Valmis ERP-süsteemide rakendamisel kogeb 53% ettevõtetest mis nõuavad äriprotsesside ja organisatsiooniliste lähenemisviiside muutmist, ning 44% ettevõtetest seisab silmitsi märkimisväärsete tehniliste probleemidega. Artiklisarjas selgitame, mis on ERP-süsteem, millised on selle eelised, kuidas määrata, kas selle rakendamine on vajalik, mida tuleb arvestada platvormi pakkuja valimisel ja kuidas seda rakendada.
ERP-süsteemi mõisted tulid USA-st ja tõlgitakse sõna-sõnalt kui ettevõtte ressursside planeerimine — Enterprise Resource Planning. Akadeemiliselt näeb see välja järgmiselt: „ERP on organisatsiooniline strateegia, mis integreerib tootmist ja tegevust, tööjõu haldamist, finantsjuhtimist ja varade haldamist, suunatud ettevõtte ressursside pidevale tasakaalustamisele ja optimeerimisele spetsialiseeritud integreeritud rakendusprogrammi (tarkvara) kaudu, mis tagab kõigi tegevusvaldkondade jaoks ühtse andemudeli ja protsesside.”
Iga teenusepakkuja võib arendada oma süsteemi erinevalt, lähtudes selle suunast ja lahendatavadest probleemidest. Näiteks sobib üks ERP-süsteem rohkem jaemüügi jaoks, kuid ei pruugi sobida nafta rafineerimise ettevõttele. Veelgi enam, iga ettevõte ja selle töötaja, kes platvormi kasutab, tajuvad seda omamoodi, lähtudes sellest osast, millega nad töös kokku puutuvad.
Oma olemuselt on ERP teavehaldus süsteem, mis haldab kõiki ettevõtte äri protsesse ja ressursse ühtse andmebaasi alusel.
Milleks on ERP-süsteem vajalik
Nagu iga teabehaldus süsteem, töötab ERP andmetega. Iga töötaja ja osakond loovad pidevalt sadu megabaite teavet. Väikeses organisatsioonis omab juht otsest juurdepääsu kogu teabele ja aega protsesside jälgimiseks. Kui suur kogus andmeid genereeritakse ühe või kahe äri protsessi raames, piisab juhistest nende digitaliseerimiseks punktide IT-lahenduste abil. Tüüpiliselt soetab organisatsioon tarkvara raamatupidamiseks ja näiteks CRM-iks.
Ettevõtte kasvu korral muutuvad varasemalt minimaalselt aega nõudvad protsessid suurteks teabevoogudeks. Koos teiste äriprotsessidega nõuavad hajusad teabevood suurt haldustiimi, et neid ühenduda ja analüüsida. Seetõttu on ERP süsteem vajalik mitte ainult väikestele, vaid ka keskmise ja suurettevõtetele.
Kuidas mõista, et ettevõttele on vajalik ERP süsteem
Meie klientide tavaline lugu on järgmine. Millalgi saab selgeks, et kõik peamised protsessid on automatiseeritud, kuid töö efektiivsus ei parane.
Selgub, et iga protsess paikneb oma eraldi teabekeskkonnas. Nende ühendamiseks sisestavad töötajad käsitsi andmed igasse süsteemi, ning seejärel kogub juhtkond käsitsi dubleeritud andmeid kogu ettevõtte tegevuse analüüsimiseks. Selline töömudeli mehhanika on põhimõtteliselt produktiivne teatud hetkeni. Peamine on kindlaks määrata hetke maksimumefektiivsuse saavutamiseks enne selle saabumist, mitte siis, kui protsesside mehhanismide muutmine on hädavajalik.
Ükski infosüsteem ei teata kunagi, millal on ettevõte jõudnud tasemeni, kus on vajalik ERP-süsteem. Maailma kogemus näitab neli peamist märki, mis aitavad seda mõista:
Andmed, mis on vajalikud tasakaalustatud juhtimisotsuse tegemiseks, muutuvad ebapiisavaks.
Iga äriotsusel on tagajärjed, mis lõpuks kujunevad rahaliseks kahjuks või vastupidi, tuludeks. Otsuse kvaliteet sõltub teabest, millele see tugineb. Kui andmed on aegunud, puudulikud või valed, siis on otsus vale või tasakaalust väljas.
Peamised põhjused, miks teave on vastuoluline:
kriitiliselt oluline teave on hajutatud erinevate töötajate ja osakondade vahel;
andmete kogumiseks puuduvad regulatsioonid;
teabe kogumist teostavad erinevate rollidega töötajad ja erinevatel aegadel.
ERP-platvormi olemasolul, mis sobib teie äri protsessidega, saate tsentraliseerida kõik andmed. Kõik teave luuakse iga töötaja ja osakonna poolt ühesüsteemis reaalajas. See tähendab, et andmed, mida võite vajada teie ja ka teistele ettevõttes, on alati võimalikult täpsed ja ajakohased.
IT-süsteemide vahelise integreerimise puudumine viib töökatkestusteni ning takistab ettevõtte kasvu.
Igal IT-süsteemil on oma nõuded andmeformaadile, need on välja töötatud erinevatel aegadel ning erinevates tehnoloogiate, printsiipide ja programmeerimiskeelte alusel. See mõjutab töötajate tööd, muutes suhtlemise nagu erinevatel keeltele rääkimise ja suhtluse kiirus muutub aeglaseks.
ERP-süsteem ühendab eraldi funktsioonid ühes integreeritud ja arusaadavas keskkonnas. ERP-süsteem töötab nagu tõlk, kes räägib mitmesugustes programmeerimiskeeltes, et tagada koostöö ja järjepidevust.
Teie kliendid on teenusega rahulolematud.
Kui kliendid kurdavad või lahkuvad, tasub mõelda, kui tõhus on teie teenus. Selle põhjuseks võivad olla nõudmise ja pakkumise tasakaalu puudumine, hilinenud tarned, aeglane teenindus või lihtsalt üldine tunne, et ettevõttel puuduvad ressursid või aeg, et igast kliendist hoolida.
Kui äri kasvab kesk- või suurte tasemele, suudab ERP muuta rahulolematud kliendid lojaalseteks. Kliendid hakkavad tundma teeninduse paranemist ja kogevad muudatusi koos ettevõttega.
Kas kasutate aegunud süsteeme.
Vastavalt Veeam 2020. aasta andmekaitse trendide raporti kohaselt on digitaalsete üleminekute suurim takistus aegunud tehnoloogia. Kui ettevõte töötab endiselt käsitsi sisestamise või paberidokumendidega, jääb see kindlalt postpandeemilistes olukordades maha.
Lisaks võivad ettevõtte IT-süsteemid olla üsna kaasaegsed, kuid desintegreeritud. Sel juhul loob iga osakond oma teabe bunkerid, mille andmed väljuvad doseeritult või valeinformatsioonina. Kui erinevate süsteemide integreerimine on äärmiselt kulukas või võimatu, on vajalik need asendada ühtse ERP-süsteemiga.
Milliseid eeliseid toob ERP-süsteem ettevõttele
ERP-süsteem on toode, mille ettevõte omal kulul soetab. Selle rakendamist käsitletakse investeeringuna, mis peaks tooma kasumit. Ükski ERP-süsteemide tootja ei garanteeri, et see toob ettevõttele tulude kasvu. Ja see kehtib mitte ainult ERP-süsteemide, vaid ka igasuguste IT-lahenduste kohta. Siiski mõjutavad rakendamise kõik eelised kaudselt kasumit:
Säästmine IT-süsteemides
Selle asemel, et kulutada ressursse mitmele killustatud süsteemile, mille igaühel on vaja eraldi tuge, infrastruktuuri, litsentse ja töötajate koolitust, on võimalik koondada kõik kulud ühele ERP-platvormile. See koosneb moodulitest, mis asendavad killustatud süsteemid integreeritud osadega.
Kui ERP-süsteem luuakse nullist konkreetse ettevõtte vajadustele, on võimalik lisada kolmandate osapoolte süsteeme ja teenuseid, millega on mugav töötada äripartnerite, tarnijate, klientide ja teiste lepinguliste partnerite jaoks.
Täielik läbipaistvus
ERP võimaldab juhtkonnal 24/7 täielikku juurdepääsu iga äri protsessile igas osakonnas. Näiteks saab igapäevaselt jälgida varusid, sealhulgas planeeritud kohaletoimetamisi ja teel olevaid saake. Omades täielikku ülevaadet varude mahtudest, on võimalik täpsemalt juhtida käibekapitali.
Aruannete automatiseerimine ja tugev planeerimine
ERP loob kõigi protsesside jaoks ühtse ühtse aruandluse süsteemi. See genereerib automaatselt kasulikke aruandeid ja analüütikat igal ajal. Juhtkonnal ei pea enam käsitsi koguma tabeltöid ja e-kirju.
Seega vabastab platvorm aega strateegiliseks planeerimiseks, kvaliteetsemaks analüüsiks ja osakondade tulemuslikkuse võrdlemiseks. ERP-süsteem aitab leida analüütikast need trendid, mida varem ei märgatud ja millele ei olnud isegi võimalust tähelepanu pöörata.
Tõhususe kasv
ERP ei ole iseenesest imerohi. Oluline on mitte ainult vastavus äri spetsiifikale, vaid ka õige rakendamine. Vastavalt 315 valmis ERP-süsteemide pakkujatest, mille rakendamise osakaal on osaliselt edukas, on hinnatud sektorist sõltuvalt 25 kuni 41 protsendi ulatuses. Sobiv ERP vähendab oluliselt aega ja vaeva rutiinsete ülesannete täitmiseks.
Klientide teenindus
Klientide teenindus on äri keskne osa. ERP-süsteem suunab töötajate tähelepanu kliendiregistrite pidamiselt klientidega suhete loomisele ja hoidmisele.
Statistika näitab, et 84 protsenti klientidest ettevõttes, kui nad ei saa piisavalt vastuseid oma päringutele. ERP annab töötajale kõik vajalikud andmed ja kliendi ajaloo otse pöördumise hetkel. Tänu sellele tegelevad töötajad mitte bürokraatia, vaid klientide võitmise ja hoidmisega. Klientide jaoks on muutuste rakendamine märgata, isegi kui nad ei tea, et ettevõttes on toimunud muudatusi.
Andmete kaitse
Tõenäoliselt ei leia te ühtegi infosüsteemi, mis suudaks anda absoluutset garantiid andmete turvalisuse osas. Klientide ja töötajate isikuandmed, e-kirjad, intellektuaalne omandiõigus, finantsandmed, arved, lepingud – mida rohkem süsteeme seda teavet töötlevad, seda keerulisem on riskide jälgimine. ERP-süsteem kehtestab ühtsed juurdepääsu, sisendi ja väljundi standardid ning keskse teabehoiu.
Siiski, mida suurem on valmis ERP-süsteemi turuosa, seda sagedamini on ta häkkerite rünnakute sihtmärk. Eelistatavam on arendada oma ERP-süsteem, mille koodibaasi juurdepääs kuulub ainult teile. Kui ERP-süsteem teie ettevõtte jaoks on loodud nullist, ei suuda häkkerid leida süsteemi koopiaid, et eelnevalt hinnata selle haavatavusi.
Koostöö produktiivsus
Tihti on huvi osakondade või töötajate koostöö vastu kadunud, kuna andmete edastamine nõuab palju rutiinseid toiminguid või psühholoogilise kliima tõttu ettevõttes. Ühtne süsteem automatiseerib teabe juurdepääsu, kõrvaldab inimfaktori negatiivsed kogemused ja kiirendab suhtlemist ettevõtte sees.
Ühtsed äri protsessid
Valmis ERP-süsteemid arendatakse parimate tööstusharjade praktikate kohaselt. See võimaldab ettevõtetel standardiseerida oma protsesse.
Kuid praktikas peab ettevõte tegema keerulise valiku: kas kulutada kaua aega ja ressursse ERP-süsteemi seadistamisele ja kohandamisele ettevõtte standarditele või vaeva näha, et oma äri protsessid ERP-süsteemi standarditele vastavaks muuta.
On olemas kolmas tee – algusest peale arendada süsteem oma äri protsesside järgi.
Skaleeritavus
Olgu see siis kliendibaasi laienemine, uutele turgudele sisenemine, uute protsesside, osakondade või toodete rakendamine või muul viisil oma äri kasvatamine, õige ERP-platvormi valiku korral kohandub see muudatustega.
Kuna ERP-süsteem rakendub ettevõtte kõikidesse protsessidesse, võib eeliste nimekiri suureneda sõltuvalt spetsiifikast. Turul on välja töötatud kümneid ja sadu valmislahendusi, mis piiravad ostjaid tellimuste, uuenduste kiirete ja toe, suletud funktsionaalsuse ja arhitektuuri raames – ühes tarnijas. Ainult oma ERP-süsteemi arendamine pakub maksimaalseid võimalusi ilma igasuguste piiranguteta.
Kuidas valida ERP-süsteemide tootjat, milliseid küsimusi küsida, et raha mitte kaotada, ja mida arvesse võtta juurutamise planeerimisel, loe järgmistes artiklites.
Allikas: habr.com
