Intenté gestionar las tareas de forma sistemática, probablemente entre 20 y 25 veces. Y cada intento fracasó, según tengo entendido ahora, por dos razones.
En primer lugar, para dedicar tiempo a completar las tareas, es necesario comprender por qué se hace.
Empiezas a gestionar tareas, a dedicarles tiempo, a hacer menos tareas, todo empieza a acumularse: ¿para qué?
Cualquier trabajo es difícil de realizar cuando no se comprende por qué. “Ordenar tu vida” no es el objetivo más adecuado, ya que la “vida ordenada” es un fenómeno bastante vago. Pero “reducir el nivel de ansiedad reduciendo el nivel de incertidumbre” es un objetivo mucho más específico y mejor, al que fácilmente se puede dedicar una hora al día.
En segundo lugar, todas las metodologías que he leído describen inmediatamente el estado final del proceso. "Es necesario tomar ToDoIst, dividirlo en proyectos, integrarlo con el calendario, revisar las tareas de la semana, priorizarlas..." Es difícil empezar a hacerlo de inmediato. Como en el desarrollo de software, creo que es necesario utilizar - iterativamente.
Por lo tanto, repasaré mis "iteraciones" y tal vez de la misma forma te resulte útil. Después de todo, ¿cuál es una buena razón para aprovechar las vacaciones de mayo para volver al trabajo utilizando un paradigma (relativamente) nuevo?
Puedes leer cómo llegué a esto. .
Trello, un par de listas
Creamos solo 4 listas, utilizamos aplicaciones de escritorio y móviles.
Liza:
- Tareas pendientes: anota aquí todas las tareas que te vienen a la mente. Y escríbelos tan pronto como te vengan a la mente. “Tirar la basura” es una tarea. “Lavar los platos” es una tarea. “Programar una reunión de planificación” es una tarea. Bueno, y así sucesivamente. Incluso las cosas más obvias o importantes pueden olvidarse si sucede algo inesperado o si simplemente tuvo un día difícil.
- Tareas pendientes de hoy: todas las noches muevo cosas del tablero "Tareas pendientes" al tablero "Tareas pendientes de hoy". Si parte de tu trabajo permanece allí por la noche, es normal; hablaremos más sobre esto a continuación. Con el tiempo, comenzará a comprender cuántas tareas puede haber en la lista para que la mayoría de ellas puedan completarse en el día planificado.
- Hecho hoy. Este tablero es la principal forma de reducir la ansiedad de “no hice nada hoy” y una buena manera de reflexionar más sobre la autoorganización. Estoy anotando aquí todas las tareas que hice hoy, incluso aquellas que no están en la lista planificada. "Llamé a Vasya por los documentos", escribí. “Me pidieron que firmara unos papeles”, escribí. “Discutimos el acuerdo con Anton”, anotó. De esta manera, al final del día, comprenderá en qué dedicó realmente su tiempo y qué podría haber dejado fuera de esas tareas sólo por completar el plan.
- Listo: una lista de todas las tareas completadas. Al principio o al final del día, los muevo de "Listo hoy" a "Listo". Básicamente, es un bote de basura donde simplemente se pueden encontrar tareas completadas y, por lo tanto, necesita una limpieza regular.
Trello, "minicalendario"
En algún momento, queda claro que algunas tareas tienen un límite de tiempo preciso y no conviene olvidarse de ellas durante la semana para no planificar algo más para este tiempo. Siempre me ha resultado difícil con el calendario, así que agregué varios tableros con los nombres “Tareas pendientes del lunes”, “Tareas pendientes del martes”, etc., en los que comencé a enumerar las tareas pendientes con plazos determinados. dos.
Por eso, cuando la gente me pregunta: "¿Podemos hablar el jueves a las 16:00 p.m.?" - Simplemente voy al tablero correspondiente y veo lo que hemos escrito allí para este momento. Y no debemos olvidarnos de transferir tareas entre listas a tiempo durante la semana: por ejemplo, "tareas pendientes para el jueves" cuando llega el jueves - a "tareas pendientes para hoy".
¿Por qué no un calendario? Para mí es tremendamente difícil utilizar dos utilidades al mismo tiempo. Si uso un calendario para esto, tendré que consultarlo, rellenarlo, consultarlo periódicamente para comprobar si se me ha olvidado algo...
En este punto he llegado a los límites de Trello. El principal problema era que se registraban más de 50 tareas por día y había un conjunto bastante grande de tareas vinculadas tanto a la lista general como a las listas vinculadas por días. ¿Cómo entiendo que ya he anotado la tarea que debo realizar? Empezaron a aparecer duplicados. ¿Cómo priorizar simultáneamente todas las tareas de uno de los proyectos? ¿Cómo darle a otras personas la oportunidad de ver tus planes de calendario?
Necesitaba un sistema que, manteniendo una relativa facilidad:
- Podría agrupar tareas por proyectos.
- Tenga un enlace de calendario (hágalo mañana) y transfiéralo automáticamente a las tareas de hoy, cuando llegue el día.
- Se integraría con el calendario de Google.
Aquí es donde volví a ToDoist y en esta etapa resultó ser la solución más adecuada.
Hilo actual en ToDoist
Buzón
Escribo todas las tareas entrantes en la Bandeja de entrada, que intento resolver de inmediato. Analizar significa:
- Determinar la fecha en que se completará la tarea (para tareas cortas, la mayoría de las veces establezco Hoy, y por la noche entiendo cuándo, de hecho, se puede hacer).
- Determinar el proyecto al que se puede atribuir la tarea (para estadísticas y la capacidad de cambiar de alguna manera la prioridad de todas las tareas del proyecto).
Las tareas que me vienen a la mente y que no es necesario realizar en un futuro próximo se incluyen en proyectos. Personal sin categoría (“llevar los portavasos al auto”) y Trabajo sin categoría (“pensar en cuándo podemos organizar una sesión de relaciones públicas estratégica”). ToDoist te permite asignar tareas recurrentes, por lo que cada fin de semana tengo una tarea llamada "Personal sin categoría" y todos los lunes "Trabajo sin categoría".
Integración de calendario
ToDoist se integra perfectamente con Google Calendar, en ambas direcciones. Comparto mi calendario con mis colegas para que puedan ver cuándo definitivamente no pueden comunicarse conmigo.
Al mismo tiempo, las tareas del calendario se transfieren en la dirección opuesta: puedo decir "Seryoga, mira mi tiempo para el viernes y anota una reunión allí", que aparecerá tanto en el calendario como en ToDoist. De hecho, comencé a usar un calendario por primera vez sin tener que crear eventos en él.
Procesamiento de tareas entrantes no operativas
No me apresuro a realizar las tareas de inmediato, excepto aquellas en las que el fuego es obvio. “Necesitamos contactar urgentemente con la dirección de la empresa ABC, ya que el servidor está caído y no hay respuesta por parte de sus empleados” es obviamente una tarea apremiante que no se puede posponer, pero “Zhenya, ¿puedo llamarte ahora para hablar sobre un nuevo proyecto” se convierte en “Programar cuándo puedes hablar con X sobre Y”, que ya se convertirá en la tarea “Dile a X que podemos hablar entonces” y la tarea “Hablar con X sobre Y”, que ya tiene un tiempo determinado. Casi cualquier tarea entrante primero se convierte en "Programar...".
Priorizar tareas
No se pueden completar todas las tareas incluidas en el día. Observándome, me di cuenta de lo siguiente (cada número será diferente, pero lo principal es sacar conclusiones).
- Cada día escribo entre 50 y 70 tareas.
- Puedo realizar hasta 30 tareas cómodamente (sin sentirme completamente cansado al final del día).
- Después de completar hasta 50 tareas, me cansaré, pero no de forma crítica.
- Puedo completar 70 tareas, pero después tendré dificultades para salir del “flujo de adicción al trabajo”, tendré dificultades para conciliar el sueño y, en general, seré un poco sociable.
En base a esto, decido qué hacer hoy. ToDoist tiene una priorización de cada tarea, por lo que por la mañana selecciono las tareas críticas para completar y completo el resto según mis capacidades y deseos. Cada día transfiero entre 40 y 20 tareas al siguiente: lo interesante es que las tareas del día siguiente vuelven a ser entre 60 y 70.
Mantenimiento de estadísticas
Realmente quiero entender en general cuánto tiempo se dedicó hoy a asuntos relacionados con el trabajo y a cuáles. Para esto utilizo la aplicación. , que está tanto en el teléfono como en la computadora portátil, y el Historial de ubicaciones de Google Maps (sí, no estoy paranoico).
Vivimos fuera de la ciudad, por lo que el tiempo que pasamos en la carretera se puede aprovechar de forma inteligente. Ahora, cuando no estoy cansado, escucho audiolibros mientras viajo para poder aprovechar esos 40 minutos de alguna manera.
Todavía no agrego los datos, creando una especie de lago de datos personal; Cuando llegue el momento, me pondré manos a la obra.
No habrá conclusión
- La vida de una persona moderna es una gran corriente de tareas entrantes. No será posible reducirlo; debemos aprender a gestionar este flujo.
- La mayor parte de la ansiedad proviene de lo desconocido del futuro. Si entendemos lo que nos espera en los próximos días, habrá mucha menos ansiedad.
- Por este motivo, puedes dedicar tiempo a organizar tu día. Sé lo que pasará hoy, lo que pasará mañana y no me olvido de aquellas tareas que antes me olvidaba.
- Realizar un seguimiento de tareas no es un fin en sí mismo, sino, si se quiere, una forma de autoeducación. Cosas que antes eras demasiado vago para hacer o cosas que nunca lograbas hacer se vuelven mucho más fáciles de hacer. Muchas personas (incluyéndome a mí) generalmente se sienten mejor cuando las tareas se asignan desde el mundo exterior. El seguimiento de tareas es una forma de establecer tareas para usted mismo y aprender a vivir según sus deseos.
- El trabajo no es un fin en sí mismo. El objetivo es organizar tu horario de trabajo para que tengas tiempo libre predecible en el que puedas cuidar de ti mismo, de tu familia y de tus intereses.
Fuente: habr.com