Hola de nuevo. Esta es una continuación del artículo sobre la organización de un hackathon para estudiantes.
Esta vez les contaré sobre los problemas que aparecieron durante el hackathon y cómo los resolvimos, los eventos locales que agregamos al estándar "codifica mucho y come pizza" y algunos consejos sobre qué aplicaciones usar con mayor facilidad. organizar eventos de esta escala.
Una vez completados todos los preparativos financieros, comienza la etapa más interesante: la preparación del sitio. Aquí podrás encontrar la mayor cantidad de problemas y problemas en los que ni siquiera piensas. Comencemos ordenando diferentes snacks y equipos. Esto conduce inmediatamente a dos problemas principales: ¿quién los recibirá y dónde colocarlos? Permítanme recordarles una vez más que todos los organizadores son estudiantes y que el hackathon en sí tuvo lugar del 26 al 27 de enero, que es exactamente a la mitad del trimestre. Para cada pedido necesitábamos entre 4 y 5 personas (dada la escala del evento, fácilmente podíamos recibir entre 20 y 30 cajas de bebidas a la vez) y nuestra única opción era buscar voluntarios entre otros cursos. Por supuesto, puedes utilizar grupos de Facebook para encontrarlos, pero Slack es el candidato de nuestra gente. Puedes crear un canal separado para cada entrega, integrarlos en Trello (una aplicación para crear listas de acciones) y luego agregar aquellos que aceptaron ayudar y registrar todo lo que se recibió en Trello. Entonces, todo ha sido recibido, incluso supongamos que la entrega fue en el edificio correcto de la universidad (un par de veces lo entregaron en otros edificios, y bueno, el Imperial estaba casi en su totalidad en South Kensington, podrían haber sido entregados en el Universidad de Londres por error) y que tenemos suficiente gente y varios carros para transportar cargas especialmente pesadas, ¿qué sigue? ¿A dónde debería ir toda esta carga? Cada gran comunidad universitaria tiene su propio pequeño almacén para este tipo de eventos. Desafortunadamente, probablemente no todo quepa en una habitación de 2x3. Aquí es donde los patrocinadores universitarios acudieron en nuestra ayuda. Se entregaron varias toneladas (!) de bebidas y snacks a nuestro socio del sindicato de estudiantes. Una pequeña digresión. Cada facultad tiene su propio sindicato: ingeniería, medicina, ciencia y geología. Nuestro departamento de ingeniería tiene alrededor de 2 salas libres (pero shhh, no sé hasta qué punto esto sigue las reglas de la universidad) que fueron completamente (!) convertidas en almacenes para un evento. A continuación habrá un lapso de tiempo sobre cómo sacamos estas cosas de allí. Mi espalda no me lo agradeció en absoluto después.
Es muy difícil encontrar dónde guardar todas estas cosas, y aún más difícil distribuirlas correctamente. Como referencia: hay 3 zonas en total: hackatones inferiores y 2 superiores. Las tallas son aproximadamente iguales y en general no hay problemas de distribución. Hasta que aparezcan personas con preferencias dietéticas especiales. Veganos, vegetarianos y muchos más. Siempre enviamos un cuestionario con anticipación para saber cuánto pedir. Naturalmente, los correos electrónicos se olvidan y se pierden. Por eso siempre añadimos un 20 % al pedido principal en forma de opciones especiales de repuesto, como margaritas con masa sin gluten. ¿Caro? Indudablemente. Pero lo último que necesitamos son veganos militantes que no se cansan de comer alimentos libres de animales. Los problemas modernos requieren soluciones modernas.
Digamos que todo encaja milagrosamente. Magia, nada menos. Incluso que todo fue llevado a su lugar durante la noche. ¿Que sigue? ¿Recuerdas lo que dije sobre el “botín”? Sí, y por cierto, cada patrocinador tiene uno. Y todos ellos están diseñados para al menos 200 personas, y para los grandes patrocinadores, generalmente para 300. También es necesario almacenarlo, pero eso no es lo principal. También dije que tenemos nuestro propio “botín”. Y aquí está para 500 personas. Y el problema es su fragmentación. Muchas cosas llegaron la noche anterior al hackathon y no había posibilidad de estar preparado para ello. Además, todas estas cosas deben empaquetarse cuidadosamente en bolsas. 500 piezas. 500, Karl. Entonces tuvimos que organizar un transportador improvisado: había vales para bebidas alcohólicas en el bar, camisetas, juegos con pasta y cepillo, tazas, pegatinas y ni siquiera recuerdo cuántas cosas más. Y a pesar de que pedimos esta belleza a diferentes proveedores y todos llegaron en diferentes momentos. Tuve que trabajar duro para que, como beneficio adicional a la organización del evento, también trabajara a tiempo parcial en una fábrica. Spoiler: terminamos la preparación a las 4 am y comenzamos a las 8:30. Solo me quedé hasta medianoche para poder estar de servicio el resto de la noche. Luego viene la parte bastante aburrida de arreglar las mesas, colocar los alargadores y otras basuras obligatorias.
Ha llegado la hora X. Los patrocinadores llegan temprano, se instalan y tácticamente exponen su “botín” para atraer a más estudiantes. Memorable: una empresa durante la inauguración dijo que hay dos tipos de empleadores. Quienes pagan bien respetan a sus empleados y les permiten desarrollarse creativamente. Como por ejemplo (nombre de la empresa). Y todos los demás patrocinadores pueden hablar de esto último con su propio ejemplo. Esta frase se convirtió en candidata al premio al mejor meme (sobre su premio al final del último artículo). Los estudiantes llegan lo más temprano posible para tomar tantas cosas como puedan de forma gratuita. Aquí hay algunas palabras sobre cómo los dejamos entrar. Las entradas se compran en Eventbride y todos los organizadores tienen una aplicación de escaneo. Los problemas comienzan cuando los participantes no leen las condiciones: la edad mínima es 18 años, por ejemplo, o llevan el pasaporte, o incluso las entradas no se pueden transferir después de la fecha límite (tres días antes del hackathon). Desafortunadamente, muchos tienen que ser rechazados. Pero por lo que recuerdo: dos que olvidaron sus pasaportes de Londres, así que simplemente se fueron a casa y se los llevaron. A aquellos a quienes se les entregaron los boletos les permitimos pasar después de los demás, escanearon los boletos para que luego su dueño no intentara colarse con un bono.
Ahora un poco sobre los problemas con los billetes: sólo hay unos 400, más algunos para los graduados, como regalo de despedida. Inicialmente, los mantuvimos en el sitio web de la universidad, pero disminuyó constantemente desde 10 minutos antes del inicio de las ventas hasta 30 minutos después del inicio, y se distribuyeron de forma completamente aleatoria entre los participantes. Ya no digo nada sobre las condiciones de carrera, por lo que vendimos una media de 20 a 30 más de lo que deberíamos. La solución fue el sitio web de Eventbride. Maneja la carga perfectamente, los billetes salen volando en promedio entre 1 y 3 segundos por lote y se emiten exactamente a tiempo. Pero aquí surge otro problema: la honestidad de los participantes. Desde el primer enlace de Google puedes descargar y configurar el bot, e idealmente tratamos de intimidar a personas tan inteligentes para que cancelen sus boletos. En realidad, es casi imposible demostrar que no usaste/usaste un bot. Los billetes, a su vez, se dividen en Imperial/todos los demás y (ligeramente discriminados) para nuestros estudiantes hay un poco más. Para que el departamento pueda ayudar, estas son las reglas.
A continuación se presentan problemas de preparación más específicos. Uno de los eventos que realizamos más cerca de la medianoche es la barra libre. Naturalmente, en la cultura del hackathon y la falta de sueño, esto no siempre es una buena idea. Por eso poca gente lo visita. Pero los que vienen siempre están contentos, las bebidas son gratis (hasta 5 GBP inclusive), un suministro bastante grande de vales y, además, es una excelente manera de relajarse después de un día entero de hackathon sin parar. Las desventajas son más probables para los organizadores: muchos, en silencio, mientras los organizadores están cansados de verlo todo, logran emborracharse bastante. Por supuesto, depende de nosotros ocuparnos de ellos. Pero nunca hubo ningún problema serio. Es importante señalar que, al igual que un hackathon, el bar nocturno tiene un patrocinador. Y este año se lo pasaron genial comprando “bombas jaeger” para todos los presentes. Fue muy difícil explicar (lo cual estoy totalmente a favor, vierta más) que los participantes medio muertos en el campus son un poco diferentes de aquellos a quienes quieren contratar en su empresa y detener este caos alrededor del cóctel número 30. Después de eso vino la legendaria entrega de pollo Nandos.
Es legendario porque los dueños de los restaurantes locales vinieron con sus repartidores para ver quién decidía gastar varios miles de dólares en pollo un sábado por la noche. En total, tardamos 2 horas y 30 voluntarios en descargarlo todo y distribuirlo entre zonas. Se adjuntan fotos. No olvides gritar “aquí veganos”, de lo contrario comerán comida vegetariana en lugar de comida vegana y luego te maldecirán. Otro evento memorable fue el karaoke. Allí ya estaba todo el mundo de fiesta, incluidos nosotros. Imagínese: 200 personas ocupando una sala de conferencias a las 2 de la mañana, cantando canciones completamente al azar (yo canté Let It Go, mi hermana estaría orgullosa). Fue maravilloso, pero nuevamente los problemas típicos: traer el equipo, configurarlo, negociar con la seguridad y la biblioteca (el sábado por la noche es un horario de visita muy popular) para que no nos echaran. Se pidió a los de seguridad que cantaran, pero se negaron.
Todo esto es divertido, por supuesto. Pero. El hackathon dura dos días: los participantes pueden ir y venir. Los organizadores no. En total dormí 3.5 horas en dos días y 5 horas el día anterior. Y es que otros voluntarios lo obligaron (y el ir al bar se hizo sentir). Podrías dormir en una habitación separada con colchonetas de yoga o donde pudieras. Dormí en una silla, la ley no lo prohíbe, duermo donde quiero. Lo principal es que debe haber 3 personas despiertas por cada zona de hackeo. Otra tarea era revisar periódicamente el proyector, ya que podía sobrecalentarse y definitivamente no teníamos dinero extra para repararlo. Para montarlo necesitábamos 6 personas y 2 carros. En general, las amígdalas estuvieron ocupadas casi todo el tiempo. En algún momento empezamos a repartir palomitas y algodón de azúcar, nuevamente éramos nosotros quienes cocinábamos. La calificación de seguridad contra incendios bajó significativamente cuando saqué las palomitas de maíz mientras calentaba “porque ahora van a entrar volando y no me quedarán”.
Esta parte pasó por muchos problemas en la organización y sus soluciones. Ingenieros al fin y al cabo. Pero detrás de escena quedó una gran cantidad de cosas: qué problemas surgieron durante el hackathon, la selección de premios y galardones, cómo funcionó la votación "inteligente", las reseñas de los patrocinadores y cómo nos ocupamos de la limpieza del local una semana después. el evento. Y también una pequeña flexión: este es el primer hackathon estudiantil que recibe cobertura en la BBC. También escribiré sobre esto en el próximo episodio de esta saga de hackathon. Empezaré a escribir pronto, pero por ahora aquí está mi correo electrónico: [email protected] y la web del proyecto:
Fuente: habr.com