10 viisi IT-infrastruktuuri kulude kokkuhoidmiseks

See oli 2013. aasta. Tulin töötama ühte tarkvaraarendusse, mis toodab tarkvara erakasutajatele. Olin kuulnud erinevaid asju, kuid vähem kui miski muu ei valmistanud mulle üllatust, kui nägin 32 maksmata virtuaalmasinat üüritud juba toona ülikallil VDS-il, kolme „vaba” Photoshopi litsentsi, 2 Coreli litsentsi, makstud ja kasutamata IP-telefoni võimsust ning muud pisikest kraami. Esimese kuu jooksul vähendasin infrastruktuuri kulusid 230 000 rubla võrra, teise kuu jooksul peaaegu 150 000 (rubla), seejärel hakkas kangelastegu otsa saama, algasid optimeerimised ja kokkuhoid oli lõpuks poole miljoni rubla poole aastaga.

Kogemus inspireeris meid ja hakkasime otsima uusi kokkuhoiu võimalusi. Praegu töötan ma teises kohas (arva, kus), seega puhta südametunnistusega räägin oma kogemustest maailmale. Jagage ka teie, teeme IT-infrastruktuuri odavamaks ja tõhusamaks!

„Teie serverite, litsentside, IT-varade ja allhanke kuludest on viimane karv ära rebitud,” kurtis finantsdirektor ja nõudis planeerimist ja eelarvestamist.

1. Olge igavad — plaanige ja eelarvestage

Teie ettevõtte IT-õhkkonna eelarve planeerimine on igav töö ning kooskõlastamine võib olla kohati isegi ohtlik. Kuid fact, et teil on eelarve, kaitseb teid praktiliselt järgmiste eest:

• kulude kärpimise eest tehnika ja tarkvara arendamisel (kuigi kvartaalne optimeerimine võib juhtuda, on seal võimalik oma positsiooni kaitsta)
• rahandusdirektori või raamatupidamise rahulolematuse eest, kui ostetakse või renditakse järjekordne infrastruktuuri element
• juhi viha eelarvestatud kulutuste tõttu.

Eelarvet on vaja koostada mitte ainult suurtes ettevõtetes — vaid tõepoolest igasugustes. Koguge tarkvara ja riistvara nõuded kõikidest osakondadest, arvutage vajalikud ressursid, arvestage töötajate arvu muutumise dünaamikaga (näiteks, kui teie kõnekeskus või tugiteenus suureneb tipphooajal ja kahaneb rahulikel perioodidel), põhjendage kulutusi ja koostage eelarveplaan perioodide kaupa (ideaalis kuude lõikes). Nii teate täpselt, kui palju raha te oma ressursimahukate ülesannete jaoks saate, ja optimeerite kulutusi.

2. Kasutage eelarvet õigesti

Kui eelarve on heaks kiidetud ja allkirjastatud, tekib ahvatlev soov ümber jaotada kulutusi ning näiteks investeerida kogu eelarve kallisse serverisse, kus saab üles seada kogu DevOpsi koos jälgimise ja lüüsidega 🙂 Sel korral võite aga jääda puudujääki teiste ülesannete jaoks ja kogeda ülekulu. Seetõttu keskenduge ainult reaalsetele vajadustele ja ärieesmärkidele, mille jaoks on vajalik arvutusvõime.

3. Uuendage servereid õigel ajal

Käideldamatud füüsilised serverid, nagu ka virtuaalsed, ei too organisatsioonile mingit kasu — need tekitavad muresid seoses turvalisuse, kiirus ja nutikusega. Te kaotate rohkem aega, vaeva ja raha, et kompenseerida vajalike funktsioonide puudumist, lahendada turvaprobleeme ja rakendada mingeid plaastreid kiirusprobleemide lahendamiseks. Seetõttu uuendage oma füüsilisi ja virtuaalseid ressursse — näiteks saate seda teha meie pakkumise raames kohe praegu. „Turbo VPS“, hindade näitamine on Habrus õigustatud.

Tegelikult olen ma korduvalt kokku puutunud olukordadega, kus füüsiline server kontoris oli täiesti põhjendamatu lahendus: enamikul väikestel ja keskmistel ettevõtetel on võimalik kõik ülesanded lahendada virtuaalsete ressursside abil ning säästa palju raha.

4. Optimeerige tavaliste kasutajate tegevust

Harjutage oma kasutajaid elektrit säästma ja infrastruktuuri säästlikult kasutama. Siin on näited tüüpilisest ülekulu kasutajapoolsel küljel:

• Kasutuseta rakenduste installimine mitteüksikute jaoks, näiteks "kogu osakonnale" — kasutajad paluvad installida tarkvara nagu naabril, sest on vaja või nad esitlevad lihtsalt taotlusi nagu «7 litsentsi Photoshopi disaini osakonnale». Tegelikult töötab disaini osakonnas Photoshopiga neli inimest, samas kui ülejäänud kolm on kujundajad, kes kasutavad seda kord poolaasta jooksul. Sellisel juhul oleks parem osta 4 litsentsi ja lahendada 1-2 ülesannet aastas kolleegide abil. Kuid tihti juhtub seda olukorda kontoritarkvara (eriti MS Office'i paketi puhul, mida vajavad kõik täies mahus). Tegelikult saavad enamik töötajaid hakkama avatud lähtekoodiga redigeerijate või praktilise Google Docsiga.
• Kasutajad võtavad virtuaalseid ressursse ja systemaatiliselt kasutavad ära kõik renditud võimsused — näiteks armastavad testijad luua ülekoormatud virtuaalmasinaid ja unustavad need vähemalt välja lülitada; samuti ei häbene arendajad seda. Retsept on lihtne: lahkudes, lülitage kõik välja 🙂
• Kasutajad kasutavad ettevõtte servereid kui globaalset failide salvestamise kohta: laadivad üles fotosid (RAW formaadis), videosid, lisavad gigabaite muusikat, eriti nutikad võivad isegi luua väikese mänguserveri tööhõive võimsusel (seda oleme avalikult kritiseerinud meie ettevõtte portaalis humoorikas vormis — see töötas väga hästi).
• Kallid igas mõttes töötajad toovad tööle piratitud tarkvara, ja nüüd, need, trahvid, probleemid politseiga ja tarnijatega. Töötage ligipääsude ja poliitikate kallal, sest nad toovad selle ikkagi, isegi kui te loote nutikaid kõnesid ettevõtte söögitoas ja kirjutate motiveerivaid plakateid.
• Kasutajad arvavad, et neil on õigus nõuda endale sobivaid tööriistu. Minul oli kasutada Trello, Asana, Wrike, Basecamp ja Bitrix24. Iga projektijuht valis oma osakonnale mugava või tuttava toote. Tulemuseks oli 5 lahendust, 5 erinevat hinnasilti, 5 arvet, 5 erinevat turgu ja palju muud. Ühtsust, integreerimist ja automaatikat polnud — puhas tserebraalne probleem. Kokkuvõttes, pärast peadiriga kokkuleppimist, sulgesin projekti, valisin Asana, aitasin andmeid üle viia ja õpetasin oma jämedaid kolleege, säästes märkimisväärselt aega ja närve.

Kokkuvõttes leppige kasutajatega kokku, õpetage neid, korraldage teavitamist ja püüdke oma ning nende tööd lihtsustada. Lõppkokkuvõttes tänavad nad teid kord ja juhtkond — kulude vähendamise eest. Ja ilmselt olete teie, kallid Habr profes hindajad, märganud, et nende probleemide lahendamine on ettevõtte infokaitse kujundamine. Eraldi tänu süsteemihaldurile (iseennast ei tänata…).

5. Kombineerige pilve- ja töölaualahendusi.

Töötades hostimise pakkujana, on mul loomulik soov jagada teiega meie suurepärase serveritehingu kohta, mis sobib ettevõtetele igas suuruses, ja tahan hüüda: "Kõik pilve!". Kuid see rikuks mu insenerialase kvalifikatsiooni ja teeks mind rohkem turundajaks. Seetõttu kutsun teid üles lähenema asjale mõistlikult ning kombineerima pilve- ja lauaarvutilahendusi. Näiteks võite rentida pilve CRM-süsteemi (SaaS), mille hind vastavalt brošüürile on 1000 rubla kasutaja kohta kuus — tõeliselt madal hind (jätan kõrvale rakendamise küsimuse, sellest on juba kirjutatud Habr'is). Kolme aasta jooksul 10 töötajaga kulutate te 360 000 rubla, nelja töötajaga 480 000 rubla, viie töötajaga 600 000 rubla jne. Samuti saate rakendada lauaarvuti CRM-i, makstes konkurentsivõimeliste litsentside eest (+100 rubla säästmiseks) umbes 250 000 rubla ja hooldada seda nagu Photoshopi. Mõnikord on kasu perioodil 2-5 aastat tõeliselt muljetavaldav.

Ja vastupidi, sageli võimaldavad pilvetehnoloogiad teil säästa riistvarale, inseneride palkadele ja andmete kaitse küsimustele (kuid ärge säästke nendel!), skalaarimisele. Pilvelahendusi on lihtne ühendada ja lahti ühendada, pilvekulud ei kuulu ettevõtte kapitalikuludesse – kokkuvõttes on eeliseid palju. Valige pilvelahendused siis, kui see on mõistlik skaleerimise, operatiivsuse ja paindlikkuse seisukohalt.

Arvutage, kombineerige ja valige võidukombinatsioonid – ma ei anna universaalset retsepti, need on iga ettevõtte jaoks oma: mõned loobuvad pilvedest täielikult, mõned ehitavad kogu oma äri pilvedesse. Muide, ärge kunagi loobuge tarkvara uuendustest (isegi tasulistest) – tavaliselt väljastavad äritarkvara arendajad usaldusväärsemaid ja funktsionaalsemaid versioone.

Ja veel üks reegel tarkvara jaoks: vabanemise vana tarkvarast, mis toob vähem, kui kulutab hooldusele ja toetusele. Turul on kindlasti olemas analoog.

6. Välistage tarkvara dubleerimine.

Olen juba rääkinud viiest projektijuhtimise süsteemist oma IT-džunglis, kuid tõstan ühe punkti eraldi esile. Kui olete loobunud teatud tarkvarast ja valinud uue, ärge unustage lõpetada vanale tarkvarale maksmist. Kui olete leidnud uued hostimisteenused, lõpetage lepingu kehtivus vana teenusepakkujaga, kui pole eritingimusi. Jälgige töötajate tarkvarakasutuse profiile ja vabanege mittevajalikest ja dubleeritud programmidest.

Ideaalne oleks, kui teil on tarkvara jälgimise ja analüüsi süsteem — nii saate automaatselt näha tööaluseid dublette ja probleeme. Muide, sellise töö tegemine aitab ettevõttel vältida andmete dubleerimist ja kordamist — mõnikord võtab aega tuvastada, kes vea sisse lõi.

7. Koristage rakendusinfrastruktuur ja perifeeria

Kes neid tarvikuid arvestab: kartridžid, mälupulgad, paber, laadijad, UPS-id, printerid ja muud kettad-torud. On vale neid alahinnata. Alustage paberist ja printeritest — analüüsige printimisprofiile ja looge printerite või MFP-de võrk avaliku juurdepääsuga. Te ei usu, kui palju paberit ja kartridžeid kokku hoiate ja kui palju väheneb ühe lehe printimise kulu. Ja ei, see ei ole sisseostmine, see on olulise protsessi optimeerimine. Keegi ei keela kirjutada kursustöid ja referaate kontoritehnikal, kuid raamatute printimine, mida on kahju osta või ei taha ekraanilt lugeda, on too much.

Lisaks — hoidke alati varu tarvikutest, mida ostate tarnijatelt soodushinnaga, et tehnika probleemide korral ei peaks te raha raiskama lähimas tehnikapoes. Jälgige amortiseerimist ja kulumist, pidage arvestust ja looge asendusfond — muide, pole paha omada asendusfondi ka põhiorgitehnika jaoks. Lihtsalt sellepärast, et töö seiskamine ei tõsta teie mainet, see on samuti rahakaotus, eriti kaubandus- ja teenindusettevõtetes.

Kohaselt rakendusinfrastruktuuri on kaks peamist kulukategooriat: internet ja side. Teenusepakkujat valides vaadake pakettide pakkumisi, lugege tariifide tingimusi ja pöörake tähelepanu side kvaliteedile ja SLA-le. Mõned adminnid otsustavad mitte vaevata ja ostavad näiteks IP-telefonia paketi koos tasulise virtuaalse PBX-iga, millele lisandub igakuine tellimus. Ärge olge laisk, ostke ainult liiklust ja õppige Asteriskiga töötama — see on parim, mis on loodud PBX-e valdkonnas, ning peaaegu probleemivaba lahendus väike- ja keskmise suurusega ettevõtete äriülesannete jaoks (kui teil on osavad käed).

8. Dokumenteerige ja looge töötajatele juhiseid

See on mugav ja vajalik. Esiteks, teie töö on lihtsam, teiseks, uute töötajate kohanemine toimub sujuvalt. Lõpuks teate ise, et teie infrastruktuur on ajakohane, terviklik ja korras. Koostage turvajuhtnööre, lühikesi kasutamisjuhendeid, KKK, kirjeldage bürotehnika kasutamise reegleid ja norme. Materiaalselt olemasolev juhend on palju veenvam kui sõnad, sellele saab alati viidata. Nii saate jagada dokumendi linki igasuguste asjakohaste küsimuste korral ja vältida argumenti „Mind ei hoiatatud”. Sellega säästate palju vigu kõrvaldamise kuludelt.

9. Kasutage välistajate teenuseid

Isegi kui teie ettevõttes on terve IT-osakond või vastupidi, väike infrastruktuur, ei ole välistäiendajate teenuste kasutamine häbiasi. Miks mitte saada professionaalide teenuseid, kes on spetsialiseerunud millegi keerulisega tegelema, madala hinna eest, st mitte osta sellist spetsialisti täiskohaga. Olge valmis delegeerima osa oma DevOpsi, printimise haldust, keeruka veebisaidi haldamist, kui teil selline on, tugiteenuseid ja kõnekeskust. Teie väärtus ei vähene, vastupidi, saate lisateadmisi kolmandate osapoolte tegutsejatelt.

Kui teie juht arvab, et välistäiendamine on kallis, lihtsalt selgitage talle, kui palju peab ta maksma spetsialiseeritud töötaja eest. See töötab tõeliselt.

10. Ära lasku open source'i ja oma arendusprojekte

Olen insener, olen olnud väljatöötaja ja usun kindlalt, et just avatud lähtekood päästab maailma — mis on väärt raamatukogud, monitoorimissüsteemid, serverihaldussüsteemid jne. Kuid kui teie ettevõte otsustab osta avatud lähtekoodi CRM-i, ERP-d, ECM-i jne või ülemus koosolekul karjub, et te peate oma arvepidamise kiiresti kokku klopsima, siis päästke laev, see suundub ahelatega karidele. Siin on argumendid, millele tugineda inspireeritud juhile, kelle silmad põlevad:

• Avatud lähtekood ei saa head tuge, kui see on avalik hoidla, või on selle toetamine väga kallis, kui see on ettevõtte avatud lähtekood (andmebaasid, kontoritarkvara jne) — peate maksma tegelikult iga küsimuse, päringu ja piletikese eest;
• Sisemine spetsialist sisemise avatud lähtekoodi toote juurutamiseks on samuti väga kallis, arvestades tema haruldust;
• Avatud lähtekoodi kohandamine võib olla tugevalt piiratud teadmiste, oskuste või isegi litsentseerimise poolest;
• Avatud lähtekoodiga ei saa te väga kaua algust teha ja selle kohandamine äri protsesside jaoks on liiga keeruline.

Kas on vaja öelda, et oma arendus on väga pikk ja kallis ettevõtmine? Minu kogemuse põhjal ütlen, et töötava prototüübi loomine, mis vastab ärinõuetele ja võimaldab kasutajatel selles töötada, võtab aega vähemalt kolm aastat. Ja see juhul, kui teil on hea programmeerijate meeskond (palgaraha võite vaadata "Minu ringis" – järeldused tulevad iseenesest).

Nii et olen banaalne ja kordan end: arvestage kõiki variiante.

Nii et kokkuvõtteks, et veenduda, et ma midagi ei unustanud:

• arvestage raha – võrrelge erinevaid variante, võtke arvesse tegureid, võrrelge;
• püüdkem vähendada aega teenindamiseks ja kasutajate koolitamiseks, vähendage "rumala sekkumise" riski;
• püüdke tehnoloogiaid konsolideerida ja integreerida – korralik arhitektuur ja lõpp-automaatika on lahenduseks;
• investigeerige IT arendamisse, ärge elage vananenud tehnoloogiatega – need imevad raha;
• seostage IT-resursside nõudlus ja tarbimine.

Võite küsida — miks säästa kellegi teise raha, kui firma maksab? Loogiline küsimus! Kuid teie oskus kulusid optimeerida ja IT-varade efektiivselt hallata on eelkõige teie kogemus ja professionaalsuse tunnus. Me kõik suudame siin valmistada maiustusi käepärastest vahenditest 🙂

U RUVDS lihtsalt WOW-aktsioon nagu suurepärane võimalus virtuaalsete võimsuste uuendamiseks. Tulge, vaadake, valige — kuni 30. aprillini on jäänud veel väga vähe.

Ülejäänutele — traditsiooniline allahindlus 10% promokoodiga habrahabr10.

Allikas: habr.com