IT-kulude jaotus - kas see on õiglane?

Arvan, et me kõik käime sõprade või kolleegidega restoranis. Pärast toredat aega toob kelner arve. Edasi võib küsimus lahenduda mitmeti:

• Esimene võimalus, "gentlemanlik". Arvele lisatakse 10–15% "jootrahaks" ja saadud summa jagatakse kõigi meeste vahel võrdselt.
• Teine võimalus, "sotsialistlik". Arve jagatakse ühtlaselt kõigi vahel, olenemata sellest, kes palju sõi ja jõi.
• Kolmas võimalus, "õiglane". Igaüks võtab oma telefoni kalkulaatori ning hakkab arvutama oma toitude maksumust pluss mingi summa "jootrahaks", mis on samuti individuaalne.

Restorani olukord on väga sarnane IT-kulude olukorraga ettevõtetes. See postitus käsitleb just kulude jagamist osakondade vahel.

Kuid enne kui sukeldume IT sügavustesse, naaseme restorani näite juurde. Igal ülaltoodud "kulude jaotamise" meetodil on oma plussid ja miinused. Selge miinus teise meetodi puhul on see, et üks võis süüa taimetoidu Caesar salatit ilma kanata, samas kui teine sööb Ribeye steiki, mistõttu summad võivad olla märkimisväärselt erinevad. "Õiglase" meetodi miinus on küllaltki pikk arvutamisprotsess, mille tulemusena on raha kogus alati väiksem kui arvel. Kas see tundub tuttav?

Kujutage nüüd ette, et me lõbutsesime restoranis Hiinas ja arve toodi hiina keeles. Kõik, mis seal arusaadav, on summa. Kuigi mõnel võivad olla kahtlused, et see ei ole üldse summa, vaid hoopis tänane kuupäev. Või kujutage ette, et asi toimub Iisraelis. Seal loetakse paremalt vasakule, aga kuidas kirjutatakse numbreid? Kes suudab vastata ilma Googleta?

Miks IT-le ja äridele on jaotamine vajalik

IT-osakond pakub teenuseid kõigile ettevõtte osakondadele, müües oma teenuseid tegelikult äriosakondadele. Kuigi ettevõtte siseste osakondade vahel ei pruugi olla ametlikke rahalisi suhteid, peab iga ärisegment vähemalt aru saama, kui palju ta IT-le kulutab, kui palju maksab uute toodete käivitamine, uute algatuste testimine jne. On ilmne, et infrastruktuuri moderniseerimise ja laiendamise eest ei maksa müütiline 'moderniseerija, süsteemiintegratsioonide ja seadmete tootjate kaitsja', vaid äri, mis peab mõistma nende kulutuste efektiivsust.

Äristruktuurid erinevad oma suuruse ja IT-resursside kasutamise "intensiivsuse" poolest. Seega ei ole IT-infrastruktuuri moderniseerimise kulude võrdne jaotamine osakondade vahel õige lähenemine ning sellel on omad puudused. "Õiglane" jaotamisviis on sellises olukorras eelistatum, kuid see osutub liiga töömahukaks. Parim lahendus näib olevat "kvasiõiglane" lähenemine, kus kulud jaotatakse mitte täpselt, vaid mõistliku täpsusega, samamoodi nagu kooligümnaasiumis kasutame arvu π kui 3,14, mitte aga kogu arvu järelenägemist pärast koma.

IT-teenuste hindamine on väga kasulik organisatsioonides, kus on ühtne IT-infrastruktuur, kui kogu ettevõte liidetakse või eraldatakse osana eristruktuurist. See võimaldab kohe arvestada IT-teenuste maksumust, et neid summasid planeerimisel arvesse võtta. Samuti aitab IT-teenuste maksumuse mõistmine võrrelda erinevaid IT-resursside kasutamise ja omamise variante. Kui ülikondades mehed räägivad, kuidas nende toode võib optimeerida IT-kulusid, suurendada seda, mida on vaja suurendada, ja vähendada seda, mida on vaja vähendada, võimaldab IT-direktoril mitte pimesi usaldada turunduslubadusi, vaid täpselt hinnata oodatavat mõju ja kontrollida tulemusi.

Ärimaailmas on jaotamine võimalus eelnevalt mõista IT-teenuste maksumust. Iga ärinõudmine ei suurenda lihtsalt IT üldeelarvet teatud protsendi võrra, vaid määratakse kindlaks konkreetse nõudmise või teenuse summa.

Reaalne juhtum

Suure ettevõtte IT-direktori peamine mure oli mõista, kuidas jagada kulud äriüksuste vahel ja pakkuda osalemist IT arenduses proportsionaalselt tarbimisega.

Lahenduseks töötasime välja IT-teenuste kalkulaatori, mis suudab esmalt jaotada üldkulud IT-teenuste vahel ja seejärel äriüksuste vahel.

Tegelikult on ülesandeid kaks: arvutada IT-teenuse maksumus ja jagada kulud nende äriüksuste vahel, kes seda teenust kasutavad, vastavalt kindlatele teguritele ("kvasiõiglane" meetod).

Esmapäraselt võib see tunduda lihtne, kui IT-teenuseid on algusest peale korralikult kirjeldatud, teave on kantud konfiguratsiooniandmebaasi (CMDB) ja IT-varade haldamise süsteemi (ITAM), ressursi-teenuse mudelid on loodud ja IT-teenuste kataloog on välja töötatud. Tõepoolest, sellisel juhul on igasuguste IT-teenuste puhul võimalik määrata, milliseid ressursse nad kasutavad ja kui palju need ressursid amortisatsiooni arvesse võttes maksavad. Kuid meil on tegu tavalise Venemaa äriolukorraga, mis seab mõned piirangud. CMDB ja ITAM puuduvad, olemas on vaid IT-teenuste kataloog. Iga IT-teenus on üldjuhul informatsioonisüsteem, millele on juurdepääs, kasutajate tugi jne. IT-teenus kasutab infrastruktuuriteenuseid nagu „Andmebaasiserver“, „Rakenduste server“, „Andmetalletussüsteem“, „Andmesidevõrk“ jne. Seetõttu on vajalikud järgmised sammud:

• määra infrastruktuuriteenuste maksumus;
• jaota infrastruktuuriteenuste maksumus IT-teenuste vahel ning arvuta nende maksumus;
• määrata IT-teenuste kulude jaotuse tegurid äriüksusi arvestades ning teostada IT-teenuste kulude jaotamine äriüksustele, jaotades seeläbi IT-osakonna kulud ülejäänud ettevõtte osade vahel.

Kõik IT aastakulud võivad olla esitatud rahakotina. Sellest rahakotist on kulutatud midagi seadmete, migratsiooni, moderniseerimise, litsentside, toe, töötajate palkade jms peale. Siiski peitub keerukus raamatupidamisprotseduuris põhivahendite ja immateriaalsete varade arvestuses IT-s.

Vaatame näiteks SAP infrastruktuuri moderniseerimise projekti. Projekti raames hangitakse seadmed ja litsentsid, tööd tehakse süsteemiintegraatori abiga. Projekti lõpetamisel peab juht vormistama dokumendid, et seadmed raamatupidamises kantakse põhivara, litsentsid - immateriaalsed varad, ning muud projekteerimise, tööde ja seadmete käivitamisega seotud teenused arvatakse tulevaste perioodide kuludesse. Probleem number üks: põhivara vormistamisel ei ole kliendi raamatupidajale oluline, kuidas seda nimetatakse. Seetõttu saame põhivaras aktivina „UpgradeSAPandMigration”. Kui projekti raames moderniseeriti ka diskiklotsi, mis ei ole SAP-iga seotud, muutub hindade leidmine ja edasine jaotamine keerulisemaks. Tegelikult võib „UpgradeSAPandMigration” aktivina peituda mis tahes seade ning mida rohkem aega möödub, seda keerulisem on mõista, mis seal tegelikult osteti.

Sarnaselt puudutab see ka mittefüüsilisi varasid, mille arvutamise valem on oluliselt keerulisem. Täiendavat keerukust lisab asjaolu, et seadmete käivitamise ja nende bilansile panemise aeg võib erineda ligikaudu aasta. Lisaks sellele on amortisatsiooniperiood - 5 aastat, kuid tegelikult võivad seadmed töötada kauem või vähem, sõltuvalt oludest.

Seega on IT-teenuste maksumuse arvutamine teoreetiliselt võimalik 100% täpsusega, kuid praktikas on see pikk ja üsna mõttetu tegevus. Seetõttu valisime lihtsama meetodi: kulud, mida saab hõlpsasti seostada mõne infrastruktuuri või IT-teenusega, liigitame kohe vastava teenuse alla. Ülejäänud kulud jagame IT-teenuste vahel vastavalt teatud reeglitele. See annab umbes 85% täpsuse, mis on täiesti piisav.

Esimeses etapis Infrastruktuuri teenuste kulude jaotamiseks kasutatakse IT-projektide finants- ja raamatupidamisarveid ning mõistlikku lähenemist juhtudel, kui kulu ei saa määrata konkreetsele infrastruktuuri teenusele. Kulud jaotatakse kas otse IT-teenustele või infrastruktuuri teenustele. Aasta kulude jaotamise tulemusena saame iga infrastruktuuri teenuse kulude summa.

Teises etapis määratakse jaotuskordajad IT-teenuste ja selliste infrastruktuuri teenuste vahel nagu "Rakenduste server", "Andmebaasi server", "Salvestuslahendused" jne. Osad infrastruktuuri teenused, näiteks "Töökohad", "Wi-Fi juurdepääs", "Videokonverents" ei jaotata IT-teenuste vahel ning allocatakse otse äriüksustele.

Sel hetkel algab kõige huvitavam osa. Toon näiteks sellise infrastruktuuriteenuse nagu "Rakenduste serverid". See on sisuliselt iga IT-teenuse osa, olles olemas nii virtualiseerimisega kui ilma, varukoopiate tegemisega ja ilma. Lihtsaim tee on kulude jaotamine vastavalt kasutatavatele tuumadele. Et arvestada "ühtsete papagaimärkide" järgi ning mitte segada füüsilisi tuuma virtuaalsetega, eeldades ülevälistamist, võtame aluseks, et üks füüsiline tuum võrdub kolme virtuaaltuuma. Seega näeb infrastruktuuriteenuse "Rakenduste server" kulude jaotamise valem iga IT-teenuse jaoks välja järgmiselt:

,

kus Rp on infrastruktuuriteenuse "Rakenduste serverid" koguhind, ning Kx86 ja Kr on koefitsiendid, mis tähistavad osa serverite x86 ja R-seeria.

Koefitsiendid määratakse empiiriliselt, analüüsides IT-infrastruktuuri. Klastri tarkvara, virtualiseerimistarkvara, operatsioonisüsteemide ja rakendustarkvara hind arvutatakse eraldi infrastruktuuriteenustena.

Võtame keerukama näite. Infrastruktuuriteenus "Andmebaasiserverid" sisaldab kulusid "riistvarale" ja andmebaaside litsentsidele. Seega saab seadmete ja litsentside maksumust väljendada järgmistel kujul:

kus P_hw ja P_lic on seadmete kogumaksumus ja andmebaasi litsentside kogumaksumus vastavalt, ning K_hw ja K_lic on empiirilised koefitsiendid, mis määravad kulude osakaalu "riistvarale" ja litsentsidele.

Seejärel on "riistvara" puhul sarnane eelmisel näitel, kuid litsentside osas on olukord veidi keerulisem. Ettevõtte maastikul võib kasutada mitmeid erinevaid andmebaasitüüpe, näiteks Oracle, MSSQL, Postgres jne. Seetõttu näeb teatud andmebaasi, näiteks MSSQL, konkreetse teenuse jaoks arvutamise valem välja järgmine:

kus K_MSSQL on koefitsient, mis määrab selle andmebaasi osakaalu ettevõtte IT-maastikul.

Asjadega on veel keerulisem, kui arvutada ja jaotada salvestussüsteemi, millel on erinevad tootjad ja erinevad ketastüübid. Kuid selle osa kirjeldamine on teema eraldi postitusele.

Mis on lõpptulemus?

Selline harjutus võib viia Exceli kalkulaatori või automatiseerimise tööriista loomisele. Kõik oleneb ettevõtte küpsusest, käivitatud protsessidest, rakendatud lahendustest ja juhtkonna soovist. Selline kalkulaator või visuaalsete andmete esitlemise tööriist aitab õigesti jagada kulud äriosakondade vahel, näidata, kuidas ja millele IT-eelarve jaotatakse. See tööriist suudab kergesti demonstreerida, kuidas teenuse usaldusväärsuse paranemine (näiteks varundamine) suurendab selle maksumust, arvestamata ainult hinda, vaid ka kõiki kaasnevaid kulusid. See võimaldab ettevõttel ja IT-direktoril „mängida samal väljakul“ samade reeglite järgi. Uute toodete planeerimisel saab eelnevalt arvutada kulud ja hinnata nende otstarbekust. serverileIgor Tyukachev, „Infosystem Jet“ konsultant

Kaasaegne tarkvaraarendus- ja juurutusplatvorm

Allikas: habr.com