IBM Notesilt Microsoft Exchange'ile või Office 365-le üleminek pakub organisatsioonile mitmeid eeliseid, kuid migratsiooniprojekt ise võib tunduda hirmutav ja on ebaselge, kust alustada. Exchange'i enda lahendustes ei ole täieliku ülemineku ega Notes'i ja Exchange'i koosoleku seadistamiseks piisavalt tööriistu. Tegelikult on teatud migratsiooni- ja koosloomeülesannete täitmine ilma kolmanda osapoole toodeteta võimatu. Selles artiklis kirjeldame seitsme peamise sammu läbiviimist, mis tuleb täita parimate tavade ja meie eduka migratsiooni kogemuse järgi.

Edukas migratsioon hõlmab järgmisi samme:

1. Migratsiooni esialgne hindamine.
2. Notes'i ja Exchange'i koosoleku seadistamine.
3. Parima migratsiooni täpsuse planeerimine.
4. Maksimaalse migratsiooni efektiivsuse tagamine.
5. Katse migreerimise käivitamine.
6. Migratsiooni ajastamise planeerimine, et minimeerida organisatsioonile avaldatavat mõju.
7. Migratsiooni käivitamine ja selle edenemise jälgimine.

Selles artiklis käsitleme, kuidas valmistuda migratsiooniks ja teostada seda kahe Quest'i lahenduse abil — Coexistence Manager for Notes ja Migrator for Notes to Exchange. Altpoolt leiate mõned üksikasjad.

Tee 1: Migratsiooni esialgne hindamine

Praeguse keskkonna inventuur

Kui olete otsustanud, et Exchange on organisatsiooni jaoks sobiv platvorm, peate sinna kolima. Esiteks tuleb koguda teavet praeguse keskkonna kohta, koguda inventuuriteavet andmete kohta, mida kavatsete migreerida, määratleda, mida saab kustutada ketaskasutuse vähendamiseks, arvutada saadaval olev ribalaius keskkondade vahel jne. Eelhindamine peaks sisaldama järgmisi küsimusi:

• Kui palju on olemas Notes domeene ja Domino servereid?
• Kui palju on teil postkaste? Kui palju neist ei kasutata?
• Kui palju kettaruumi hõivavad põhimeili failid? Kui palju arhiivides? Kui palju kohalikus koopiate süsteemis?
• Kus asuvad arhiivid?
• Kui palju kasutajaid kasutab krüpteerimist? Kas krüpteeritud sisu tuleb migreerida?
• Kui palju isiklikke kaustu on keskkonnas?
• Millised kasutajad kasutavad dokumentide linke? Kui palju kasutajaid on saanud linke teistelt kasutajatelt ja rakendustelt?
• Kui palju andmeid kavatsete migreerida? Näiteks, kas soovite migreerida andmeid ainult viimase poole aasta jooksul.
• Kas natiivsed arhiivid kantakse Exchange'i isiklikele arhiividele või Outlooki *.pst failidele üle?
• Millised on ribalaiuse piirangud? Kui palju andmeid saab üleviimise ajal edastada?
  teatud aja jooksul?
• Kui palju salvestusruumi on pärast migratsiooni vaja?

Kuidas mõjutab migratsioon äri ja operatiivtegevust?

Projekt tuleb hoolikalt planeerida, et vähendada seisakuid ja minimeerida tootlikkuse kadu.

Näiteks on oluline arvestada kasutajate vahelise delegatsiooniga — kui migratsioon toimub ühe kasutaja puhul, kuid tema või tema delegaat jääb algsele platvormile, kuidas see mõjutab nende igapäevaseid tegevusi? Laiemalt tuleb kaaluda, kuidas migratsiooniprojekt võib mõjutada kõiki olulisi äri- ja tööprotsesse ettevõttes.

Veel on oluline arvestada Notes'i sisemisi kriitilisi suhtluspunkte. Näiteks, kui töötatakse sõnumitega, on oluline analüüsida rakendusi ja arvestada e-posti suunamise ja rakenduste vahelise suhtlusega, et vältida äri protsesside katkestusi migratsiooni ajal ja pärast seda. Küsi kindlasti järgmisi küsimusi:

• Millistel kasutajatel on delegaadid ja kuidas nende suhete rikkumine võib mõjutada ettevõtte protsesse?
• Millised rakendused ja äri- protsessid on seotud e-posti keskkonnaga? Iga oluline integratsioon rakenduse ja e-posti teenuse vahel, näiteks kinnitamisprotsess, on migratsiooni planeerimisel ülioluline.
• Milliseid komponente ja olulisi omadusi rakendus peab säilitama?
• Kuidas saab uue platvormi sisseehitatud funktsioone kasutada soovitud funktsionaalsuse saavutamiseks?
• Kas tuleb mitteaktiivne sisu arhiivida edasiseks säilitamiseks?
• Kas tuleb mõnda rakendust ümber ehitada, et need uues keskkonnas õigesti töötaks?
• Kuidas mõõdetakse edu?

Enne migreerimise alustamist on oluline määratleda edu mõõdikud. Eeskätt tuleb mõista, et 100% andmete ülekandmine ei ole reaalne ootuste täitmine. Mitte iga Notes'i elemendi tüüp ei oma vastet Exchange'is (Active Mail on siin ilmselge näide). Seetõttu on olukord selline, et mitte kõik Notes'i elemendid ei eksisteeri Exchange'is pärast migreerimist. Tehtav ja mõõdetav eesmärk on 95% elementidest üle viidud 95 protsendi postkastidest. Tulemustes mõõtmine ja dokumenteerimine on kriitilise tähtsusega migreerimise edukuse tagamiseks ning soovitud tulemused on võimalikud ainult siis, kui on määratletud esialgsed eduvõtmed elektroonilise meili migreteerimise projektis.

Samm 2: Notes'i ja Exchange'i kooseksisteerimise kehtestamine

Enamiku organisatsioonide jaoks on migreerimine protsess, mitte sündmus. Seetõttu tuleb postkastide migreerimine ja rakenduste üleviimine korraldada ajakava järgi, mis sobib paremini äri- ja operatiivtegevusele ning ei tugine tehnilisele jälgimisele.

Kooseksisteerimise strateegia väljatöötamine

Migratsiooni väärtuse tõstmiseks peab täielik kooseksisteerimise plaan olema koostatud ja rakendatud varases etapis. Mõisted "kooseksisteerimine" võivad eri organisatsioonide jaoks erineda. Mõned organisatsioonid kasutavad aktiivselt Free/Busy andmeid, teised ei kasuta seda funktsionaalsust üldse. Mõned keskenduvad kalendriandmete migratsioonile, teised aga põhjalikumalt kasutajate täieliku katalooge ülemisele. Oluline on töötada koos kõigi sidusrühmadega, et saada selge ülevaade sellest, mis on tõeliselt tähtis, ja aidata kõigil mõista tõhusate kooseksisteerimise strateegiate tähtsust.

Rahuldus Notes'ilt Exchange'ile ja Office 365-le üleviimine nõuab emailide ja rakenduste migratsiooni planeerimist samaaegselt. Kõikide kasutajate jaoks peab olema toetatud Notes'i rakenduste praegune funktsionaalsus, sõltumata nende hetke emaili platvormist. Nagu kasutajad, kes on üleminekul Exchange'ile ja Office 365-le, peavad nad jätkuvalt pääsema ja kasutama Notes'i rakendusi olemasolevates töövoogudes. See võimalus peaks kestma seni, kuni Notes'i rakendused on olnud üle viidud SharePoint'i või muusse platvormi.

Rakenduste kooseksisteerimise kõrval peab olema kasutajate vahelise suhtluse teostamine erinevatel platvormidel enne migreerimise algust. See hõlmab automaatset suunamist ja kataloogide värskendamist, Free/Busy staatuseid ja kalendreid kõigile kasutajatele, sõltumata nende hetke platvormist.

Lõpuks tuleb arvesse võtta mitte ainult e-posti teenuse, vaid ka kalendrite ja jagatud ressursside, näiteks konverentsiruumide koos töötamist. Kasutajatele peaks olema võimalus laadida üles teavet kohtumiste ajakava kohta. See hõlmab nii ühekordseid kui ka korduvaid kohtumisi. Ükskõik oli kohtumisi plaanitud enne migratsiooni või loodud migratsiooni ajal, kalendriandmete täpsus peab olema tagatud kogu projekti vältel. Tuleb tagada, et kasutajad saavad näiteks muuta lähima korduva kohtumise konverentsiruumi või tühistada ühe kohtumise, tekitamata konflikte ja segadust järgmistes kohtumistes.

Samm 3: Optimaalse migratsiooni täpsuse planeerimine

Notesilt Exchange'i või Office 365-le ülemineku planeerimine nõuab teadlikkust mitmetest konkreetsetest erinevustest platvormide vahel.

E-posti aadressid

Notes andmed sisaldavad tavaliselt patenteeritud aadresse, mis esinevad mitmes kohas: kirjade pealkirjades, arhiivides, isiklikes kontaktides ja jaotatud loendites. Migratsiooniprotsessi käigus tuleb need patenteeritud aadressid uuendada SMTP-aadressideks, et tagada täielik funktsionaalsus Exchange'i keskkonnas. Paljud organisatsioonid eelistavad samuti migratsiooni ajal uuendada SMTP domeeni või standardset aadressimist. Kui see puudutab teie organisatsiooni, on oluline mõista, et mõned migratsioonilahendused uuendavad automaatselt ajalooliste SMTP-aadresside eksemplare iga kasutaja jaoks.

Kaustade struktuur

Paljudes organisatsioonides kasutavad kasutajad oma postkaste ja arhiive, seetõttu on oluline neid andmeid säilitada. Kasutajate võimalus näha oma täielikku kaustade struktuuri mõjutab samuti kasutajakogemust migratsiooni tulemuseks. On oluline leida lahendused ja üleminekuprotsessid, mis toetavad kaustade ja andmestruktuuri terviklikkust.

Kohalikud koopiad ja arhiivid

Kuluhoidmise kulude kontrollimiseks ja andmemahtude kasvu parema haldamise jaoks kehtestavad paljud organisatsioonid postkasti kvoodid. Selle poliitika tahtmatu tagajärjena suureneb sageli arhivide arv ja suurus. Need täiendavad andmeallikad tuleks hinnata ja nende migratsiooni küsimus tuleks arvesse võtta migratsiooni planeerimisel. Kasutajatele saab pakkuda iseteeninduse komponenti, mis võimaldab neil üle kanda ainult olulisi andmeid. Exchange'i salvestuse optimiseerimiseks soovitame kasutada teist Quest'i toodet — Archive Manager for Exchange, kus on muu hulgas kasulik funktsionaalsus manustatud failide dedupklikatsiooniks, sarnane DAOS-ile Notes'is.

ACL ja delegeerimine

Juurdepääsu kontrolli loetelud (ACL) ja delegeerimine on võtmetähtsusega elemendid Notes'i keskkonnas; need on samuti hädavajalikud terviklikkuse kaitsmiseks. Seetõttu on oluline täpselt tõlkida seotud õigused ja juurdepääsuõigused vastavatesse õigustesse Exchange Serveris ja Office 365-s. Ideaalis tuleks see teha automaatselt, mis kiirendab protsessi ja välistab inimlike eksimuste tekkimise. Et toetada organisatsiooni informatiivsete varade kaitse tõhusust, tuleb ACL ja delegeerimise konverteerimine teostada samaaegselt postitusandmetega. Mõned organisatsioonid püüavad vastavad õigused määrata käsitsi või skriptide abil, pärast andmete ülekandmist. Kuid selline lähenemine võib negatiivselt mõjutada sooritust ja lisada organisatsiooni andmete turvasse lünki.

Notes'i sisu

See See Active Mail. Veel voorkomende probleem, kui IBM Note'ilt migreerimine toimub suure hulga vormindatud tekstiga. Exchange ja Office 365 ei toeta Notes'ist integreeritud tabelite, nuppude, salvestatud vormide ja muu omandi sisu ülekandmist. Seetõttu peate kas valmistuma selle funktsionaalsuse kaotamiseks või investeerima lahendusse, mis suudab need elemendid vormindada, mida saab edastada. Tarkud vähendused ei suuda selliseid koondatud teste konverteerida ega suuda selliseid kirju saata manustena, et kasutaja saaks hiljem avada neid Notes'i kliendi kaudu.

Rühmad ja isiklikud aadressiraamatud

Paljud organisatsioonid kasutavad laialdaselt avalikke meililistasid sisemiseks suhtlemiseks ja
väliskeelete jaoks. Lisaks peavad Notes'i kasutajad sageli oluliseks isiklikus aadressiraamatus äri kontakte hoida. Need andmeallikad on äriprotsesside seisukohalt olulised ning need tuleb Microsofti platvormile ülemineku ajal tõhusalt konvertida. Seetõttu on oluline automaatselt ette valmistada rühmad Active Directory'sse migreerimiseks ning tõhusalt konverteerida kõik isiklikud aadressid, isegi need, mis on kasutajate töökohtadel salvestatud.

Notes'i rakendustega suhtlemine

Rakenduste ja meili teenusevahelised integreerimise punktid, nagu näiteks kooskõlastamisprotsessid, on migreerimise planeerimisel ja ajakava koostamisel äärmiselt olulised. IBM Notes'il on rakenduste ja e-posti vahel tugevam integreeritus kui teistel platvormidel. Need integreerimised võivad hõlmata kõike, alates lihtsatest dokumendi linkidest kuni äriprotsessideni.

Ressursid ja postkastide andmebaasid

Paljud organisatsioonid kasutavad ressursihalduse andmebaase, postkasti andmebaase ja teisi üldisi andmebaase Notesis. Seetõttu mängivad need andmebaasid olulist rolli organisatsiooni tegevuses. Äri järjepidevuse ja töötajate tootlikkuse tagamiseks on väga oluline arvestada lähenemisviisi ja ajakava järgmiste jaoks:

• Ressursipostkastide loomine sihtkeskkonnas;
• Andmete edastamine ressursihalduse andmebaasist Exchange'i;
• Tagatud, et kasutajad mõlemas süsteemis saaksid koostööd teha ja ressursse Notesis ja Exchange'is kasutada.

Samm 4: migratsiooni maksimaalse efektiivsuse tagamine

Lisaks andmete täpsuse tagamisele on oluline tagada migratsiooni võimalikult suur efektiivsus, arvestades organisatsiooni nõudeid. Migratsiooni efektiivsus sõltub otseselt mitte ainult otsestest kuludest, vaid ka äri mõjude ulatusest.

Migratsioonilahenduse arhitektuur

Üks peamisi tegureid efektiivsuse mõjutamisel on migratsioonilahenduse arhitektuur. On äärmiselt oluline valida lahendus, millel on mitme töötluse arhitektuur, mis võimaldab ühel migratsiooniserveril samal ajal mitut kasutajat üle kanda. Mitme töötluse arhitektuur vähendab riistvaranõudeid migratsiooni jaoks ja suurendab migratsiooni kiirus, vähendades projekti kogukulu. Ärge laske end petta migratsioonilahendustest, mis väidavad end olevat mitme töötlusega, kuid tegelikult viivad migratsiooni läbi ainult ühte kasutajat korraga ja nõuavad täiendavate tööjaamade lisamist rohkemate kasutajate samal ajal ülekandmiseks. Sõltuvalt konfiguratsioonist ja keskkonnast on tõelised mitme töötluse lahendused 30 kuni 5000 protsenti efektiivsemad andmete üleandmisel Exchange'i ja Office 365-le.

Migratsiooniprotsess

Migreerimine hõlmab mitmeid etappe ning protsessid peavad toimuma õigeaegselt, et tagada sujuv üleminek. Ärikatastroofide vähendamiseks ja ülemineku eeliste maksimeerimiseks peavad kõik protsessid olema integreeritud ja juhitud ühe rakenduse kaudu, mis suudab täita iga migreerimise sammu õigel ajal.

Paindlikkus ja iseteenindus

Mõned kasutajad ja osakonnad võivad vajada standardprotsessist kõrvalekaldumist. Näiteks võib juriidilisel osakonnal olla erinevaid nõudeid andmete säilitamise osas või juhtidel võib tekkida vajadus edasi kanda kogu postkast ja kõik arhiivid. Seetõttu on oluline valida paindlik migratsioonilahendus, mis võimaldab migratsioonimeeskonnal neid nõudeid lihtsalt kohandada. Üks tõhusamaid meetodeid selle paindlikkuse tagamiseks on iseteenindusvõimekuse kasutamine osade kasutajate jaoks. Näiteks võib mõnedele kasutajatele olla lubatud edastada täiendavaid andmeid oma peamistest postifailidest või lokaalsetest andmetest, et neid hiljem muundada oma isiklikuks arhiiviks serveris.

Samm 5: proovimigratsiooni käivitamine

Pärast esialgse migratsiooni hindamise lõpetamist, koosolekustrateegia täiustamist ja optimeerimisplaanide määratlemist on äärmiselt oluline saada kinnitust, et strateegia on õige, läbi ühe või mitme pilootmigratsiooni.

Pilootmigratsiooni eesmärk on testida välja töötatud protseduure ja avastada probleeme, mis võivad ilmned pärast täiemahulise migreerimise algust, võimaldades neid lahendada enne, kui algab päris migratsioon. Seetõttu tuleb oodata ja isegi tervitada probleeme pilootmigratsiooni käigus.

Pilootmigratsiooni mahu määratlemine

Pilootmigratsioon peab olema piisavalt suur, et koguda esinduslik andmevalim ja vastata vastavatele küsimustele, mis võivad tekkida täiemahulise migratsiooni ajal. Kui kolite mitu tuhat postkasti, peab valim olema piisav. Väga suurte migrationide puhul võib protsent olla väiksem.

Andmete ja süsteemide valimine

Pilootmigratsiooni käigus on oluline kasutada tegelikke andmeid ja tegelikke süsteeme. See on mitmel põhjusel äärmiselt oluline:

• Te peate mõistma, kuidas lahingukeskkond käitub. Sünteetiliselt loodud keskkond ei ole lahingukeskkonna esindaja.
• Saate lisainfot krüpteeritud sõnumite, sõnumite tüüpide sageduse, mis ei ole Exchange'is olemas, ja säilitamise nõuete kohta, lähtudes andmemustritest.

Ootuste seadmine

Pilootmigratsiooni protsess pakub ka suurepärast võimalust testida projekti jaoks määratud edu kriteeriume ja kalibreerida ootusi ülejäänud migratsiooniks. Kui on vaja kohandusi, tuleb need dokumenteerida ja arvesse võtta lahingumigratsiooni käigus.

Samm 6: migreerimise ajakava koostamine organisatsiooni võimalikult vähese mõju saavutamiseks

Kasutajate rühmitamine

Kasutajate ja organisatsiooni üldise mõju minimeerimiseks tuleks samaaegselt migreerida koos töötavad kasutajad. Peamised tegurid, mida nende rühmade loomisel arvesse võtta, hõlmavad delegeerimist. Otsige lahendust, mis suudab soovitada migratsioonikogusid, lähtudes teabest kasutajate suhete kohta algses keskkonnas.

Migratsiooni ajakavade

Grupi migratsiooni lõpetamisel märkige kindlasti ajakavas aeg, millal
nende kasutajate mõju on minimaalne. See võib tähendada migratsiooni akna planeerimist kindlal ööajal, et vältida migreerimist tööajal, aasta kuu lõpus või tehnilise hoolduse akna ajal. Näiteks müügimeeskonnad ei tohiks tõenäoliselt migreeruda kvartali lõpus, ja raamatupidamis- ning juriidilistel osakondadel on kindlasti ajakavaga seotud piirangud nende migratsioonile.

Samm 7: migratsiooni käivitamine ja edusamme jälgimine

Kuna on tõestatud lähenemisviise andmete üleviiduks, peaksid operatiivsed migreerimised muutuma rutiinseteks sündmusteks. Protsessi jooksul võivad ilmneda mõned väiksemad kohandused, et arvestada erinevate rühmade vajadustega. Täiendav jälgimine jääb vajalikuks, et tagada kõikide ettenägematute olukordade arvestamine kavandamise ja pilootfaasi ajal. Siiski peaks protsess muutuma üha enam automatiseerituks. Operatiivsete migreerimiste ajakava täitmist on oluline dokumenteerida ja edastada kogu organisatsioonile, et tagada ootuste täitmise kinnitamine. Jälgimine ja tagasiside jäävad kogu protsessi vältel eduka migreerimise võtmeelementideks.

Kokkuvõte

Rääkisime asjadest, mida on oluline arvestada e-posti teenuse migreerimisel. Kui olete hetkel valimas migreerimise lahendust või olete selle osa lihtsalt kaalumas, on oluline see kõik arvesse võtta. Me töötame Quest'i migreerimislahendustega ja soovitame neid kui kõige tõhusamaid, et vähendada käsitsi toimingute arvu ja suurendada migreeritud andmete mahtu.

Kui soovite rohkem teada tõhusatest migreerimise lähenemistest, jätke taotlus tagasiside vormis meie veebisaidil või helistage lihtsalt, samuti võite uurida lisamaterjale allolevatelt linkidelt:

Artikkel Habr: IBM Lotus Notes/Domino migreerimine Microsoft Exchange'i

Quest Migrator for Notes to Exchange lehelt Gals

Quest Coexistence Manager for Notes lehelt Gals

Quest Migrator for Notes to Exchange lehelt Quest

Quest Coexistence Manager for Notes lehelt Quest

Allikas: habr.com