Tere, Habr! Minu nimi on Oleg ja ma vastutan ABBYY kontserni IT-teenuste eest. Üle kuu aja on ABBYY töötajad üle kogu maailma hakanud töötama ja elama ainult kodus. Enam ei ole avatud kontoriruume ega ärireise. Kas minu töö on muutunud? Ei. Kuigi tegelikult jah, kuid see muutus juba 2-3 aastat tagasi. Ja nüüd tehniliselt toetame kontorite tööd 13 riigis just nagu enne. Lihtsalt nüüd teeme seda kodus – köögis, diivanil või rõdul, ja kontoris on ainult üks vahetus. Muide, siin ta on:
Täna räägin, milliseid ülesandeid peab ABBYY IT-teenistus nüüd lahendama, kuidas meid kontorites vahetus ja päästavad, miks MS Teams ja Zoom on nüüd meie kõik, ja palju muud. Tere tulemast!
Kauges minevikus, enne karantiini…
5-7 aastat tagasi oli ABBYY ettevõte, mis keskendus sisese infrastruktuuri arendamisele. Me kasutasime vähe pilvetooted – proovisime rakendusi enda sees juurutada, mistõttu oli neile juurdepääs väljastpoolt keeruline. Kuid ajad muutusid…
Pilve tooted on arenenud palju kiiremini, pakkudes suuremat paindlikkust ja funktsionaalsuse mitmekesisust. Praegu on sageli lihtsalt võimatu leida analooge, mis pakuksid on-premise võimalusi.
Töötajad vajavad mobiilsust. Müügimehed ja turundajad on pidevalt reisil, nad liiguvad üle kogu maailma, osalevad koosolekutel – neile on hädavajalik juurdepääs ettevõtte süsteemidele igal ajal ja igas kohas.
On muutunud ka inimeste põlvkond. Uued noored töötajad eelistavad töötada coworking'utes, kohvikutes, kodus. Neile on oluline mobiilsus. Seega oleme tehniliselt loonud töökeskkonna, mis sarnaneb igapäevaelus eksisteerivale. Kolllegidel on palju mugavam, kui ei pea vahetama kontori ja muu töökoha vahel.
Praegu on ABBYY rahvusvahelised bürod avatud 13 riigis alates Ameerika Ühendriikidest kuni Austraaliani. Ühise pilveinfrastruktuuri olemasolu on oluliselt mugavam kui olla seotud teatud asukoha siseteenustega.
Mõni aasta tagasi ülevaatasime oma strateegiat ja hakkasime aktiivselt kasutama pilvepõhiseid rakendusi. Näiteks meile meeldib Office 365 pakett – MS Teams, OneDrive, SharePoint ja teised.
See ei tähenda, et kõik töötajad sõltuvad pilvelahendustest. ABBYY-l on rikkalik siseinfrastruktuur, näiteks arendajad kasutavad kohapealseid ressursse tehisintellekti koolitamiseks. Ütleksin, et kasutame pilveprodukte ja oma siseinfrastruktuuri umbes 50-50.
RDP populaarsusest
Oleme alati lubanud töötada sisevõrgus kaugelt, ja igaüks valis endale sobiva viisi. Need, kes on sagedamini kontoris, eelistavad RDP-d (kaugrdesktopi). Üldiselt on kodus igalühel oma seade: see ei ole alati võimas ning sellega võib kasutada kogu pere. Kuid kontoris on kaasaegne arvuti, mis on seadistatud ja kõigega ühendatud. Seetõttu on kodust mugavam RDP-le ühenduda ja töötada, mitte tähelepanu pöörata sellele, mis sul isiklikus arvutis on.
Moskva kontori jaoks (kus asuvad R&D keskus, ABBYY Venemaa ja ABBYY Emerging Markets kontorid) on meil tavaliselt piisand kahest kaugjuurdepääsu väravast (RD Gateway), et tagada kaugühendus — need töötasid hästi. Kuid nüüd on see ühenduse viis muutunud väga populaarseks. Koormuse tasakaalustamiseks on IT-osakond seadistanud veel kaks täiendavat väravat. See on tõenäoliselt ainus infrastruktuuri muutus, mida oleme teinud märtsist.
Siin ja edaspidi toob välja statistika ABBYY Moskva kontori kohta, kuna siin töötab üle 800 inimese ning andmed on kõige näitlikumad.
VPN
On kolleege, kes on harjunud töötama VPN. Praegu on paljud viinud ettevõtte seadmed koju. Enamasti viisid nad endaga kaasa sülearvutid ja monitorid. Kui töötad pidevalt kaugtööna, siis on veel üks suur monitor palju mugavam. Täiendavaid seadmeid me töötajatele ei ostnud.
Vahetustega
Isegi karantiinis on täiesti võimatu inimesi kontoris täiesti vältida. Oleme määranud kaks vahetustega süsteemihaldurit – Juuri ja Stast. Igaüks neist töötab nädal aega kontoris, nädal aega kodus. Poiste graafik on tavaline – kella 10-st kuni 19:00-ni.
Nad aitavad lahendada tehnilisi probleeme, millega töötajad silmitsi seisavad. Meil on palju tehnikat ja mõnikord see rikneb. Kõige sagedamini hangub kellegi arvuti. Paar korda nädalas puruneb kõvaketas, midagi põleb läbi, tuleb vahetada või parandada.
Oli mitmeid elektrikatkestusi, mis tähendab, et kellelgi tuleb arvuteid uuesti käivitada, sest töötajad ei saa seda kaugelt teha. Üldiselt kulutab 90% nende ajast kontoritehnika tööoleku hoidmisele.
On ka mitmeid ebatüüpilisi ülesandeid, mida vahetuse töötajad hakkasid täitma karantiini ajal.
- Papereid on vaja printeritesse laadida ja väljaprinditud dokumente välja võtta. Seda vajavad töötajad, kes töötlevad sissetulevaid dokumente ja prindivad neid oma koduarvutitest kontori printerisse. Kui nad naasevad kontorisse, võtavad nad kohe kõik dokumendid ära, mitte ei prindi 100500 lehekülge. Loomulikult oleks seda võinud teha ka hiljem, kuid me aitame kolleegidel mitte muuta tavapärast protsessi – praegu on juba piisavalt palju ebatavalist.
- Oleme pakkunud ja toimetanud skannerid ja printerid kolleegidele, kellel on need tööks vajalikud. Ühel töötajal, kes oli oma suvekodus, aitasime juhtme ühendamisel, et tal oleks stabiilne internet.
Muide, mobiilirakendus ABBYY FineScanner AI aitab samuti dokumente skaneerida, tuvastada tekst, lisada allkirju, konverteerida faile 12 populaarse vormingusse ja palju muud. Kuni 31. juulini kaasa arvatud anname premium-juurdepääsu ABBYY FineScanner AI-le.
Aga nädalavahetusel?
Nädalavahetusel ei ole töötajaid kontoris. Lepisime kokku meie süsteemiadministraatoriga, kes elab Otradnoy's (kus meie kontor asub), et vajadusel tuleb ta appi. Ja tema abi tuli kasuks: nädalavahetustel juhtus mitu elektrikatkestust, tuli seadmeid uuesti tööle panna.
Vaheajad
Kõikidel töötajatel, kellel on vaja kontorisse karantiini tulla, oleme juba märtsis vormistanud ligipääsud mos.ru lehe kaudu. Praegu, kui töötajal on vaja tööle minna, vormistab ta ka QR-koodiga ligipääsu. Kuid kontorisse mineku võimalus ei tähenda, et kolleegid käivad seal iga päev. Tavaliselt on hoones ainult üks vaht. Ülejäänutel on lubatud tulla ainult äärmisel vajadusel.
Kontorid teistes riikides
Teistes ABBYY kontorites on olukord üldiselt sama – need on suletud ja töötajad töötavad kodus, kasutades samu tööriistu. Näiteks Ameerika kontoris ei ole isegi ühte vahti. Kohalik süsteemiadministraator viis enne karantiini laost osa varustust ära ning kui uus töötaja välja tuleb, saadab ta lihtsalt seadistatud sülearvuti postiga.
Kuidas ühenduses püsida
Praegu on sidekanalite koormus isegi langenud võrreldes sellega, kui inimesed töötasid kontoris. Peamine liiklus – failide allalaadimine ja videote vaatamine – toimub nüüd koduste teenusepakkujate kaudu. Kanali laiendamine ei osutunud vajalikuks, kuigi me plaanisime seda sel aastal.
Karantini ajal vaatlesime esmalt hoolikalt side taastamise regulatsioone – lisasime mitmeid monitooringuteste, töötasime välja varukanalitele ülemineku skeemi ning tutvustasime koormuse tasakaalustamise reegleid.
Kuidas tagasime töö turvalisuse kodukontoris?
Kahtlemata oli kõige olulisem tagada turvalisus. Aga me olime selleks ka ette valmistunud. Aasta tagasi rakendasime kahefaktorilise autentimise. Pean seda üheks kohustuslikuks asjaks, kui inimesed töötavad palju väljaspool ettevõtte keskkonda. Ja see on selline asi, mida kiiresti ei rakenda. Nüüd nõuab juurdepääs igasugustele ettevõtte ressurssidele kahefaktorilist autentimist. Kui keegi plaanib minna kaugtööle, siis on see infotehnoloogia turvalisuse seisukohalt hädavajalik.
Näeme, kuidas on aktiivsed petturid, kes püüavad saada sisselogimise andmeid. Peamiselt on tegemist Phishing-rünnakutega. Ja kuigi meil on postkast kaitstud, ei saa fished tehniliselt täielikult vältida. Oluline on, et töötajad ise mõistaksid, et nad ei tohiks kahtlastel linkidel klõpsata ega ootamatutest kirjadest faile avada. Selleks korraldasime töötajatele veebiseminari ning tuletasime meelde, kuidas sellistes olukordades käituda. Praegu on sellisteks veebiseminarideks väga sobiv aeg, kuna inimesed, olles harjumatu olukorra tõttu, on tähelepanelikumad, keskendunumad, avatumad teabele ja vastuvõtlikumad sellele.
Pöörasime tähelepanu ka kodus töötamise lihtsatele reeglitele, nagu näiteks vajadusele välja lülitada tööseanss, lukustada arvuti, kui lahkuda, jagada kontosid: tööta ühega, laps mängib teisega. See on väga oluline, kuna laps näeb, kuidas isa või ema klaviatuuril kirjutab, ja tahab ka seda teha. Ta tuleb-ütleb, kuid me ei tea, mida ta seal kirjutab ja millises programmis andmeid kustutab või asendab.
Palume ka kolleegidelt kontrollida, kuidas neil kodune internet seadistatud on, milline on parool, ja kas see üldse olemas on. Loomulikult tegime erandi: kui inimene ei saa aru, mida teha, siis pole mõtet väga vaeva näha. Oluline on püsida ühenduses. Palusime töötajatel kontrollida ka koduseid Wi-Fi ruutereid. Mõnedel soovitati isegi midagi uuemat osta, kuna nende seadmed olid nii vanad, et ei võimaldanud enam praeguseid internetipakkujate kiirusenõudeid täita.
Populaarseimatest rakendustest kodukontoris
Te juba aimate, et need on suhtlemiseks mõeldud tööriistad. Kuna kasutame Office 365, suhtlevad töötajad omavahel ja väliste inimestega Teamsi sõnumirakenduse kaudu. See on end tõestanud.
Kogus grupisõnumeid, mida kõikide kontorite töötajad Teamsis saatsid, on kasvanud:
- 21. veebruarist 20. märtsini saatsime >689 tuhat sõnumit.
- 21. märtsist 19. aprillini saatsime >1 miljon sõnumit.
Kasvuhüppena on suurenenud ka kõnede arv (ühe inimese vahel):
- 21. veebruarist 20. märtsini oli neid 11,5 tuhat.
- 21. märtsist 19. aprillini – >16 tuhat.
Lisaks Teamsile kasutame ka Zoomi, kuna selle teenuse heli ja video kvaliteet on turul üks parimaid. Lisaks võimaldab Zoom liituda konverentsiga ka telefoni teel.
Kuni 15. märtsi oli Zoomis toimuvaid kohtumisi peaaegu 100 päevas, kuid kuu teises pooles hakkasime ABBYYs seda teenust aktiivsemalt kasutama:
Aprillis toimus Zoomis peaaegu igal tööpäeval üle 100 kohtumise:
Praegu on internetis palju teateid Zoomi usaldusväärsuse probleemidest. Pole üllatav, et kõige populaarsem tööriist on nüüd nii palju tähelepanu pälvinud. Oleme ühenduses meie Zoomi esindajatega ja näeme, kui tõsiselt ettevõte kõiki tähelepanekuid käsitleb. Meiegi oleme teinud mitu sammu. Lihtsaim ja tõhusam neist on keelduda kohtumiste salvestamisest pilvehoidlasse.
Internetis on turvalisus eelkõige töötaja tähelepanelikkuse küsimus. Usume, et Zoom suudab selle olukorraga hakkama saada ja et see teeb teenuse vaid tugevamaks.
Graafikult nähtub, et märtsi teises pooles hakkas Zoomis toimuva kohtumise osalejate arv ning minutitest tulenev aeg kasvama.
Aprillis jätkus trend, et üha rohkem töötajaid liitub veebiseminaride ja Zoomi koosolekute jaoks.
Meie jaoks on Zoom ja Teams omavahel asendavad teenused. Kuid kahtlemata on kahe kommunikatsioonivahendi olemasolu hetkel hädavajalik, kuna telekommunikatsioon koormus on tohutu. On olnud juhtumeid, kus üks teenus hakkas ebaõnnestuma kõige sobimatumatel hetkedel, siis töötajad helistasid kiiresti teiselt teenuselt ja jätkasid tööd.
Lisaks on need suhtlemise tööriistad. Inimestele on täna oluline olla ühenduses. Enamik kõnesid ABBYY-s toimub avatud kaameratega. Kui ma töötasin kontoris, siis tundub, et ma ei lülitanud kaamerat kunagi sisse. Täna, millises vormis iganes oled, pead selle alati sisse lülitama. Peaaegu alati.
Kokkuvõtte asemel
Ettevõtte tehniline ettevalmistus kaugworki jaoks ei ole midagi, mida saaks paaripäevaga teha. Sellega on parem varakult valmistuda. Oleme ammu alustanud üleminekut pilveteenustele, sest soovisime aidata meie töötajatel olla liikuvamad. Kuid nagu selgus, on see liikuvus kasulik ka olukordades, kui kuulutatakse välja karantiin.
Ilmselt oleme nüüd tasunud kõik meie tööjõukulud, mis on seotud sise infrastruktuuri üleminekuga rohkem välisele, sest inimesed võtsid oma seadmed, lahkusid kontorist, põgenesid koju ja suvilatesse... ja midagi ei muutunud.
Posti piltide eest suured tänud meie süsteemi administraatorile Jüri Anikeevile.
Allikas: habr.com
