Hola a todos, mi nombre es Konstantin Kuznetsov, soy el CEO y fundador de RocketSales. En el campo de TI, una historia es bastante común cuando el departamento de desarrollo vive en su propio universo. Este universo tiene humidificadores en cada escritorio, un montón de dispositivos y limpiadores para monitores y teclados y, muy probablemente, su propio sistema de gestión de tareas y proyectos.
¿De qué se trata esto?
Quizás para algunos no sea nada. Pero nos encontramos con un problema. Construimos y automatizamos sistemas de ventas, implementamos CRM, creamos una infraestructura en la nube para negocios. Además de los departamentos de desarrollo y producción, los proyectos de los clientes a menudo incluyen especialistas en marketing, vendedores, contadores y otros empleados. Y comenzamos a pensar en cómo organizar un proceso de gestión de proyectos efectivo.
Si el proceso de desarrollo y producción está organizado en una plataforma como Jira o GitLab, entonces nadie, excepto el desarrollo, entiende qué es qué. Para conectar a un empleado externo con el proyecto, debe reunirse con él, explicarle el contexto, arreglar la tarea en algún lugar, luego controlar el grado de preparación en los chats de trabajo, obtener el resultado a través del chat y agregarlo a Jira. Y así cada vez.
El desarrollo está aislado de otras partes de la empresa, no saben cómo involucrarnos y no sabemos si necesitan nuestra opinión.
Hace un par de años descubrimos la plataforma Asana. En este artículo quiero contarte cómo organizamos el proceso de gestión de desarrollo y producción para:
- toda la empresa trabajaba en un solo ecosistema,
- todos tenían suficiente funcionalidad,
- fue posible estimar el costo de cada proyecto en horas y dinero,
- trabajar con clientes era a largo plazo: no en el marco de una sola tarea, sino en el marco de un proyecto completo con una acumulación constante de ideas.
Un poco sobre cómo conocer Asana
Pasé 10 años buscando un software conveniente para la gestión de proyectos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 y docenas de otros rastreadores de tareas no han pasado la prueba de resistencia. Entonces encontré a Asana. Y todo salió bien.
En nuestra opinión, es la mejor y más rápida plataforma de gestión de proyectos y tareas. Hoy, Asana es el líder mundial en popularidad y satisfacción del usuario. Esto se evidencia en el gráfico de la calificación g2.
Somos fans de Asana, incluso nos certificamos para poder implementarlo a nuestros clientes.
Describiré brevemente el proceso desde la venta hasta la implementación del proyecto.
Dado que vendemos servicios de TI, nuestro embudo es bastante largo y, hacia el final, va al departamento de producción y, a veces, al de desarrollo.
El departamento de ventas realiza manipulaciones estándar: auditoría, aprobación de la propuesta comercial, firma del contrato, transferencia de la transacción a producción. La producción no puede aceptar el contrato: debe contener el presupuesto, la fecha de transferencia a la producción, el tiempo estimado de fondo para la ejecución del proyecto.
Gracias al paquete amoCRM + Asana, al transferir un trato del departamento de ventas a producción y viceversa, el trabajo no se interrumpe en ninguna parte. En azul se indica el área de responsabilidad del departamento comercial, en naranja el departamento de producción y en rosa el departamento de desarrollo.
Es importante que el departamento de desarrollo, a diferencia del departamento de diseño, no participe en todos los proyectos. A veces, la configuración del sistema no requiere soluciones personalizadas.
Entonces, cuando el gerente aceptó el proyecto para producción, el gerente de ventas va a Asana con 1 clic (captura de pantalla). Un proyecto se crea automáticamente desde amoCRM en Asana.
Una tarea (tarea) con un mapa de proyecto y ofertas comerciales se crea automáticamente en un tablero de proyecto de cliente común. Todos los clientes que están actualmente en producción se muestran aquí. Aquí, se designa un gerente responsable, se establecen plazos, se selecciona el tipo de trabajo y se modifican los estados de las tareas.
El administrador puede lanzar cualquiera de los procesos comerciales automáticos propuestos en una tarea:
- Buscar/Crear un proyecto de Cliente + Adjuntar una tarea allí
- Complete la tarea con información sobre el trato.
- Crear un trato a partir de la tarea actual
El proyecto se llena con todos los datos especificados en amoCRM. Según el tipo de servicios, se crea inmediatamente un conjunto de subtareas para la implementación de bloques de trabajo reales. Le queda al gerente del proyecto descomponer tareas detalladas, asignar personas responsables y plazos.
Este tablero ayuda a llevar nuevos proyectos al trabajo. Pero es inconveniente controlar los estados actuales y la presencia de proyectos en riesgo en él.
Cómo agrupamos las tareas y proyectos de los clientes
Desde el tablero común de todos los proyectos, el gerente agrega el proyecto a 3 tableros más:
- tablero personal del cliente;
- cartera de clientes activos;
- cartera del gerente.
Averigüemos por qué necesitamos cada una de las entidades.
En la captura de pantalla que ves tablero personal del cliente.
¿Por qué este tablero?
Solíamos pensar en términos de tareas. Terminada la tarea, se fue a hacer otra. Resultó que hacemos para el cliente exactamente la cantidad de trabajo que pidió. Pero queríamos construir relaciones a largo plazo, así que pasamos de trabajar con tareas a trabajar con clientes.
Nos aseguramos de anotar todas las ideas de mejora para el cliente. Incluso si se trata de un pensamiento accidentalmente lanzado al aire por el cliente, lo arreglamos y lo rematamos. Así se forma el backlog de tareas, el trabajo con el cliente no termina.
¿Qué hay en este tablero?
Nuestro Asana está conectado a varios servicios:
- Sistema CRM (para la interacción con el departamento de ventas),
- TimeDoctor (para realizar un seguimiento del tiempo),
- Sistema ERP (para la agregación de todos los datos en una única interfaz).
Agregamos un panel de control de recursos rápidos a Asana. Pasas el cursor sobre la tarea y ves quién y cuánto trabajó en la tarea, qué bonificación ganaron.
El trabajo del departamento de producción se estima por hora, por lo que era importante para nosotros hacer un seguimiento estricto de cuánto tiempo dedicaba cada empleado a resolver las tareas del cliente.
¿Qué da el uso de la placa?
Como resultado, en el sistema ERP vemos Informe del proyecto. Estado de la transacción, participantes del proyecto, presupuesto del proyecto, número de horas trabajadas y plazos.
Podemos predecir el costo de proyectos de desarrollo similares, el cálculo de KPI se vuelve absolutamente transparente y no hay lugar para la ilusión de que el desarrollo es solo un par de horas. Si es necesario, siempre tenemos una interfaz que podemos mostrar al cliente para informar.
Maletines Asana
Esta funcionalidad se ha implementado en Asana durante mucho tiempo. Pero no lo apreciamos de inmediato. Al principio, simplemente recopilábamos todos los proyectos de nuestros gerentes en carpetas. Resultó que durante su tiempo en la empresa, Denis Kiselev trabajó con 61 clientes.
Saber esto es genial, pero no lo suficiente como para justificar el tiempo dedicado a recopilar. Y anotamos en carteras. Todo cambió cuando equiparamos un proyecto en Asana con un trato en un sistema de CRM.
Anteriormente, el gerente se suscribía a todos los proyectos y recibía notificaciones de todos los cambios en la Bandeja de entrada (alimentación de notificaciones). Cada actualización de estado, se mostraba un nuevo comentario en el feed, comenzando con el más reciente. El lunes, el gerente se sentó y realizó las tareas desde la bandeja de entrada de forma secuencial. No se hablaba de prioridades, a veces no se alcanzaban tareas importantes.
Ahora hay una cartera de empleados y una cartera de departamento de proyectos. En el primero, el gerente administra sus proyectos, el segundo le da al gerente el control sobre la carga de trabajo actual de todos los empleados.
Portafolio de diseño
En la captura de pantalla puedes ver los proyectos ordenados por empleados.
Una vez a la semana, el director del proyecto actualiza el estado de cada proyecto. Escribe lo que se hizo la semana pasada y lo que se planea para la siguiente. Establece una de tres etiquetas: bajo control, en riesgo, hay problemas.
El gerente puede evaluar rápidamente:
- el volumen actual de clientes en el departamento de diseño,
- el número de proyectos en el trabajo de cada gerente,
- el número de tareas del proyecto atrasadas,
- la presencia de problemas y la necesidad de involucrarse en proyectos,
- plazos del proyecto, tiempo invertido, etapa del embudo y prioridad del proyecto.
Los portafolios también nos ayudan a informar. Después de actualizar el estado del proyecto, automáticamente se envía un informe del trabajo realizado y planificado al chat con el cliente.
Cartera de empleados
Incluso el jefe del departamento de proyectos tiene su propia cartera. Si, pah-pah-pah, se quita, la nueva persona verá todos los proyectos bajo su control que debe seguir monitoreando.
Los empleados de línea también apreciaron la conveniencia de la planificación de la carga de trabajo de la cartera. En la pestaña “Cargar”, Asana analiza el volumen de tareas teniendo en cuenta los plazos y avisa si un empleado tiene planificado un volumen de tareas insoportable. Puede cambiar los plazos y ajustar los detalles sin salir de esta pestaña.
Resolución de errores y desarrollo a medida.
Un equipo separado es responsable de nuestro desarrollo. Como parte de un proceso de negocio, recibe tareas de dos tipos:
- bicho,
- nuevo desarrollo.
Los errores se verifican, se evalúa su criticidad y se transfieren al trabajo del servicio de soporte técnico.
Las tareas de desarrollo provienen del backlog de los productos internos de la empresa o del gerente del proyecto si hay una solicitud correspondiente del cliente.
El proceso de desarrollo, en general, se ve así.
Las tareas recaen en el tablero de desarrollo de Asana. Aqui esta ella.
El creador de tareas selecciona el tipo de "Error" o "Característica", establece el grado de criticidad, indica el cliente, los departamentos internos de la empresa que se ven afectados por la tarea. Cuando la tarea cumple con todos los requisitos de la normativa interna, el director hace clic en el ícono del rayo en la barra superior sobre la tarea y lanza el proceso de negocio automático “Evaluar en desarrollo”.
El jefe del departamento de desarrollo recibe una notificación sobre una nueva tarea para evaluación, la tarea en sí se mueve a un tablero separado con el mismo nombre durante la evaluación.
Después de la evaluación, el gerente mueve la tarea al sprint correspondiente al mes de finalización planificada. Las tareas siempre están en varios tableros al mismo tiempo:
- en el tablero personal del director del proyecto,
- en el tablero de apoyo
- en la placa de desarrollo.
Todos los participantes y empleados que controlan la tarea ven el progreso, reciben notificaciones y discuten directamente en los comentarios de la tarea. Cuando se completa la tarea, el gerente del proyecto o el especialista de soporte técnico responsable la “lleva” a su lado para continuar trabajando en el proyecto.
¿Qué pasó cuando regresamos los departamentos de desarrollo y producción a un solo ambiente con el equipo?
En primer lugar, los proyectos de los clientes se han vuelto a más largo plazo. Debido al atraso constantemente reabastecido, el cheque promedio ha aumentado.
En segundo lugar, la la calidad de los proyectos ha mejorado mucho, ya que el departamento de desarrollo podía hacer una pregunta a marketing, ventas, contabilidad, etc. en cualquier momento. Tuvimos la oportunidad de conectar las competencias necesarias del equipo a tiempo y ofrecer soluciones de un nivel completamente diferente.
En tercer lugar, y empleados, gerentes y clientes recibieron total transparencia en las tareas planificadas y completadas. Aprendimos a GESTIONAR proyectos, nos dimos cuenta de que se trata de un proceso absolutamente técnico, del que se puede excluir casi por completo el factor humano.
En cuarto lugar, El equipo se ha vuelto más cohesionado. Antes, los empleados tenían poca idea de lo que hacían los míticos departamentos de desarrollo y producción.
Ahora, viendo el proceso de desarrollo y puesta a punto técnica de los sistemas:
- el departamento de ventas encuentra en él ideas e inspiración sobre cómo vender,
- los especialistas en marketing toman regularmente contenido útil para publicaciones, artículos, posicionamiento y textos publicitarios,
- los gerentes analizan las necesidades y el comportamiento de los clientes, ajustando la estrategia.
Resultó ser una transformación en la que todos ganan, en la que ganamos nosotros, nuestros clientes y nuestros socios. Me encantaría que compartieras tu opinión en los comentarios: ¿hubo algo útil en mi artículo y qué métodos de gestión de proyectos usas en el desarrollo?
Fuente: habr.com