En el siglo XX, la vida y el trabajo de las personas transcurrieron según lo planeado. En el trabajo (para simplificar, podemos imaginar una fábrica), la gente tenía un plan claro para la semana, el mes y el año siguiente. Para simplificar: necesitas cortar 20 partes. Nadie vendrá a decir que ahora es necesario cortar 20 partes y, además, escribirá un artículo reflexionando sobre por qué la forma de estas partes es exactamente así, y preferiblemente ayer.
En la vida cotidiana de la gente ocurría más o menos lo mismo: la fuerza mayor era una verdadera fuerza mayor. No hay móviles, un amigo no puede llamarte y pedirte que “vengas urgentemente para ayudar a solucionar el problema”, vives en un solo lugar casi toda tu vida (“mudarse es como el fuego”), y en general pensabas sobre ayudar a tus padres a “venir en diciembre por una semana”.
En estas condiciones se formó un código cultural en el que te sientes satisfecho si has completado todas las tareas. Y fue real. No completar todas las tareas es una desviación de la norma.
Ahora todo es diferente. La inteligencia se ha convertido en una herramienta de trabajo y en los procesos de trabajo es necesario utilizarla de diferentes formas. Un gerente moderno (especialmente un alto directivo) realiza docenas de tareas de diversos tipos a lo largo del día. Y lo más importante, una persona no puede controlar la cantidad de "mensajes entrantes". Las nuevas tareas pueden cancelar las antiguas, cambiar su prioridad y cambiar la configuración misma de las tareas antiguas. En estas condiciones, es casi imposible formular un plan por adelantado y luego implementarlo paso a paso. No se puede responder a una tarea entrante “tenemos una solicitud urgente de la oficina de impuestos, debemos responder hoy, de lo contrario habrá una multa” y decir “lo programaré para la próxima semana”.
¿Cómo vivir con esto, para tener tiempo para la vida fuera del trabajo? ¿Y es posible aplicar algunos algoritmos de gestión del trabajo en la vida cotidiana? Hace 3 meses cambié radicalmente todo el sistema de configuración de tareas y seguimiento de ellas. Quiero contarles cómo llegué a esto y qué pasó al final. La obra constará de 2 partes: en la primera, un poco sobre, por así decirlo, ideología. Y el segundo tiene que ver enteramente con la práctica.
Me parece que el problema para nosotros no es que haya muchas más tareas. El problema es que nuestro código sociocultural todavía está configurado para completar “todas las tareas planeadas para hoy”. Nos preocupamos cuando los planes fracasan, nos preocupamos cuando no logramos todo lo planeado. Al mismo tiempo, las escuelas y universidades todavía funcionan dentro del marco del código anterior: hay un conjunto determinado de lecciones, hay tareas claramente planificadas y el niño forma en su cabeza un modelo que supone que la vida seguirá siendo como esto. Si imaginas la versión difícil, entonces en la vida, de hecho, en tu lección de inglés empiezan a hablar de geografía, la segunda lección dura una hora y media en lugar de cuarenta minutos, la tercera lección se cancela y en la cuarta en la A mitad de la lección tu madre te llama y te pide urgentemente que compres y lleves comida a casa.
Este código sociocultural hace que una persona tenga la esperanza de que es posible cambiar el flujo entrante y, de esta manera, mejorar su vida, y la vida descrita anteriormente es anormal, porque no hay un plan claro en ella.
Este es el principal problema. Necesitamos darnos cuenta y aceptar que no podemos controlar la cantidad de mensajes entrantes, solo podemos controlar cómo nos relacionamos con ellos y cómo procesamos realmente los mensajes entrantes.
No hay que preocuparse por el hecho de que cada vez llegan más solicitudes de cambios de planes: ya no trabajamos en máquinas (con raras excepciones), las cartas no llegan hasta dentro de un mes (sí, soy optimista), y el teléfono fijo se ha convertido en un anacronismo. Por lo tanto, es necesario cambiar el proceso de procesamiento de mensajes, aceptar la vida actual tal como es y darse cuenta de que el código sociocultural anterior no funciona.
¿Qué podemos hacer para hacerlo más fácil? Es muy difícil "crear un buen sitio web", pero con una especificación técnica clara (o al menos una descripción más clara de la tarea en cuestión), lograr el resultado correcto (y en general, lograr al menos algún resultado) se vuelve mucho más difícil. más fácil.
El mejor ejemplo es el mío, así que intentaré descomponer mis deseos. Entiendo claramente lo que está mal en el procesamiento de los planes de vida y de trabajo: ahora es "malo", pero quiero que sea "bueno".
¿Qué es “malo” y “bueno” en un nivel “alto” de descomposición?
Malo: Me siento ansioso porque no estoy seguro de poder hacer todo lo que prometí hacer a otras personas o a mí mismo, me enojo porque simplemente no puedo lograr las cosas que había planeado durante mucho tiempo. , porque hay que posponerlos o porque hay tareas candentes, o porque son demasiado difíciles de abordar; No puedo hacer todo lo que es interesante, porque la mayor parte de mi tiempo lo ocupa el trabajo y la vida cotidiana, lo malo es que no puedo dedicar tiempo a la familia y al descanso. Un punto aparte: no estoy en modo de cambio de contexto constante, lo cual es en gran parte responsable de todo lo anterior.
Bueno: no me siento ansioso porque sé lo que haré en un futuro próximo, la ausencia de esta ansiedad me permite aprovechar mejor mi tiempo libre, no siento una sensación regular de fatiga (la palabra “ constante” no es adecuado para mí, es simplemente normal), no tengo que moverme ni cambiar a ninguna comunicación entrante.
En general, mucho de lo que describí anteriormente se puede describir en una frase simple: "reducir la incertidumbre y lo desconocido".
Así, la especificación técnica pasa a ser algo como:
- Modificar el procesamiento de tareas entrantes para que se cambie el contexto.
- Trabajar con un sistema de establecimiento de tareas para que al menos los asuntos e ideas actuales no se olviden y algún día sean procesados.
- Regular la previsibilidad del mañana.
Antes de cambiar algo, tengo que entender qué puedo cambiar y qué no.
Una tarea difícil y enorme es comprender y admitir que no puedo cambiar el flujo entrante en sí, y este flujo es una parte de mi vida en la que me encontré por mi propia voluntad; Las ventajas de una vida así superan a las desventajas.
Quizás, en el primer nivel de solución del problema, deberías pensar: ¿quieres siquiera el lugar en la vida en el que te encuentras o quieres algo más? Y si le parece que quiere algo más, entonces tal vez valga la pena trabajar exactamente en esto en paralelo con un psicólogo/psicoanalista/psicoterapeuta/gurú/llamarlos por cualquier nombre; esta pregunta es tan profunda y seria que no lo haré. entra aquí.
Entonces, estoy donde estoy, me gusta, tengo una empresa de 100 personas (siempre quise hacer negocios), hago un trabajo interesante (esto es interacción con la gente, incluso para lograr objetivos laborales, y siempre he sido interesado en “ingeniería social” y tecnología), el negocio se basa en la “resolución de problemas” (y siempre me gustó ser un “reparador”), me siento bien en casa. Me gusta esto, excepto por los "efectos secundarios" enumerados en la parte "malo".
Dado que me gusta esta vida, no puedo cambiar (con la excepción de delegar tareas, que se analiza más adelante) el flujo entrante, pero puedo cambiar su procesamiento.
¿Cómo? Soy partidario del concepto de que debemos ir de menos a más: resolver primero los problemas más apremiantes, que pueden resolverse mediante cambios simples, y avanzar hacia cambios mayores.
Todos los cambios que hice se pueden resumir en tres áreas; Los enumeraré desde cambios simples (para mí) hasta cambios complejos:
1. Procesamiento y guardado de tareas.
Nunca he podido (y todavía no puedo) llevar diarios en papel correctamente; escribir y formular una tarea es una tarea muy difícil para mí, y sentarme regularmente en algún tipo de rastreador de tareas es muy difícil.
Acepté esto y mi concepto principal fue que las cosas que tengo en la cabeza son las más importantes.
Mis tareas fueron procesadas en este modo:
- la tarea que recuerdo es completarla tan pronto como la tenga en mis manos;
- tarea entrante - si se hace rápidamente, complétela inmediatamente como la recibió, si lleva mucho tiempo - prometo que la haré;
- Tareas que olvidó: hágalas solo cuando se las recuerde.
Viví con esto más o menos normal durante algún tiempo, hasta que las “tareas que me olvidaba” se convirtieron en un problema.
Esto se ha convertido en un problema de dos formas:
- Casi todos los días llegaban tareas olvidadas que debían completarse hoy (hardcore, que remató: un mensaje de texto de los alguaciles sobre la cancelación de dinero de las cuentas por una multa de la policía de tránsito antes de volar a los Estados Unidos y la urgente necesidad de resolver si se me permitiría volar en absoluto).
- Un gran número de personas consideran incorrecto volver a preguntar sobre una solicitud y guardársela para sí mismas. La gente se ofende porque olvidaste algo si es una solicitud personal, y si es una solicitud de trabajo, eventualmente se convierte en un incendio que debe resolverse hoy (ver punto uno).
Había que hacer algo al respecto.
Por muy inusuales que éramos para mí, comencé a escribirlo todo. En realidad todo. Tuve suerte de idearlo yo mismo, pero en general, la idea es muy similar al concepto. .
La primera etapa fue simplemente descargar todas las cosas de mi cabeza al sistema más simple para mí. Resultó que : la interfaz es muy rápida, el procedimiento para crear una tarea es mínimo en tiempo, hay una aplicación sencilla en el teléfono (luego cambié a Todoist, pero hablaremos de eso en la segunda parte técnica).
Gracias a Dios, llevo 10 años involucrado en la gestión de TI de una forma u otra y entiendo que “crear una aplicación” es una tarea condenada al fracaso, al igual que “ir al médico”. Por lo tanto, comencé a dividir las tareas en tareas descompuestas en forma de acciones.
Entiendo claramente que soy una persona muy dependiente de la retroalimentación positiva, que puedo darme a mí mismo en forma de retroalimentación de "mira cuánto hiciste hoy" (si la veo). Por tanto, la tarea de “ir al médico” se convierte en las tareas de “elegir a qué médico acudir”, “elegir el horario en el que ir al médico”, “llamar y concertar una cita”. Al mismo tiempo, no quiero esforzarme: cada una de las tareas se puede completar en un día de la semana y estar feliz de haber completado alguna etapa de la tarea.
Punto clave: descomponer tareas y registrarlas en forma de acciones breves.
Mientras la tarea esté en tu cabeza, mientras pienses que algún día debes completarla, no estarás tranquilo.
Si aún no está escrito y lo has olvidado, sufrirás cuando lo recuerdes y recuerdes que lo olvidaste.
Esto se aplica a todos los asuntos, incluidos los del hogar: irse a trabajar y recordar en el camino que se olvidó de tirar la basura no está nada bien.
Estas experiencias simplemente no son necesarias. Entonces comencé a escribir todo lo que hacía.
El objetivo es que, una vez entrenado para subir todas (absolutamente todas) las cosas a cualquier tracker, el siguiente paso sea empezar a dejar de pensar en las cosas anotadas en tu cabeza.
Cuando te das cuenta de que todo lo que pensabas hacer está escrito y tarde o temprano lo conseguirás, a mí personalmente la ansiedad se me va.
Dejas de temblar porque a mitad del día recuerdas que querías cambiar las bombillas del pasillo, hablar con un empleado o escribir un documento (y te apresuras a escribirlo con urgencia).
Al minimizar la cantidad de tareas olvidadas (en este contexto, no escritas), minimizo la ansiedad que surge cuando recuerdo las tareas más olvidadas.
No se puede escribir ni recordar todo, pero si antes había 100 tareas de este tipo, en cierto momento quedan 10 y simplemente hay menos "incidentes" preocupantes.
Punto clave: anotamos todo, todo, incluso si estamos seguros de que lo recordaremos.
No puedes recordarlo todo: no importa lo estúpido que pueda parecer, lo escribo todo, hasta "pasear al perro".
¿Qué decidí de esta manera? Disminuyó la ansiedad por el hecho de que constantemente tenía miedo de olvidar algo (en mi cabeza estaba repasando planes, tareas, promesas, etc.) y, en general, los cambios innecesarios en mi cabeza sobre “pensar en qué más puedo hacer”. podía prometer” desapareció.
2. Reactividad reducida.
No podemos reducir el flujo de información, pero podemos cambiar la forma en que respondemos a ella.
Siempre he sido una persona reactiva y me emocioné, respondí inmediatamente a la petición de una persona de hacer algo por teléfono, intenté completar de inmediato una tarea asignada en la vida o en la vida cotidiana, en general fui lo más rápido posible. posible, sentí una emoción por esto. Esto no es un problema, pero se convierte en un problema cuando dicha reacción se convierte en un instinto. Dejas de distinguir dónde te necesitan realmente en este momento y dónde la gente puede esperar fácilmente.
El problema es que esto también genera sentimientos negativos: en primer lugar, si no tenía tiempo de hacer algo o me olvidaba de lo que había prometido reaccionar, nuevamente me enojaba mucho, pero esto individualmente no era crítico. Esto se volvió crítico en el momento en que la cantidad de tareas a las que quería reaccionar instantáneamente de manera instintiva se volvió mayor que la capacidad física para hacerlo.
Empecé a aprender a no reaccionar ante las cosas de inmediato. Al principio fue sólo una decisión puramente técnica: ante cualquier petición entrante “hazlo por favor”, “ayuda por favor”, “nos vemos”, “llamemos”, en lugar de reaccionar e incluso en lugar de analizar cuándo lo haría, respondía se convirtió en el primero. La tarea es simplemente procesar esta solicitud entrante y programarla cuando la complete. Es decir, la primera tarea en el rastreador no es la tarea de hacer lo que se me pidió, sino la tarea de “leer mañana lo que Vanya escribió en el telegrama y entender si puedo hacerlo y cuándo lo haré, si puedo. " Lo más difícil aquí es luchar contra tus instintos: una gran cantidad de personas por defecto piden una respuesta rápida, y si estás acostumbrado a vivir al ritmo de esa respuesta, te sientes incómodo si no respondes a la petición de la persona. inmediatamente.
Pero ocurrió un milagro: resulta que 9 de cada 10 personas que te piden que hagas algo “ayer” pueden fácilmente esperar hasta “mañana” cuando llegues a su tarea, si les dices que lo harás mañana. Esto, junto con escribir las cosas que hacer y cumplir las promesas para lograrlo, hace la vida mucho más fácil que comienzas a sentir que ahora estás viviendo en un plan estructurado (y tal vez así sea). Por supuesto, necesita mucha capacitación, pero, de hecho, en condiciones en las que haya aceptado esa regla, puede aprenderla rápidamente. Y esto resuelve en gran medida los problemas de cambio de contexto y de incumplimiento de los planes establecidos. Intento fijar todas las tareas nuevas para mañana, todas las solicitudes a las que antes reaccioné de forma reactiva, también las fijo para mañana, y ya "mañana" por la mañana descubro qué se puede hacer al respecto y cuándo. Los planes para “hoy” se vuelven menos fluidos.
3. Priorización y registro de tareas inesperadas.
Como dije al principio, me he admitido a mí mismo que el flujo de tareas de cada día es más de lo que puedo manejar. Todavía queda una serie de tareas reactivas. Por eso, cada mañana me ocupo de las tareas asignadas para hoy: cuáles realmente hay que hacer hoy, cuáles se pueden posponer hasta mañana por la mañana, para decidir cuándo se deben hacer, cuáles se deben delegar y cuáles. puede ser desechado por completo. Pero la cuestión no queda ahí.
Surge una enorme frustración cuando por la noche te das cuenta de que no has completado las tareas críticas planificadas para hoy. Pero la mayoría de las veces esto surge porque hoy surgieron asuntos no planificados, a los que, a pesar de todos los esfuerzos por posponer la reacción, fue necesario responder hoy. Comencé a escribir todas las cosas que hice hoy inmediatamente después de hacerlas. Y por la noche miré la lista de tareas completadas. Un abogado vino a hablar y lo anotó, un cliente llamó y lo anotó. Hubo un accidente al que es necesario responder; lo anoté. El servicio de automóviles llamó y dijo que era necesario traer el automóvil hoy para poder repararlo el domingo; lo anotó. Esto me permite entender por qué no pude realizar las tareas asignadas para hoy y no preocuparme por eso (si las tareas repentinas valieron la pena), y registrar dónde podría procesar las tareas entrantes de manera menos reactiva (dígale al servicio que no puedo hacerlo y traeré el auto recién mañana, y me enteraré que aún será posible tenerlo terminado el domingo, incluso entregándolo mañana). Intento anotar absolutamente todas las tareas realizadas, hasta "dos papeles firmados del departamento de contabilidad" y una conversación minuciosa con un colega.
4. Delegación.
El tema más difícil para mí. Y aquí me alegro aún más de recibir que de dar consejos. Recién estoy aprendiendo a hacer esto correctamente.
El problema de la delegación es la organización de los procesos de delegación. Donde se construyen estos procesos, transferimos tareas fácilmente. Cuando los procesos no se depuran, la delegación parece demasiado larga (en comparación con cuando usted hace la tarea usted mismo) o simplemente imposible (nadie excepto yo puede completar esta tarea definitivamente).
Esta falta de procesos crea un bloqueo en mi cabeza: ni siquiera se me ocurre la idea de que puedo delegar una tarea. Hace apenas un par de semanas, cuando decidí cambiar de Trello a Todoist, me encontré transfiriendo tareas de un sistema a otro durante tres horas, sin siquiera pensar que alguien más podría hacerlo.
El principal experimento para mí ahora es superar mi propio bloqueo de pedir a la gente que haga algo en los casos en los que estoy seguro de que no estarán de acuerdo o no saben cómo hacerlo. Dedique tiempo a explicar. Acepte que las cosas tardarán más en hacerse. Si compartes tu experiencia, estaré muy feliz.
Trampas
Todos los cambios mencionados anteriormente se describen en recomendaciones bastante técnicas para trabajar con software, sobre las cuales escribiré en la siguiente parte, y al final de esta, sobre dos trampas en las que caí durante el proceso de toda esta vida. reorganización mía.
Concepto de fatiga.
Debido al hecho de que no trabajamos físicamente, sino mentalmente, surge un problema enorme e inesperado: comprender y captar el momento en que empiezas a cansarte. Esto le brinda la oportunidad de tomar un descanso en el tiempo.
En principio, el trabajador condicional de la máquina no tenía ese problema. En primer lugar, la sensación de fatiga física nos es comprensible desde la infancia y, además, es bastante difícil seguir haciendo algo físicamente cuando el cuerpo no es capaz de ello. No podemos, habiendo hecho 10 series en el gimnasio, hacer 5 más “porque eso es lo que tenemos que hacer”. Esta motivación no funcionará por razones biológicas muy obvias.
La situación con el pensamiento es algo diferente: nunca dejamos de pensar. No he cubierto esta área, pero en general las hipótesis son las siguientes:
- Una persona que está en constante frenesí no nota inmediatamente la fatiga mental. Esto no sucede en forma de "ya no puedo pensar, me acostaré"; primero afecta el espectro emocional, la capacidad de pensar, luego la percepción, pero en algún lugar aquí puedes sentir lo que viene.
- Para desconectarse del flujo, no basta simplemente con dejar de trabajar. Me di cuenta de que si, por ejemplo, dejo de trabajar, me acuesto y miro el teléfono, leo, miro y mi cerebro sigue funcionando, la fatiga no desaparece. Realmente ayuda acostarse y obligarse a no hacer nada en absoluto (incluido tocar el teléfono). Durante los primeros 10 minutos es muy difícil salirse del flujo de actividad, los siguientes 10 minutos vienen a la mente un millón de ideas sobre cómo hacer todo bien, pero luego es la limpieza.
Es importante y necesario darle un descanso a tu cerebro, y como es muy difícil captar este momento, solo debes hacerlo con regularidad.
Tiempo de descanso/vida/familia.
Yo, como ya escribí, soy una persona que depende de la retroalimentación positiva, pero puedo generarla por mí mismo: esto es a la vez una ventaja y un problema.
Desde el momento en que comencé a realizar un seguimiento de todas mis tareas, me elogio por completarlas. En algún momento pasé de un estado de “asentada mi vida laboral” a un estado de “ahora soy un superhéroe y puedo hacer tantas cosas como sea posible”, llegando a 60 tareas diarias.
Equilibraba las tareas del trabajo y del hogar y me aseguraba de incluir tareas en mi lista diaria, pero el problema era precisamente que eran tareas del hogar. Y definitivamente necesitas tiempo para descansar y estar en familia.
El trabajador es expulsado del taller a las 6 en punto, pero el empresario también se emociona cuando trabaja. Resulta que se trata del mismo problema que con la incapacidad de captar el momento de "fatiga mental": en medio de las tareas realizadas, te olvidas de que realmente necesitas vivir.
Es muy difícil salirse de la corriente cuando todo sale bien y te emociona, también tienes que esforzarte.
La fatiga no proviene del deseo de “acostarse”, sino de un trastorno de las emociones (“todo me molesta desde la mañana”), dificultad para percibir información y deterioro de la capacidad de cambiar de contexto.
Es fundamental reservar tiempo para descansar, incluso si es un fastidio. Es importante que esto no te afecte más adelante. No está bien estar contento con tu productividad durante dos meses y luego estar en un estado en el que todo es aburrido y no puedes ver a la gente.
Al final, no vivimos solo para la productividad, hay una gran cantidad de cosas interesantes y sorprendentes en el mundo 😉
En general, estas son consideraciones aproximadas sobre cómo, en general, vale la pena (re)organizar los procesos laborales y no laborales. En la segunda parte les contaré qué herramientas utilicé para esto y qué resultados se lograron.
PD: Este tema resultó ser tan importante para mí que incluso abrí un canal de Telegram separado donde comparto mis pensamientos sobre este asunto, únete a nosotros.
Fuente: habr.com