La historia del correo electrónico se remonta a varias décadas. Durante este tiempo, este estándar de comunicación corporativa no sólo no ha quedado obsoleto, sino que cada año se vuelve más popular debido a la introducción en varias empresas de sistemas de colaboración, que, por regla general, se basan específicamente en el correo electrónico. Sin embargo, debido a la falta de eficiencia del correo electrónico, cada vez más usuarios lo abandonan en favor de chats de texto, llamadas de voz y vídeo y videoconferencias. Estos métodos de comunicación corporativa ayudan a los empleados a ahorrar mucho tiempo y, como resultado, a ser más eficientes y aportar más dinero a la empresa.
Sin embargo, el uso de chats y comunicaciones por vídeo para resolver problemas laborales a menudo conduce a la aparición de nuevas amenazas a la seguridad de la información de una empresa. El hecho es que, en ausencia de una solución corporativa adecuada, los empleados pueden comenzar a mantener correspondencia y comunicarse de forma independiente en los servicios públicos, lo que puede provocar una filtración de información importante. Por otro lado, la dirección empresarial no siempre está dispuesta a destinar fondos para la implementación de plataformas corporativas para videoconferencias y chats, ya que muchos confían en que distraen a los empleados del trabajo en lugar de aumentar su eficiencia. Una salida a esta situación podría ser la implementación de chat corporativo y videoconferencias basadas en los sistemas de información existentes. Quienes utilizan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition como plataforma de colaboración pueden resolver el problema de la creación de chat y videoconferencias corporativas con Zextras Team, una solución que agrega muchas características nuevas relacionadas con la comunicación corporativa en línea a Zimbra OSE.
Zextras Team viene en dos ediciones: Zextras Team Basic y Zextras Team Pro, y se diferencian en el conjunto de funciones proporcionadas. La primera opción de entrega es completamente gratuita y le permite organizar chats de texto en formato de chat individual y grupal, así como videochats individuales y llamadas de audio basadas en Zimbra OSE. En este caso, todas estas funciones estarán disponibles directamente desde el cliente web Zimbra OSE. Además, los usuarios de Zextras Team Basic pueden utilizar la aplicación móvil, disponible en plataformas iOS y Android. Estas aplicaciones te permiten acceder a chats privados y de texto, y en el futuro te permitirán realizar videollamadas. Notemos inmediatamente que para video chats y llamadas de audio, los usuarios de Zextras Team necesitarán una cámara web y/o un micrófono que funcione correctamente.
Pero Zextras Team Pro ofrece una funcionalidad mucho más rica. Además de las capacidades ya enumeradas, los usuarios de Zextras Team tendrán la oportunidad de crear videoconferencias para una gran cantidad de empleados. Esto le permite celebrar reuniones entre empleados que se encuentran geográficamente en diferentes lugares y así ahorrar el tiempo que antes se dedicaba a reunir a los participantes de la reunión en una sala y dedicarlo a un estudio más profundo de problemas o a resolver tareas laborales específicas.
Zextras Team Pro también te permite crear espacios virtuales y reuniones virtuales para empleados. El espacio puede contener varias salas de reuniones a la vez, en las que varios participantes del espacio pueden discutir temas comunes. Por ejemplo, considere una empresa que tiene un departamento de ventas de 16 personas. De ellos, 5 empleados trabajan en ventas b2c, 5 empleados realizan ventas b2b y otros 5 empleados trabajan en b2g. Todo el departamento está dirigido por el jefe del departamento de ventas.
Dado que todos los empleados trabajan en el mismo departamento, sería prudente crear un espacio común para discutir todos los temas que conciernen a cada empleado de ventas. Al mismo tiempo, a menudo surgen temas que conciernen únicamente a un departamento que trabaja, por ejemplo, con b2b. Por supuesto, los empleados del departamento de ventas que trabajan en otras áreas no tienen necesidad de participar en las discusiones sobre dichos temas, pero el jefe del departamento debe participar en las discusiones de cada departamento. Es por eso que es posible asignar reuniones virtuales separadas para cada dirección dentro del espacio asignado a las necesidades del departamento comercial, para que en cada una de ellas los empleados puedan comunicarse entre sí y con el jefe del departamento. Al mismo tiempo, el propio directivo tendrá las tres reuniones virtuales convenientemente recogidas en un espacio independiente. Y si tenemos en cuenta que toda la comunicación se realiza en los servidores de la empresa y los datos no se transfieren a ningún lado desde ellos, entonces estos chats se pueden considerar bastante seguros en términos de seguridad de la información. Más allá del departamento comercial, el concepto de espacios y salas de reuniones virtuales se puede aplicar a toda la empresa.
Además de las videoconferencias, los usuarios también disponen de llamadas de audio. Además de que cargan mucho menos los canales de comunicación, a muchos empleados les da vergüenza comunicarse en formato de vídeo y, a menudo, incluso tapan la cámara web de sus portátiles.
Además de video chats y llamadas de audio con empleados, Zextras Team le permite crear video chats y llamadas de audio con cualquier usuario que no sea empleado de la empresa generándole y enviándole un enlace especial para unirse a la reunión. Dado que Zextras Team solo requiere un navegador moderno, al utilizar esta función siempre puede comunicarse rápidamente con un cliente o contraparte en los casos en que la correspondencia regular tomaría demasiado tiempo. Además, Zextras Team admite el intercambio de archivos, que los empleados pueden enviarse entre sí directamente durante una videollamada o una conversación de texto.
Es imposible no mencionar la aplicación móvil especial Zextras Team, que permite a los empleados participar en chats corporativos mientras no están en su lugar de trabajo. La aplicación está disponible para plataformas iOS y Android y actualmente permite a los usuarios:
- Realizar correspondencia recibiendo y enviando mensajes en su teléfono inteligente
- Crear, eliminar y unirse a chats privados
- Crear, eliminar y unirse a chats grupales
- Únase a espacios virtuales y conversaciones, así como créelos y elimínelos
- Invitar a usuarios a espacios y conversaciones virtuales, o viceversa, eliminarlos de allí
- Reciba notificaciones push y establezca una conexión segura con el servidor corporativo.
En el futuro, la aplicación agregará capacidades para comunicación por video privada, así como videoconferencias y una función para compartir archivos.
Otra característica interesante de Zextras Team es la capacidad de transmitir el contenido de la pantalla del ordenador en tiempo real, así como transferir el control del mismo a otro usuario. Esta función puede resultar muy útil al realizar seminarios web de formación, durante los cuales es necesario familiarizar a los empleados con la nueva interfaz. Esta característica también puede ayudar al departamento de TI de una empresa a ayudar a los empleados a resolver problemas con sus computadoras sin la presencia física de una persona de TI.
Por lo tanto, Zextras Team es una solución completa para organizar una comunicación en línea conveniente entre los empleados tanto dentro como fuera de la red interna de la empresa. Debido a que Zextras Backup es capaz de realizar una copia de seguridad completa de toda la información que se genera en Zextras Team, la información contenida allí no se perderá en ningún lado y, dependiendo de la severidad de las políticas de seguridad, el administrador del sistema podrá configurar de forma independiente varias restricciones para los usuarios.
Para todas las preguntas relacionadas con Zextras Suite, puede comunicarse con el Representante de Zextras Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico [email protected]
Fuente: habr.com