Oleme mitu korda kirjutanud, kuidas meie tehnoloogiad aitavad и даже töödeldava teabe kogumist erinevatest dokumentide tüüpidest ja andmete sisestamist raamatupidamissüsteemidesse. Täna räägime, kuidas me rakendasime ühes – suurim soojuse ja sooja vee tarnija Moskvas.
Kujutage end tavalise raamatupidajana. Mõistame, et see ei ole lihtne, kuid püüdke siiski. Igal päeval tuleb teie kätte tohutul hulgal paberarveid, saatekviitungeid, tõendeid ja nii edasi. Eriti palju on neid päevadel enne aruandluse esitamise tähtaega. Kõik andmed ja summad tuleb kiiresti ja hoolikalt üle vaadata, ümber kirjutada ja sisestada raamatupidamissüsteemi, käsitsi teostada tehingud ja saata dokumendid arhiveerimiseks, et hiljem oleks need õigeaegselt võimalik anda siseauditoritele, maksuteenusele, tariifide regulatsiooniga tegelevatele organitele ja teistele. Kas see on keeruline? Kuid selline äritava on eksisteerinud paljudes ettevõtetes aastaid. Koos MOEK-iga oleme selle tülikat tööd lihtsustanud ja mugavamaks teinud. Kui teid huvitab, kuidas see oli, olete oodatud edasi lugema.
Pildil on Moskva TPP-21, suurim soojusenergia tootja Euroopas. Sellejaama toodetud soojust tarnib MOEK kolme miljoni Põhja-Moskva elanikuni. .
MOSSe on enam kui kümme haru, mis teenindavad 15 811 km kaugkütte võrke, 94 kaugküttejaama ja katlamaja, 10 000 kaugküttepunkti ja 24 pumpamisjaama ning ehitavad ja käivitavad uusi soojavarustussüsteeme. Ettevõte soetab oma tegevuse jaoks palju seadmeid ja teenuseid: . Iga ostu algatajaüksuse dokumentide vormistamisega tegelevad spetsiaalsed töötajad – lepingukuraatorid.
Kuidas toimub lepingute vormistamine suures ettevõttes? Kui kuraatorid sõlmivad lepingu, saavad nad partneritelt palju olulisi paberidokumente: kaubaveodokumendid, teenuste osutamise aktid, arvete faktuurid, tõendid jne. Tavaliselt skaneerib kuraator äridokumendid ja seejärel lisab skaneeringud ettevõtte ressursside haldamise süsteemi tellimusele. Rahanduskontroller kontrollib kõiki andmeid käsitsi. Pärast seda viib kuraator originaaldokumendid raamatupidamisse. Või tegeleb sellega kuller, ja siis võivad dokumentide edasiviimine võtta rohkem aega – paarist tunnist paaripäevani.
Ja kõik oleks hästi, aga nagu paljudes teistes ettevõtetes:
- Dokumendid võivad raamatupidamisse jõuda mitu päeva enne aruande esitamise tähtaega. Siis peavad raamatupidajad veetma öid ja päevi oma töökohal. Tuleb käsitsi kontrollida, kas kõik arved, saatelehed jne on õigesti täidetud. Kui kõik on õige, sisestab töötaja andmed raamatupidamissüsteemi ja teeb kanne. Samuti kulub 90% raamatupidaja ajast andmete ümber tüpiseerimisele — detailsuste, summade, kuupäevade, kaubaarvude numbrite jne. Selle tõttu suureneb eksimuste oht.
- Dokumendid võivad tulla juba vigadega. Ja mõnikord on puuduvad teatud arved või tõendid. Mõnikord selgub see viimastel päevadel enne aruande esitamise tähtaega. Selle tõttu võivad dokumentide kooskõlastamisajad pikkadeks venida.
- Pärast kannete tegemist hoiavad raamatupidajad saatelehti, arveid ja toimikuid eraldi paber- ja elektroonilistes arhiivides. Miks see tekitab raskusi? Näiteks MOEK töötab tariifide alusel ning peab regulaarselt aru andma oma kulutustest täidesaatevatele organitele. Ja kui raamatupidamisse jõuab järgmine riiklik või maksukontroll, peavad töötajad dokumente pikalt otsima.
Kuidas nägid MOEKi raamatupidamise töö skeem varem välja:
MOEK oli esimesena energiatööstuses otsustanud ümber kujundada ja lihtsustada seda skeemi, et kiiremini tehinguid sõlmida ja aruandeid esitada, paremini hinnata turumuutusi hangetes ja planeerida oma rahastrateegiat. Ühest küljest, pikaaegse kehtiva raamatupidamisskeemi üksi muutmine oli keeruline, seetõttu otsustas ettevõte seda muuta koos partneriga – ABBYY-ga.
Küsimus on lahendatud
ABBYY spetsialistide meeskond rakendas MOEKi jaoks universaalse platvormi intellektuaalse info töötlemiseks ja seadistas:
- paindlikud kirjeldused (andmete ekstraheerimise mallid) dokumentide töötlemiseks. Mida see endast kujutab ja milleks seda vaja on, rääkisime põhjalikult Habr's ja . MOEK töötleb selles lahenduses üle 30 tüüpi dokumente (näiteks paigaldatud seadmete akt või maakleritasu akt) ja ekstraheerib neist üle 50 atribuudi (dokumentide number, kogusumma koos käibemaksuga, ostja, müüja, alltöövõtja nimi, kauba kogus jne);
- andmed kontrollimiseks ja eksportimiseks mõeldud konnektor, mis sidus omavahel ABBYY FlexiCapture'i, SAP-i ja OpenText'i. Tänu konnektorile on nüüd võimalik automaatne andmete kontrollimine tellimustest ja lepingutest erinevate registeride alusel. Räägime sellest veidi hiljem;
- dokumentide eksportimine OpenText'i põhjal olevasse elektroonilisse arhiivi. Nüüd salvestatakse kõik dokumentide skannimised ühte kohta;
- korralduste kontode mustandid SAP ERP-s koos dokumentide skannimiste viidetega.
Seejärel töötasid ABBYY ja MOEK välja otsinguvormi, et raamatupidaja saaks sekunditega leida elektroonilisest arhiivist olulised arved igasuguste atribuutide põhjal ja esitada need maksuinspektsioonide kontrollimiseks.
Otsing on võimalik 26 erineva kriteeriumi alusel (pilt on klikatav):
Pärast seda, kui MOEK testis kogu süsteemi edukalt, viidi see kasutusse. Kogu projekt, sealhulgas kooskõlastamised, täpsustamised ja täiustamised, viidi ellu 10 kuu jooksul.
Tööprotsess pärast ABBYY FlexiCapture'i rakendamist:
Kas teil tundub, et midagi ei ole muutunud? Jah, äri protsess on jäänud samaks, lihtsalt suur osa funktsioonidest täidab nüüd masin.
Tehing, teostatud!
Kuidas on nüüd asjad? Oletame, et lepingu kuraator sai esmased dokumendid tehingu kohta, mis puudutab pumbade tarnimist elektrijaama või näiteks soojusvõrkude ehitamist. Spetsialist ei pea enam ise dokumentide täiuslikkust ja sisu kontrollima, kutsuma kurjategija ja saatma originaaldokumendid raamatupidamisse. Kuraator skanneerib lihtsalt allkirjastatud esmased dokumendid ja seejärel astuvad asja juurde tehnoloogiad.
Võrguskaneerimise süsteemi abil saadab töötaja skaneeritud dokumendid TIFF- või PDF-formaadis oma kuumadesse kaustadesse või e-posti. Seejärel avab ta ABBYY FlexiCapture veebis sisestusjaama ja valib dokumentide töötluse tüübi. Näiteks 'teenuste ost/teenuste osutamise tasu', 'materiaalsete ja tehniliste ressursside (MTR) vastuvõtt' või 'vara arvestus'.
Dokumendi komplekti tüüp määrab, kui palju ja milliseid dokumente ning andmeid süsteem peab klassifitseerima, tuvastama ja kontrollima.
Kuraator laadib üles skaneeringud tuvastamiseks. Süsteem kontrollib automaatselt, kas kõik dokumendid on olemas, iga paberi sisu ning serveris toimub rekvisiidi tuvastamine – lepingu kuupäev, summa, aadress, KMKR, KOD ja muud andmed. Üks tähtis punkt on, et МОЭК on esimene energiettevõte Venemaal, mis kasutab sellist lähenemist.
Kui kuraator ei ole üles laadinud kõiki dokumente või mõnes saatelehes on puudulikud andmed, siis süsteem märkab seda ja palub koheselt töötajal vea parandada:
Süsteem annab teada, et puudu on dokumente (edasi ja tagasi klikkides allolevad ekraanipildid):
Süsteem avastas, et dokument on aegunud:
Seega ei pea töötaja enam kindlaks tegema, kas dokument on korrektselt vormistatud. Kui kõik on õige, toimub enamiku andmete kontrollidest automaatne protsess veebisisestusjaamal. Piisab, kui sisestate tellimuse numbri, mis on märgitud SAP ERP-s. Pärast seda toimub tuvastatud andmete vastavuse kontrollimine SAP-is töödeldava teabega: maksukohustuslasest ja selle osakonna koodid, lepingute numbrid ja summad, käibemaks, kauba või teenuse nimetus. Ühe dokumendi töötlemine ja kontrollimine võtab aega vaid paar minutit.
Rekvisiitide – maksukohustuslasest ja osakonna koodide – alusel saab valida vajalikku ettevõtet registrist:
Kui arvel või saatelehel on viga, ei lase süsteem dokumenti arhivahetusse välja. Näiteks, kui dokument on valesti koostatud või mõni sümbol on vale, näitab süsteem seda ja palub töötajal kõik ebatäpsused parandada. Toome välja näite:
Süsteem tuvastas, et AS «Vasilik» ei ole MOEKi tarnijate nimekirjas.
See võimaldab töötajatel jälgida vigu juba enne, kui dokument jõuab raamatupidamisse.
Kui kõik kontrollid on edukalt läbitud, saadetakse dokumendi skaneeritud koopia ühe klikiga OpenTexti elektroonilisse arhivisse ning SAP-sse ilmub link ja kaart selle metaandmetega. Raamatupidaja või kuraator saab alati vaadata elektroonilisest arhiivist dokumentide loendit vastava tellimuse kohta ning teavet selle kohta, kes, millal ja millise tulemusega dokumendid töötles.
Peeter Petrovich vaatas elektroonilisse arhiivi, ...
…et vaadata, kes laadis dokumente tellimuse nr 1111 kohta.
Andmete ja skaannide eksportimise järel ABBYY FlexiCapture'ist ilmub SAP-sse mustand tehingust, millel on eelnevalt täidetud andmed ja lingid dokumentide skaneeritud kujutistele.
Tehingu mustand:
Seejärel saab raamatupidaja e-posti teel teate lingiga valmis mustandile ja skannidele. Spetsialistil ei ole enam vaja pabereid vaevata. Tal jääb üle vaid kontrollida skannides tehingu lõppsumma, pitseri ja allkirja olemasolu ning tehing teostada. Selle peale kulutab raamatupidaja nüüd vähem kui minut.
Projekti tulemused
- ABBYY tehnoloogiate abil on MOEK lihtsustanud ja kiirendanud mitte ainult raamatupidamist, vaid ka finantskontrolli. Nüüd ei pea töötajad enam ootama kullerit originaaldokumentidega – piisab, kui ühe kliki abil saada skannitud dokument kontrollitud andmetega elektroonilisest arhiivist. Tõsi, paberidokumenti on siiski veel vaja. Kuid nüüd saab selle saata raamatupidamisse hiljem. Kui see sinna jõuab, märgib töötaja arvestussüsteemis, et "originaal on saadud".
- Töötajad saavad kohe kõik vajalikud tehinguandmed skannidest, teevad õigeaegselt kanne ja valmistavad ette kõik dokumendid aruandeks. Nüüd ei karda nad ei sisemisi ega väliseid kontrolle.
- Raamatupidajad teostavad finantsoperatsioone 3 korda kiiremini ja MOEK lõpetab aruande perioodi 10 päeva varem.
- Kõik MOEKi filiaalid hoiavad raamatupidamisdokumente ühes elektroonilises arhiivis. Selle tõttu leiab iga arve, leping või teostatud töö akt ning iga nende attribuut (summad, käibemaks, teenuste või kaupade nimed) 4 korda kiiremini kui varem.
- Aastas töötleb lahendus üle 2,6 miljoni dokumendi lehe.
Kokkuvõtte asemel
MOEK kasutab juba 2 aastat ja selle aja jooksul on kogunud statistikat. Selgus, et raamatupidajad teevad 95% kannetest ilma mustanditesse muudatusi tegemata. See tähendab, et tulevikus saab selliseid kannet jätkuvalt automaatselt läbida. Nii juhtuski, et see toode sai ettevõtte esimeseks sammuks tehisintellekti elementide integreerimise suunas ettevõtte äriprotsessidesse: MOEK arendab vastavat programmi.
Teised Venemaa ettevõtted automatiseerivad samuti raamatupidamise tööd: teevad seda lihtsamaks ja mugavamaks. Näiteks ABBYY tehnoloogia abil saab rahanduse kontrollimise teenus „“ 2 korda kiiremini olulist äriteavet ja kulutab 20% vähem aega vajalike arvete ja kaubasaatelehtede leidmiseks. Teabe intelligentse töötlemise tehnoloogiad aitavad „“ kontserni raamatupidajad hetkega leida vajalikud rahalised dokumendid massiliste maksukontrollide ajal. 2019. aastal plaanivad ettevõtte spetsialistid töödelda umbes 10 miljonit dokumendi lehte.
Soovite rohkem teada projektist МОЭК ja ABBYY? 3. aprillil kell 11:00 räägib MOЭK-i infotehnoloogia keskuse asejuht Vladimir Feoktistov veebinaril „Kuidas tehisintellekti tehnoloogiad aitavad energiasektori ettevõtetel arengus“ juhtumi üksikasjadest. Liituge, kui soovite küsimusi esitada.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY ettevõtte blogi toimetaja
Allikas: habr.com
