Un error común de los empresarios novatos es no prestar suficiente atención a la recopilación y análisis de datos, la optimización de los procesos de trabajo y el seguimiento de los indicadores clave. Esto da como resultado una menor productividad y una pérdida subóptima de tiempo y recursos. Cuando los procesos son malos, hay que corregir los mismos errores varias veces. A medida que aumenta el número de clientes, el servicio se deteriora y sin un análisis de datos no hay una comprensión clara de lo que se necesita mejorar. Como resultado, las decisiones se toman por capricho.
Para ser competitivas, las empresas modernas, además de productos y servicios de calidad, deben tener procesos transparentes y recopilar datos analíticos. Sin esto, es difícil comprender la situación real de los negocios y tomar las decisiones correctas. Por lo tanto, es importante tener en su arsenal las herramientas necesarias que no solo sean cómodas de usar, sino que también le permitan simplificar su trabajo y crear procesos lo más transparentes posible.
Hoy en día existe una gran cantidad de herramientas y soluciones. Pero la mayoría de los empresarios no los utilizan porque no les ven el valor, o no saben cómo utilizarlos, o son caros, complicados o 100500 más. Pero aquellos que han descubierto, encontrado o creado tales herramientas por sí mismos ya tienen una ventaja a medio plazo.
Durante más de 10 años, he creado productos y soluciones de TI que ayudan a las empresas a aumentar sus ganancias a través de la automatización y la transformación digital de procesos. He ayudado a fundar docenas de empresas emergentes y he creado docenas de herramientas en línea que utilizan cientos de miles de personas en todo el mundo.
Este es uno de los buenos ejemplos en mi práctica que muestra los beneficios de la transformación digital. Para una pequeña firma de abogados estadounidense, mi equipo y yo creamos una herramienta para generar documentos legales que permitió a los abogados generar documentos más rápido. Y posteriormente, ampliando la funcionalidad de esta herramienta, creamos un servicio online y transformamos completamente la empresa. Ahora atienden a clientes no solo en su ciudad, sino en todo el país. En tres años, la capitalización de la empresa se ha multiplicado por varias veces.
En este artículo compartiré con usted experiencia real en la creación de un sistema transparente para monitorear indicadores comerciales clave. Intentaré inculcar el valor del uso de soluciones digitales, demostraré que no es difícil ni siempre costoso. ¡Entonces vamos!
С чего все началось
Si quieres tener algo que nunca tuviste, tendrás que hacer algo que nunca has hecho.
Coco Chanel
Mi esposa estaba cansada de estar de baja por maternidad y decidimos abrir un pequeño negocio: una sala de juegos para niños. Como tengo mi propio negocio, mi esposa se encarga completamente de la sala de juegos y yo ayudo con las cuestiones estratégicas y el desarrollo.
Los detalles de abrir un negocio son una historia completamente diferente, pero en la etapa de recopilación de datos y análisis de la competencia, además de resaltar los problemas específicos de este negocio, prestamos atención a los problemas de los procesos internos con los que la mayoría de los competidores no lucharon. .
Para mi sorpresa, en el siglo XXI casi nadie mantenía CRM de ninguna forma; muchos llevaban registros por escrito, en cuadernos. Al mismo tiempo, los propios propietarios se quejaron de que los empleados roban, cometen errores en los cálculos y tienen que dedicar mucho tiempo a recalcular y comprobar los asientos en el libro de contabilidad, se pierden datos sobre reservas y depósitos, los clientes se van por motivos desconocidos. a ellos.
Al analizar los datos recopilados, nos dimos cuenta de que no queremos repetir sus errores y necesitamos un sistema transparente que reduzca estos riesgos al mínimo. En primer lugar, empezamos a buscar soluciones ya preparadas, pero no pudimos encontrar ninguna que satisficiera plenamente nuestras necesidades. Y luego decidí crear mi propio sistema, aunque no es ideal, pero funciona y es económico (casi gratis).
Al elegir una herramienta, tuve en cuenta los siguientes criterios: debería ser económica, flexible y accesible, y fácil de usar. Podría escribir un sistema completo, potente y costoso para este negocio, pero teníamos poco tiempo y un presupuesto pequeño, además no entendíamos completamente si nuestro proyecto funcionaría y no sería razonable gastar muchos recursos en este sistema. Por eso, a la hora de probar la hipótesis, decidí comenzar con MVP (Producto Mínimo Viable - producto mínimo viable) y hacer una versión funcional en el menor tiempo posible con una mínima inversión, y con el tiempo terminarla o reelaborarla.
Como resultado, mi elección recayó en los servicios de Google (Drive, Sheets, Calendar). La principal fuente de información de entrada/salida es Google Sheets, ya que mi esposa tiene experiencia trabajando con hojas de cálculo, puede hacer cambios por su cuenta si es necesario. También tomé en cuenta el hecho de que la herramienta también será utilizada por empleados que tal vez no sean muy buenos usando una computadora, y enseñarles a ingresar datos en una tabla será mucho más fácil que enseñarles a trabajar con algún software especializado. programa como 1C.
Los datos ingresados en las tablas cambian en tiempo real, es decir, en cualquier momento se puede ver la situación de los asuntos de la empresa, la seguridad está incorporada y se puede restringir el acceso a determinadas personas.
Desarrollo de arquitectura y estructura de datos.
La sala de juegos infantil ofrece varios servicios básicos.
- Visita estándar — cuando un cliente compra tiempo para pasar en la sala de juegos de sus hijos.
- Visita supervisada — cuando un cliente compra tiempo para pasar en la sala de juegos de sus hijos y paga más por la supervisión. Es decir, el cliente puede dejar al niño y dedicarse a sus asuntos, y el trabajador de la habitación observará y jugará con el niño durante la ausencia de los padres.
- Cumpleaños abierto — el cliente alquila una mesa separada para comer y sentar a los invitados y paga una visita estándar a la sala de juegos, mientras la sala funciona como de costumbre.
- Cumpleaños cerrado — el cliente alquila el local completo, durante el período de alquiler la habitación no acepta otros clientes.
Es importante que el propietario sepa cuántas personas visitaron la habitación, qué edad tenían, cuánto tiempo pasaron, cuánto dinero ganaron, cuántos gastos hubo (a menudo sucede que el administrador necesita comprar algo o pagar por algo, por ejemplo, entrega o agua), ¿Cuántos cumpleaños hubo?
Como cualquier proyecto de TI, comencé pensando en la arquitectura del futuro sistema y elaborando la estructura de datos. Como la esposa está a cargo del negocio, sabe todo lo que necesita ver, controlar y gobernar, por lo que actuó como cliente. Juntos realizamos una lluvia de ideas y elaboramos requisitos para el sistema, sobre la base de lo cual pensé en la funcionalidad del sistema y creé la siguiente estructura de archivos y carpetas en Google Drive:
El documento “Resumen” contiene información general de la empresa: ingresos, gastos, análisis.
El documento de Gastos contiene información sobre los gastos mensuales de la empresa. Para mayor transparencia, divididos en categorías: gastos de oficina, impuestos, gastos de personal, gastos de publicidad, otros gastos.
gastos mensuales
Cuadro resumen de gastos del año.
La carpeta Ingresos contiene 12 archivos de Google Sheets, uno para cada mes. Estos son los principales documentos de trabajo que los empleados rellenan cada día. Contienen una pestaña de panel obligatoria y pestañas para cada día laborable. La pestaña del panel muestra toda la información necesaria para el mes actual para una comprensión rápida de los asuntos y también le permite establecer precios y agregar servicios.
Pestaña Panel de control
Pestaña diaria
En el proceso de desarrollo empresarial, comenzaron a aparecer necesidades adicionales en forma de descuentos, suscripciones, servicios adicionales y eventos. También implementamos todo esto con el tiempo, pero este ejemplo muestra la versión básica del sistema.
Creación de funcionalidad
Después de descubrir los indicadores principales, resolví la arquitectura y el intercambio de datos entre entidades, comencé la implementación. Lo primero que hice fue crear un documento de Google Sheet en mi carpeta de Ingresos. Creé dos pestañas en él: panel de control y el primer día del mes, en las que agregué la siguiente tabla.
Hoja de trabajo principal
Esta es la hoja de trabajo principal con la que trabajará el administrador. Solo necesita completar los campos obligatorios (marcados en rojo) y el sistema calculará automáticamente todos los indicadores necesarios.
Para reducir los errores de entrada y la comodidad, el campo "Tipo de visita" se implementó como una lista desplegable de los servicios prestados, que podemos editar en la página del panel. Para ello, agregamos verificación de datos a estas celdas e indicamos el rango del que tomar los datos.
Para reducir el error humano en los cálculos, agregué un cálculo automático de las horas que el cliente pasó en la habitación y la cantidad de dinero adeudada.
Para ello, el Administrador simplemente debe marcar la hora de llegada del cliente (columna E) y la hora de salida (columna F) en el formato HH:MM. Para calcular el tiempo total que pasa un cliente en la sala de juegos, utilizo esta fórmula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Para calcular automáticamente la cantidad de dinero por utilizar los servicios, tuvimos que utilizar una fórmula más compleja, ya que el precio de una hora puede variar según el tipo de servicio. Por lo tanto, tuve que vincular los datos a la tabla de servicios en la página del panel usando la función CONSULTA:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Además de las acciones principales, agregué funciones adicionales para eliminar errores IFERROR o ISBLANK no deseados, así como la función ROUNDDOWN; para no molestarme con las pequeñas cosas, redondeé la cantidad final hacia abajo, hacia el cliente.
Además del ingreso principal (tiempo de alquiler), en una sala de juegos para niños hay ingresos adicionales en forma de servicios o venta de juguetes, y los empleados realizan algunos pequeños gastos, por ejemplo, pagar el agua potable o comprar dulces para recibir cumplidos. Todo esto también hay que tenerlo en cuenta.
Por eso, agregué dos tablas más en las que registraremos estos datos:
Para facilitar el trabajo con los carteles, los coloreé y agregué formato condicional a las celdas.
Las tablas principales están listas, ahora necesita colocar los indicadores principales en una tabla separada para que pueda ver claramente cuánto ganó en un día y cuánto de este dinero hay en la caja registradora y cuánto en la tarjeta.
Para totalizar el dinero por tipo de pago, utilicé nuevamente la función CONSULTA:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Al final de la jornada laboral, el administrador sólo necesita volver a comprobar los ingresos y no tener que volver a calcularlos manualmente. No obligamos a una persona a realizar trabajo adicional y el propietario puede observar y controlar la situación en cualquier momento.
Todas las tablas necesarias están listas, ahora simplemente duplicaremos la pestaña para cada día, la numeraremos y obtendremos lo siguiente.
¡Excelente! Casi todo está listo, solo queda mostrar todos los indicadores principales del mes en la pestaña del tablero.
Para obtener el ingreso total del mes, puedes escribir la siguiente fórmula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1donde D1 es la celda con ingresos diarios y '1', '2', etc., son el nombre de la pestaña. Exactamente de la misma manera obtengo datos sobre ingresos y gastos adicionales.
Para mayor claridad, decidí mostrar la rentabilidad total por categoría. Para hacer esto, tuve que hacer una selección y agrupación compleja de todas las pestañas, y luego filtrar y eliminar líneas vacías e innecesarias.
Rentabilidad por categoría
La herramienta principal de contabilidad de ingresos está lista, ahora simplemente duplicaremos el archivo para cada mes del año.
Después de crear una herramienta para contabilizar y controlar los ingresos, me propuse crear una tabla de gastos en la que tendremos en cuenta todos los gastos mensuales: alquiler, nómina, impuestos, compra de bienes y otros gastos.
En la carpeta del año actual, creé un documento de Google Sheet y le agregué 13 pestañas, un panel y doce meses.
Pestaña Panel de control
Para mayor claridad, en la pestaña del panel he resumido toda la información necesaria sobre los gastos financieros del año.
Y en cada pestaña mensual creé una tabla en la que realizaremos un seguimiento de todos los gastos en efectivo de la empresa por categoría.
Pestaña Mes
Resultó muy conveniente, ahora puedes ver y controlar todos los gastos de la empresa y, si es necesario, consultar el historial e incluso realizar análisis.
Dado que la información sobre ingresos y gastos se encuentra en diferentes archivos y no es muy conveniente monitorearla, decidí crear un archivo en el que recopilé toda la información relevante necesaria para que el propietario controle y administre la empresa. Llamé a este archivo "Resumen".
cuadro resumen
En este archivo creé una tabla que recibe datos mensuales de las tablas, para esto utilicé la función estándar:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")donde paso el ID del documento como primer argumento y el rango importado como segundo parámetro.
Luego hice el balance anual: cuánto se ganó, cuánto se gastó, cuál fue la ganancia, la rentabilidad. Visualizó los datos necesarios.
Y para mayor comodidad, para que el propietario de la empresa pueda ver todos los datos en un solo lugar y no revisar archivos, integré la capacidad de seleccionar cualquier mes del año y mostrar indicadores clave en tiempo real.
Para hacer esto, creé un enlace entre el mes y el ID del documento.
Luego creé una lista desplegable usando "Datos -> Validación de datos", especifiqué el rango del enlace y configuré la importación con un enlace dinámico al documento.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusión
Como puedes ver, mejorar los procesos de tu negocio no es tan difícil como podría parecer y no necesitas tener grandes habilidades para hacerlo. Por supuesto, este sistema tiene muchas deficiencias y, a medida que el negocio crezca, será imposible utilizarlo, pero para una pequeña empresa o al principio, cuando se prueba una hipótesis, esta es una excelente solución.
Esta sala de juegos lleva tercer año trabajando en esta solución, y recién este año, cuando ya entendemos claramente todos los procesos, conocemos a nuestro cliente y el mercado. Decidimos crear una herramienta de gestión empresarial en línea completa.
PS
Usar Google Sheets para monitorear su negocio no es muy conveniente, especialmente desde su teléfono. Así que lo hice , que muestra todos los indicadores comerciales clave en tiempo real en un formato conveniente
Fuente: habr.com