Koostöö on traditsiooniliste kontoritööriistade valupunkt. Kui faili kallal töötab korraga kümme inimest, kulub rohkem aega ja vaeva mitte toimetustele, vaid muudatuste ja nende autorite otsimisele. Seda teevad keeruliseks paljud rakendused, mis ei ole alati ühilduvad. Üks võimalus selle probleemi lahendamiseks on liikuda pilvepõhistele kontorikomplektidele. Neid pole palju ja räägime teile, kuidas saime üle Forex Clubi töötajate konservatiivsusest ja suutsime vaid paari kuuga üle viia saja kontoriga hajutatud ettevõtte G Suite'i.
Miks otsustasite ülemineku teha?
Forex Clubi meenub tavaliselt välisvaluutakursside online-kauplemise kontekstis. Kuid see ettevõte töötab erinevates maailma riikides mitut tüüpi valuutainstrumentidega. Seetõttu on sellel väga keeruline IT-infrastruktuur koos oma klientide platvormiga.
Sel ajal, kui me kohtusime, kasutas ettevõtte tagakontor mitmeid erinevaid platvorme ja rakendusi. Enamiku töötajate peamine töövahend oli Microsofti kontorikomplekt ja Zimbra e-post. Eelkõige oli pealisehitus täiendavast salvestusruumist, varukoopiatest, viirusetõrjest, paljudest pistikutest ja integratsioonidest, samuti Microsofti ja Zimbra litsentside haldus koos perioodiliste audititega.
Forex Clubi IT-osakonnal oli selle süsteemi ülalpidamine kulukas. Keeruline infrastruktuur nõudis suure hulga serverite rentimist, DRP-plaane nende serverite seiskamise või Interneti-ühenduse katkemise korral ja varukoopiaid. Probleemideta töö tagamiseks moodustati aja jooksul spetsiaalne administraatorite osakond, kelle ülesandeks oli endiselt litsentside audit.
Erinevate programmide rohkuse tõttu tekkisid Forex Clubi tavaliste töötajate seas probleemid. Ilma dokumendi versiooni jälgimiseta oli raske leida mõne redaktsiooni autorit ja teksti või tabeli lõplikku versiooni.
Hoolduskulude vähendamiseks otsis Forex Club samade probleemide lahendamiseks lihtsamat viisi. Siit sai alguse meie suhtlus.
Alternatiivi leidmine
Täieliku koostöö elluviimiseks oli vaja muuta lähenemist ennast - liikuda kohalikult salvestuselt pilve. Forex Club hakkas otsima ühist pilvelahendust kõigi kontorirakenduste jaoks. Kandidaate oli kaks: Office 365 ja G Suite.
Office 365 oli prioriteet, kuna paljud Microsofti litsentsid osteti Forex Clubist. Kuid Office 365 toob pilve ainult osa kontorikomplekti funktsionaalsusest. Kasutajad peavad endiselt oma isiklikult kontolt rakenduse alla laadima ja kasutama seda vana skeemi järgi dokumentidega töötamiseks: saatma ja uuesti salvestama koopiad koos versiooniindeksitega.
Google Cloudi G Suite'il on rohkem koostööfunktsioone ja see on odavam. Microsofti toodete puhul tuleks kasutada Ettevõtluslepingut ja see on täiesti erinev kulutase (isegi ostetud tarkvara arvesse võttes). Ja meie abiga sai Google'i programmi raames teoks G Suite'i juurutamine, mis kompenseeris suurklientidele ettevõtte teenustele ülemineku kulud.
Suurem osa töötajate kasutatavatest teenustest plaaniti üle viia G Suite'i:
- Kalender ja e-post (Gmail ja Google Calendar);
- Märkmed (Google Keep);
- Vestlus ja veebikonverentsid (vestlus, Hangouts);
- Office'i komplekt ja küsitluste generaator (Google Docs, Google Forms);
- Jagatud salvestusruum (GDrive).
Negatiivsuse ületamine
Mis tahes tööriista, isegi kõige mugavama, rakendamine seisab alati silmitsi lõppkasutajate negatiivsete reaktsioonidega. Peamine põhjus on konservatiivsus, kuna inimesed ei taha midagi muuta ja harjuvad uute töövõtetega. Olukorra muutis keeruliseks konkreetne arusaam veebis kohalolekust kui lihtsalt saitidel kõndimisest (kuid mitte nendel saitidel töötamisest), mis on levinud mitte-IT-töötajate seas. Nad lihtsalt ei mõistnud, kuidas sellega töötada.
Forex CLubi poolelt vastutas projekti elluviimise eest Dmitri Ostroverkhov. Ta jälgis juurutamise etappe, kogus kasutajate tagasisidet ja seadis ülesanded tähtsuse järjekorda. Ühine ettevalmistus, töötajate küsitlused ja ettevõtte reeglite selgitamine tegid alustamise lihtsamaks.
Softline'i peamine ülesanne selles projektis oli koolitada kasutajaid ja süsteemiadministraatoreid ning pakkuda tehnilist tuge esimeses etapis. Selgitasime läbi koolituste, kuidas toode peaks töötama. Kokku viisime läbi 15 treeningut, igaüks 4 tundi. Esimene – enne pilooti – süsteemiadministraatoritele, kes valmistasid ette pinnast ümberkujundamiseks. Ja järgmised on tavatöötajatele.
Põhikoolitusprogrammi raames rõhutasime eeliseid, mis kompenseerisid lõppkasutajate raskused uue tööriistaga harjumisel. Ja iga koolituse lõpus said töötajad välja mõelda oma küsimused, mis eemaldasid töö alguses tekkinud lõkse.
Kuigi Forex Club viib koolitusseminare läbi oma klientidele, ei saanud ettevõte iseseisvalt G Suite’i koolitusi käivitada, kuna puudusid vajalike kompetentsidega õpetajad. Meie koolituste mõju hindamiseks viis Forex Club enne koolitust ja mõni aeg pärast seda läbi õpilaste küsitlusi. Esimene uuring näitas eelseisvatest muudatustest enamasti negatiivset suhtumist. Teine on vastupidi positiivsuse tõus. Inimesed hakkasid mõistma, et see kehtib nende töö kohta.
Piloodibüroo
Projekt sai alguse 2017. aasta lõpus, kui kümme süsteemiadministraatorit läksid üle G Suite’ile. Nendest inimestest pidid saama teerajajad, kes selgitasid välja lahenduse plussid ja miinused ning panid aluse ümberkujundamiseks. Võtsime arvesse nende tagasisidet ja soovitusi ning valisime 2018. aasta jaanuaris esimeseks mitte-IT-töötajate prooviüleminekuks välja keskmise suurusega filiaali koos kohaliku süsteemiadministraatoriga.
Üleminek toimus samaaegselt. Jah, inimestel on raske uutele tööriistadele lülituda, nii et kui valida pilvelahenduse ja töölauarakenduse vahel, kalduvad kasutajad tuttavama töölaua poole ja aeglustavad globaalseid versiooniuuendusplaane. Nii et pärast kontoripilootkoolituse lõpetamist viisime kõik kiiresti üle G Suite'i. Esimese paari nädala jooksul oli vastupanu, sellega tegeles kohalik süsteemiadministraator, kes selgitas ja näitas ette kõik keerulised punktid.
Pärast pilootkontorit viisime kogu Forex Clubi IT-osakonna täielikult üle G Suite'i.
Filiaalivõrgu muutmine
Pärast pilootprojekti kogemuse analüüsi töötasime koos Forex Club IT osakonnaga välja ülejäänud ettevõtte üleminekuplaani. Algselt oli planeeritud, et protsess toimub kahes etapis. Esimeses etapis soovisime tootele koolitada ainult kõige lojaalsemaid Forex Clubi töötajaid, kes reklaamiksid projekti oma kontorites ja aitaksid teise etapi raames kolleegidel uuele platvormile üle minna. Ettevõttes “evangelistide” valimiseks viisime läbi küsitluse, mille tulemused ületasid kõik ootused: vastas umbes pooled kogu Forexi klubist. Seejärel otsustasime protsessi mitte venitada ja jätsime vahele etapi „rakendamine töötajate kaudu”.
Sarnaselt pilootprojektiga viidi esmalt üle peakontorid, kus on kohalik süsteemiadministraator – tema aitas tekkivate raskustega toime tulla. Igas kontoris eelnes uutele töövahenditele üleminekule koolitus. Treeningud tuli planeerida paindliku ajakava järgi, mis arvestas erinevaid ajavööndeid ja töögraafikuid. Näiteks Kasahstanis ja Hiinas asuvate kontorite jaoks pidi koolitus algama Moskva aja järgi kell 5 hommikul (muide, G Suite töötab Hiinas suurepäraselt, ükskõik mida).
Pärast peakontorit läks filiaalide võrk üle G Suite'ile – umbes 100 punkti. Projekti viimase etapi eripära oli see, et nendes filiaalides töötavad peamiselt müügiinimesed, kes töötavad palju tabelitega. Viisime neile kaks nädalat läbi koolitusi, et aidata andmeid edastada.
Samal ajal töötasid meie spetsialistid Forex Clubi enda toetamisel, kuna vahetult pärast G Suite'ile üleminekut kasvas tehnilise toe kõnede arv ootuspäraselt. Päringute tipphetk saabus kontorivõrgu ülemineku ajal, kuid järk-järgult hakkas päringute arv vähenema. Eriti on vähenenud kontoritoodete ja e-posti, tarkvara litsentside halduse, serverite ja võrguseadmetega töötamise ning varusidekanalite päringud. See tähendab, et rakendamine on vähendanud esimese tugiliini ja tagakontori koormust.
Kokku kestis kontorite üleviimine umbes kaks kuud: 2018. aasta veebruaris lõpetati töö peaosakondades ja märtsis kogu kontorivõrgus.
Lõksud
Meilide migratsiooni kiirus on muutunud suureks probleemiks. Ühe meili ülekandmine Zimbrast Gmaili IMAP sünkroonimise abil võttis aega 1 sekund. Umbes 700 töötajat töötab sajas Forex Clubi kontoris ja igaühel neist on tuhandeid kirju (kokku teenindavad nad enam kui 2 miljonit klienti). Seega kasutasime migratsiooni kiirendamiseks G Suite'i migratsioonitööriista, millega läks meilide kopeerimine kiiremini.
Andmeid polnud vaja kalendritest ja ülesannetest üle kanda. Kuigi vanas taristus oli mõningaid lahendusi, ei leidnud töötajad neid täielikult. Näiteks ettevõtete kalendrid rakendati Bitrixis portaali kujul, mis on ebamugav, nii et töötajatel olid oma tööriistad ja töötajad viisid andmeedastuse läbi iseseisvalt.
Samuti oli operatiivdokumentide üleandmine kasutajate kätes (räägime ainult jooksva töö andmetest - ettevõtte teadmistebaasi jaoks kasutatakse teistsugust lahendust). Siin ei olnud küsimusi. Mingil hetkel tõmmati lihtsalt halduspiir – vastutus kohapeal salvestatud teabe eest läks üle kasutajatele endile, samas kui Google Drive’is olevate andmete turvalisust ja turvalisust jälgis juba IT-osakond.
Kahjuks ei õnnestunud kõikidele töövoogudele G Suite’ist analooge leida. Näiteks üldistel postkastidel, mida Forex Clubi töötajad on harjunud kasutama, pole Gmailis filtreid, mistõttu on raske konkreetset kirja leida. Sarnane probleem oli Google'i vestluses SSO volitamisel, kuid see probleem lahendati Google'i toele esitatud taotlusega.
Peamised probleemid kasutajate jaoks olid seotud sellega, et Google'i teenustel puuduvad veel mõned konkurentide funktsioonid, näiteks Skype või Office 365. Hangouts võimaldab ainult helistada, Google Chatis puudub tsiteerimine ja Google Sheets puudub tugi. Microsoft Exceli makrode jaoks.
Lisaks lähenevad Microsofti ja Google Cloudi tooted tabeli redigeerimistööriistadele erinevalt. Tabeleid sisaldavad Wordi failid avanesid mõnikord Google Docsis vale vorminguga.
Uue taristuga harjudes lahenesid mõned raskused alternatiivsete lähenemisviiside abil. Näiteks kasutatakse tabelites makrode asemel skripte, mida Forex Clubi töötajad pidasid veelgi mugavamaks. Ainult Forex Clubi finantsosakonnale, mis tegeleb 1C aruannetega (skriptidega, keerulise vorminguga), analoogi leida ei õnnestunud. Nii et ta lülitus Google'i arvutustabelile ainult koostööks. Muude dokumentide puhul kasutatakse endiselt kontoripaketti (Excel).
Kokku säilitas Forex Club umbes 10% Microsoft Office'i litsentsidest. See on selliste projektide puhul tavaline praktika: vähemus töötajaid kasutab kontorikomplektide täiustatud funktsioone, nii et ülejäänud nõustuvad asendusega.
Tuleb märkida, et ülejäänud infrastruktuuri osas ei tehtud suuremahulisi ümberehitusi. Forex Club ei ole Jirast ja Confluence'ist loobunud, kuigi on operatiivülesannete jaoks rakendanud Google Keepi. Jira ja Confluence'i integreerimiseks G Suite'iga juurutasime pistikprogrammid, mis võimaldavad teil kiiresti andmeid edastada. Säilitatud on monitooringusüsteem, samuti palju lisatööriistu: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS jne. Loomulikult jäid süsteemiadministraatorid harudesse.
Chromebooki katse
Otsides võimalust kulude vähendamiseks, nägi Forex Club ette, et kõik kolivad Chromebookidel töötavatele mobiilsetele tööjaamadele. Seade ise on ülimalt odav ning pilveteenuste kasutamisega oli võimalik sellele kiiresti tööjaam juurutada.
Testisime mobiilseid tööjaamu müügiosakonnas väikese 25-liikmelise kasutajarühma peal. Selle osakonna töötajatel ei olnud ülesandeid, mis takistaksid neil töötada ainult veebi kaudu, seega oleks see migratsioon pidanud nende jaoks olema sujuv. Kuid testi tulemuste põhjal selgus, et odava Chromebooki riistvarast ei piisa kõigi Forex Clubi ettevõtterakenduste korrektseks tööks. Ja kallimad mudelid, mis sobiksid tehniliste parameetritega, osutusid oma maksumuselt võrreldavad klassikaliste Windowsi-põhiste sülearvutitega. Selle tulemusena otsustasid nad projektist loobuda.
Mis on G Suite'i tulekuga muutunud?
Vastupidiselt kõikidele eelarvamustele ja umbusaldamisele märkis juba 3 kuud pärast koolitust 80% töötajatest küsitlustes, et G Suite tegi nende jaoks dokumentidega töötamise tõesti lihtsamaks. Pärast üleminekut suurenes töötajate mobiilsus ja nad hakkasid rohkem töötama kantavate seadmete abil:
Mobiilseadmete kasutamise statistika Forex Clubi järgi
Google Forms on saavutanud suure populaarsuse. Osakondades võimaldavad need kiiresti läbi viia uuringuid, mis varem nõudsid posti kasutamist, kogudes tulemusi käsitsi. Kõige rohkem küsimusi ja kaebusi tekitas üleminek Google Chatile ja Hangouts Meetile, kuna neil on üldjuhul vähem funktsioone, kuid nende kasutamine võimaldas ettevõtte sees paljudest kiirsõnumitoojatest loobuda.
Projekti tulemused sõnastas Dmitri Ostroverkhov, kellega koos töötasime: „Projekt vähendas Forex Clubi IT-infrastruktuuri kulusid ja lihtsustas selle toetamist. Terve kiht protsesside hooldusülesandeid on kadunud, kuna need probleemid lahendatakse Google'i poolel. Nüüd saab kõiki teenuseid seadistada eemalt, neid toetavad paar Google’i administraatorit ning IT-osakond on vabastanud aega ja ressursse muuks.
Allikas: www.habr.com