Intenté llevar un seguimiento de tareas de manera sistemática, probablemente unas 20-25 veces. Y cada intento fracasó, como ahora entiendo, por dos razones.
En primer lugar, para dedicar tiempo a llevar un seguimiento de las tareas, hay que entender por qué se hace.
Comienzas a llevar un seguimiento de las tareas, inviertes tiempo en ello, haces menos tareas, todo comienza a acumularse — ¿con qué objetivo?
Es difícil llevar a cabo cualquier trabajo cuando no entiendes para qué. "Organizar la vida" no es un objetivo muy adecuado, ya que "vida organizada" es un concepto bastante vago. En cambio, "reducir el nivel de ansiedad disminuyendo la incertidumbre" es un objetivo mucho más concreto y sólido, que realmente puede justificar dedicar una hora al día.
En segundo lugar, todas las metodologías que he leído describen inmediatamente el estado final del proceso. "Necesitas tomar ToDoIst, dividir por proyectos, integrarlo con el calendario, revisar las tareas semanalmente, priorizarlas..." Es difícil empezar a hacer todo eso de inmediato. Al igual que en el desarrollo de software, creo que es necesario utilizar — de manera iterativa.
Por lo tanto, pasaré por mis "iteraciones", y tal vez en esa misma forma también te sea útil. Después de todo, ¿qué mejor excusa para utilizar los días festivos de mayo y comenzar a trabajar con una nueva (relativa) paradigmas?
Y cómo llegué a esto se puede leer en .
Trello, un par de listas
Creamos solo 4 listas, utilizando la aplicación de escritorio y la móvil.
Listas:
- Cosas por hacer — todas las tareas que vengan a la mente, escríbelas aquí. Y asegúrate de escribirlas tan pronto como las pienses. "Sacar la basura" — es una tarea. "Lavar los platos" — es una tarea. "Programar una reunión" — es una tarea. Y así sucesivamente. Incluso las cosas más obvias o importantes pueden olvidarse, si ocurre algo inesperado o simplemente has tenido un día difícil.
- Tareas para hoy — cada noche traslado las tareas del tablero "Cosas por hacer" al tablero "Tareas para hoy". Si al final del día queda alguna tarea allí, no hay problema, un poco más abajo lo explico. Con el tiempo comienzas a entender cuántas tareas pueden estar en la lista, para que la mayoría de ellas se puedan completar en el día planificado.
- Hecho hoy. Este tablero es la principal forma de reducir la ansiedad de "no he hecho nada hoy" y un buen camino para la reflexión sobre la autoorganización. Escribo aquí las tareas que he realizado hoy, incluso si no están en la lista de lo planeado. "Llamé a Vasya sobre los documentos" - lo anoté. "Me pidieron que firmara unos papeles" - lo anoté. "Hablé con Anton sobre el contrato" - lo anoté. De este modo, al final del día entenderás en qué has gastado realmente tu tiempo y qué tareas podrías no haber hecho solo por cumplir con el plan.
- Listo - lista de todas las tareas completadas. Al principio o al final del día, muevo estas tareas de "Hecho hoy" a "Listo". En esencia, es un lugar donde se pueden encontrar tareas completadas, y por lo tanto, necesita una limpieza regular.
Trello, "mini-calendario"
En algún momento se hace evidente que algunas tareas están claramente vinculadas a un horario, y no quiero olvidarme de ellas durante la semana para no planear algo más en ese tiempo. Siempre me ha resultado complicado usar un calendario, por ello añadí varias tableros con los nombres "Tareas para el lunes", "Tareas para el martes", etc., en los que comencé a anotar las tareas fijadas en el tiempo.
Así, cuando me preguntan: "¿Podemos hablar el jueves a las 16:00?" - simplemente voy al tablero correspondiente y miro qué tenemos anotado para ese tiempo. Y no hay que olvidar mover las tareas entre listas a lo largo de la semana: por ejemplo, mover "tareas para el jueves" a "tareas para hoy" al llegar el jueves.
¿Por qué no un calendario? Para mí es muy complicado usar dos herramientas al mismo tiempo. Si utilizo un calendario para esto, tendré que entrar, completarlo y revisar regularmente para asegurarme de que no he olvidado nada...
En este punto llegué a los límites de Trello. El principal problema fue que se anotaban más de 50 tareas al día, y había un grupo bastante grande de tareas, vinculadas tanto a la lista general como a las listas específicas del día. ¿Cómo saber si ya he anotado la tarea que necesito hacer? Comenzaron a aparecer duplicados. ¿Cómo priorizar todas las tareas de un proyecto al mismo tiempo? ¿Cómo permitir que otras personas vean tus planes de calendario?
Necesitaba un sistema que, manteniendo relativa ligereza,
- pudiera agrupar tareas por proyectos.
- Tuviera una vinculación con el calendario (realizar mañana) y automáticamente trasladara eso a las tareas del día presente al llegar el día.
- Se integrara con Google Calendar.
Aquí es donde volví a ToDoist, y en esta etapa resultó ser la solución más adecuada.
Flujo actual en ToDoist
Bandeja de entrada
Cualquier tarea que ingrese la escribo en la Bandeja de entrada, que trato de revisar inmediatamente. Por revisión entiendo:
- Definir la fecha en que se realizará la tarea (para tareas cortas, la mayoría de las veces marco Hoy, y ya por la tarde entiendo cuándo, en realidad, se podrá hacer).
- Definir el proyecto al que se puede atribuir la tarea (para estadísticas y la posibilidad de cambiar la prioridad de todas las tareas por proyecto de alguna manera).
Las tareas que se me ocurren y que no es necesario hacer en el corto plazo se envían a proyectos Sin clasificar Personal («llevar posavasos al coche») y Sin clasificar Trabajo («pensar cuándo podemos organizar una sesión estratégica sobre PR»). En ToDoist se pueden asignar tareas recurrentes: así, cada fin de semana tengo la tarea «Revisar Sin clasificar Personal», y cada lunes — «Revisar Sin clasificar Trabajo».
Integración con el calendario
ToDoist se integra excelentemente con Google Calendar, y en ambas direcciones. El calendario lo comparto con colegas para que puedan ver cuándo es seguro que no estoy disponible.
Al mismo tiempo, las tareas del calendario se trasladan de regreso: puedo decir «Sergio, mírame en mi tiempo para el viernes y programa allí una reunión», que aparecerá tanto en el calendario como en ToDoist. Así, de hecho, empecé a utilizar el calendario por primera vez, sin necesidad de crear eventos en él.
Procesamiento de tareas entrantes no urgentes
No me apresuro a hacer tareas inmediatamente, salvo en aquellos casos donde la urgencia es evidente. "Es urgente que contactemos a la dirección de la empresa ABC, ya que el servidor está caído y no hemos recibido respuesta de su personal" — es una tarea claramente urgente que no puede posponerse, pero decir "Eugenia, ¿puedo llamarte ahora para hablar sobre un nuevo proyecto?" se convierte en "Programar un momento para hablar con X sobre Y", que ya se convierte en la tarea "Informar a X que podemos hablar en tal momento" y la tarea "Hablar con X sobre Y", ya vinculada a un tiempo específico. Prácticamente cualquier tarea entrante se convierte primero en "Programar...".
Priorización de tareas
No es posible completar todas las tareas que se establecen para el día. Al observarme, he llegado a las siguientes conclusiones (cada número tendrá diferentes observaciones, pero lo principal es llegar a las conclusiones).
- Para cada día, anoto alrededor de 50-70 tareas.
- De manera cómoda para mí (sin sentir agotamiento total al final del día), puedo realizar hasta 30 tareas.
- Al hacer hasta 50 tareas, me cansaré, pero no de manera crítica.
- Puedo cerrar 70 tareas, pero después de eso me resultará difícil salir del "flujo de trabajo extremo", me costará dormir y en general seré poco sociable.
A partir de esto, decido lo que haré hoy. En ToDoist hay priorización de cada tarea, así que por la mañana elijo las tareas críticas a realizar, y las demás las ejecuto según mis posibilidades y deseos. Cada día traslado entre 40 y 20 tareas al siguiente: lo curioso es que la cantidad de tareas para el próximo día vuelve a ser de 60-70.
Llevar estadísticas
Es muy importante para mí entender en general cuánto tiempo pasó hoy en tareas relacionadas con el trabajo, y en cuáles específicamente. Para esto utilizo la aplicación , que está tanto en mi teléfono como en mi portátil, junto con Google Maps Location History (sí, no soy paranoico).
Viviendo fuera de la ciudad, puedo utilizar de manera efectiva el tiempo que paso en el camino. Ahora, cuando no estoy cansado, escucho audiolibros durante esos 40 minutos de viaje para aprovechar el tiempo.
Aún no estoy agregando datos, creando un tipo de Data Lake personal; llegará el momento y me ocuparé de esto.
No habrá conclusiones
- La vida del ser humano moderno es un gran flujo de tareas entrantes. No se podrá reducir; hay que aprender a gestionar este flujo.
- La mayoría de las preocupaciones provienen de la incertidumbre sobre lo que está por venir. Si entendemos lo que nos espera en los próximos días, las preocupaciones disminuirán notablemente.
- Por ello, vale la pena dedicar tiempo a organizar nuestro día. Sé lo que sucederá hoy, lo que pasará mañana y no olvido las tareas que antes solía pasar por alto.
- Llevar un seguimiento de tareas no es un fin en sí mismo, sino, si se quiere, una forma de autodisciplina. Las cosas que antes daba pereza hacer o que no lograba hacer, se vuelven mucho más fáciles de realizar. Muchas personas (y yo entre ellas) se sienten mejor en general cuando las tareas se asignan desde el mundo exterior. El seguimiento de tareas es una manera de autoregularse y aprender a vivir según nuestros deseos.
- El trabajo no es un fin en sí mismo. La meta es organizar nuestro horario laboral de tal manera que haya tiempo libre predecible para que puedas dedicarte a ti mismo, a la familia y a tus intereses.
Fuente: habr.com
