HR-protsesside automatiseerimine Microsoft Teams, PowerApps ja Power Automate'i abil. Töötajate lahkumise taotlused

Tere päevast kõigile! Täna tahaksin jagada väikest näidet uute töötajate lahkumistaotluste loomise protsessi automatiseerimisest, kasutades Microsoft SharePointi, PowerAppsi, Power Automate'i ja Teamsi tooteid. Selle protsessi teostamiseks ei ole vaja osta eraldi PowerApps ja Power Automate'i kasutajaplaane, piisab Office365 E1/E3/E5 tellimusest. SharePointi saidil loome loendid ja veerud, PowerApps aitab luua vormi ning Power Automate pakub võimalusi äriprotsesside loogika seadistamiseks. Lõplik protsess ühendatakse MS Teamsi meeskonnaga. Ärme raiska aega ja vaatame, mis sellest välja tuleb.

Esimeses etapis loome loendid ja nõuded. Meile on vaja järgmisi loendeid:

1. Töötajate lahkumistaotlused
2. Osakonnad
3. HR osakondade kaupa
4. Administraatorid

Igal loendil on tulevikus oma roll ja me näeme, milline see täpselt on. Loome nõuded ja seadistame navigeerimismenüü:

PowerApps

Nüüd loome vormi „Töötajate lahkumisavalduse” loendi jaoks PowerApps'i abil. Lõpptulemusena näeb see välja nii:

Väljas „Töötaja” valitakse kasutajate nimekirjast Office 365, „Lahkumise kuupäev” määratakse kalendrist, „Osakond” valitakse osakondade registrist ja „HR” valitakse osakondade HR registrist:

Kuid on vajalik seadistada nii, et valitavad HR-d filtreeritakse vormil määratud osakonna alusel. Kasutame andmete filtreerimise valemit PowerApps'is. Välja „HR” omaduse „Items” jaoks kirjutame:

Lisaks võib vormil teha väikeseid seadistusi väljade „Staatus” vaikeväärtuse jaoks. Välja „Staatus” omaduse „Default” jaoks kirjutame:

Kui avatakse elemendi loomise vorm, siis väljal „Staatus” salvestatakse väärtus „Uus”, muidu tehakse vormil stata värvi sisestamine väärtusest SharePointi veerus praegusele elemendile.

Üks PowerAppsi probleeme on see, et SharePointi gruppidest andmete lihtne hankimine ei ole võimalik. Seetõttu on keeruline seadistada välja nägemist/saadavust vormi väljadel või objektidel, kui soovite siduda selle kasutaja kuuluvusega SharePointi gruppi. Kuid sellele saab ringtee teha. Selle jaoks oleme koos Teiega eelnevalt loonud haldurite loendi:

Selles loendis on väljad „Töötaja“, mille tüüp on „Kasutaja või grupp“, mis kuvatakse ainult vormil, ja väli „Nimi“, kuhu kirjutatakse valitud töötaja nimi, mis kuvatakse ainult loendi vaates. Nüüd proovime PowerAppsis väikest trikki. Näiteks saab seadistada igasuguste välja saadavuse juba loendis olevate haldurite kohaloleku põhjal. Otsime välja „Väljundi režiimi“ „Lahkumise kuupäeva“ välja omaduse ja kirjutame:

Selle valemi kohaselt, kui haldurite loendis on vähemalt üks töötaja, kelle sisselogimine vastab praeguse kasutaja sisselogimisele, siis on väli redigeeritav, muidu on see ainult vaatamiseks. Usaldusväärsuse suurendamiseks viime sisselogimise väike tähtede hulka, sest kõiksuguseid olukordi võib ette tulla.

Olete võib-olla märganud, et vormi pealkirjas on nupp "Tegevused taotluse üle":

See nupp viib teid teisele ekraanile, kus on mugavalt koondatud kõik võimalikud tegevused taotluse suhtes:

Iga nupu vajutamisel avatakse täiendav tegevuste aken, näiteks kui vali tegevus "Tühista taotlus", avatakse lisaken kommentaari sisestamiseks:

Nupu "Kinnita" vajutamisel muutub taotluse staatus, mille võib teha isegi ilma Power Automate voogu käivitamata. Kasutame nupu "OnSelect" omaduse jaoks funktsiooni "Patch":

Funktsioon Pulli abil uuendame taotlusloendi elementi, filtreerides selle praeguse elemendi ID järgi. Muudame "Staatus" välja väärtust ja suundume põhiekraanile. Ülejäänud tegevusnuppude loogika on sarnane.

Jäänud on seadistada heakskiidu voog. Teeme selle võimalikult lihtsas vormis.

Power Automate

Meie heakskiiduvoog käivitub automaatselt, kui taotlus on loodud. Protsessi käigus muudetakse taotluse staatust, saadakse osakonna juhataja ja saadetakse e-kiri uue taotluse kohta juhatajale. Juhataja määramiseks on meil olemas „Osakonnad“ kataloog:

Loome Power Automate voogu:

Protsessi käigus saadab osakonna juhataja e-kirja uue taotluse loomisest ja saab lingi kaudu otsustada, klõpsates nupule:

Nupu „Heakskiit“ või „Keeldu“ vajutamine käivitab samuti Power Automate voo, mis muudab taotluse staatust ja saadab HR spetsialistile e-kirja:

Protsess on valmis.

Teams

Ja viimane puudutus – organiseerime koostöö selle protsessi raames. Selleks ühendame protsessi MS Teamsi meeskonnaga:

Nüüd on kõigil MS Teamsi meeskonna liikmetel juurdepääs uute töötajate protsessile eraldi vahekaardil.

Loomulikult saab voogude loogikas ette näha mitmeastmelist heakskiitu, lisaks on võimalik kasutada koostisosade Approvals Power Automate'i ülesannete määramiseks. Samuti saab seadistada aruandeid ja luua teateid, mis saadetakse Microsoft Teamsi vestlusrobotile. Kuid sellest räägime järgmistes artiklites. Aitäh tähelepanu eest ja head päeva kõigile!

Allikas: habr.com