IT-kulude jaotamine – kas see on õiglane?

Ma arvan, et me kõik käime sõprade või kolleegidega restoranis. Ja pärast meeldivat koosolekut toob kelner arve. Edasi on küsimus lahendatav mitmel viisil:

• Esimene võimalus, 'daamilik'. Arvele lisatakse 10–15% 'peenraha' kelnerile ja saadud summa jagatakse kõigi meeste vahel võrdselt.
• Teine võimalus, 'sotsialistlik'. Arve jagatakse võrdselt kõigi vahel, sõltumata sellest, kes mida sõi ja jõi.
• Kolmas viis, 'aus'. Igaüks võtab telefoni välja ja hakkab arvutama oma toitude maksumust, lisades veel mingi summa 'peenrahaks', samuti individuaalselt.

Restorani situatsioon on väga sarnane olukorraga ettevõtetes IT-kulude osas. Selles postituses räägimegi kulude jaotamisest osakondade vahel.

Kuid enne, kui sukeldume IT-emaailma, naaseme restorani näite juurde. Igal ülaltoodud 'kulude jaotamise' meetodil on oma plussid ja miinused. Ilmselge miinus teisel meetodil: üks võis süüa 'Caesari' köögiviljasalatit ilma kanata, teine aga steiki 'Ribeye', seega võivad summad oluliselt erineda. 'Ausa' meetodi miinus on väga pikk arvutamisprotsess ja rahasummad jäävad alati väiksemaks kui arve. Kas see kõlab tuttavalt?

Ja nüüd kujutame ette, et me lõbutseme restoranis Hiinas, ja arve tuuakse hiina keeles. Kõik, mis seal aru saada, on summa. Kuigi mõnedel võib tekkida kahtlus, et see ei olegi summa, vaid jooksva kuupäeva näitaja. Või oletame, et asi toimub Iisraelis. Seal loetakse paremalt vasakule, aga kuidas kirjutatakse numbreid? Kes oskab vastata ilma Guglita?

Miks on IT ja ärile vajalik kulude jaotamine?

IT osakond pakub teenuseid ettevõtte kõigile osakondadele, müües oma teenuseid äripunktidele. Ja kuigi ametlikke rahalisi suhteid osakondade vahel ettevõtte sees ei pruugi olla, peab iga äripunkt vähemalt teadma, kui palju nad IT-le kulutab, kui palju maksab uute toodete käivitamine, uute algatuste katsetamine jne. On ilmne, et infrastruktuuri moderniseerimise ja laiendamise eest ei maksa müütiline "moderniseerija, süsteemi integratorite ja riistvara tootjate kaitsja", vaid ettevõte, mis peab mõistma nende kulutuste efektiivsust.

Äripunktid erinevad oma suuruse ja ka IT-resursside kasutamise "intensiivsuse" poolest. Seega kulude jagamine IT-infrastruktuuri moderniseerimiseks võrdselt osakondade vahel on see sama teine ​​meetod koos kõigi selle miinustega. "Õiglane" meetod on antud juhul palju eelistatum, kuid see on liiga töömahukas. Kõige optimaalsem variant näib olevat "kvasioiglane" variant, kus kulud jaotatakse mitte täpselt, vaid mõistliku täpsusega, nii nagu me kooligeomeetrias kasutame arvu π kui 3,14, mitte kõikide kümnendkohtade järjestust.

IT-teenuste maksumuse hindamine on väga kasulik ühtse IT-infrastruktuuriga kontsernides osakondade ühendamisel või tõstmisel eraldi struktuuriks. See võimaldab kohe välja arvutada IT-teenuste maksumuse, et arvestada neid summasid planeerimisel. Samuti aitab IT-teenuste maksumuse mõistmine võrrelda erinevaid variandid IT-resursside kasutamisel ja omamisel. Kui ülikondades mehed räägivad, kuidas nende toode suudab optimeerida IT-kulusid, tõsta seda, mis tuleb tõsta, ja vähendada seda, mis tuleb vähendada, võimaldab IT-direktoril mitte pimesi usaldada turunduslubadusi, vaid täpselt hinnata oodatavat mõju ja kontrollida tulemusi.

Äriks on allokatsioon võimalus eelnevalt mõista IT-teenuste maksumust. Iga ärivajadus ei hinnata mitte niivõrd üldise IT-eelarve suurenemisena, vaid määratletakse kui summa konkreetse nõudmise või teenuse eest.

Tõeline juhtum

Suure ettevõtte IT-direktori peamine "mure" seisnes selles, et tuli mõista, kuidas jaotada kulud äriüksuste vahel ning pakkuda osalust IT arendamisel vastavalt tarbimisele.

Lahendusena töötasime välja IT-teenuste kalkulaatori, mis suutis alguses jagada kogutud IT-kulusid IT-teenuste vahel ja seejärel äriüksuste vahel.

Tegelikult on ülesandeid kaks: arvutada IT-teenuse hind ja jaotada kulud nende äriüksuste vahel, kes seda teenust kasutavad, vastavalt määratud juhtidele ("quasi õiglane" meetod).

Esmapilgul võib see tunduda lihtne, kui IT-teenused on algselt korralikult kirjeldatud, teave sisestatud konfiguratsioonihaldusandmebaasi (CMDB) ja IT-ressursside haldustehnoloogiasse (ITAM), on loodud ressursi-teenuse mudelid ja IT-teenuste kataloog. Tõepoolest, sel juhul on iga IT-teenuse jaoks võimalik määrata, milliseid ressursse see kasutab ja kui palju need ressursid maksavad, arvestades amortisatsiooni. Kuid me tegeleme tavapärase Vene äritegevusega, mis seab mõned piirangud. Nii et CMDB ja ITAM puuduvad, olemas on ainult IT-teenuste kataloog. Iga IT-teenus kujutab endast tavaliselt info süsteemi, ligipääsu sellele, kasutajatoe jne. IT-teenus kasutab infrastruktuuri teenuseid, nagu „Andmebaasi server“, „Rakenduste server“, „Andmete salvestamise süsteem“, „Andmeedastusvõrk“ jne. Seega, seatud ülesannete lahendamiseks on vajalik:

• määra infrastruktuuri teenuste maksumus;
• jaota infrastruktuuri teenuste maksumus IT-teenuste vahel ja arvuta nende maksumus;
• määrata IT-teenuste maksumuse jaotamise juhid (koefitsiendid) äriüksuste vahel ning teostada IT-teenuste maksumuse jaotus äriüksuste vahel, jaotades seeläbi IT-osakonna kulud ülejäänud ettevõtte osakondade vahel.

Kõik aastased IT-kulud võib kujutada ette rahakotina. Sellest rahakotist on midagi kulutatud varustusele, migratsiooni, uuendamise, litsentside, toe, töötajate palkade jne. Kuid keerukus peitub raamatupidamisprotseduuris põhivara ja immateriaalse varaga seotud arvestuses IT-s.

Vaatame näitena SAP-i infrastruktuuri moderniseerimise projekti. Projekti raames hangitakse seadmed ja litsentsid, tööd tehakse süsteemiintegraatori abiga. Projekti lõpetamisel peab projektijuht vormistama dokumendid, et seadmed raamatupidamises oleksid põhivara seas, litsentsid - immateriaalsete varade seas ning muud projekteerimise ja käivitamise tööd saaks arvesse võtta tulevikus tekkivate kuludena. Esimene probleem: põhivara arvelevõtmisel ei huvita raamatupidajat, kuidas seda nimetatakse. Seega saame põhivara nimeks „UpgradeSAPandMigration“. Kui projekti raames tehti ka diskikogumi moderniseerimist, mis pole SAP-iga seotud, muudab see hinna leidmise ja edasise jaotamise veelgi keerulisemaks. Tegelikult võib vara „UpgradeSAPandMigration“ taga peita ükskõik millise seadme ning mida kauem aega möödub, seda keerulisem on mõista, mida seal tegelikult hangiti.

Sarnaselt on ka immateriaalsete varadega, mille arvutamise valem on oluliselt keerulisem. Täiendavat keerukust toob see, et seadme käivitamise ja bilansile vormistamise moment võivad erineda umbes aasta võrra. Peale selle on amortisatsioon - 5 aastat, kuid tegelikult võib seade töötada kauem või vähem, sõltuvalt oludest.

Nii on 100% täpsusega IT-teenuste maksumuse arvutamine teoreetiliselt võimalik, kuid praktikas on see pikk ja üsna mõttetu tegevus. Seetõttu valisime lihtsama viisi: kulud, mille saab kergesti seostada mõne infrastruktuuri või IT-teenusega, arvestame kohe vastavasse teenusesse. Ülejäänud kulud jaotame IT-teenuste vahel vastavalt kindlatele reeglitele. See võimaldab saavutada täpsuse umbes 85%, mis on täiesti piisav.

Esimeses etapis IT-projektide finants- ja raamatupidamisaruandeid ning "terve mõistus" kasutatakse infrastruktuuriteenuste kulude jaotamiseks juhtudel, kui kulusid ei ole võimalik mingisuguste infrastruktuuriteenuste alla liigitada. Kulud jaotatakse kas otse IT-teenustele või infrastruktuuriteenustele. Aastakulude jaotamise tulemusel saame iga infrastruktuuriteenuse kulude summa.

Teisel etapil määratakse IT-teenuste ja infrastruktuuriteenuste, nagu "Rakendusse server", "Andmebaasi server", "Säilitamisseade" jne, jaotuskohustused. Teatud infrastruktuuriteenused, näiteks "Töökohtade" ja "Wi-Fi juurdepääs", "Videokonverents" ei jaotata IT-teenuste vahel, vaid jaotatakse otse äriüksustele.

Selles etapis algab huvitavam osa. Näitena vaatame infrastruktuuriteenust "Rakendusse serverid". See esindab peaaegu kõiki IT-teenuseid, kahel arhitektuuril, virtualiseerimisega ja ilma, varukoopiate olemasoluga ja ilma. Lihtsaim viis on kulude jaotamine proportsionaalselt kasutatavatele tuumadele. Et arvestada "sarnastel alustel" ja mitte segadusse ajada füüsilisi tuumasid virtuaalsetega, arvestades üleallokatsiooni, võtame ühe füüsilise tuuma võrdseks kolme virtuaalsega. Seega näeb infrastruktuuriteenuse "Rakendusse server kulude jaotamise valem iga IT-teenuse jaoks välja järgmine:

,

kus Рсп on infrastruktuuriteenuse "Rakendusse serverite" koguhind ning Kх86 ja Кр on koefitsiendid, mis tähistavad osakaalu serverid х86 ja R-seeria.

Koefitsiendid määratakse empiiriliselt, analüüsides IT-infrastruktuuri. Klastertarkvara, virtualiseerimistarkvara, operatsioonisüsteemide ja rakendustarkvara maksumus arvutatakse eraldi infrastruktuuriteenustena.

Võtame keerulisema näite. Infrastruktuuriteenus "Andmebaasi serverid" sisaldab kulusid "raha" ja andmebaasi litsentside eest. Seega saab seadmete ja litsentside maksumust väljendada valemis:

kus RHW ja RLIC – on vastavalt seadmete kogumaksumus ja andmebaasi litsentside kogumaksumus, ning KHw ja KLIC – on empiirilised koefitsiendid, mis määravad protsendi kuludest, mis on seotud „raudvaraga“ ja litsentsidega.

Edasi on seos „raudvaraga“ sarnane eelmisele näitele, kuid litsentside osas on asjad veidi keerulisemad. Ettevõtte IT-maastikus võib olla mitmeid erinevaid andmebaasitüüpe, näiteks Oracle, MSSQL, Postgres jne. Seega on konkreetse andmebaasi, näiteks MSSQL, ja konkreetse teenuse jaoks kulude jaotuse valem selline:

kus KMSSQL on koefitsient, mis määrab selle andmebaasi osakaalu ettevõtte IT-maastikus.

Isegi keerulisem on andmete salvestamise süsteemide ning erinevate tootjate ketaste ja tüüpide kulude arvutamine ja jaotamine. Kuid selle osa kirjeldamine on teema eraldi postituseks.

Kokkuvõttes?

Sellise harjutuse tulemusena võib tekkida Exceli kalkulaator või automatiseerimise vahend. Kõik sõltub ettevõtte küpsusest, käivitatud protsessidest, rakendatud lahendustest ja juhtkonna soovist. Selline kalkulaator või andmete visualiseerimise vahend aitab õigesti jaotada kulud äriüksuste vahel, näidates, kuidas ja kuhu IT-eelarve jaotub. Samuti võib see tööriist kergesti demonstreerida, kuidas teenuse usaldusväärsuse (varundamine) parandamine suurendab selle hinda, arvestamata hinda, serverilt, vaid kõiki kaasnevaid kulusid. See võimaldab äri ja IT-direktoril „mängida samal laual“ ühtsete reeglite järgi. Uute toodete planeerimisel on võimalik eelnevalt arvutada maksumus ja hinnata tasuvust.

Igor Tyukachev, «Infosystem Jet» konsultant

Allikas: habr.com