Koostöö on traditsiooniliste büroode tööriistade nõrk koht. Kui kümme inimest töötab samal failil, kulub rohkem aega ja energiat mitte parandustele, vaid muudatuste ja nende autorite leidmisele. Seda raskendab hulk rakendusi, mis ei ole alati ühilduvad. Üks viis selle probleemi lahendamiseks on üle minna pilvepõhistele büroopakettidele. Need ei ole eriti palju, ja me räägime, kuidas me ületasime Forex Clubi töötajate konservatiivsuse ning suutsime jaotunud firma, millel on sada kontorit, paarikümne kuu jooksul G Suite'ile üle viia.
Miks otsustati ülemineku kasuks
Forex Clubi meenutatakse tavaliselt seoses valuutakursiga kauplemisega. Kuid see ettevõte töötab mitme erineva valuutainstrumendiga erinevates riikides. Selle tõttu on neil väga keeruline IT-infrastruktuur, mis sisaldab oma platvormi klientide jaoks.
Meie tutvumise hetkeks kasutas ettevõtte back-office mitmeid erinevaid platvorme ja rakendusi. Enamiku töötajate peamine tööriist oli Microsofti kontoripakett ja Zimbra e-post. Kõik selle peal seisis lisand, mis koosnes täiendavatest salvestustest, varukoopiatest, viirusetõrjest, arvukatest konnektoritest ja integratsioonidest, samuti Microsofti ja Zimbra litsentside haldamisest koos perioodiliste audititega.
Forex Clubi IT-osakonnale oli selle süsteemi toetamine kulukas. Tootlik infrastruktuur nõudis suurel hulgal serverite, DRP-kavade olemasolu, et tagada nende serverite ja internetiühenduse välja kukkumise korral varukoopiad. Rikkumiste vältimise tagamiseks loodi aja jooksul spetsiaalne administraatorite osakond, kelle ülesandeks oli ka litsentside auditid.
Erinevate programmide rohkus tekitas probleeme ka Forex Clubi tavakasutajatele. Ilma dokumendi versioone jälgiva süsteemita oli keeruline leida teatud muudatuste autorit ja lõplikku versiooni tekstist või tabelist.
Püüdes vähendada hoolduskulusid, otsis Forex Club võimalust lahendada samu ülesandeid lihtsamalt. Sellest algas meie koostöö.
Alternatiivide otsimine
Tõhusa koostöö rakendamiseks oli vajalik muuta lähenemist — liikuda lokaalsetelt serveritelt pilveteenusele. Forex Club alustas ühtse pilve lahenduse otsingut kõigi kontori rakenduste jaoks. Kaks kandidaati olid: Office 365 ja G Suite.
Prioriteediks oli Office 365, kuna Forex Club oli ostnud palju Microsofti litsentse. Kuid Office 365 viib ainult osa kontoripaketi funktsionaalsusest pilve. Kasutajad peavad endiselt alla laadima rakenduse oma isiklikust kabinetist ja kasutama seda dokumentide töötlemiseks vana skeemi järgi: versioonidega koopiaid edastama ja uuesti salvestama.
G Suite Google Cloudilt pakub rohkem koostööfunktsioone, lisaks on see lahendus odavam. Microsofti toodete puhul tuleks kasutada Enterprise Agreement’i, mis tähendaks täiesti teistsuguseid kulutusi (isegi arvestades ostetud tarkvara). G Suite’i juurutamine meie abi toel viidi läbi Google’i programmi raames, mis kompenseeris suurematele klientidele üleminekukulud ettevõtte teenustele.
G Suite’i plaaniti üle viia enamus teenustes, mida töötajad kasutavad:
- Kalender ja e-post (Gmail ja Google Calendar);
- Märkus (Google Keep);
- Vestlus ja veebikonverentsid (Chat, Hangouts);
- Kontoripakett ja küsitluslooja (Google Docs, Google Forms);
- Ühine salvestusruum (GDrive).
Ületame negatiivsuse
Iga tööriista, isegi kõige mugavama, juurutamine seisab alati silmitsi lõppkasutajate negatiivsete arvamustega. Põhjus on konservatiivsuses, kuna inimesed ei soovi midagi muuta ega harjuda uute töömeetoditega. Situatsiooni keerulisemaks teeb spetsiifiline tajumine veebis viibimisest kui lihtsast sirvimisest (aga mitte nende saidi kasutamisest), mis on levinud IT-sektorist mitte pärit töötajate seas. Nad lihtsalt ei mõistnud, kuidas selle alusel töötada.
Forex Clubi poolelt vastutas projekti teostamise eest Dmitri Oстроверхов. Ta jälgis juurutamise etappe, kogus kasutajate tagasisidet ja seadis ülesandeid prioriteediks. ühine ettevalmistus, töötajate küsitlused ja ettevõtte reeglite selgitamine aitasid meil stardi kaasa võtta.
Softline'i põhieesmärk selles projektis oli kasutajate ja süsteemiadministraatorite koolitamine ning tehniline tugi esimeses etapis. Selgitasime, kuidas toode peaks toimima, läbi koolituste seeria. Ühte kokku korraldasime 15 nelja tunni pikkust koolitust. Esimene — enne piloodiprojekti — toimus süsteemiadministraatoritele, kes valmistusid muutustega tegelemiseks. Järgnevad koolitused olid juba tavakasutajatele.
Koolitusprogrammi raames keskendusime kasude esitlemisele, mis tasakaalusid lõppkasutajatele uue tööriista kasutuselevõtuga seotud raskusi. Iga koolituse lõpus said töötajad tulla ja esitada oma küsimusi, mis aitas lahendada võimalikke probleeme uue tööriista kasutamisel.
Kuigi Forex Club korraldab oma klientidele koolitusi, ei suutnud ettevõte G Suite'i koolitust oma jõududega käivitada, kuna tal puudusid vajalikud oskustega õpetajad. Meie koolituste mõju hindamiseks viis Forex Club läbi küsitlusi enne koolitust ja mõne aja pärast pärast seda. Esimene küsitlus näitas peamiselt negatiivset suhtumist eelseisvatesse muudatustesse. Teine — vastupidi, positiivse arengukäigu. Inimesed hakkasid mõistma, et see on seotud nende tööga.
Pilootkontor
Projekt algas 2017. aasta lõpus, kui kümme süsteemiadministraatorit läksid üle G Suite'ile. Nendest inimestest said esimesed, kes avastasid lahenduse plussid ja miinused ning valmistasid maapinda transformatsiooniks. Me arvestasime nende tagasiside ja soovitustega ning jaanuaris 2018 valisime keskmise suurusega haru koos kohaliku süsteemiadministraatoriga, et alustada esimest töötajate proovisiirdamist IT-ist välja.
Üleminek toimus korraga. Jah, inimestel on raske uutele tööriistadele üle minna, seega, kui on võimalus valida pilvelahenduse ja töölauarakenduse vahel, eelistavad kasutajad tuttavat töölauavaldust, mis pidurdab globaalseid uuendusplaane. Nii et pärast piloteerimise lõpetamist tõime kõik kiiresti üle G Suite'ile. Esimese paari nädala jooksul oli teatud vastupanu, millega toimetas kohaliku süsteemiadministraatori, kes selgitas ja näitas, kuidas lahendada kõik keerulised hetked.
Pärast piloteerimist tõime kõik IT-osakonna Forex Club'i lõpuks üle G Suite'ile.
Muudame filiaalide võrku
Pilootprojekti kogemuse analüüsi põhjal töötasime koos Forex Clubi IT-osakonnaga välja plaani, kuidas ülejäänud ettevõtet sulandada. Alguses oli plaanis, et protsess toimub kahes etapis. Esimeses etapis soovisime koolitada ainult kõige ustavamaid Forex Clubi töötajaid, kes hakkavad projekti oma büroodes edendama — aitavad kolleegidel teisele platvormile üle minna teises etapis. Ettevõttes 'evangeeliste' valimiseks viisime läbi küsitluse, mille tulemused ületasid meie ootusi: umbes pooled Forex Clubi töötajatest osalesid. Seetõttu otsustasime, et ei venita protsessiga, ja jätsime välja etapi 'töötajate kaudu juurutamine'.
Nagu pilootprojekti puhul, alustasime kontorite migratsiooniga, kus on kohalikke süsteemiadministraatoreid — need aitasid tekkivate keerukustega toime tulla. Igas kontoris toimusid uutele tööriistadele üleminekul eelnevalt koolitused. Koolitus pidi toimuma paindliku ajakava järgi, mis arvestas erinevaid ajavööndeid ja töögraafikuid. Näiteks, Kazakstanis ja Hiinas asuvate kontorite jaoks pidime koolitusi alustama kell 5 hommikul Moskva aja järgi (ühtlasi toimib Hiinas G Suite suurepäraselt, hoolimata kõigest).
Peale juhtkontoreid liikus G Suitesse ka harukontorite võrk — kokku umbes 100 punkti. Projekti viimasel etapil oli eripära see, et nendes harukontorites töötavad peamiselt müügiinimesed, kes töötavad rohkelt elektrooniliste tabelitega. Neile korraldasime kahe nädala jooksul koolitusi, mis aitasid andmeid edasi kanda.
Samas töötasid meie spetsialistid Forex Clubi toetuse taga, kuna pärast G Suite'i kasutusele võtmist suurenes ootuspäraselt tehnilise toe päringute arv. Kõrgeim päringute tipp langes kokku filiaalide üleminekuga, kuid järk-järgult hakkas päringute arv vähenema. Erinevalt kontoriproduktidest ja e-postist juhtimise, programmide litsentside haldamise ja serveritega võrguseadmestiku ning varuühenduste kaudu. Seega vähendas rakendamine esialgsete tugiteenuste ja back-office'i koormust.
Filiaalide üleviimine võttis kokku umbes kaks kuud: 2018. aasta veebruaris lõpetati tööd peadeskustes ja märtsis — kogu filiaalivõrgus.
Peidetud probleemid
Suureks probleemiks sai e-posti migreerimise kiirus. Ühe e-kirja edastamiseks Zimbrast Gmaili IMAP Synci kaudu kulus 1 sekund. Forex Clubis töötab umbes 700 töötajat, kel on igaühel tuhandeid kirju (kokku teenindavad nad üle 2 miljoni kliendi). Seega kiirus migreerimise protsessi kiirendamiseks kasutasime G Suite Migration Tool'i, millega kirjade kopeerimise protsess toimus kiiremini.
Kalendri ja ülesannete andmete ülekanne ei olnud vajalik. Kuigi vanas infrastruktuuris olid mõned lahendused, ei kasutanud töötajad neid täielikult. Näiteks rakendati ettevõtte kalendreid portaalina Bitrixis, mis oli ebamugav, seetõttu kasutasid töötajad oma tööriistu ning andmete ülekandmisega tegelesid töötajad iseseisvalt.
Kasutajate ülesandeks osutus ka operatiivdokumentide ülekandmine (rääkides vaid jooksva töö andmetest — ettevõtte teadmistebaasi jaoks kasutatakse muud lahendust). Siin ei tekkinud küsimusi. Lihtsalt mingil hetkel tõmmati administratiivne joon — vastutus kohaliku teabe säilitamise eest läks kasutajatele endile, samas kui Google Drive'i andmete säilimise ja turvalisuse eest hoolitses juba IT-osakond.
Kahjuks ei leidunud G Suite'i jaoks sarnaseid lahendusi kõikide töövoogude jaoks. Näiteks ei sisalda Gmail ühiseid postkastide filtreid, millega Forex Clubi töötajad on harjunud, mis muudab teatud kirjade leidmise keeruliseks. Sarnane probleem esines ka SSO-autentimisega Google Chats, kuid selle suudeti lahendada Google'i tugiteenuse kaudu tehtud päringu kaudu.
Kasutajate peamised probleemid olid seotud sellega, et Google'i teenustel puuduvad endiselt osa konkurentide funktsioone, nagu Skype või Office 365. Hangouts võimaldab ainult helistada, Google Chat'is puudub tsitaatide jagamine ja Google Sheets'is ei toeta Microsoft Exceli makrosid.
Lisaks sellele on Microsofti ja Google Cloudi tooted erinevad tabelite redigeerimise tööriistade osas. Wordi failid, mis sisaldavad tabeleid, avanesid mõnikord Google Docs'is vale vormindusega.
Uue infrastruktuuri harjumise käigus õnnestus osa keerukusi lahendada alternatiivsete lähenemisviiside kaudu. Näiteks makrode asemel, mida varem kasutati arvutustabelites, hakati kasutama skripte, mis tundusid Forex Clubi töötajatele isegi mugavamad. Ainsa analoogina ei õnnestunud leida lahendust Forex Clubi rahandusosakonnale, mis tegeleb 1C raportitega (koos skriptide ja keerulise formaatimisega). Seetõttu kasutas nad Google Sheet'i vaid koostöö jaoks. Ülejäänud dokumentide jaoks kasutatakse endiselt kontoripaketti (Excel).
Kokku jättis Forex Club umbes 10% Microsoft Office'i litsentsidest. Selliste projektide puhul on see tavapraktika: väiksem osa töötajatest kasutab kontoripakettide täiustatud funktsioone, seega on ülejäänud hõlpsasti nõus asendusega.
Oluline on märkida, et ülejäänud infrastruktuuris ei toimunud suuremaid muudatusi. Forex Club ei loobunud Jira ja Confluence'ist, kuigi nad rakendasid Google Keep'i operatiivsete ülesannete jaoks. Jira ja Confluence'i integreerimiseks G Suite'iga juurutati pistikprogrammid, mis võimaldavad andmeid kiiresti edastada. Jätkuvalt on kasutusel jälgimissüsteem ning mitmed lisatööriistad: Trello, Teamup, CRM, Metriigid, AWS jne. Loomulikult on filiaalides endiselt süsteemihaldurid.
Katse Chromebookiga
Otsides võimalusi kulude vähendamiseks, mõtles Forex Club teisaldada kõik mobiilsetele töökohtadele Chromebookide baasil. Seade ise on äärmiselt odav ja kasutades pilveteenuseid, sai seal kiiresti töökohad üles seada.
Testisime mobiilseid töökohti väikeses kasutajate grupis, kuhu kuulus 25 inimest müügiosakonnast. Selle osakonna töötajatel ei olnud ülesandeid, mis takistaksid tööd ainult veebis, seega pidi see migratsioon olema sujuv. Kuid testi tulemusena selgus, et odava Chromebooki riistvara ei olnud piisav kõigi Forex Clubi ettevõtte rakenduste nõuetekohaseks tööks. Kallimad mudelid, mis sobinuksid tehnilistele parameteritele, osutusid hindade osas võrreldavaks klassikaliste Windowsi sülearvutitega. Lõppkokkuvõttes otsustati projektist loobuda.
Mis on muutunud G Suite'i tulekuga
Kaupadele ja kahtlustele vaatamata märkis 80% töötajatest kolme kuu pärast koolitustest korraldatud küsitlustes, et G Suite on tõepoolest lihtsustanud nende dokumentidega töötamist. Pärast üleminekut suurenes töötajate mobiilsus, kes hakkasid rohkem töötama kaasaskantavatelt seadmetelt:
Mobiilseadmete kasutamise statistika Forex Clubi andmete põhjal
Google Forms on saavutanud suurt populaarsust. Osakondade sees võimaldavad need kiiresti küsitlusi läbi viia, mille jaoks varem tuli kasutada e-posti, kogudes tulemusi käsitsi. Kõige rohkem küsimusi ja kaebusi tõi kaasa üleminek Google Chati ja Hangouts Meeti, kuna neil on üldiselt vähem funktsioone, kuid nende kasutamine võimaldas loobuda paljusid sõnumirakendusi ettevõtte sees.
Projekti kokkuvõtte sõnastas Dmitri Ostreverhov, kellega me koostööd tegime: "Projekt vähendas Forex Clubi IT-infrastruktuuri kulusid ja lihtsustas selle hooldamist. Suur osa protsesside teenindamise ülesannetest kadus, kuna need küsimused lahendatakse Google'i poolt. Nüüd saab kõiki teenuseid seadistada kaugelt, neid toetab paar Google'i administraatorit, ning IT-osakonnal on vabanenud aeg ja ressursid teiste ülesannete jaoks."
Allikas: habr.com
