¿Y qué se logró con esto?
¡Hola!
En la producción, es importante controlar la calidad de los productos, tanto de los que provienen de los proveedores como de los que entregamos al final. Para esto, a menudo se realizan muestreos: empleados especialmente capacitados toman muestras y, siguiendo las instrucciones disponibles, recolectan los especímenes que luego se envían al laboratorio para su análisis de calidad.
Me llamo Katya, soy la propietaria del producto de uno de los equipos en SIBUR, y hoy les contaré cómo mejoramos la vida (al menos durante el horario laboral) de los especialistas que toman las muestras y de otros participantes en este fascinante proceso. Debajo, hablaré sobre las hipótesis y su verificación, sobre la relación con los usuarios de tu producto digital y un poco sobre cómo está organizado todo aquí.
Hipótesis
Es importante empezar mencionando que nuestro equipo es bastante joven; trabajamos desde septiembre de 2018 y uno de nuestros primeros desafíos en el marco de la digitalización de procesos es el control de producción. De facto, esto implica verificar todo en la etapa entre la recepción de materias primas y la salida del producto final de nuestras instalaciones. Decidimos abordar el problema por partes y comenzamos con la recolección de muestras. Después de todo, para digitalizar la investigación de laboratorio de estas muestras, primero alguien tiene que recolectarlas y llevarlas. Generalmente, se hace a mano y a pie.
Las primeras hipótesis se centraban en abandonar el papel y el trabajo manual. Anteriormente, el proceso era así: una persona tenía que escribir en un papel lo que iba a recolectar en el muestreador, autoidentificarse (es decir, escribir su nombre completo y la hora de recolección), pegar este papel en el tubo. Luego, debía ir a la plataforma, tomar una muestra de varios vagones y regresar a la sala de control. En la sala de control, la persona tenía que ingresar nuevamente los mismos datos en el acta de muestreo, junto con la cual la muestra se enviaba al laboratorio. Después, también tenía que llevar un registro personal para, en caso necesario, comprobar quién y cuándo tomó una muestra específica. Y el químico, que registraba la muestra en el laboratorio, luego transfería las anotaciones del papel a un software específico de laboratorio (LIMS).
Los problemas son evidentes. En primer lugar, es un proceso largo y, además, estamos viendo duplicaciones de la misma operación. En segundo lugar, la baja precisión: el tiempo de muestreo se anotaba parcialmente a ojo, porque hay una diferencia entre lo que escribiste en papel como un tiempo aproximado y el que realmente se toma al llegar al vagón y empezar a recoger muestras, lo que sería un tiempo algo diferente. Para el análisis de datos y el seguimiento del proceso, esto es más importante de lo que parece.
Como pueden ver, el campo para optimizar el proceso es verdaderamente virgen.
Tuvimos poco tiempo y teníamos que hacer todo rápidamente, además dentro del entorno corporativo. Hacer algo en la nube durante la producción no es la mejor idea, porque trabajas con muchos datos, algunos de los cuales son secretos comerciales o contienen datos personales. Para crear el prototipo, solo necesitábamos el número del vagón y el nombre del producto; estos datos fueron aprobados por el departamento de seguridad y comenzamos.
En mi equipo hay actualmente 2 desarrolladores externos, 4 internos, un diseñador, un scrum master, y un product owner junior. Aquí, por cierto, están las vacantes que tenemos ahora. .
En una semana construimos un panel administrativo en Django para el equipo y una sencilla aplicación móvil para usuarios. Luego pasamos otra semana ajustando y configurando, y después se la entregamos a los usuarios, los entrenamos y comenzamos a probar.
Prototipo
Aquí todo es sencillo. Hay una parte web que permite crear una tarea para la recolección de muestras, y hay una aplicación móvil para empleados, donde está todo claro: ve a esa estructura y recoge muestras de ese vagón. Al principio pegamos códigos QR en los recolectores de muestras, para no reinventar la rueda, porque cualquier ajuste más serio del recolector hubiera tenido que ser aprobado, y aquí era inofensivo; simplemente se pegó un papel y se empezó a trabajar. Al empleado solo le quedaba elegir la tarea en la aplicación y escanear la etiqueta, después de lo cual se registraban en el sistema los datos de que él (un empleado específico) tomó muestras de un vagón con un número específico a tal hora. En términos simples, "Iván tomó la muestra del vagón nº 5 a las 13:44". Al regresar a la sala de control, solo le quedaba imprimir el acta ya lista con esos mismos datos y simplemente firmarla.
La antigua interfaz de administrador
Creación de tarea en la nueva interfaz de administrador
A las chicas en el laboratorio también les resultó más fácil en esta etapa: ahora ya no es necesario analizar las inscripciones en el papel, sino que simplemente pueden escanear el código y entender de inmediato qué hay en el tubo de muestra.
Y aquí nos encontramos con un problema similar ya en el lado del laboratorio. Las chicas también tienen su propio software complicado, LIMS (Sistema de Gestión de Información de Laboratorios), donde tenían que ingresar manualmente todos los datos de los informes de recolección de muestras. Y en esta etapa, nuestro prototipo no resolvía de ninguna manera sus problemas.
Por lo tanto, decidimos hacer una integración. La situación ideal sería que toda la infraestructura que hemos desarrollado para integrar estos puntos de contacto, desde la recolección de muestras hasta el análisis de laboratorio, ayude a eliminar por completo el uso de papel. La aplicación web reemplazará los registros en papel, y el informe de recolección se llenará automáticamente, con la ayuda de una firma electrónica. Gracias al prototipo, nos dimos cuenta de que se podía aplicar la concepción y comenzamos a desarrollar el MVP.
Prototipo de la versión anterior de la aplicación móvil
MVP de la nueva aplicación móvil
Dedos y guantes
Aquí hay que tener en cuenta el hecho de que trabajar en la producción no es +20 y una brisa suave que agita los campos de sombreros de paja, sino que en ocasiones es -40 y un viento fuerte, donde no apetece quitarse los guantes para tocar la pantalla del smartphone a prueba de explosiones. De ninguna manera. Incluso bajo la amenaza de llenar informes en papel y perder tiempo. Pero los dedos siguen contigo.
Por lo tanto, cambiamos un poco el proceso de trabajo para el equipo: en primer lugar, programamos una serie de acciones en los botones laterales del smartphone, que se pueden presionar cómodamente con guantes, y en segundo lugar, mejoramos los mismos guantes: nuestros colegas que se encargan de proporcionar a los empleados equipos de protección personal encontraron guantes que cumplen con todos los estándares necesarios, y además permiten trabajar con pantallas táctiles.
Aquí hay un poco de información sobre ellos en el video.
También recibimos comentarios sobre las etiquetas en los tubos de muestra. El problema es que hay diferentes tipos de tubos: plásticos, de vidrio, de forma curvada, en definitiva, hay una variedad. Es incómodo pegar un código QR en los curvados, ya que el papel se dobla y puede escanearse no tan bien como quisieras. Además, bajo la cinta adhesiva también se escanea peor, y si le pones mucha cinta — no se escanea en absoluto.
Hemos reemplazado todo esto por etiquetas NFC. Es mucho más conveniente, pero todavía no lo hemos hecho completamente práctico; queremos avanzar hacia etiquetas NFC flexibles, pero por ahora estamos en medio de la aprobación de la protección contra explosiones, así que tenemos etiquetas grandes, aunque a prueba de explosiones. Pero vamos a trabajar en esto con nuestros colegas de seguridad industrial, así que aún hay mucho por delante.
Más sobre las etiquetas
LIMS como sistema ya prevé la impresión de códigos de barras para tales fines, pero tienen una desventaja significativa: son desechables. Es decir, se coloca en el muestreador, se termina el trabajo, y hay que despegarla, tirarla y luego pegar una nueva. En primer lugar, no es muy ecológico (se usa mucha más papel de lo que parece a simple vista). En segundo lugar, es lento. Nuestras etiquetas son reutilizables, con reescritura. Cuando se envía un muestreador al laboratorio, basta con escanearlo. Luego, el muestreador se limpia cuidadosamente y se devuelve para la toma de nuevas muestras. El empleado en la producción lo escanea nuevamente y registra nuevos datos en la etiqueta.
Este enfoque también ha demostrado ser bastante exitoso, y lo hemos probado meticulosamente y hemos tratado de trabajar en todos los lugares complicados. Al final, actualmente estamos en la etapa de desarrollo de MVP en un entorno industrial con plena integración en los sistemas corporativos y cuentas. Aquí ayuda el hecho de que en su momento se trasladó mucho a microservicios, por lo que no hubo problemas en cuanto a la gestión de cuentas. En contraste con el LIMS, para el cual nadie hizo nada. Tuvimos ciertos inconvenientes para integrarlo correctamente en nuestro entorno de desarrollo, pero los superamos y en verano lanzaremos todo al mercado.
Controles y capacitación
Este es un caso que surgió de un problema bastante cotidiano: una vez surgió la suposición de que a veces la prueba de muestras muestra resultados diferentes de lo normal, porque las muestras simplemente se toman mal. Las hipótesis sobre lo que sucedía eran las siguientes.
- Las muestras simplemente se toman incorrectamente debido al incumplimiento por parte de los empleados en el proceso tecnológico en el lugar.
- En la producción llegan muchos novatos, puede que no les expliquen todo con detalle, de ahí que las muestras no se tomen del todo correctamente.
Criticamos la primera opción desde el principio, pero por si acaso también comenzamos a verificar.
Aquí destacaré una cosa importante. Estamos enseñando activamente a la empresa a reestructurar su forma de pensar hacia la cultura de desarrollo de productos digitales. Anteriormente, el modelo de pensamiento era que existía un proveedor, se necesitaba escribir un pliego de condiciones claro con soluciones una vez, entregarlo y dejar que él hiciera todo. Esto significaba que las personas, de facto, partían inmediatamente de soluciones potenciales ya listas, que debían ser planteadas como un hecho en el pliego, en lugar de enfocarse en los problemas existentes que desean resolver.
Y ahora estamos cambiando el enfoque de este "generador de ideas" a la formulación de problemas claros.
Por lo tanto, al escuchar la descripción de estos problemas, comenzamos a idear maneras de verificar estas hipótesis.
La manera más sencilla de verificar la calidad del trabajo de los seleccionadores de muestras es mediante videovigilancia. Es claro que para verificar otra hipótesis, equipar toda la plataforma con cámaras a prueba de explosiones no es tan sencillo; el cálculo inicial nos dio muchos millones de rublos, y decidimos rechazar eso. Se decidió acudir a nuestros amigos de la industria 4.0, quienes actualmente están pilotando el uso de la única cámara wifi a prueba de explosiones en Rusia. Según la descripción, esto debería parecerse a algo del tamaño de un hervidor eléctrico, pero en realidad, este dispositivo no es más grande que un marcador para pizarras.
Tomamos este dispositivo y llegamos a la plataforma, explicando lo más detalladamente posible a los empleados qué estábamos ofreciendo, por cuánto tiempo y con qué propósito. Era importante dejar claro de inmediato que esto era realmente para comprobar un experimento y era temporal.
Durante un par de semanas, las personas trabajaron en modo normal, no se detectaron violaciones, y decidimos verificar la segunda hipótesis.
Para un aprendizaje rápido y detallado, elegimos el formato de video tutoriales, sospechando que un video tutorial adecuado, que se puede ver en unos minutos, mostraría todo de manera mucho más visual que un manual de instrucciones de 15 páginas. Más aún, ya tenían dicho manual.
Dicho y hecho. Fui a Tobolsk, observé cómo toman las muestras y resultó que la mecánica de recolección ha sido la misma durante los últimos 20 años. Sí, es un proceso bastante rutinario que se puede automatizar con la repetición frecuente, pero eso no significa que no se pueda simplificar y automatizar. Sin embargo, la idea de hacer un video instructivo fue inicialmente rechazada por el personal, diciendo que para qué grabar esos videos si llevamos 20 años haciendo lo mismo.
Hicimos un acuerdo con nuestro equipo de relaciones públicas, elegimos al chico adecuado para grabar el video, le dimos una excelente llave inglesa brillante y grabamos el proceso de recolección de muestras en condiciones ideales. Salió una versión ejemplar. Luego también hice la voz en off para el video para mayor claridad.
Reunimos a empleados de ocho turnos, organizamos una proyección cinematográfica y les preguntamos qué les parecía. Resultó que fue como ver la primera película de 'Los Vengadores' por tercera vez: genial, hermosa, pero nada nuevo. Decían que así es como hemos estado haciendo esto todo el tiempo.
Luego preguntamos a los chicos directamente qué no les gustaba de este proceso y qué les causaba incomodidades. Y aquí fue donde se rompió la presa: después de esta sesión de diseño improvisada con los operarios, llevamos a la dirección un extenso backlog dirigido a cambiar precisamente los procesos operativos. Porque primero debíamos hacer algunos ajustes en los procesos mismos y luego crear un producto digital que sería bien recibido en las nuevas condiciones.
En serio, si una persona tiene un muestreador grande y incómodo sin mango, hay que llevarlo con las dos manos, y tú dices: 'Aquí tienes, Vanya, la móvil, escanea ahí' — eso no es muy motivador.
Las personas para las que creas el producto deben entender que estás escuchándolas y no simplemente preparándote para lanzar alguna moda que en este momento no les interesa en absoluto.
Sobre procesos y efectos
Si estás creando un producto digital y tu proceso es defectuoso, no debes implementar el producto todavía; primero debes corregir ese proceso. Nuestra preocupación actual es ajustar tales procesos; en las sesiones de diseño seguimos recopilando un backlog no solo para el producto digital, sino también para mejoras operativas globales, que a veces se pueden implementar incluso antes que el propio producto. Y esto genera un gran efecto por sí mismo.
También es importante que parte del equipo está directamente en la empresa. Tenemos chicos de diferentes departamentos que han decidido construir su carrera en el ámbito digital y nos ayudan con la implementación de productos y el estudio de procesos. Son ellos quienes sugieren estos cambios operativos.
Además, es más fácil para los empleados, entienden que no solo nos hemos reunido aquí para sentarnos, sino que realmente discutiremos cómo cancelar documentación innecesaria, o cómo reducir 16 documentos necesarios para un proceso en uno solo (y luego también cancelar ese), cómo hacer firmas electrónicas y optimizar el trabajo con entidades gubernamentales, entre otras cosas.
Y si hablamos del propio proceso, hemos encontrado algo más.
La toma de muestras, en promedio, toma alrededor de 3 horas. En este proceso hay personas que actúan como coordinadores, y durante esas tres horas su teléfono no deja de sonar mientras informan constantemente sobre los estados: a dónde enviar el vehículo, cómo distribuir los pedidos entre los laboratorios, y cosas similares. Esto ocurre del lado del laboratorio.
Y del lado de la producción hay otra persona con el mismo teléfono caliente. Decidimos que sería bueno hacer un panel visual que ayude a ver el estado del proceso, desde las solicitudes de toma de muestras hasta la entrega de resultados en el laboratorio, con las notificaciones necesarias y demás. Luego pensamos en conectarlo con el pedido de transporte y optimizar la actividad de los propios laboratorios, distribuyendo el trabajo entre los empleados.
En resumen, gracias a los cambios digitales y operativos, podremos ahorrar alrededor de 2 horas de trabajo humano y 1 hora de inactividad de los vehículos por cada toma de muestra, en comparación con cómo trabajábamos antes. Y esto es solo para una toma; en un día pueden haber varias.
De los efectos, actualmente se lleva a cabo aproximadamente un cuarto de las recolecciones de muestras. Hemos logrado liberar alrededor de 11 unidades de personal para dedicarse a trabajos más útiles. Además, la reducción de horas de vagones (y también de composición) abre oportunidades para la monetización.
Por supuesto, no todos entienden por completo qué hace en realidad el equipo digital aquí y por qué se ocupa de las mejoras operativas; la gente aún tiene una percepción algo incorrecta, pensando que los desarrolladores llegaron, hicieron una aplicación en un día y solucionaron todos los problemas. El personal operativo, por supuesto, aprecia este enfoque, aunque con algo de escepticismo.
Pero es importante recordar que no existen cajas mágicas. Todo esto requiere trabajo, investigaciones, hipótesis y verificaciones.
Fuente: habr.com
