Hola a todos, he encontrado varias veces artículos sobre hackatones: por qué la gente asiste, qué funciona y qué no. Puede que a la gente le interese escuchar sobre los hackatones desde otra perspectiva: desde el punto de vista del organizador. Cabe destacar que esto se refiere a Reino Unido, los organizadores de Rusia pueden tener una opinión ligeramente diferente sobre el tema.
Un pequeño trasfondo: soy estudiante de tercer año en el Imperial College de Londres, programador, he vivido aquí durante 7 años (la calidad del texto en ruso podría haber sufrido), he participado personalmente en 6 hackatones, incluido el que se va a tratar ahora. Todos los eventos han sido asistidos por mí personalmente, así que hay un poco de subjetividad. En el hackatón del que hablo, fui participante 2 veces y organizador 1 vez. Se llama IC Hack, creado por estudiantes voluntarios y ha consumido entre 70 y 80 horas de mi tiempo libre este año. y algunas fotos.
Los hackatones suelen ser organizados ya sea por empresas (aquí el tamaño de la empresa no importa) o por universidades. En el primer caso, hay muchas menos preguntas sobre la organización. La compañía proporciona el patrocinio, normalmente se contrata una agencia para organizar el evento (a veces los propios empleados se encargan de la organización al 100%) y el jurado se selecciona entre los empleados, y a menudo se da un tema sobre el cual se propone hacer un proyecto. Por otro lado, los hackatones universitarios también se dividen en dos categorías. La primera es de interés para universidades más pequeñas con poca experiencia en la realización de tales eventos. Se organizan a través de MLH (Major League Hacking), que se encarga de casi todo el proceso.
MLH es la organización responsable del patrocinio, ocupa la mayor parte de los puestos en el jurado y enseña a los estudiantes cómo llevar a cabo hackatones en el proceso. Ejemplos de tales eventos incluyen HackCity, Royal Hackaway y otros. La principal ventaja es la estabilidad. Todos los hackatones organizados de esta manera son muy similares entre sí, se llevan a cabo siguiendo un único guion, tienen patrocinadores similares y no requieren una preparación especial por parte de los estudiantes que organizan estos eventos. Las desventajas son evidentes: los eventos no se diferencian mucho entre sí, incluso en las categorías de premios. Otra desventaja es el tamaño reducido de la financiación (del sitio web oficial de Royal Hackaway 2018 se puede ver que el patrocinador dorado les aporta 1500 GBP) y la bastante limitada selección de “swag” (merchandising gratuito traído por las empresas patrocinadoras). Desde mi experiencia, puedo decir que tales eventos no son muy grandes, son acogedores para los novatos y casi siempre se pueden conseguir entradas (pensé en ir o no durante 3 días, pero ni siquiera la mitad de las entradas se habían vendido) y suelen tener equipos competidores bastante similares (70-80% de todos los proyectos están relacionados con aplicaciones web). Por lo tanto, a los equipos de “hipsters” no les resulta muy difícil destacar entre ellos.
P.S. Las entradas casi siempre son gratis, vender entradas para un hackatón se considera de mal gusto.
Ahora que he mencionado brevemente las alternativas, volvamos al tema principal de la publicación: los hackatones organizados por estudiantes entusiastas e independientes. Para empezar, ¿quiénes son estos estudiantes y cuál es el verdadero beneficio de organizar un evento así? La mayoría de estas personas son participantes frecuentes en hackatones, saben qué funciona bien y qué no, y quieren crear un hackatón con un enfoque ideal y una experiencia perfecta para sus participantes. La principal ventaja aquí es la experiencia, que incluye la participación personal y las victorias en otros hackatones. La edad y la experiencia varían desde el primer año de grado hasta el tercer año de doctorado. Las facultades también son diversas: hay bioquímicos, pero en su mayoría son estudiantes de programación. En nuestro caso, el equipo oficial estaba compuesto por 20 personas, pero en realidad teníamos otros 20-25 voluntarios que ayudaban con pequeñas tareas según fuese posible. Ahora surge una pregunta más interesante: ¿cómo se logra organizar un evento de dimensiones comparables a los hackatones realizados por gigantes de la industria (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — son algunos de esos hackatones en los que he estado personalmente, y allí se realizó un trabajo organizativo colosal)?
Comencemos con el primer problema obvio: el presupuesto. Un pequeño spoiler: organizar tales eventos, incluso en la propia universidad (donde el alquiler es bajo o inexistente), puede fácilmente costar 50.000 GBP y encontrar tal cantidad es muy complicado. La principal fuente de este dinero son los patrocinadores. Pueden ser tanto internos (otras comunidades de la universidad que quieren publicidad y atraer nuevos participantes) como corporativos. El proceso con los patrocinadores internos es bastante simple: conocidos, profesores y tutores que administran estas comunidades. Desafortunadamente, su presupuesto es limitado y en algunos casos se traduce en servicios (proporcionar snacks en su armario, prestar una impresora 3D, etc.) en lugar de dinero. Por lo tanto, hay que esperar el patrocinio corporativo. ¿Cuál es el beneficio para las empresas? ¿Por qué quieren invertir dinero en este evento? La contratación de nuevos talentos prometedores. En nuestro caso, 420 participantes, lo que es un récord para el Reino Unido. De ellos, el 75% son estudiantes del Imperial College (actualmente la universidad número 8 en el ranking mundial).
Muchas empresas llevan a cabo pasantías de verano/anuales para estudiantes y esta es una excelente oportunidad para encontrar personas que ya tienen experiencia y ganas de trabajar en esta industria. Como dijo nuestro presidente: ¿por qué pagar a agencias de reclutamiento 8000 por 2-3 candidatos potenciales, cuando podemos pagar 2000 a nosotros por 20 nuevos candidatos directamente? Los precios dependen del tamaño del hackathon, la reputación de los organizadores y muchos otros factores. Nuestros comienzan desde 1000 GBP para pequeñas startups y llegan hasta 10.000 GBP para el principal patrocinador. Lo que obtienen los patrocinadores depende en su totalidad de cuánto estén dispuestos a ofrecer: los patrocinadores de bronce recibirán su logo en el sitio web, la oportunidad de hablar en la inauguración, acceso a los currículos de todos los participantes y la posibilidad de enviarnos su merchandising para que lo distribuyamos entre los participantes. Todos los estatus a partir del bronce permiten enviar a sus ingenieros para reclutar en el lugar, crear su propia categoría de premios, talleres para los participantes como un extra a todos los beneficios de bronce. Por experiencia personal, puedo decir que una de las empresas de nivel plata reclutó a 3 personas (2 para el verano y una para una posición permanente) justo durante el hackathon, y ni siquiera conté cuántos más podrían haber contratado después del envío de correos al finalizar. Crear su propia categoría de premios permite encontrar a aquellos que realizan proyectos similares a los productos de la empresa. O ver quién podrá responder a una pregunta muy abierta de la manera más creativa (por ejemplo, Most Ethical Hack powered by Visa). Depende de la empresa. Cada año reunimos de 15 a 20 patrocinadores, incluidos Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg y otros. Trabajamos con todos: desde startups hasta gigantes de la industria, la regla principal es el beneficio para nuestros estudiantes. Si tenemos que rechazar a un patrocinador porque nuestros estudiantes han dejado no muy buenas reseñas sobre la práctica/trabajo permanente en esta empresa, lo más probable es que nos retiraremos.
¿Cómo encontramos patrocinadores? Este es un proceso que merecería un artículo pequeño, pero aquí hay un breve algoritmo: encontrar un reclutador en LinkedIn / encontrar a alguien con contacto en esa empresa; acordar con el comité organizador qué tan grande es la empresa, qué tan buena es su reputación (intentamos no trabajar con aquellos que tienen mala reputación en los círculos estudiantiles, ya sea por su trato a los pasantes o por intentar ahorrar en sus salarios) y quién será el punto de contacto principal. Luego, se llevan a cabo largas discusiones sobre cuánto puede ofrecernos esta empresa y se les envía una propuesta comercial. Tenemos un sistema de patrocinio muy flexible, por lo que las negociaciones pueden prolongarse mucho tiempo: el patrocinador debe entender por qué está pagando y, por lo tanto, nos reservamos el derecho de agregar/eliminar algunos puntos de la propuesta si el patrocinador considera que no traerán un beneficios especial a la empresa. Después de las negociaciones, acordamos la cantidad con la universidad, firmamos un contrato e invitamos a reunirnos con los organizadores para discutir qué esperan obtener del evento y cómo quieren publicitarse ante los estudiantes. Hay casos en los que las empresas han pagado menos de 3000 GBP y han conseguido una docena de potenciales empleados para una contratación completa después de graduarse.
¿Para qué necesitamos ese dinero? ¿Estamos muy exigentes al pedir 3000 por patrocinio? En realidad, es una cantidad muy modesta para los estándares del evento. El dinero es necesario para una gran cantidad de elementos necesarios (almuerzo x2, bocadillos, cena x2, pizza, desayuno y bebidas durante todas las 48 horas) y no tan necesarios (galletas, bubble tea, alquiler de consolas, alquiler de bar por tres horas, karaoke, etc.). Tratamos de asegurarnos de que todos los asistentes recuerden el evento solo por cosas buenas, por lo que compramos toneladas de comida deliciosa (Nandos, Dominos, Pret a Manger), una enorme cantidad de bocadillos y bebidas, y cada año añadimos nuevas diversiones. Este año, freí palomitas para 500 personas, el año pasado hice algodón de azúcar. El presupuesto para esto, teniendo en cuenta a 420 participantes, 50 organizadores y 60 patrocinadores, puede superar fácilmente las 20,000 GBP.
Además, hay electricidad, seguridad, premios (bastante buenos en comparación con lo que suelen recibir los estudiantes: PS4, por ejemplo) para todos los miembros del equipo. Y esto es un máximo de 5 personas por minuto. A continuación, se presentan los "swag" de los patrocinadores y de nuestra parte. Camisetas, termos, mochilas y toneladas de otras cosas útiles para la vida diaria. Teniendo en cuenta la escala, se pueden gastar fácilmente varios miles más. A pesar de que organizamos el IC Hack en el campus universitario, pagamos por el alquiler. Menos que una empresa externa, pero aún así. Además de los costos de los cocineros para el almuerzo (la universidad prohíbe que se realice el almuerzo por cuenta propia, y quién sabe por qué), el alquiler de un proyector (dado que su costo es varias veces superior al del propio hackathon) y otros gastos de los que muchos no se dan cuenta. La mayor parte de las categorías de premios fueron ideadas por nosotros y los premios son seleccionados y comprados por nosotros también (sobre esto en la siguiente parte). Esta vez, el presupuesto para premios superó los 7000 GBP. No puedo dar una cifra exacta, pero diré que este año los gastos fácilmente superaron las 60.000 GBP. Aquí está la foto de los ganadores.
Se han reunido los fondos, se ha aprobado el presupuesto, se han encargado los premios y la comida. ¿Qué sigue? Un infierno total y una barbarie, también conocidos como la preparación del lugar. Toda esta belleza comienza 2 meses antes del hackathon. Una enorme cantidad de muebles debe ser reubicada, las evaluaciones de riesgos completadas, se han recibido los envíos, se han firmado los planes, y así sucesivamente. La lista es enorme. Es por eso que convocamos a un gran número de voluntarios para que nos ayuden en el proceso de organización. Y ni siquiera siempre son suficientes. Pero ese es un tema para el siguiente artículo.
Esta es la primera parte de mi relato sobre la organización del IC Hack. Si hay suficiente interés, publicaré otras 2 partes sobre los principales problemas y bloqueos en la organización del propio lugar y hablaré un poco sobre los premios, categorías y la experiencia de patrocinadores, organizadores y participantes (incluida la cobertura en directo de la BBC desde el lugar de los hechos). Si te interesa conocer más sobre el IC Hack, te invito a que me escribas a mi correo. du216@ic.ac.uk, o si estás interesado en patrocinar el hackathon más grande del Reino Unido, bienvenido. Regreso a la sede de los organizadores una vez más.
Fuente: habr.com
