Üleminek IBM Notes'ist Microsoft Exchange'i või Office 365-le pakub organisatsioonile mitmeid märkimisväärseid eeliseid, kuid migratsiooniprojekt ise tundub hirmutav ja pole täiesti selge, kust alustada. Isegi Exchange ei sisalda täieliku migratsiooni või Notes'i ja Exchange'i koosoleku loomise jaoks vajalikke tööriistu. Tegelikult on teatud migratsiooni ja koosoleku ülesannete täitmine ilma kolmandate osapoolte toodeteta võimatu. Selles artiklis kujundame seitsme peamise sammu, mida tuleb järgida parimate tavade ja meie eduka migratsiooni kogemuse põhjal.

Edukas migratsioon hõlmab järgmisi samme:

1. Migratsiooni esialgne hindamine.
2. Notes'i ja Exchange'i koosoleku loomine.
3. Migratsiooni optimaalse täpsuse planeerimine.
4. Migratsiooni maksimaalse tõhususe tagamine.
5. Proovimigratsiooni käivitamine.
6. Migratsiooni ajastamine, et minimeerida mõju organisatsioonile.
7. Migratsiooni käivitamine ja selle edenemise jälgimine.

Selles artiklis käsitleme, kuidas valmistuda migratsiooniks ja seda teostada Quest'i kahte lahenduse abil — Coexistence Manager for Notes ja Migrator for Notes to Exchange. Allpool on mõned üksikasjad.

Samm 1: Migratsiooni esialgne hindamine

Praeguse keskkonna inventuuri läbiviimine

Kui olete otsustanud, et Exchange on organisatsioonile sobiv platvorm, on aeg sealsetele liikuda. Esiteks tuleb koguda teavet praeguse keskkonna kohta, koguda inventuuriteavet andmete kohta, mida kavatsete üle kanda, määrata, mida saab kustutada kettaressursi vähendamiseks, arvutada kätte saadav läbilaskevõime keskkondade vahel jne. Esialgne hindamine peaks sisaldama järgmisi küsimusi:

• Kui palju on Notes'i domeene ja Domino servereid?
• Kui palju teil on postkaste? Kui palju neist on kasutamata?
• Kui palju ruumi tehakse põhikiri failide jaoks ketas? Kui palju arhiivides? Kui palju kohalikes koopiates?
• Kus asuvad arhiivid?
• Kui palju kasutajaid kasutavad krüpteerimist? Kas krüpteeritud sisu tuleb üle kanda?
• Kui palju isiklikke kaustasid on keskkonnas?
• Kui palju kasutajaid kasutavad dokumentide linkide? Kui palju kasutajaid sai linke teistelt kasutajatelt ja rakendustelt?
• Kui palju andmeid kavatsete üle kanda? Näiteks, kas soovite üle kanda ainult viimase poole aasta andmeid?
• Kas kohalikud arhiivid kantakse üle Exchange'i isiklikele arhiividele või *.pst Outlooki failidesse?
• Millised on ribalaiuse piirangud? Kui palju andmeid saab üle kanda
  kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul?
• Kui suur mälumaht on pärast migreerimist vajalik?

Kuidas mõjutab migreerimine äri ja tegevust?

Projekt tuleb hoolikalt planeerida, et minimeerida seiskamisi ja vähendada tootlikkuse kaotust.

Näiteks on oluline arvesse võtta delegeerimist kasutajate vahel — kui migreeritakse kasutaja, kuid tema delegeeritud isik jääb algsesse platvormi, kuidas see mõjutab nende igapäevaseid töid? Laiemalt tuleb arvestada, kuidas migreerimisprojekt võib mõjutada kõiki olulisi äri- ja tööprotsesse ettevõttes.

Oluline on arvestada ka kriitilisi suhtluspunkte Notesi sees. Näiteks, kui töötate sõnumitega, on oluline analüüsida rakendusi ja arvestada e-posti suunamise ja rakendustevahelist suhtlust, et vältida äri- ja tööprotsesside katkestamist migreerimise ajal ja pärast seda. On hädavajalik esitada järgmised küsimused:

• Millistel kasutajatel on delegeeritud isikud ja kuidas nende suhete katkestamine võib mõjutada äri protsesse?
• Millised rakendused ja äri protsessid on seotud e-posti keskkonnaga? Iga oluline integratsioon rakenduse ja e-posti teenuse vahel, näiteks kinnitamise protsess, on migratsiooni planeerimisel kriitilise tähtsusega.
• Millised rakenduse komponendid ja olulised omadused tuleb säilitada?
• Kuidas saab uus platvormi sisseehitatud omadusi kasutada teile vajalikku funktsionaalsust saavutamiseks?
• Kas tuleb arhiivida mitteaktiivne sisu edasiseks säilitamiseks?
• Kas on vaja ümber ehitada mõni rakendus ja tagada nende õige toimimine uues keskkonnas?
• Kuidas mõõdetakse edu?

Enne migratsiooni alustamist tuleb määratleda eduka mõõdumise kriteeriumid. Eriti tuleb mõista, et ei ole mõistlik oodata 100% andmete ülekandumist. Mitte iga Notes elemendi tüüp ei oma ekvivalenti Exchange'is (Active Mail on kõige tõsisem näide). Seega on reaalsus see, et mitte kõik elemendid Notes'is ei pruugi pärast migratsiooni Exchange'is eksisteerida. Saavutatav ja mõõdetav eesmärk on, et 95% elementidest oleks ülekantud 95% postkastidest. Tulemuste mõõtmine ja dokumenteerimine on kriitilise tähtsusega migratsiooni eduka tulemuse tagamiseks, ning tõelised tulemused on võimalikud ainult siis, kui emaili migratsiooni projekti alguses on määratletud edukuse kriteeriumid.

Samm 2: Notes'i ja Exchange'i kooseksisteerimise seadmine

Enamikule organisatsioonidele on migratsioon protsess, mitte sündmus. Seetõttu peavad postkastide migratsioon ja rakenduste ülekandmine järgima ajakava, mis sobib paremini äri ja operatiivsete tegevustega, mitte ei põhine tehnilistel nõudmistel.

Kooseksisteerimise strateegia arendamine

Selleks et suurendada migratsiooni väärtust, peab täielik kooseksisteerimise plaan olema välja töötatud ja rakendatud migratsiooni protsessi alguses. Kontseptsioon "kooseksisteerimine" võib erinevates organisatsioonides erineda. Mõned organisatsioonid kasutavad aktiivselt Free/Busy andmeid, teised ei kasuta seda funktsiooni üldse. Mõned keskenduvad kalendri andmete migreerimisele, samas kui teised keskenduvad kasutajate täieliku katalooge üleviimisele. On oluline suhelda iga huvitatud osapoolega, et saada selge arusaam sellest, mis on tegelikult oluline, ning aidata kõigil mõista tõhusa kooseksisteerimise strateegia tähtsust.

Üleminek Notes'ilt Exchange'ile ja Office 365-le nõuab postkastide ja rakenduste migratsiooniplaani samal ajal. Notes'i rakenduste praegune funktsionaalsus peab olema säilinud kõigile kasutajatele sõltumata nende praegusest postitusplaanist. Nagu kasutajad, kes on üleminekul Exchange'i ja Office 365-le, peavad nad pääsema juurde ja kasutama Notes'i rakendusi olemasolevate töövoogude raames. See võimalus peab jääma alles kuni Notes'i rakendused on üleviidud SharePointi või muule platvormile.

Kasutajate vaheline suhtlemine erinevatel platvormidel peab olema rakenduste kooseksisteerimise kõrval teostatav enne migratsiooni algust. See hõlmab automaatset suunamist ja kataloogide värskendamist, Free/Busy staatusi ja kalendreid kõigi kasutajate jaoks sõltumata nende praegusest platvormist.

Lõpuks tuleb arvesse võtta mitte ainult e-posti teenuse koostööd, vaid ka kalendreid ja ühiseid ressurssi, näiteks konverentsisaale. Kasutajatel peab olema võimalik laadida kohtumiste ajakava teavet. See hõlmab nii ühekordseid kui ka korduvaid kohtumisi. Olgu kohtumised planeeritud enne migratsiooni või loodud migratsiooni ajal, kalendriandmete täpsus peab olema tagatud kogu projekti vältel. On oluline, et kasutajad saaksid näiteks muuta lähima korduva kohtumise konverentsiruu, või tühistada ühe kohtumise, segadust tekitamata järgmistes kohtumistes.

Samm 3: Migratsiooni täpsuse optimeerimise plaanimine

Migratsiooniplaan, mis viib Notesilt Exchange'ile või Office 365-le, nõuab mõistmist mitmesuguste platvormide vaheliste konkreetsete erinevuste osas.

E-posti aadresse

Notesi andmed sisaldavad tavaliselt patenteeritud aadresse, mis ilmuvad mitmes kohas: sõnumite päistes, on integreeritud arhiividesse, isiklikesse kontaktidesse ja jaotatud nimekirjadesse. Migratsiooniprotsessi käigus peavad need patenteeritud aadressid olema uuendatud SMTP-aadressideks, et tagada täielik funktsionaalsus Exchange'i keskkonnas. Paljud organisatsioonid eelistavad samuti migratsiooni ajal uuendada SMTP domeeni või aadresside standardit. Kui see kehtib teie organisatsiooni kohta, on oluline mõista, et mõned migratsioonilahendused uuendavad automaatselt iga kasutaja ajaloolise SMTP-aadressi eksemplare.

Kaustastruktuur

Paljudes organisatsioonides kasutavad kasutajad oma postkastide ja arhiivide kaudu, seega on oluline need andmed säilitada. Kasutajate täieliku kaustastruktuuri vaatamise võimalus mõjutab samuti migratsiooni tulemuslikkust. Oluline on valida lahendusi ja üleminekuprotsesse, mis toetavad kaustade ja andmestruktuuri terviklikkust.

Kohalikud replikad ja arhiivid

Kulude kontrollimiseks ja parema andmete kasvuga haldamiseks seadistavad paljud organisatsioonid postkasti kvôte. Selle poliitika mitteintentsionaalne tagajärg on sageli arhiivide arvu ja suuruse suurenemine. Need lisandmed peavad olema hinnatud ja nende migreerimise küsimust tuleks kaaluda migratsiooni planeerimise käigus. Kasutajatele saab pakkuda eneseteeninduse elementi, mis võimaldab neil üle kanda ainult olulised andmed. Exchange'i salvestuse optimeerimiseks soovitame kasutada Quest'i teist toodet — Archive Manager for Exchange, millel on eriti kasulikud funktsioonid manustatud failide dedupeerimise jaoks, analoog DAOS-i Notes'is.

ACL ja delegeerimine

Ligipääsu kontrollimise nimekirjad (ACL) ja delegeerimine on Notes'i keskkonnas võtmeelemendid ning need on kriitilise tähtsusega andmete terviklikkuse kaitsmiseks. Seetõttu on oluline täpselt teisendada seotud õigused ja ligipääsuõigused ekvivalentseteks õigusteks Exchange Serveris ja Office 365-s. Ideaalis võiks see toimuda automaatselt, mis kiirendab protsessi ja välistab inimvead. Et toetada organisatsiooni teabevarade kaitse tõhusust, tuleb ACL-id ja delegeerimise teisendamine teostada samaaegselt postikandjate andmetega. Mõned organisatsioonid püüavad pärast andmete ülekandmist käsitsi määrata ekvivalentseid õigusi või kasutavad skripte. Kuid selline lähenemine võib halvata jõudlust ja tekitada turvaprobleeme organisatsiooni andmetes.

Notes'i omasisu

See on Active Mail. Veel üks levinud probleem, millega migratsioon IBM Notes'ist kokku puutub, on suur hulk vormindatud teksti. Exchange ja Office 365 ei toeta Notes'is integreeritud tabelite, nuppude, salvestatud vormide ja muu patenteeritud sisu säilitamist. Seetõttu peate valmistuma kas selle funktsionaalsuse kadumiseks või investeerima migratsioonilahendusse, mis suudab need elemendid vormindada, mis on üle kantav. Ütleme kohe, et Quest'i lahendused ei muuda neid kuidagi ja saavad ainult edasi kanda sellised kirjad manustena, et kasutaja saaks need hiljem avada läbi Notes'i kliendi.

Rühmad ja isiklikud aadressiraamatud

Paljud organisatsioonid kasutavad laialdaselt avalikke postitusloendeid sisemiseks ja
väline side. Lisaks peavad Notesi kasutajad sageli olulisteks ka ärikontaktide hoidmist isiklikes aadressiraamatutes. Need andmeallikad on ettevõtte tegevuseks olulised ja need tuleb tõhusalt teisendada Microsofti platvormile ülemineku ajal. Seetõttu on oluline automaatselt ette valmistada rühmad Active Directory migreerimiseks ja efektiivselt konverteerida kõik isiklikud aadressid, sealhulgas need, mis on salvestatud kasutajate töökohtadele.

Koostöö Notesi rakendustega

Rakenduste ja postiteenuse vahepunktid, nagu näiteks heakskiite protsessid, on migratsiooni planeerimisel ja ajakava koostamisel äärmiselt olulised. IBM Notes’il on e-posti ja rakenduste vahel tihedam integreeritus kui teistel platvormidel. Need integratsioonid võivad hõlmata kõike alates lihtsatest doclink'idest kuni äri protsessideni.

Ressursid ja postitusteadme andmebaasid

Paljud organisatsioonid kasutavad ressursihaldusandmebaase, postitusteadme andmebaase ja muid jagatud andmebaase Notesis. Seetõttu mängivad need andmebaasid organisatsiooni töös tähtsat rolli. Ettevõtte katkematu töö ja töötajate tootlikkuse tagamiseks on äärmiselt oluline arvesse võtta lähenemisviisi ja rakendamise tähtaegu:

• Sihtkeskkonnas ressursi postkastide loomine;
• Andmete üleviimine varude andmebaasist Exchange'i;
• Veenduda, et mõlema süsteemi kasutajad saaksid koostööd teha ja kasutada ressursse nii Notesis kui ka Exchange'is.

Samm 4: migreerimise maksimaalse efektiivsuse tagamine

Peale andmete täpsuse tagamise on samuti oluline tagada maksimaalne migratsiooni efektiivsus, arvesse võttes organisatsiooni nõudeid. Migratsiooni efektiivsus sõltub otseselt mitte ainult otsesest maksumusest, vaid ka selle mõjust äritegevusele.

Migreerimise lahenduse arhitektuur

Üks kõige olulisemaid tegureid, mis mõjutavad tõhusust, on migratsioonilahenduse arhitektuur. On äärmiselt oluline valida lahendus, millel on mitme lõime arhitektuur, mis võimaldab ühel migratsiooniserveril hõlpsasti migreerida mitu kasutajat samal ajal. Mitme lõime arhitektuur vähendab rippseadmestiku nõudeid migratsiooniks ja suurendab migratsiooni kiirus, vähendades drastiliselt projekti kogumakse. Ärge laske end petta migratsioonilahendustest, mis väidavad, et nad on mitme lõimega, kuid tegelikult viivad nad migratsiooni läbi vaid ühe kasutaja kaupa ja nõuavad rohkem tööjaamu, et korraga rohkem kasutajaid üle viia. Sõltuvalt konfigureerimisest ja keskkonnast võivad tõelised mitme lõime lahendused olla 30 kuni 5000 protsenti tõhusamad andmete edastamisel Exchange'i ja Office 365 juurde.

Migreerimise protsess

Migratsioon hõlmab mitmeid samme ning protsessid peavad toimuma õigeaegselt sujuva ülemineku tagamiseks. Et minimeerida äri katkestusi ja maksimeerida ülemineku eeliseid, peavad kõik protsessid olema integreeritud ja hallatud ühe rakenduse kaudu, mis suudab õigel ajal igat migratsioonisammu täita.

Paindlikkus ja iseteenindus

Mõnedel kasutajatel ja osakondadel on vaja tavapärasest migratsiooniprotseduurist kõrvalekaldumist. Näiteks võib juriidilisel osakonnal olla erinevad hoiutingimused või juhtide puhul võib olla vajalik kogu postkasti ja kõigi arhiivide ülekandmine. Seetõttu on oluline valida paindlik migratsioonilahendus, mis võimaldab migratsioonimeeskonnal kergesti nendele nõuetele kohanduda. Üks kõige tõhusamaid meetodeid sellise paindlikkuse tagamiseks on iseteeninduse võimaluse kasutamine osadele kasutajatele. Näiteks võib mõnedele kasutajatele olla lubatud edastada täiendavaid andmeid nende peamistest postifailidest või kohalikest andmetest, et hiljem konverteerida need isiklikuks arhiiviks serveris.

Samm 5: proovimigratsiooni käivitamine

Pärast esialgse migratsiooni hindamise lõpetamist, kooseksisteerimise strateegia täiendamist ja optimeerimise plaanide määratlemist on väga oluline saada kinnitusi strateegia õigsuse osas ühe või mitme pilootmigratsiooni kaudu.

Pilootmigratsiooni eesmärk on testida välja töötatud protseduure ja tuvastada probleeme, mis võivad ilmneda pärast täieliku migratsiooni algust, andes võimaluse need lahendada enne kui algab tootmismigratsioon. Seetõttu on oodata ja isegi tervitada probleeme pilootmigratsiooni käigus.

Pilootmigratsiooni ulatuse määramine

Pilootmigratsioon peab olema piisavalt ulatuslik, et koguda esinduslik andmevalim ja vastata vastavatele küsimustele, mis võivad esineda tootmismigratsiooni käigus. Kui teed mitu tuhat postkasti, peab valim olema piisav. Väga suurte migratsioonide puhul võib protsent olla väiksem.

Andmete ja süsteemide valik

Pilootmigratsiooni käigus on oluline kasutada tootmisandmeid ja tootmissüsteeme. See on mõnes osas väga oluline:

• Peate mõistma, kuidas tootmiskeskkond käitub. Sünteesitud loodud keskkond ei ole tootmiskeskkonna osas esinduslik.
• Võite saada täiendavat teavet krüpteeritud sõnumite, sõnumitüüpide sageduse, mis ei ole Exchange'is, ja säilitamise nõuete kohta, lähtudes andmeproovidest.

Ootuste seadmine

Pilootmigratsiooni protsess pakub ka suurepärase võimaluse kontrollida projekti jaoks kehtestatud edutegureid ja kalibreerida ootusi ülejäänud migratsiooni osas. Kui on vajalikud kohandamised, tuleb need dokumenteerida ja arvesse võtta tootmismigratsiooni käigus.

Samm 6: migratsiooni ajastamine organisatsioonile mõju minimeerimiseks

Kasutajate rühmitamine

Kasutajate ja organisatsiooni üldise mõju minimeerimiseks tuleks samal ajal üle kanda kasutajad, kes töötavad koos. Peamised tegurid, mida tuleb nende rühmade loomisel arvesse võtta, hõlmavad delegeerimist. Otsige lahendust, mis suudab soovitada migratsioonikogumeid lähtudes teabest kasutajate seostest allika keskkonnas.

Migratsiooni ajakavad

Pärast grupi migratsiooni lõpuleviimist määrake kindlasti ajakavasse aeg, millal
nende kasutajate mõju on minimaalne. See võib tähendada migratsiooniaegade planeerimist teatud öötundideks, et vältida töötunde migreerimist, kuu lõppu või tehnilise hoolduse ajakavasid. Näiteks ei tohiks müügimeeskonnad tõenäoliselt migreerida kvartali lõpule lähemal, samas kui raamatupidamise ja õigusosakonnad kindlasti paluvad nende migratsiooni osas tähtaegade piiranguid.

Samm 7: migratsiooni käivitamine ja selle edenemise jälgimine

Kuna andmete ülekandmiseks on pilotprojektidega kinnitatud lähenemisviisid, peaksid tegelikud migratsioonid muutuma rutiinseks. Terve protsessi vältel võivad esineda väikesed kohandamised, et arvestada teatud rühmade vajadustega. Tõhus jälgimine jääb siiski vajalikuks, et tagada kõikide ettenägematute asjaolude arvessevõtmine planeerimise ja pilootfaasi ajal. Siiski peaks protsess muutuma üha automatiseeritumaks. Boonuse migratsioonide ajakava täitmist on oluline dokumenteerida ja kogu organisatsioonile edastada, et kinnitada, et ootused on täidetud. Jälgimine ja tagasiside jäävad kogu protsessi vältel eduka migratsiooni võtmeelementideks.

Kokkuvõte

Oleme rääkinud asjadest, mida on oluline arvestada postiteenuse migratsioonil. Kui te nüüd valite migratsioonilahendust või mõtlede sellele, on kõik need tegurid olulised. Meie tegeleme Quest migratsioonilahendustega ja oleme valmis neid soovitama kui kõige tõhusamaid, et vähendada käsitsi tehtavate toimingute arvu ja suurendada migreeritud andmete hulka.

Kui soovite rohkem teada tõhusate migratsioonistrateegiate kohta, esitage taotlus tagasiside vormis meie veebilehel või lihtsalt helistage, samuti võite vaadata lisaaineid, mis on seotud järgmiste linkidega:

Artikkel Habr: IBM Lotus Notes/Domino migratsioon Microsoft Exchange'i

Quest Migrator for Notes to Exchange Gals'i veebilehel

Quest Coexistence Manager for Notes Gals'i veebilehel

Quest Migrator for Notes to Exchange Quest'i veebilehel

Quest Coexistence Manager for Notes Quest'i veebilehel

Allikas: habr.com