentes al día). De hecho, se convierte en el único servicio de soporte interno; una excelente iniciativa, pero solo con el esfuerzo de una persona. Y, por supuesto, tan pronto como alguien es rechazado en un trabajo no relacionado o se pospone la reparación de la máquina de café hasta mañana, porque por la tarde hay que preparar el entorno de pruebas para la nueva beta, de inmediato surgen quejas, ya que en una pequeña empresa la llegada al director general es solo un paso. El director general puede ser un defensor del lanzamiento de la beta por la noche y, en general, un buen tipo, pero para evitar una revolución de cafeína, de igual manera pedirá arreglar el aparato, ya que al final no cuesta mucho, "no es gran cosa".
Solución
Ser arrogante y señalar la descripción del puesto en tal situación es peligroso, por lo que la formalización del proceso y algunos trucos racionales serán la solución.
- Dedíquese a su trabajo para evitar distracciones.
- No ofrezca su ayuda primero; responda solo a solicitud (o mejor aún, a través de un ticket formal en ).
- No se extienda en explicaciones sobre cosas que ya se han explicado una vez: redirija a Google o a la base de conocimientos (que es mejor crear y mantener una vez que estar explicando lo mismo una y otra vez).
- Cree un sistema de comunicación formal para los problemas de oficina, ya sea a través de solicitudes por correo o , o un mensajero que guarde todo el historial).
Situación 2. No técnicos atacan
El director de la empresa o unidad puede ser una persona sin antecedentes en TI, lo que significa que tendrán un lenguaje de comunicación diferente al del administrador del sistema. Al mismo tiempo, es el director el que toma decisiones, y a menudo estas decisiones son técnicamente inviables, poco prácticas, etc. (por ejemplo, implementar SAP CRM en una pequeña empresa en lugar de RegionSoft CRM solo porque los primeros enviaron un consultor que convenció acerca del mejor software del mundo). Si no hay un buen intermediario en la figura de un CIO, CTO o jefe del departamento de TI, y él es el único guerrero en este campo, será difícil. Por un lado, se puede ignorar las decisiones: si quiere SAP, tendrá SAP; si quiere un servidor de 700,000 rublos, lo tendrá. Pero en última instancia, ¡será el administrador quien tenga que mantener lo que se ha implementado!
Solución
- Negociar y explicar. Por lo general, el punto clave del director es la rentabilidad, es decir, los ingresos menos los costos. No se adentren en los tipos de rentabilidad o ROI y EBITDA, simplemente intente comunicar cuánto puede afectar a la rentabilidad un software o hardware particular y cuánto tiempo llevará recuperar la inversión.
- Explique y calcule cuánto costará la personalización, el soporte, las actualizaciones, el alquiler, etc.
- Aclare que un hardware potente consume más electricidad, requiere una habitación separada (no está preparado para estar detrás del administrador) y demás.
- Proponga discutir el plan para utilizar un nuevo elemento de infraestructura.
- Si los consultores están implementando, intente estar presente durante la discusión y hacer las preguntas técnicas más detalladas a los expertos.
- Ofrezca alternativas y explique cómo el factor precio afectará la situación financiera de la empresa.
Normalmente, discutir desde el punto de vista financiero funciona con bastante eficacia.
Situación 3. Administrador de sistemas perezoso a los ojos de colegas y jefes.
Esta, sin duda, es la principal epopeya de la vida de un administrador de sistemas en pequeñas y medianas empresas. Mientras todo esté bien configurado, ajustado y funcionando, el trabajo del administrador es casi invisible, pero en cuanto algo falla, se culpa al administrador y se le plantean preguntas sobre por qué no se hizo de manera oportuna todo lo posible para prevenir problemas del lado del centro de datos (por ejemplo). En resumen, mientras todo vaya bien, el administrador es considerado el perezoso número uno.
Pero también existe otra faceta de esta situación: el administrador resuelve cien problemas, pero en el centésimo primero necesitará más tiempo y recursos, y ahí está, ¡él 'dejó caer el trabajo de todo un departamento! Y nadie le creerá que estuvo todo el día dando vueltas como un trompo, y esa misma colega pidió cinco veces que restaurara su contraseña y tres veces que le mostrara cómo y dónde ingresar el código de autenticación de dos factores en el correo.
Solución
Aquí todo es simple: registrar absolutamente todas las consultas con la máxima detallación. Hay un montón de herramientas para esto. Las menos adecuadas son el correo electrónico y los mensajeros: pueden perder registros, no ofrecen estadísticas (de tal manera que puedes mirar y ¡ahí está!), rompen cadenas de mensajes, etc. Los sistemas de tickets gratuitos son buenos, pero a menudo son inestables, inconvenientes y se entregan tal cual. Es mejor elegir algo económico y confiable, cuya estabilidad sea garantizada por el proveedor. Por ejemplo, hemos desarrollado un sistema ultrarrápido y sencillo. — un sistema en el que los clientes internos o externos generan tickets, usted mantiene correspondencia sobre ellos y resuelve sus tareas. Hemos probado un montón de software similar y en el desarrollo corregimos lo que definitivamente no nos gustaba: implementamos una velocidad excepcional (los tickets se abren casi de forma imperceptible), un despliegue rápido del sistema (en 5 minutos), configuraciones simples y accesibles (otros 5 minutos), una interfaz sencilla (la creación de un ticket la garantizará cualquier empleado, si sabe abrir un navegador y puede acceder a un par de sitios). De la misma manera puede ser utilizado por subcontratistas, centros de servicio y cualquier soporte al cliente.
De esta manera, te conviertes en el ejecutor para un cliente interno de negocios, y puedes apelar a "sin ticket, sin problema", y en caso de problemas, presentar con calma al gerente todos los incidentes, estados de trabajo, la cantidad y demás. Correspondencia real: quejas reales.
Han pasado 18 años, sigue siendo relevante: sabiduría eterna del foro ixbt.
Situación 4. No se necesita un administrador en la nube.
Es una creencia muy extendida: dado que existen nubes, los administradores de sistemas están en extinción, y las pequeñas y medianas empresas no los necesitan, es suficiente alquilar un VDS/VPS y "subir la infraestructura a la nube". Por supuesto, este punto de vista es respaldado y promovido por los proveedores. Puede ser así, pero solo hasta el primer fallo, problema y la necesidad de lidiar con el panel y hablar con el soporte técnico del proveedor.
Solución
Demostrar al gerente y a los gerentes todas las características del funcionamiento del panel de control, hablar sobre posibles fallos y cómo manejarlos, adentrándose en los matices más finos. Generalmente, este encuentro de oficina termina con la cansada propuesta: "Tú eres el administrador, así que hazlo tú".
Situación 5. Un administrador de sistemas capacitado es un administrador ajeno.
Los proveedores de software y hardware dominan el mundo de TI, lanzando constantemente actualizaciones, ofreciendo productos corporativos interesantes (y no tanto) y proponiendo formación y certificación. Difícilmente algún administrador de sistemas dirá que es malo tener una certificación de Cisco, Microsoft, ABBYY o incluso Huawei. Y si se obtiene a expensas de la empresa, es aún mejor, ya que es una inversión en el profesionalismo del empleado. A menudo, los gerentes rechazan tal propuesta, creyendo (con razón) que capacitarán al empleado y él se llevará sus habilidades mejoradas a una gran empresa.
Solución
Esta es una situación en la que se debe alcanzar un compromiso, dado que la formación es necesaria principalmente para ti, mientras que la empresa paga. La opción más común: un acuerdo sobre el tiempo de trabajo después de la formación (con la obligación de devolver la diferencia en caso de despido) o sobre la finalización completa de un proyecto laboral. A veces, la formación se financia garantizando el entrenamiento de los demás colegas (aunque la certificación en TI rara vez se refiere a esto).
Si necesitas capacitación, puedes acudir directamente al gerente o a través del departamento de recursos humanos. En cualquier caso, es importante transmitirle al gerente que la búsqueda, contratación y adaptación de un especialista también tiene un costo, y que las necesidades laborales requieren de una alta calificación del ejecutor. Los profesionales cualificados son más productivos, y la productividad afecta el desempeño del administrador, lo cual a su vez impacta la estabilidad y fiabilidad de la infraestructura y, al final, las ganancias.
Situación 6. ¿Y mi tablet, la mirarás? ¿Y el disco duro? ¿Y el coche?
Lamentablemente (o afortunadamente), en Rusia la cultura corporativa y la comunicación son casi siempre una cultura de ayuda mutua, comunicación informal y mensajes emocionales. Esto significa que tarde o temprano, un administrador de sistemas se encuentra con un portátil personal, un teléfono, una tablet, un reloj e incluso un coche de sus colegas. Y a veces, un simple '¿Lo mirarás?' puede transformarse en horas de tiempo personal perdido. O de trabajo, pero entonces las tareas laborales se resuelven en tiempo personal. Es difícil rechazar, aún más complicado es aceptar dinero. Si lo pide el gerente, simplemente hay que suspirar y hacerlo. Estas tareas se acumulan como una bola de nieve, porque comienza a funcionar un sistema de recomendaciones impecable 🙂
Solución
En general, lo mejor es aceptar las reglas del juego y simplemente ser humano: ayudar. Mañana alguien gastará su tiempo personal para ayudarte. Pero habrá algunos consejos.
- Si nunca te han solicitado ayuda, simplemente prepárate para en la primera ocasión decir algo como: 'Vaya, yo soy más experto en redes y configuraciones, nunca he trabajado con esa tecnología, podría meter la pata. ¿Buscamos un servicio para ti?'
- Trabajar por dinero desde un inicio: que corra la voz de que Vasya hace un gran trabajo y más barato que los servicios.
- Rechazar, citando tareas laborales. En caso de una solicitud del gerente, averiguar la prioridad de las tareas. Pero entonces te verás como un aguafiestas, un snob y un burócrata.
En general, la situación es más ética, resuélvanla dentro de su propio campo moral. Personalmente, nos ayudamos mutuamente con placer.
Situación 7. Equipos y software antiguos, jefe tacaño.
Clásico, lo opuesto al servidor por 700, y al mismo tiempo mucho más común en pequeñas empresas. Licencias antiguas, versiones gratuitas por todas partes, hardware horrible, cero periféricos y recursos de respaldo: condiciones de las que quieres salir. Preferiblemente, con un trabajo formal. Pero si algunas razones (colegas, ambiente, proyecto, tiempo libre, cercanía a casa, etc.) te motivan a quedarte en la empresa, debes actuar con determinación.
Solución
- Si se trata de actualizaciones de software, contacta al proveedor y solicita materiales sobre las ventajas de la nueva versión, los enviarán sin costo. Con base en ellos, podrás formular una argumentación adecuada para la compra de la actualización del software.
- Si se trata de hardware, mide la velocidad de trabajo y calcula cuánto más rápido trabajarán los empleados en PCs y servidores con mayor rendimiento.
- En el caso de software gratuito o, lo que es peor, hosting, enfócate en la inseguridad de tales soluciones, la inestabilidad y la falta de soporte. Encuentra ejemplos de otras empresas (hay muchos en internet).
- También evalúa el costo del tiempo de inactividad en caso de fallos en la telefonía, internet, PCs de los empleados, etc., y presenta una solicitud para un fondo de respaldo y actualización de equipos.
En general, todos los consejos se reducen a la misma motivación: contemos los beneficios. Por cierto, la actualización constante de todo y de nada también es mala; si tienes dudas sobre cuán mala puede ser, pregúntale a los programadores qué significa cambiar el stack con cada nueva tecnología y lenguaje de programación; quienes lo han enfrentado, no lo olvidarán.
Situación 8. ¡Inactividad por tu culpa!
Tienes un sistema de recuperación de emergencia y copias de seguridad, los backups están en orden, la red está configurada, todo en orden con las licencias y renovaciones de alquiler de software por SaaS, pero de repente una excavadora corta el cable, se cae el centro de datos, ocurre un DDoS, Google cancela la publicidad (sí, esto también se suele atribuir al administrador), se cae el sistema de pago, y todo, inactividad por tu culpa, caro administrador de sistemas. Negarse y negar es completamente inútil, el jefe está furioso, los empleados están en pánico.
Han pasado 18 años, sigue siendo relevante hasta hoy: "consejos útiles" del foro ixbt
Hace 15 años se hablaba del asunto, y el problema sigue más vivo que nunca
Solución
Ese es el caso en el que la prevención es la mejor manera de no tener conflictos con el gerente.
- Asegúrese de tener todas las copias de seguridad y opciones de recuperación ante desastres. Perder datos en nuestra época es imperdonable, es un activo demasiado costoso.
- Trate de enterarse sobre todas las fallas primero, y no a través de colegas y directivos indignados. Organice un aviso operativo para los empleados de la empresa sobre fallas: deben tener una firme confianza en que, incluso si hay un problema, está bajo control.
- Convencer al gerente de la necesidad de una conexión de respaldo en caso de emergencias: esto ya resolverá muchos problemas.
Situación 9. Los consultores de representantes de proveedores como enemigos del personal administrativo.
En cuanto su gerente empiece a buscar nuevo software, le aparecerá publicidad, y se pondrá en contacto con los muy caros 'representantes del integrador del proveedor', que han hecho su vida en ventas y no están dispuestos a dejar escapar a quien llega con un interés inicial. Cuanto menos técnico sea el decisor, más se involucra en la comunicación con estos chicos. Y allí están, en la sala de negociaciones, presentando una colorida presentación y llenando de promesas. Y usted, el administrador de sistemas, se sienta y se entristece: no es que le preocupe el dinero de la empresa, pero usted tiene que implementar y mantener esto, y sabe muy bien que en tal software muchas cosas están diseñadas para que compre tanto mejoras como configuraciones, y pague por soporte al cliente y un gerente personal. Y, de todos modos, la máquina no funcionará porque simplemente no cumple con los requisitos del negocio. Y los 'cuellos blancos' siguen insistiendo.
Solución
La mayoría de las veces, los consultores de software (y hardware) son vendedores bien capacitados y no tienen experiencia con el equipo, no entienden cómo funciona el software en condiciones reales. Han memorizado sus scripts y guías, pero se puede poner a prueba el sistema en un abrir y cerrar de ojos: haga preguntas técnicas profesionales. Sí, formalmente responderán de acuerdo a lo estipulado, pero será evidente que 'no saben lo que dicen'. Su tarea es ponerlos en un aprieto y demostrar su falta de profesionalismo.
Y cuéntale al gerente cómo seleccionar software/hardware/cualquier cosa técnica en el ámbito corporativo: recopilación de requisitos → análisis de propuestas → comunicación con proveedores → demostraciones → discusión sobre modificaciones, cambios, ajustes → implementación → capacitación → explotación.
Situación 10. No puedo decir "no"
Decir "no" es muy difícil. Tan difícil que en Europa, por ejemplo, es uno de los servicios más populares entre los psicólogos privados. Hay muchas solicitudes y peticiones, pero tienes un tiempo y recursos limitados, incluso para asuntos laborales. Y con cada rechazo, vuelve el ciclo: quejas al gerente, reprimendas, conflictos, tareas cerradas a la prisa. De ahí el miedo a rechazar. Y algunos empleados (y esto no solo se aplica a los administradores de sistemas) se colocan en una situación de vida sin "no" debido a sus ambiciones: parece que una solicitud incumplida significa que todo se ha derrumbado, que ya no hay más trabajo. Pero cumplir constantemente con todo lo que se acumula, tarde o temprano, resultará en un colapso mucho más monstruoso que una distribución adecuada de tareas y la negativa a algunas asignaciones con motivación. Con una como esta 🙂
Solución
- Prevenir: definir previamente el ámbito de tus obligaciones y posibilidades.
- Cada cosa a su tiempo: lleva un calendario o planificador de tareas para ti mismo, para recordar que el tiempo es un recurso finito y que no es posible hacer absolutamente todo.
- Delegar: no temas tomar un asistente o repartir responsabilidades entre colegas existentes. No, no te despedirán, es una creencia peligrosa e infundada y un síntoma de inseguridad en uno mismo y en su profesionalismo. Deja para ti las tareas complejas que solo tú puedes realizar y hazlas a un nivel adecuado. ¡No te arrepentirás!
- Pega un mini-sticker en tu PC con la palabra "no". Y comienza la discusión sobre la siguiente tarea "que ha caído" diciendo "necesito ver cuándo tengo un espacio, ahora estoy ocupado [nombre del asunto realmente importante en curso]".
Y en general, a veces la frase mágica que más ayuda es: "No te apresures a ejecutar instrucciones, porque se dará la orden de su cancelación" 🙂
Todos se están quemando. Los directores están enojados con todos. Todos quieren irse de vacaciones. En general, todos somos humanos. Llegar a un acuerdo con un director puede ser casi imposible, pero siempre está en tus manos proteger tu dignidad profesional y demostrar tu valía sin tener que lanzar cartas de renuncia sobre la mesa. La habilidad de negociar, defender tu opinión y al mismo tiempo considerar los intereses de la empresa es también un arte que te llevará a obtener respeto y crecimiento profesional. La diplomacia corporativa es la magia de los verdaderos profesionales.
Anunciamos la promoción para nuestros clientes del 1 de agosto al 30 de septiembre de 2019: al hacer el primer pago en tu cuenta, se acreditará un 150% del monto pagado en tu saldo. Para recibir el bono, es necesario incluir el código promocional «Startup» de la siguiente manera: «Pago por servicios del servicio ZEDLine Support (código promocional <Startup>)» Es decir, al pagar 1000 rublos, se acreditarán 1500 rublos en el saldo, que podrás utilizar para activar cualquier servicio del sistema.
Fuente: habr.com
