Boiling Points alberga hasta 800 eventos por semana. Algunos encuentran su audiencia y causan resonancia, otros se pierden en el ruido de la información.
Debajo del corte hay algunas estadísticas que ayudarán tanto a los visitantes como a los organizadores a obtener respuestas a sus preguntas: cómo organizan otros eventos, dónde y cuánta gente viene, qué formatos están ganando popularidad y cuál es su índice de planificación, es decir, qué porcentaje de ellos. registrados eventualmente participarán.
La mayoría de las cifras se obtuvieron mediante el análisis de las estadísticas del punto de ebullición desde enero de 2016 hasta mayo de 2019.
Antes de entrar en formatos, un par de métricas generales.
En total, durante este período tuvieron lugar alrededor de 18 mil eventos en Boiling Points. Al mismo tiempo, las estadísticas solo para 2019 indican un aumento múltiple: según datos preliminares, desde enero del año pasado hasta mediados de diciembre celebramos 19 mil eventos.
Cantidad de eventos por mes para 2019 (a mediados de diciembre)
Sin embargo, estos datos no han sido sometidos a un análisis en profundidad, y todas las cifras que se presentan a continuación son resultados del procesamiento para el período 01.2016—05.2019.
La audiencia cubierta por Dots crece cada mes y actualmente más de 880 mil personas están registradas en la plataforma.
¿Qué eventos se llevan a cabo con más frecuencia?
Estamos hablando de la demanda de formatos. Se puede representar en un plano de coordenadas, donde un eje muestra la frecuencia de uso y el otro el número promedio de participantes.
Los cinco formatos más populares entre los organizadores son la transferencia de conocimientos y el intercambio de opiniones de diversas formas:
- Seminario y formación.. El objetivo del seminario es difundir nuevas habilidades a través de ejercicios durante el evento. Normalmente, el seminario está dirigido por uno o más expertos y hay alrededor de 30 participantes. A menudo hay un coordinador responsable de las comunicaciones durante el trabajo en grupo. En total, desde 2016 hasta mediados de 2019 se realizaron en Boiling Points 5651 eventos de este formato. La duración media de un seminario es de tres horas.
- Reunión. Este formato implica un intercambio de opiniones entre los participantes con el desarrollo de alguna posición acordada sobre el tema planteado. Uno de los participantes también dirige la reunión, pero puede haber varios oradores. En total, acogimos 2245 eventos de este formato.
- Conferencia. Una presentación experta en este formato sirve para transmitir los conocimientos, ideas u opiniones del conferenciante a la audiencia. Como en otros formatos, además del ponente, suele haber un presentador. Durante el período mencionado, impartimos 1900 conferencias sobre diversos temas.
- Reunión del grupo de trabajo. A diferencia de una reunión, cuyo objetivo es únicamente tomar una decisión, este formato implica que expertos trabajen juntos para lograr un resultado determinado. Dependiendo de la tarea, un grupo de trabajo puede tener una estructura organizativa compleja, que incluye un presidente, copresidentes, secretaría, etc. Se celebraron un total de 1473 reuniones de grupos de trabajo en Boiling Points.
- Mesa redonda. Este formato ayuda a determinar qué puntos de vista existen sobre el tema en consideración. A diferencia de una reunión o reunión de un grupo de trabajo, no implica la coordinación de estos puntos de vista y el desarrollo de algún tipo de decisión. Sin embargo, el conjunto de roles utilizados es el mismo que en la reunión. Durante este tiempo, realizamos 1433 eventos de este tipo.
A continuación se muestra otra clasificación de formatos ordenados en orden descendente del número medio de participantes:
- Foro. El número medio de participantes es de 121. Este formato se utiliza para intercambiar opiniones sobre temas bastante globales. A veces el resultado es una decisión y en otros casos es simplemente una agenda. Se realizaron sólo 397 eventos de este formato y la duración promedio del foro fue de seis horas.
- fiesta. Uno de los formatos nuevos y, quizás, más gratuitos de la red Boiling Points. En promedio, a estos eventos asisten 96 personas.
- Firma de acuerdos. En nuestra red sólo hubo unos 25 fichajes, pero la media de participantes superó las 72 personas.
- Conferencia. Esta es otra discusión masiva sobre un problema o cuestión desde diferentes lados, pero en este formato el énfasis está en el intercambio de experiencias. A mediados de mayo de 2019, teníamos 799 conferencias y el número promedio de participantes era de 60 personas.
- Exposición. Este formato tiene como objetivo demostrar logros en un determinado campo con el fin de atraer clientes finales o inversores. Hemos realizado poco menos de 100 exposiciones. En promedio asistieron 51 personas.
Para eventos a gran escala, no indicamos los roles típicos de los participantes porque su estructura de roles suele ser compleja y varía según la tarea.
Datos interesantes:
- Los seminarios y formaciones forman la cadena de retornos más larga. Esto significa que una persona que ha asistido a un evento de este formato tiene más probabilidades de volver a Boiling Point, y no necesariamente específicamente para el seminario.
- Parecería que cuanto más larga sea la discusión, menos personas aceptarán venir y sentarse hasta el final. Pero en nuestras estadísticas no existe una dependencia característica del número de participantes de la duración de los eventos. Puede planificar una interacción a largo plazo con la audiencia, lo principal es no aburrirlos.
- Entre la variedad de formatos, hay varios que atraen a un público joven, de hasta 30 años. Se trata de encuestas, concursos, sesiones informativas, ruedas de prensa, exposiciones, proyecciones de películas con debates, concursos, excursiones y hackatones. La mayor parte de esta lista tiene el rango más amplio de edades entre los participantes. Y las personas mayores de 35 años tienen un claro deseo de sesiones. Dominan las sesiones de estrategia, sesiones de diseño y sesiones de presentación.
- En general, los puntos de ebullición se caracterizan por la estacionalidad. El número total de eventos, así como el número de visitantes, disminuye durante las largas vacaciones de Año Nuevo y durante las vacaciones de verano (de mayo a finales de agosto). Sin embargo, mucho depende del tipo de evento. El número de visitantes a seminarios y foros, por ejemplo, se reduce a más de la mitad en comparación con el período activo. Y para reuniones más íntimas, como talleres, la disminución estacional es casi imperceptible.
¿Qué es más fácil de planificar: un seminario o un hackathon?
Organizar un evento es una tarea difícil. Para de alguna manera evaluar y calibrar los esfuerzos necesarios para organizar cada uno de los formatos, comparamos el número de participantes registrados con el número de visitantes reales, obteniendo una característica conveniente: el índice de planificación.
El índice medio de planificación para todas las actividades es del 83%
De media, los más predecibles fueron las excursiones, la firma de acuerdos, las clases magistrales, los talleres y los encuentros. En el otro extremo de la “escala de previsibilidad” se encuentran las vacaciones, las exposiciones, los seminarios web y los hackathons. Desde un punto de vista práctico, esto significa que los organizadores del hackathon deben esperar que de cada 100 personas que se registran, poco más de 30 personas acudan a ellos y escalar la campaña publicitaria del evento en consecuencia. Con las excursiones la situación es diferente. Según nuestras estadísticas, acuden a ellos incluso más personas de las anunciadas. Quizás la organización de estos eventos simplemente juzgue mal a la audiencia. Los formatos en los que los organizadores trabajan mejor para atraer visitantes resultaron ser los de la “media dorada”.
Aunque nuestras estadísticas no revelan una conexión entre la popularidad de la audiencia y la duración promedio de los eventos, sí existe una correlación entre la duración y el índice de planificación. Los formatos más predecibles (los que tienen un alto índice de planificación) tienen una duración media de 2,5 o 3,5 horas. Y, por regla general, reúnen una audiencia de 15 a 35 personas.
Hay otras dependencias interesantes aquí:
- El índice de planificación para eventos cortos es mayor si inicialmente están diseñados para un número reducido de personas. Pero para eventos largos todo depende del formato específico. No hay una conexión obvia. Sin embargo, Boiling Points prácticamente no organiza eventos para audiencias de más de 300 personas que duren menos de cuatro horas.
- Independientemente de la duración media de los eventos, el índice de planificación superior al 80% se encuentra en formatos pensados para un público inferior a 40 personas.
- Un índice de planificación inferior al 50% es más común para eventos cortos y para grandes audiencias.
Curiosamente, el índice de planificación está débilmente relacionado con si todos están invitados a asistir o si se forman listas cerradas.
Entre los formatos populares entre los organizadores, se encuentran tanto los típicamente abiertos como los típicamente cerrados. Por ejemplo, en la gran mayoría de los casos se invita a todo el mundo a un seminario, una conferencia o una mesa redonda. Y para las reuniones y reuniones de grupos de trabajo, crean listas de participantes completamente cerradas o las amplían solo a pedido.
Entre los formatos de eventos que reúnen al máximo de público, mayoritariamente los abiertos. Lo cual es bastante lógico.
Un hecho interesante:
- Si un evento se cierra, esto no significa que su índice de planificación será inmediatamente del 100%. Entre los eventos típicamente cerrados, hay eventos poco predecibles (los mismos hackatones que se celebran para los miembros de un club). También ocurre lo contrario: entre los formatos con un alto índice de planificación se encuentran los formatos abiertos.
Experimentando con formatos
Los formatos de eventos más resonantes del año pasado incluyen seminarios y capacitaciones, conferencias, clases magistrales, reuniones y foros. Las clases magistrales y reuniones incluidas en esta lista no están incluidas en las calificaciones de los formatos populares mencionadas anteriormente. Es decir, podemos suponer que son estos formatos los que evocan la reacción más vívida de los visitantes: las reseñas aparecieron en Internet con más frecuencia (los formatos se ubicaron entre los primeros en términos de número de reseñas, a pesar del número total relativamente pequeño de eventos ).
Por cierto, la reunión es un formato nuevo para la red, que aún no está disponible en el formulario de registro predeterminado. Junto al juego de negocios, encuentro, programa y festival, es uno de los cinco nuevos formatos más replicados, que se utilizan en cuatro o más Puntos de Ebullición.
Número promedio de formatos de eventos utilizados en los puntos de ebullición
Nos sorprendió que las regiones sean las que más activamente experimentan con nuevos formatos. Por ejemplo, los Boiling Points de Chelyabinsk y Tomsk albergan eventos de 27 formatos diferentes. Si analizamos todas las publicaciones en las redes sociales que mencionan los eventos de Boiling Point y sus formatos, resulta que Belgorod aporta el 20% de este flujo de información. Otro 18% procede de publicaciones de Veliky Novgorod y Yakutsk, donde trabajan con 16 formatos.
Algunos puntos de ebullición de las regiones ya han desarrollado sus nuevos formatos favoritos. Por ejemplo, Boiling Point en Veliky Novgorod proporciona el 100% de referencias a propietarios de apartamentos en toda su red de sucursales. El 75% de las menciones sobre la proyección de una película con debate provienen de Tomsk, el 67% de las menciones del curso provienen de Ulyanovsk.
Datos interesantes:
- El aumento en la diversidad de formatos no está directamente relacionado con el aumento en el número de puntos de ebullición en las regiones.
- La regla 80/20 se aplica aquí al igual que en los negocios. Durante toda la operación de la red, el 80% de la variedad de formatos siempre proporciona no más de cinco puntos de ebullición.
Lo que queda detrás de escena
En general, recopilamos muchas estadísticas, construimos gráficos que muestran conexiones entre los formatos de eventos y los participantes, y también realizamos un análisis morfológico de las descripciones en un intento de encontrar una correlación entre temas y formatos. Uno de los frutos de este trabajo fue (pdf, 10 MB), preparado por nuestro equipo de Tomsk. Puede encontrar mucha información relacionada y adicional allí. Esperamos que estas cifras ayuden a los organizadores a decidir los formatos y correlacionar correctamente el número previsto de participantes y el esfuerzo necesario para atraerlos. Y los participantes pueden tener una idea aproximada de lo que les espera en determinados eventos.
¡Nos vemos en nuestros Puntos!
Fuente: habr.com