IBM Notesilt Microsoft Exchange'ile või Office 365-le üleminek annab organisatsioonile märkimisväärse hulga eeliseid, kuid migratsiooniprojekt näeb ise hirmutav välja ja pole päris selge, kust migratsiooni alustada. Exchange ise ei sisalda oma tööriistu Notes and Exchange'i täielikuks migreerimiseks ega kooseksisteerimiseks. Tegelikult pole mõned migratsiooni- ja kooseksisteerimistoimingud ilma kolmandate osapoolte toodeteta võimalikud. Selles artiklis kirjeldame parimate tavade ja edukate migratsioonidega seotud kogemuste põhjal seitset peamist sammu, mida järgida.
Edukas üleviimine hõlmab järgmisi samme.
- Rände esialgne hinnang.
- Märkmete ja Exchange'i kooseksisteerimise loomine.
- Optimaalse migratsiooni täpsuse plaan.
- Maksimaalse migratsioonitõhususe tagamine.
- Käivitage testmigreerimine.
- Migratsiooni aja planeerimine, et minimeerida mõju organisatsioonile.
- Käivitage migratsioon ja jälgige selle edenemist.
Selles artiklis vaatleme, kuidas migratsiooniks valmistuda ja seda lõpule viia, kasutades Questi kahte lahendust - и . Lõike all on mõned detailid.
1. samm: esialgne rände hindamine
Oma praeguse keskkonna inventuuri tegemine
Kui otsustate, et Exchange on teie organisatsiooni jaoks õige platvorm, peate vaid sinna kolima. Esiteks peate koguma teavet oma praeguse keskkonna kohta, koguma varude teavet andmete kohta, mida kavatsete migreerida, otsustama, mida saab kettaruumi kasutamise vähendamiseks eemaldada, arvutama keskkondade vahel saadaoleva ribalaiuse jne. Esialgne hindamine peaks hõlmama järgmist: järgmised küsimused:
- Kui palju Notesi domeene ja Domino servereid on?
- Mitu postkasti sul on? Kui palju neist ei kasutata?
- Kui palju kettaruumi võtavad esmased meilifailid? Kui palju neid on arhiivis? Kui palju neid on kohalikes koopiates?
- Kus arhiivid asuvad?
- Kui palju kasutajaid krüptimist kasutab? Kas krüptitud sisu tuleb üle kanda?
- Mitu isiklikku kausta keskkonnas on?
- Millised kasutajad kasutavad dokumendilinke? Kui paljud kasutajad on saanud linke teistelt kasutajatelt ja rakendustelt?
- Kui palju andmeid kavatsete üle kanda? Näiteks soovite edastada andmeid ainult viimase kuue kuu kohta.
- Kas omaarhiivid viiakse üle isiklikesse Exchange'i arhiividesse või Outlooki *.pst-failidesse?
- Millised on ribalaiuse piirangud? Kui palju andmeid saab edastada
teatud aja jooksul? - Kui palju salvestusruumi on pärast migreerimist vaja?
Kuidas migratsioon äritegevust ja tegevust mõjutab
Projekt tuleb hoolikalt planeerida, et minimeerida seisakuid ja minimeerida tootlikkuse vähenemist.
Näiteks on oluline kaaluda kasutajate vahelist delegeerimist – kui kasutaja migreerub, kuid tema delegaat jääb algsele platvormile, siis kuidas mõjutab see nende igapäevast tööd? Laiemas plaanis peate kaaluma, kuidas migratsiooniprojekt võib mõjutada teie ettevõtte kõiki kriitilisi äriprotsesse ja töövooge.
Samuti on oluline arvesse võtta Notesi kriitilisi puutepunkte. Näiteks sõnumivahetusega tegelemisel on oluline analüüsida rakendusi ning arvestada meili marsruutimise ja rakenduste vahelist koostoimet, et vältida äriprotsesside häireid migratsiooni ajal ja pärast seda. Esitage kindlasti järgmised küsimused:
- Millistel kasutajatel on delegaadid ja kuidas võib selle suhte katkestamine mõjutada äriprotsesse?
- Millised rakendused ja äriprotsessid on meilikeskkonnaga seotud? Mis tahes oluline integreerimine rakenduse ja meiliteenuse vahel, näiteks heakskiitmisprotsess, on migratsiooni kavandamisel kriitilise tähtsusega.
- Milliseid rakenduse komponente ja olulisi omadusi tuleks säilitada?
- Kuidas kasutada uue platvormi sisseehitatud funktsioone, et saavutada vajalik funktsionaalsus?
- Kas mitteaktiivne sisu tuleks edaspidiseks salvestamiseks arhiivida?
- Kas rakendused tuleb uues keskkonnas korrektseks töötamiseks ümber ehitada?
- Kuidas edu mõõdetakse?
Enne migratsiooni alustamist peate määrama edu mõõtmise kriteeriumid. Eelkõige peate mõistma, et 100% andmeedastust ei ole mõistlik oodata. Igal Notesi üksusetüübil pole Exchange'is ekvivalenti (Active Mail on kõige julmem näide). Seetõttu on tegelikkus see, et pärast migreerimist ei eksisteeri kõiki Notes'i üksusi Exchange'is. Saavutatav ja mõõdetav eesmärk on 95% saadetistest kolida 95 protsendile postkastidest. Tulemuste mõõtmine ja dokumenteerimine on migratsiooni edukuse tagamiseks ülioluline ning tõelised tulemused on võimalikud ainult siis, kui edukriteeriumid on määratletud juba e-posti migratsiooniprojekti alguses.
2. samm: looge märkmed ja vahetage kooseksisteerimine
Для большинства организаций миграция — это процесс, а не событие. Следовательно, миграции почтовых ящиков и перенос приложений должны подчиняться графику, который лучше подходит для бизнеса и операционной деятельности и не основан на технических требованиях.
Kooselustrateegia väljatöötamine
Rändest saadava väärtuse maksimeerimiseks tuleb välja töötada täielik kooseksisteerimise plaan ja see tuleb rakendada juba üleminekuprotsessi alguses. “Kooseksisteerimise” määratlus võib organisatsiooniti erineda. Mõned organisatsioonid kasutavad aktiivselt vaba/hõivatud andmeid, teised aga ei kasuta seda funktsiooni üldse. Mõned keskenduvad kalendriandmete migreerimisele, teised aga täieliku kasutajakataloogi migreerimise peenhäälestamisele. Oluline on teha koostööd kõigi sidusrühmadega, et saada selge pilt sellest, mis tegelikult oluline on, ja aidata kõigil mõista tõhusa kooselustrateegia olulisust.
Notesist Exchange'i ja Office 365-sse migreerumine nõuab postkasti ja rakenduse migratsiooni samaaegset planeerimist. Praeguse Notesi rakenduse funktsionaalsust peavad toetama kõik kasutajad, olenemata nende praegusest meiliplatvormist. Exchange'i ja Office 365-le migreeruvate kasutajatena peaks neil olema juurdepääs Notesi rakendustele ja neid kasutada osana oma olemasolevatest töövoogudest. See võimalus peaks jätkuma seni, kuni Notesi rakendused on SharePointi või muule platvormile üle viidud.
Lisaks rakenduste kooseksisteerimisele tuleb enne migratsiooni algatamist rakendada erinevatel platvormidel olevate kasutajate vahelist suhtlust. See hõlmab automaatset kataloogi marsruutimist ja värskendusi, vaba/hõivatud olekuid ja kalendreid kõigile kasutajatele, olenemata nende praegusest platvormist.
Lõpuks peate kaaluma koostööd mitte ainult oma meiliteenuse, vaid ka kalendrite ja jagatud ressursside, näiteks koosolekuruumide vahel. Kasutajad peaksid saama koosolekute ajakava teabe alla laadida. See hõlmab nii ühekordseid kui ka korduvaid kohtumisi. Olenemata sellest, kas kohtumised olid kavandatud enne migreerimist või loodud migratsiooni ajal, tuleb kalendriandmete täpsust säilitada kogu projekti vältel. Peate tagama, et kasutajad saaksid näiteks koosolekuruumi muuta korduva koosoleku järgmise koosoleku jaoks või ühe koosoleku tühistada, põhjustamata konflikte ja segadust järgmistel koosolekutel.
3. samm: optimaalse migratsiooni täpsuse kavandamine
Notesist Exchange'i või Office 365-le ülemineku kavandamine nõuab platvormide mitmete konkreetsete erinevuste mõistmist.
Meiliaadressid
Märkmete andmed sisaldavad tavaliselt patenteeritud aadresse, mis ilmuvad mitmes kohas: sõnumi päistes, arhiividesse manustatud, isiklikes kontaktides ja hajutatud loendites. Migreerimisprotsessi osana tuleb need omandiõigusega aadressid värskendada SMTP-aadressideks, et tagada Exchange'i keskkonnas täielik funktsionaalsus. Paljud organisatsioonid otsustavad migratsiooni ajal värskendada ka SMTP domeeni või aadressistandardit. Kui see kehtib teie organisatsiooni kohta, on oluline mõista, et mõned migratsioonilahendused värskendavad automaatselt iga kasutaja ajaloolisi SMTP-aadressi juhtumeid.
Kausta struktuur
Paljudes organisatsioonides kasutavad kasutajad oma postkaste ja arhiive, mistõttu on oluline neid andmeid säilitada. Kasutajate võimalus vaadata oma täielikku kaustastruktuuri mõjutab ka migratsiooni tulemusel kasutuskogemust. Oluline on valida lahendused ja üleminekud, mis säilitavad kausta ja andmestruktuuride terviklikkuse.
Kohalikud koopiad ja arhiivid
Salvestuskulude kontrollimiseks ja andmete kasvu paremaks haldamiseks määravad paljud organisatsioonid postkasti kvoodid. Selle poliitika soovimatu tagajärg on sageli arhiivide arvu ja mahu suurenemine. Neid täiendavaid andmeallikaid tuleb migratsiooni planeerimisel hinnata ja nende migratsiooni arvesse võtta. Saate pakkuda kasutajatele iseteeninduskomponenti, mis võimaldab neil migreerida ainult olulisi andmeid. Exchange'i salvestusruumi optimeerimiseks soovitame kasutada mõnda muud Questi toodet - , on sellel eelkõige kasulikud funktsioonid lisatud failide dubleerimise eemaldamiseks, mis on Notesis DAOS-i analoog.
ACL ja delegeerimine
Juurdepääsu kontrolli loendid (ACL) ja delegeerimine on Notesi keskkonnas töötamise võtmeelemendid ning need on ka terviklikkuse kaitsmisel üliolulised. Seetõttu on oluline Exchange Serveri ja Office 365 seotud õigused ja juurdepääsuõigused täpselt tõlkida samaväärseteks õigusteks. Ideaalis kiirendab selle automaatne tegemine protsessi ja välistab inimlikud vead. Organisatsiooni teabevarade kaitsmise tõhususe säilitamiseks tuleb ACL-id ja delegatsiooni vastendamine läbi viia samaaegselt meiliandmetega. Mõned organisatsioonid püüavad samaväärseid õigusi määrata käsitsi või skriptide abil pärast andmete migratsiooni lõppemist. See lähenemisviis võib aga negatiivselt mõjutada tootlikkust ja lisada organisatsiooni andmetesse turvaauke.
Märkmed enda sisu
Sama Active Mail. Veel üks levinud probleem IBM Notesist migreerumisel on palju rikasteksti. Exchange ja Office 365 ei toeta Notesis integreeritud vahekaartidega tabeleid, nuppe, salvestatud vorme ega muud patenteeritud sisu. Selle tulemusena peate kas valmistuma selle funktsiooni kaotamiseks või investeerima migreerimislahendusse, mis suudab need elemendid teisendada vormingusse, mida saab migreerida. Ütleme kohe, et Questi lahendused ei muuda seda mingil viisil ja saavad selliseid kirju edastada ainult manustena, et kasutaja saaks need seejärel Notesi kliendi kaudu avada.
Grupid ja isiklikud aadressiraamatud
Paljud organisatsioonid kasutavad laialdaselt avalikke meililiste sise- ja
väliskommunikatsioonid. Lisaks peavad Notesi kasutajad sageli oluliseks ärikontaktide säilitamist isiklikes aadressiraamatutes. Need andmeallikad on äritegevuse jaoks üliolulised ja neid tuleb Microsofti platvormile ülemineku ajal tõhusalt muuta. Seetõttu on oluline rühmad automaatselt ette valmistada Active Directorysse migreerimiseks ja tõhusalt teisendada kõik isiklikud aadressid, isegi need, mis on salvestatud kasutajate töölauale.
Märkmete rakendustega suhtlemine
Rakenduste ja meiliteenuse vahelised integratsioonipunktid, näiteks kooskõlastusprotsessid, on migratsiooni planeerimisel ja ajastamisel olulised. IBM Notesil on meili ja rakenduste vaheline tihedam integratsioon kui teistel platvormidel. Need integratsioonid võivad hõlmata kõike alates lihtsatest doklinkidest kuni äriprotsessideni.
Ressursid ja posti andmebaasid
Paljud organisatsioonid kasutavad Notesis ressursside reserveerimise andmebaase, meiliandmebaase ja muid jagatud andmebaase. Sellest tulenevalt on neil andmebaasidel oluline roll organisatsiooni toimimises. Äritegevuse järjepidevuse ja töötajate tootlikkuse tagamiseks on väga oluline kaaluda juurutamise lähenemist ja ajastust:
- Ressursi postkastide loomine sihtkeskkonnas;
- Andmete ülekandmine broneeringu andmebaasist Exchange'i;
- Tagades, et mõlema süsteemi kasutajad saavad Notesis ja Exchange'is koostööd teha ja ressursse kasutada.
4. samm: maksimeerige migratsioonitõhusus
Lisaks andmete täpsuse tagamisele on oluline ka tagada, et migratsioon oleks organisatsiooni nõudeid arvestades võimalikult tõhus. Migratsiooni tõhusus ei sõltu otseselt mitte ainult otsestest kuludest, vaid ka ettevõttele avaldatava mõju määrast.
Migratsioonilahenduse arhitektuur
Üks olulisemaid efektiivsust mõjutavaid tegureid on migratsioonilahenduse arhitektuur. Oluline on valida mitme lõimega arhitektuuriga lahendus, mis võimaldab ühel migratsiooniserveril migreerida mitut kasutajat korraga. Mitme lõimega arhitektuur vähendab migratsiooni riistvara nõudeid ja suurendab migratsiooni kiirust, vähendades oluliselt projekti üldkulusid. Ärge laske end petta migratsioonilahendustest, mis väidetavalt on mitme lõimega, kuid tegelikult migreerivad korraga ainult ühe kasutaja ja nõuavad tööjaamade lisamist, et korraga rohkem kasutajaid migreerida. Olenevalt konfiguratsioonist ja keskkonnast on tõelised mitme lõimega lahendused 30–5000 protsenti tõhusamad, kui migreeruvad andmed Exchange'i ja Office 365-sse.
Migratsiooniprotsess
Migratsioon hõlmab palju samme ja sujuva ülemineku tagamiseks peavad protsessid toimuma õigel ajal. Ärihäirete minimeerimiseks ja migratsioonist saadava kasu maksimeerimiseks peavad kõik protsessid olema integreeritud ja kontrollitud ühe rakendusega, mis suudab migratsiooni iga sammu õigeaegselt käsitleda.
Paindlikkus ja iseteenindus
Mõned kasutajad ja osakonnad peavad tavapärasest migratsiooniprotsessist kõrvale kalduma. Näiteks võivad juriidilisel osakonnal olla erinevad salvestusnõuded või haldurid peavad kogu oma postkasti ja arhiivid migreerima. Seetõttu on oluline valida paindlik migratsioonilahendus, mis võimaldab migratsioonimeeskonnal nende nõuetega hõlpsasti kohaneda. Üks tõhusamaid viise selle paindlikkuse tagamiseks on mõne kasutaja iseteeninduse lubamine. Näiteks võidakse mõnel kasutajal lubada oma peamistest meilifailidest või kohalikest andmetest täiendavaid andmeid üle kanda, et need hiljem serveris isiklikuks arhiiviks teisendada.
5. toiming. Käivitage testmigreerimine
Kui migratsioonieelne hindamine on lõpule viidud, kooseksisteerimise strateegia on lõpule viidud ja optimeerimisplaanid on määratletud, on ülioluline saada strateegiale kinnitus ühe või mitme pilootmigratsiooni kaudu.
Pilootmigratsiooni eesmärk on testida väljatöötatud protseduure ja tuvastada probleeme, mis võivad tekkida pärast täieliku migratsiooni algust, andes neile võimaluse need enne reaalajas migratsiooni alustamist lahendada. Seetõttu on pilootmigratsiooni ajal tekkivad probleemid ootuspärased ja isegi tervitatavad.
Pilootrände mahu määramine
Pilootmigratsioon peaks olema piisavalt suur, et koguda esinduslik andmete valim ja vastata asjakohastele küsimustele, mis võivad lahingurände ajal tekkida. Kui migreerite mitu tuhat postkasti, peaks valimi suurus olema piisav. Väga suurte migratsioonide puhul võib protsent olla väiksem.
Andmete ja süsteemide valik
Pilootmigratsiooniprotsessi käigus on oluline kasutada lahinguandmeid ja lahingusüsteeme. See on väga oluline mitmel põhjusel:
- Peate mõistma, kuidas lahingukeskkond käitub. Sünteetiliselt loodud keskkond ei esinda lahingukeskkonda.
- Näidisandmete põhjal saate lisateavet krüptitud sõnumite, Exchange'is leidmata sõnumitüüpide sageduse ja salvestusnõuete kohta.
Ootuste seadmine
Pilootmigratsiooniprotsess annab ka suurepärase võimaluse testida projekti jaoks välja toodud edukriteeriume ja kalibreerida ootusi ülejäänud migratsioonile. Kui kohandusi on vaja, tuleb need dokumenteerida ja lahingurände käigus arvestada.
6. samm: planeerige üleminekuaeg, et minimeerida mõju organisatsioonile
Kasutajate rühmitamine
Mõju kasutajatele ja organisatsioonile tervikuna minimeerimiseks tuleks koos töötavad kasutajad migreerida samal ajal. Peamised tegurid, mida nende rühmade loomisel arvesse võtta, on delegeerimine. Otsige lahendust, mis soovitab lähtekeskkonna kasutajasuhete teabe põhjal kogusid migreerimiseks.
Migratsiooni ajastus
Kui grupi üleviimine on lõpule viidud, määrake kindlasti aeg, millal
mõju nendele kasutajatele on minimaalne. See võib tähendada migratsiooniakna ajastamist kindlale kellaajale, et vältida üleviimist tööajal, aasta kuu lõpus või hooldusakna ajal. Näiteks müügimeeskonnad ei peaks tõenäoliselt migreeruma enne kvartali lõppu ning raamatupidamis- ja juriidilistel osakondadel on tõenäoliselt piirangud, millal nad saavad migreeruda.
7. samm: alustage migreerimist ja jälgige selle edenemist
Kuna pilootkontrollitud andmete migratsiooni lähenemisviisid on paigas, peaksid lahinguränded muutuma rutiinseks sündmuseks. Tõenäoliselt tehakse kogu protsessi jooksul mõningaid kohandusi, et rahuldada teatud rühmade vajadusi. Hoolikas jälgimine on endiselt vajalik tagamaks, et planeerimise ja katseetapis võetaks arvesse kõiki ettenägematuid asjaolusid. Protsess peab aga muutuma järjest automatiseeritumaks. Lahingurände ajakava täitmine on oluline edusammude dokumenteerimiseks ja edastamiseks kogu organisatsioonis, et anda kinnitust ootuste täitmisele. Järelevalve ja tagasiside jäävad eduka migratsiooni põhiaspektideks kogu protsessi vältel.
Järeldus
Oleme käsitlenud asju, mida peate oma postiteenuse üleviimisel arvestama. Kui oled praegu migratsioonilahenduse valikul või alles mõtled selle peale, on oluline seda kõike arvestada. Töötame Questi migratsioonilahendustega ja oleme valmis soovitama neid kui kõige tõhusamaid käsitsi tehtavate sammude arvu vähendamisel ja migratsiooni tulemusel edastatavate andmete hulga suurendamisel.
Kui soovite migratsiooni tõhusate lähenemisviiside kohta lisateavet saada, esitage taotlus aadressile meie veebisaidil või lihtsalt helistage, samuti saate tutvuda täiendavate materjalidega, kasutades allolevaid linke:
Allikas: www.habr.com