Una marca reconocida o un orador de alto nivel pueden llenar las salas de conferencias. Las personas se sienten atraídas por las “estrellas” para estar en sintonía y conocer sus errores y triunfos. Sin embargo, al final de las presentaciones, los participantes no brindan las mejores calificaciones a estos oradores.
En el estudio de creación de presentaciones e infografías VisualMethod, se preguntó a empresarios y empleados corporativos qué más les decepcionó de las exposiciones en conferencias. Resultó que cuando los oradores experimentados ignoran las diapositivas organizativas y pasan directamente a describir el proceso o el caso, se pierde la confianza. Algunos encuestados incluso calificaron esta conducta de los oradores como arrogante (“no se presentó en absoluto”) y descuidada (“en el tema es una cosa, pero en palabras es otra”). A continuación, explicamos detalladamente qué diapositivas son importantes recordar.
Por qué es importante
Incluso si has hablado 1000 veces, estas 5 diapositivas son imprescindibles en tu presentación:
- tema de la presentación
- presentación personal
- estructura de la presentación
- agenda
- conclusiones de la presentación y contactos
Si la presentación incluye un bloque de preguntas y respuestas, crea una diapositiva separada para esto, para centrar la atención de la audiencia o utiliza una diapositiva con las conclusiones de la presentación.
A medida que los oradores acumulan experiencia, se concentran más en el contenido de la presentación, pensando que a la audiencia solo le importan los resultados y la experiencia personal del presentador. Ciertamente, esto es significativo, pero independientemente de tu estatus y los resultados de tu trabajo, a la audiencia le vale recibir un refuerzo de la importancia de lo que está ocurriendo y una sensación de pertenencia. Las diapositivas organizativas ayudan a sintonizar con tu estilo, sumergirse en el tema y entender por qué tu presentación debería influir en la vida profesional de los oyentes. Incluso si tu discurso es un monólogo, la información organizativa crea un efecto de interacción entre el presentador y el público en la sala.
Captura con el tema
Cualquier presentación comienza con una portada. Normalmente, en ella se escribe algo general, aunque originalmente la primera diapositiva se creó para explicar la relevancia del tema para la audiencia. ¿Por qué sucede esto? Nuestros clientes, que a menudo dan conferencias, admiten que reciben el tema del organizador o, si lo formulan ellos mismos, lo hacen con varios meses de antelación y, en condiciones de falta de tiempo, surge un tema preliminar. Con el tiempo, aparece en todos los carteles, pancartas y boletines, y cuando llega el momento de la preparación, parece que cambiar algo es tarde. VisualMethod siempre sugiere formular el tema indicándole su beneficio para la audiencia. Incluso si se diferenciará un poco del anunciado. Así podrás captar la atención de la gente desde los primeros segundos.
Utiliza la voz activa para formular el tema y sé lo más específico posible. Por ejemplo, la formulación “Desarrollo de propuestas comerciales” suena más débil que “3 plantillas de propuestas comerciales que te ayudarán a vender servicios de consultoría”.
Encuentra un interés común con el oyente. Un buen ponente, antes de hablar, preguntará a los organizadores quién estará presente y cuáles son los resultados de las encuestas sobre los temas relevantes entre los asistentes. Esta conversación toma cinco minutos, pero ayuda a ahorrar tiempo en la preparación, porque sabrás exactamente las expectativas de la gente y podrás seleccionar información interesante para ellos. Si das una sola presentación al año, puedes conectar tu tema con los intereses de los presentes en solo una frase.
Incluso cuando no hay información sobre quienes estarán en la sala, antes de comenzar la presentación, basta con hacer 2-3 preguntas aclaratorias sobre la ocupación de los oyentes y argumentar por qué tu información será útil para ellos.
Mantén tu experiencia
Una vez que haya formulado el tema, las personas se hacen la siguiente pregunta: ¿por qué usted puede ser un experto y por qué debe confiar en usted? Esta reacción ocurre automáticamente y, sin una respuesta, el oyente puede escuchar todo con interés, pero tendrá dudas de que esta información específica sea digna de confianza y que lo oído deba aplicarse en la práctica. Por ello, recomendamos incluso a los oradores "estrellas" que expliquen por qué tienen derecho a presentar tal o cual información. ¿Cómo hacerlo de manera natural, sin enfatizar el "yo"?
Algunos formatos de eventos prevén que el organizador presente al orador. En este caso, es importante proporcionar la información correcta al presentador y vincularla con el tema de su intervención. Por ejemplo, a uno de nuestros clientes le aconsejamos en una conferencia para empresarios que hablara no solo sobre su último trabajo en la empresa más grande del país por número de empleados, sino también sobre su experiencia previa en una pequeña oficina. Después de la presentación, el orador recibió comentarios de que comprende los problemas de las pequeñas empresas, aunque anteriormente en la sección de "preguntas y respuestas" a menudo se escuchaba la pregunta: "bien, en grandes negocios esta metodología funciona, pero ¿qué pasa con las pequeñas?". Cuando comprende claramente quién es su audiencia, puede elegir ejemplos de su actividad que resuenen con los intereses de los oyentes.
Si se presenta a sí mismo, dedique una diapositiva a esto. De esta manera, podrá mencionar solo la conexión entre su experiencia y el tema, y los demás datos las personas los leerán por sí solas, evitando así parecer presumido. Existe un concepto conocido como "triángulo de confianza". Para generar confianza, necesita vincular tres aspectos: su experiencia, el tema y los intereses de la audiencia.
La primera opción sobre cómo hacerlo implica el uso de un estereotipo. Se presenta así:
Me llamo _______, soy _______ (Cargo): estereotipo _______________. Si usted es director comercial, su presentación podría verse así:
Me llamo Petr Brodsky (nombre), soy un director comercial típico (cargo), que aprueba varias propuestas comerciales al mes y recibe retroalimentación de los clientes (estereotipo). Así, usted confirma que tiene derecho a hablar sobre la elaboración de propuestas comerciales y entiende lo que hacen las personas presentes en la sala, si se dirige a personas con el mismo cargo.
La segunda opción es la experiencia previa. Si estuviera hablando frente a desarrolladores que, digamos, crean servicios para la automatización del envío de propuestas comerciales, podría decir lo siguiente:
Me llamo Petr Brodsky (nombre), y cada día paso el 30% de mi tiempo en el equipo de desarrolladores, porque creo que el futuro está en la automatización de procesos. Si tiene experiencia en desarrollo, podría expresarlo de manera aún más impactante: soy desarrollador y siempre lo he sido. El código fluye por mis venas. Pero sucedió que logré construir un algoritmo para trabajar con propuestas comerciales y aumentar las ventas en un 999%, y ahora soy el líder de un departamento. Esto también es bueno, porque veo ambos lados del proceso.
Si no tiene experiencia relevante, puede recurrir al lenguaje de las emociones y explicar por qué es importante para usted el tema. Sonaría algo así: yo mismo soy comprador todos los días y estoy listo para llorar de felicidad cuando el vendedor escucha lo que necesito, en lugar de intentar venderme algo estándar. Pero esa es la esencia de un buen plan de empresa: enseñar a los empleados a utilizar las ventajas de la humanidad y la tecnología en la comprensión del cliente.
En cuanto a la diapositiva que describe la experiencia, puede incluir la siguiente información:
- Cargo y nombres de las empresas en las que ha trabajado
- Su formación o cursos especializados que son relevantes para el tema
- Grados, premios y certificaciones
- Resultados cuantitativos. Por ejemplo, cuántas propuestas comerciales ha elaborado en su vida.
- A veces es apropiado mencionar clientes o grandes proyectos.
Lo principal: recuerde a tiempo que la audiencia no vino a escuchar su historia de vida. Por lo tanto, el objetivo de la presentación es solo justificar por qué es importante que escuchen su intervención sobre este tema.
Interese con el contenido
Usted ha explicado por qué el tema y su experiencia merecen atención, ahora la audiencia quiere saber cómo va a transmitir sus conocimientos y cuál será el proceso. Es importante indicar el contenido de la presentación en la diapositiva y establecer la agenda de la reunión para evitar que las personas se sientan decepcionadas después de su discurso. Cuando no advierte sobre la estructura de su presentación, las personas forman sus propias expectativas, que rara vez coinciden con la realidad. De ahí surgen comentarios como 'no habló sobre eso en absoluto' o 'pensé que sería mejor'. Ayude a los oyentes con sus deseos y expectativas: establezca las normas y explique qué pueden esperar.
Una buena forma de presentar la agenda sin nombrar la diapositiva 'Agenda'. En su lugar, puede crear una línea de tiempo o una infografía. Indique cuánto tiempo llevará cada parte: teórica, práctica, casos, preguntas y respuestas, pausas si están previstas. Si va a enviar la presentación, es mejor hacer el contenido en forma de menú con enlaces: así cuidará al lector y le ahorrará tiempo en pasar diapositivas.
VisualMethod recomienda no solo indicar el contenido de la presentación, sino hacerlo a través de los beneficios para los oyentes. Por ejemplo, en la diapositiva hay un punto 'cómo establecer los límites del presupuesto en una propuesta comercial'. Al mencionar este punto, dé una promesa: 'Después de mi presentación, sabrá cómo establecer los límites del presupuesto en una propuesta comercial'. Asegúrese de que las personas encuentren útiles sus palabras.
Como señala Alexander Mitta en su libro 'Cine entre el Infierno y el Paraíso', los primeros 20 minutos de una película generan un estallido de interés por toda la narrativa. Los profesionales llaman a esto un 'Inciting event' o, en traducción aproximada, 'evento incitador'. Hay un enfoque similar en la clásica teatral. Sus diapositivas de introducción son el gancho y generan interés en toda la narrativa.
Resuma
Recuerde el desenlace al final de una película o una obra: ese momento en que el espectador tiene una revelación y adquiere un conocimiento universal. Ese momento en su presentación será la diapositiva final con las conclusiones breves. Puede ser una conclusión escrita en grande, si está hablando de un verdadero descubrimiento nuevo, o 3 reglas o conclusiones principales para resumir toda la presentación.
¿Por qué resumir en una diapositiva aparte? En primer lugar, ayuda a hacer una conclusión clara y correcta al final de su presentación. En segundo lugar, prepara al público para el final y les da la oportunidad de formular preguntas.
En tercer lugar, puede agregar valor a su presentación. Para ello, debe enfatizar que gracias a su discurso, la audiencia ha aprendido, comprendido y tomado conciencia de algo. En general, crear un efecto de valor añadido. Por ejemplo, enumera los nombres de tres plantillas en las que se basa una propuesta comercial y dices: hoy han aprendido estos tres modelos, y al usarlos podrán mostrar más claramente a sus clientes los beneficios de colaborar con ustedes y acelerar las ventas.
La diapositiva final debe ser breve y realmente conclusiva. No debe continuar profundizando en el tema después de ella, incluso si recuerda algunos detalles. Use este momento para consolidar su estatus de experto y para ofrecer una conclusión final. A esta conclusión, puede pasar al bloque de preguntas y respuestas, aunque en la mayoría de los casos es mejor colocarlo un poco antes y terminar la presentación en la nota que usted necesite.
Ayúdenos a ponernos en contacto con usted
Toda presentación tiene un objetivo. Al subir al escenario, el orador vende a la audiencia un producto, una empresa, su experiencia o alguna acción. Hoy en día, raramente se puede encontrar una venta directa a través de una presentación, salvo en pirámides de cosméticos o píldoras mágicas. En la mayoría de los casos, el ponente recoge los contactos de la audiencia. Esto no significa que esté paseando con un cuestionario por la sala, sino que menciona dónde se puede continuar la comunicación.
Si no está dispuesto a proporcionar contactos directos, indique en la diapositiva de cierre el correo electrónico de la empresa. Por ejemplo, usamos la dirección general hello@visualmethod.ru, o mejor aún, proporcione un enlace a la red social donde pueda interactuar con la audiencia o donde haya materiales útiles sobre su tema.
Si es un consultor independiente, también puede ofrecer un correo general, personal o indicar una página en la red social a través de la cual se le puede contactar.
Para activar a la audiencia, haga un "llamado a la acción". Pida que den su opinión sobre su presentación, compartan enlaces sobre el tema o sugieran cómo puede mejorar su presentación. Según la experiencia de VisualMethod, aproximadamente el 10% de los oyentes siempre están lo suficientemente receptivos y activos como para dejar un comentario, y alrededor del 30% están dispuestos a suscribirse a las novedades de su grupo.
P.D.
Por la "antigua" tradición, aquí debería haber una mención de la frase "¡Gracias por su atención!" Decir "adiós" siempre es complicado y se desea llenar el incómodo silencio con una diapositiva de agradecimiento, pero le instamos a que se detenga en la diapositiva con los contactos. La "diapositiva de agradecimiento" envía una señal a la audiencia de que su relación ha finalizado, y el objetivo de cualquier negocio es expandir y mantener constantemente el contacto con su audiencia. Sus contactos cumplirán mejor con esta tarea.
Fuente: habr.com
