Valmis ERP-süsteemide juurutamisel 53% ettevõtetest tõsised väljakutsed, mis nõuavad äriprotsesside ja organisatsiooniliste lähenemisviiside muutmist, ning 44% ettevõtetest seisavad silmitsi oluliste tehniliste probleemidega. Artiklite sarjas selgitame, mis on ERP-süsteem, kuidas see on kasulik, kuidas teha kindlaks selle juurutamise vajadus, mida on vaja teada platvormi pakkuja valikul ja kuidas seda rakendada.
ERP-süsteemi kontseptsioon pärineb USA-st ja on sõna-sõnalt tõlgitud kui ettevõtte ressursside planeerimine – Enterprise Resource Planning. Akadeemiliselt näeb see välja järgmine: "ERP on organisatsiooniline strateegia tootmise ja operatsioonide, tööjõujuhtimise, finantsjuhtimise ja varahalduse integreerimiseks, mis keskendub ettevõtte ressursside pidevale tasakaalustamisele ja optimeerimisele spetsiaalse integreeritud rakendustarkvara paketi (tarkvara) kaudu, mis pakub kõigi tegevusvaldkondade jaoks ühtset andmemudelit ja protsesse.
Iga tarnija saab enda väljatöötatud süsteemist aru omal moel, lähtudes oma fookusest ja lahendatavatest ülesannetest. Näiteks üks ERP-süsteem sobib rohkem jaemüügiks, kuid ei sobi naftatöötlemistehasesse. Pealegi kujutab iga ettevõte ja selle töötaja, kes platvormi kasutab, seda erinevalt, lähtudes sellest, millise osaga nad oma töös kokku puutuvad.
Oma tuumaks on ERP infosüsteem kõigi äriprotsesside ja ettevõtte ressursside haldamiseks, mis põhineb ühel andmebaasil.
Miks vajate ERP-süsteemi?
Nagu iga infosüsteem, töötab ERP andmetega. Iga töötaja ja osakond loob pidevalt sadu megabaite teavet. Väikeses organisatsioonis on juhil vahetu juurdepääs kogu infole ja aeg protsesside jälgimiseks. Kui ühe-kahe äriprotsessi raames tekib suur andmemaht, siis tuleb juhil need vaid sihipäraste IT-lahendustega digitaliseerida. Tavaliselt ostab organisatsioon raamatupidamistarkvara ja näiteks CRM-i.
Ettevõtte kasvades muudetakse need üksikud protsessid, mille haldamine võttis varem minimaalselt aega, suurteks teabemahtudeks. Seoses muude äriprotsessidega nõuavad erinevad teabevood nende ühendamiseks ja analüüsimiseks tohutut administratiivpersonali. Seetõttu ei nõua ERP-süsteemi mitte väikesed, vaid keskmised ja suured ettevõtted.
Kuidas mõista, et ettevõte vajab ERP-süsteemi
Meie klientide jaoks on tüüpiline lugu selline. Ühel hetkel saab selgeks, et kõik põhiprotsessid on automatiseeritud ning töö efektiivsus ei tõuse.
Selgub, et iga protsess asub omaette infosüsteemis. Nende sidumiseks sisestavad töötajad igasse süsteemi käsitsi andmed ja seejärel kogub juhtkond käsitsi dubleeritud andmed, et analüüsida kogu ettevõtte tegevust. Põhimõtteliselt on selline töömehaanika produktiivne kuni teatud punktini. Peamine on määrata maksimaalse efektiivsuse saavutamise hetk enne selle tekkimist, mitte siis, kui on vaja muuta protsesside mehhanisme avariirežiimis.
Ükski infosüsteem ei anna kunagi teada, et on saabunud hetk, mil ettevõte on kasvanud tasemele, kus on vaja ERP-süsteemi. Maailma kogemus näitab 4 peamist märki, mis võimaldavad teil seda mõista:
Teadliku juhtimisotsuse tegemiseks pole piisavalt andmeid.
Igal ärilisel otsusel on tagajärjed, mis lõppkokkuvõttes toovad kaasa rahalise kahju või vastupidi sissetuleku. Otsuse kvaliteet sõltub teabest, millel see põhineb. Kui andmed on aegunud, puudulikud või valed, on otsus ebaõige või tasakaalustamata.
Teabe ebajärjekindluse peamised põhjused:
-
kriitiline teave on hajutatud üksikute töötajate ja osakondade vahel;
-
puuduvad regulatsioonid andmete kogumiseks;
-
Infot koguvad erineva rolliga ja eri aegadel töötajad.
ERP-platvormiga, mis sobib teie äriprotsessidega, saate koondada kõik oma andmed. Kogu info loob iga töötaja ja osakond ühte süsteemi reaalajas. See tähendab, et andmed, mida teie ja kõik teised ettevõttes võivad vajada, on alati võimalikult täpsed ja ajakohased.
IT-süsteemide vahelise integratsiooni puudumine põhjustab talitlushäireid ja takistab ettevõtte kasvu.
Igal IT-süsteemil on andmevormingule oma nõuded, mis on ehitatud erinevatel aegadel ning kasutades erinevaid tehnoloogiaid, põhimõtteid ja programmeerimiskeeli. See peegeldub töötajate töös, kes suhtlevad justkui erinevates keeltes, ja suhtlemise kiiruses.
ERP-süsteem ühendab üksikud funktsioonid üheks integreeritud ja hõlpsasti mõistetavaks ruumiks. ERP-süsteem toimib tõlkijana, rääkides mitmes programmeerimiskeeles, et tagada koostöö ja järjepidevus.
Teie kliendid pole teenusega rahul.
Kui kliendid kurdavad või lahkuvad, peaksite mõtlema efektiivsusele. Selle põhjuseks on nõudlus, mis kaalub üles pakkumise, hilinenud tarned, aeglane teenindus või lihtsalt üldine tunne, et ettevõttel pole ressursse ega aega iga kliendi eest hoolitsemiseks.
Kui ettevõte on kasvanud keskmiseks või suureks, muudab ERP rahulolematud kliendid lojaalseteks. Kliendid hakkavad tundma teeninduse paranemist ja kogevad muutusi koos ettevõttega.
Kasutate aegunud süsteeme.
Vastavalt Veeam 2020 andmekaitsetrendide aruande kohaselt on digitaalse äri ümberkujundamise peamiseks takistuseks vananenud tehnoloogiad. Kui ettevõte töötab endiselt käsitsi sisestamise süsteemide või paberdokumentidega, siis pandeemiajärgsel perioodil jääb see kindlasti selja taha.
Lisaks võivad ettevõtte IT-süsteemid olla üsna kaasaegsed, kuid lagunenud. Sel juhul loob iga osakond oma infopunkri, millest andmed väljuvad annustena või valesti. Kui üksikute süsteemide integreerimine on äärmiselt kulukas või võimatu, siis on vaja need muuta ühtseks ERP-süsteemiks.
Milliseid eeliseid pakub ERP-süsteem ettevõttele?
ERP-süsteem on toode, mille ettevõte ostab oma kuludega. Selle elluviimist nähakse investeeringuna, mis peaks tooma kasumit. Ükski ERP-süsteemi tootja ei garanteeri, et see toob ettevõttele tulude kasvu. Ja see ei puuduta ainult ERP-süsteeme, vaid ka kõiki IT-lahendusi. Kuid kõik rakendamise eelised mõjutavad kaudselt kasumit:
Kokkuhoid IT-süsteemide arvelt
Selle asemel, et kulutada ressursse mitmele erinevale süsteemile, millest igaüks nõuab spetsiaalset tuge, infrastruktuuri, litsentse ja töötajate koolitust, saate koondada kõik kulud ühele ERP-platvormile. See koosneb moodulitest, mis asendavad erinevad süsteemid integreeritud osadega.
Kui ERP-süsteem töötatakse nullist välja konkreetse ettevõtte vajaduste rahuldamiseks, võib see hõlmata kolmandate osapoolte süsteeme ja teenuseid, millega on mugav töötada äripartneritel, tarnijatel, klientidel ja teistel vastaspooltel.
Täielik läbipaistvus
ERP annab juhtkonnale täieliku juurdepääsu iga osakonna igale äriprotsessile ööpäevaringselt. Näiteks saate igapäevaselt jälgida laoseisu, sealhulgas planeeritud tarneid ja tarneid transpordi ajal. Varude tasemest täieliku ülevaate omamine võimaldab teil täpsemalt kontrollida käibekapitali.
Automatiseeritud aruanded ja võimas planeerimine
ERP loob kõigi protsesside jaoks ühtse ühtse aruandlussüsteemi. See genereerib igal ajal automaatselt kasulikke aruandeid ja analüüse. Sellega ei pea juhtkond arvutustabeleid ja kirju käsitsi koguma.
Seega vabastab platvorm aega strateegiliseks planeerimiseks, osakondade tulemuslikkuse paremaks analüüsiks ja võrdlemiseks. ERP-süsteem aitab leida analüütikas trende, mida varem ei märgatud ega olnud isegi võimalust märgata.
Suurenenud efektiivsus
ERP ise ei ole imerohi. Oluline on mitte ainult järgida ettevõtte eripära, vaid ka seda õigesti rakendada. Vastavalt 315 valmis ERP-süsteemide pakkuja puhul hinnati ainult osaliselt edukate juurutuste osakaaluks olenevalt valdkonnast 25–41 protsenti. Õige ERP vähendab oluliselt rutiinsele tööle kuluvat aega ja vaeva.
Klienditeenindus
Klienditeenindus on äritegevuse oluline osa. ERP-süsteem nihutab töötajate fookuse kliendiregistrite pidamiselt klientidega suhete loomisele ja hoidmisele.
Statistika näitab, et 84 protsenti klientidest ettevõttes, kui nad ei saa päringutele piisavalt vastuseid. ERP annab töötajale kogu vajaliku info ja kliendi ajaloo kohe kontakti hetkel. Sellega tegelevad töötajad mitte bürokraatiaga, vaid klientide meelitamise ja hoidmisega. Kliendid tunnetavad selle rakendamisest saadavat kasu ka ettevõttes toimuvatest muudatustest teadmata.
Andmekaitse
Vaevalt on olemas infosüsteemi, mis suudaks anda absoluutse andmeturbe garantii. Klientide ja töötajate isikuandmed, meilid, intellektuaalomand, finantsandmed, arved, lepingud – mida rohkem süsteeme seda infot töötleb, seda keerulisem on riske jälgida. ERP-süsteem juurutab ühtsed standardid juurdepääsuks, andmete sisestamiseks ja väljastamiseks ning teabe tsentraliseeritud salvestamiseks.
Mida suurem on aga valmis ERP-süsteemi turuosa, seda sagedamini satub see häkkerite rünnakute alla. Eelistataks oma ERP-süsteemi väljatöötamist, mille koodibaasile pääsete ligi ainult teie. Kui teie ettevõtte ERP-süsteem on nullist välja töötatud, ei suuda häkkerid leida süsteemi koopiaid, et seda esmalt turvaaukude suhtes testida.
Koostöö tootlikkus
Tihti kaob huvi osakondade või töötajate koostöö vastu, kuna andmeedastus nõuab paljusid rutiinseid toiminguid või ettevõtte psühholoogilise kliima tõttu. Ühtne süsteem automatiseerib juurdepääsu teabele, välistab inimfaktori negatiivse kogemuse ja kiirendab ettevõttesisest suhtlust.
Ühtsed äriprotsessid
Eelehitatud ERP-süsteemid töötatakse välja vastavalt valdkonna parimatele tavadele. See võimaldab ettevõtetel oma protsesse standardida.
Tegelikkuses tuleb aga ettevõttel teha raske valik: kas võtab ERP-süsteemi seadistamine ja muutmine ettevõtte standarditele vastavaks pikaks ja kulukaks või on valus kohandada oma äriprotsesse ettevõtte standarditele vastavaks. ERP-süsteemi standardid.
On ka kolmas võimalus – arendada süsteem algselt enda äriprotsesside jaoks.
Skaalautuvus
Olenemata sellest, kas laiendate oma kliendibaasi, laienete uutele turgudele, tutvustate uusi protsesse, osakondi või tooteid või muudate oma äritegevust muul viisil – õige müüjaga – teie ERP-platvorm suudab muutustega kohaneda.
Kuna ERP-süsteemi juurutatakse ettevõtte kõikidesse protsessidesse, siis sõltuvalt spetsiifikast võib soodustuste nimekiri pikeneda. Turul on välja töötatud kümneid ja sadu valmislahendusi, mis sunnivad ostjaid liitumiste, uuenduste ja toe kiiruse, suletud funktsionaalsuse ja arhitektuuriga – ühe tarnija raames. Ainult oma ERP-süsteemi arendamine annab maksimaalsed võimalused ilma piiranguteta.
Lugege järgmisi artikleid, et saada teada, kuidas valida ERP-süsteemi tootjat, milliseid küsimusi esitada, et mitte kaotada raha ja mida arvestada juurutamise planeerimisel.
Allikas: www.habr.com