53% ettevõtetest, kes rakendavad valmis ERP-süsteeme, tõsiseid raskusi, mis nõuavad äri- ja organisatsiooniliste lähenemisviiside muutmist, ning 44% ettevõtetest seisab silmitsi märkimisväärsete tehniliste probleemidega. Artiklisarjas käsitleme, mis on ERP-süsteem, millised on selle eelised, kuidas määrata vajadust selle rakendamiseks, mida tuleb arvestada platvormi pakkuja valimisel ja kuidas seda rakendada.
ERP-süsteemi mõisted pärinevad Ameerikast ja tõlkes tähendab ettevõtte ressursside planeerimist — Enterprise Resource Planning. Akadeemiliselt formuleerituna: „ERP on organisatsiooniline strateegia, mis integreerib tootmise ja tegevuse, tööjõu juhtimise, rahanduse ja varade haldamise, eesmärgiga pidevalt tasakaalustada ja optimeerida ettevõtte ressursside kasutamist spetsialiseeritud integreeritud rakendustarkvara abil, mis tagab andmete ja protsesside ühise mudeli kõigile tegevusvaldkondadele.“
Iga pakkuja võib arendada oma süsteemi erinevalt, lähtudes selle suunast ja lahendatavatest probleemidest. Näiteks sobib üks ERP-süsteem rohkem jaemüügi jaoks, kuid ei pruugi sobida nafta rafineerimise ettevõtte jaoks. Veelgi enam, iga ettevõte ja selle töötaja, kes platvormi kasutab, tajuvad seda omamoodi, sõltuvalt sellest, millega nad oma töös kokku puutuvad.
Oma olemuselt on ERP teabehalduse süsteem, mis hallab kõiki ettevõtte äri- ja ressursiprotsesse ühe andmebaasi põhjal.
Milleks on ERP-süsteem vajalik
Nagu iga teabehalduse süsteem, töötab ERP andmetega. Iga töötaja ja osakond genereerivad pidevalt sadu megabaite teavet. Väikeses organisatsioonis on juhil otsene ligipääs kõikidele andmetele ja aega protsesside jälgimiseks. Kui suures mahus andmeid luuakse ühe või kahe äri protsessi raames, piisab juhile nende digitaliseerimiseks punktikaupa IT-lahenduste abil. Tüüpiliselt ostab organisatsioon raamatupidamistarkvara ja näiteks CRM-i.
Ettevõtte kasvuga muutuvad mõned protsessid, mille juhtimine varem nõudis minimaalset aega, suureks infohulgaks. Erinevate ärihaldusprotsesside koosmõjus nõuavad killustatud infovoogud tohutut administratiivset personali nende integreerimiseks ja analüüsimiseks. Seetõttu on ERP-süsteem vajalik mitte ainult väikestele, vaid ka keskmise ja suure suurusega ettevõtetele.
Kuidas mõista, et ettevõttel on vaja ERP-süsteemi
Meie klientide tavapärane olukord näeb välja järgmiselt. Ühel hetkel saab selgeks, et kõik peamised protsessid on automatiseeritud, kuid töö efektiivsus ei ole tõusnud.
Tuleb välja, et iga protsess on oma eraldi infosüsteemis. Nende ühendamiseks sisestavad töötajad käsitsi andmed igasse süsteemi ning seejärel koguvad juhid käsitsi dubleeritud andmed kogu ettevõtte tegevuse analüüsimiseks. Selline töömehaanika on põhimõtteliselt produktiivne teatud hetkeni. Peamine on määrata maksimaalse efektiivsuse saavutamise hetk enne selle saabumist, mitte siis, kui protsesside mehhanismide muutmine peab toimuma hädakorras.
Ükski infosüsteem ei ütle kunagi, et on käes hetk, mil ettevõte on jõudnud tasemeni, mil on vajalik ERP-süsteem. Maailma praktika näitab neli peamist märki, mis aitavad seda aru saada:
Andmeid kaalutud juhtimisotsuste tegemiseks hakkab jääma ebapiisavalt.
Iga otsus äritegevuses omab tagajärgi, mis lõpuks toovad kaasa rahalisi kaotusi või, vastupidi, tulusid. Otsuse kvaliteet sõltub teabest, millel see põhineb. Kui andmed on vananenud, puudulikud või ebatäpsed, on otsus vale või tasakaalustamata.
Peamised põhjused, miks info on vastuoluline:
kriitiliselt oluline teave on laiali hajutatud eraldi töötajate ja osakondade vahel;
puuduvad regulatsioonid andmete kogumiseks;
andmete kogumisega tegelevad töötajad erinevates rollides ja erinevatel aegadel.
Kui teil on ERP-platvorm, mis sobib teie äriprotsessidega, saate keskendada kõik andmed. Kõik teave luuakse iga töötaja ja osakonna poolt ühes ja samas süsteemis reaalajas. See tähendab, et andmed, mis võivad olla vajalikud teile ja kellelegi teisele ettevõttes, on alati maksimaalselt täpsed ja ajakohased.
IT-süsteemide vaheline integreerimise puudumine põhjustab rikkeid ja takistab ettevõtte kasvu.
Igal IT-süsteemil on oma nõuded andmeformaadile, need on loodud erinevatel aegadel ja erinevatel tehnoloogiatel, põhimõtetel ja programmeerimiskeeltes. See peegeldub töötajate töös, kes suhtlevad nagu erinevates keeltes, ja suhtlemise kiirus.
ERP-süsteem ühendab erinevad funktsioonid ühes integreeritud ja arusaadavas keskkonnas. ERP-süsteem töötab nagu tõlgib, kes räägib mitmesugustes programmeerimiskeeltes, et tagada koostöö ja ühtsus.
Teie kliendid on teenindusega rahulolematud.
Kui kliendid kaebavad või lahkuvad, tasub mõelda efektiivsusele. See on seotud nõudluse ületamisega pakkumise, hilinenud tarnete, aeglase teeninduse või lihtsalt üldise tundega, et ettevõttel ei ole ressursse ega aega, et igast kliendist hoolida.
Kui ettevõte on kasvanud keskmise või suureks, muudab ERP rahulolematud kliendid usaldusväärseteks. Kliendid hakkavad tundma teeninduse paranemist ja elavad muudatusi koos ettevõttega.
Kasutate aegunud süsteeme.
Vastavalt Veeam 2020. aasta andmekaitse suundumuste raporti kohaselt on peamine takistus ettevõtte digitaalsetele üleminekutele aegunud tehnoloogia. Kui ettevõte töötab endiselt käsitsi sisestamise või paberdokumentidega, jääb see post-pandeemia perioodil kindlasti tagasi.
Lisaks võivad ettevõtte IT-süsteemid olla küll üsna kaasaegsed, kuid mitteintegreeritud. Sel juhul loob iga osakond oma teabepunkri, millest andmeid väljastatakse doseeritult või valeinfona. Kui üksikute süsteemide integreerimine on äärmiselt kallis või võimatu, tuleb need asendada ühtse ERP-süsteemiga.
Milliseid eeliseid ERP-süsteem ärile toob?
ERP-süsteem on toode, mille ettevõte omandab oma raha eest. Selle juurutamist käsitletakse investeeringuna, mis peaks tooma kasumit. Ükski ERP-süsteemide tootja ei garanteeri, et see toob ettevõttele tulu kasvu. See kehtib mitte ainult ERP-süsteemide, vaid ka mis tahes IT-lahenduste kohta. Kõik juurutamise eelised mõjutavad siiski kasumit kaudselt:
IT-süsteemide säästmine
Küsimus on mitte süsteemide eraldiste raiskamises mitmele erinevale süsteemile, mille igaühel on vaja spetsialiseeritud tuge, infrastruktuuri, lube ja töötajate koolitust, vaid kõigi kulutuste koondamises ühte ERP-platvormi. Sellel on erinevaid mooduleid, mis asendavad eraldiseisvad süsteemid integreeritud osadega.
Kui ERP-süsteem arendatakse nullist konkreetse ettevõtte nõudmiste järgi, on võimalik integreerida ka kolmandate osapoolte süsteeme ja teenuseid, millega on mugav töötada äri partneritele, tarnijatele, klientidele ja teistele lepingupartneritele.
Täielik läbipaistvus
ERP tagab juhtkonnale täieliku juurdepääsu iga äriprotsessi igas osakonnas 24/7. Näiteks on võimalik igapäevaselt jälgida varusid, sealhulgas planeeritud ja teel olevaid tarnet. Omades täielikku ülevaadet varude mahust, on võimalik paremini kontrollida käibekapitali.
Aruandluse automatiseerimine ja tugev planeerimine
ERP loob kõigi protsesside jaoks ühtse ja koondatud aruandlus süsteemi. See genereerib automaatselt kasulikke aruandeid ja analüüsi igal ajal. Juhtkonnal ei pea enam käsitsi koguma tabelarvu ja e-kirju.
Seega vabastab platvorm aega strateegiliseks planeerimiseks, kvaliteetseks analüüsiks ja osakondade tulemuste võrdlemiseks. ERP-süsteem aitab tuvastada analüüsis need suunad, mida varem ei märgatud ja isegi ei olnud võimalust märgata.
Tõhususe kasv
ERP iseenesest ei ole imerohi. Oluline on mitte ainult vastavus ettevõtte eripärale, vaid ka õige juurutamine. Vastavalt 315 valmis ERP-süsteemide tarnija kohta on osakaal juurutustest, mille edu oli vaid osaline, hinnanguliselt 25 kuni 41 protsenti sõltuvalt valdkonnast. Sobiv ERP vähendab märgatavalt ajakulu ja pingutust rutiinsetele tegevustele.
Klienditeenindus
Klienditeenindus on äri oluline osa. ERP-süsteem suunab töötajate tähelepanu kliendirekisterite pidamiselt suhtlemise ja suhete hoidmisele klientidega.
Statistika kohaselt 84 protsenti klientidest ettevõttes, kui nad ei saa piisavalt vastuseid oma päringutele. ERP annab töötajale kõik vajalikud andmed ja kliendi ajaloo otse pöördumise hetkel. Nii saavad töötajad tegeleda mitte bürokraatiaga, vaid klientide meelitamise ja hoidmisega. Kliendid tunnevad selle rakendamise eeliseid, isegi teadmata muudatustest ettevõttes.
Andmete kaitse
Tõenäoliselt ei leia praktiliselt ühtegi infotehnoloogilise süsteemi, mis suudaks tagada andmete absoluutset turvalisust. Klientide ja töötajate isikuandmed, e-kirjad, intellektuaalne omand, finantsandmed, arved, lepingud – mida rohkem süsteeme seda teavet töötleb, seda keerulisem on riske jälgida. ERP-süsteem kehtestab ühtsed juurdepääsu, andmete sisestamise ja väljastamise standardid ning keskse teabe säilitamise.
Kuid mida suurem on turuosa valmis ERP-süsteemil, seda sagedamini ta satub häkkerite rünnakute sihtmärgiks. Eelistatavam oleks oma ERP-süsteemi arendamine, mille koodibaasile on ligipääs ainult teil. Kui ERP-süsteem on teie ettevõtte jaoks nullist välja arendatud, ei suuda häkkerid leida süsteemi koopiaid selle haavatavuste eelnevalt kontrollimiseks.
Koostöö produktiivsus
Tihti kaob huvi osakondade või töötajate koostöö vastu, kuna andmete edastamine nõuab palju rutiinseid toiminguid või ettevõtte psühholoogilise kliima tõttu. Üksne süsteem automatiseerib teabe ligipääsu, kõrvaldab inimfaktori negatiivse kogemuse ja kiirendab suhtlemist ettevõtte sees.
Üksikud äriprotsessid
Valmis ERP-süsteemid arendatakse parimate tööstuspraktikate kohaselt. See võimaldab ettevõtetel standardiseerida oma protsessid.
Kuid reaalsuses seisab ettevõte silmitsi keerulise valikuga: kas kulutada aega ja raha ERP-süsteemi seadistamisele ja kohandamisele ettevõtte standardite järgi või vaeva näha oma äri protsesside seadistamisega ERP-süsteemi standardite järgi.
On olemas kolmas tee – arendada süsteemi algselt oma äritegevuse protsesside järgi.
Skaleeritavus
Sõltumata sellest, kas laiendate oma kliendibaasi, sisenete uutele turgudele, rakendate uusi protsesse, osakondi või tooteid või muul viisil oma äri suurendate, kohandub õige ERP-platvorm muudatustega.
Kuna ERP-süsteem rakendatakse ettevõtte kõikidesse protsessidesse, võib eeliste nimekiri suureneda vastavalt spetsiifikale. Turul on välja töötatud kümneid ja sadu valmislahendusi, mis sunnivad ostjaid kasutama tellimusi, uuenduste kiirusest ja toest, suletud funktsionaalsusest ja arhitektuurist – ühte tarnijat. Ainult oma ERP-süsteemi arendamine annab maksimaalsed võimalused ilma piiranguteta.
Kuidas valida ERP-süsteemi tootjat, milliseid küsimusi küsida, et raha mitte kaotada, ja mida arvesse võtta juurutamise planeerimisel, lugege järgmistest artiklitest.
Allikas: habr.com
