Koostöö on probleem traditsiooniliste bürotehnoloogiate jaoks. Kui kümme inimest töötab samal ajal faili kallal, kulub rohkem aega ja energiat muudatuste ja nende autorite leidmiseks, mitte muudatuste tegemiseks. Seda raskendab mitmete rakenduste ühilduvuse probleem. Üks viis selle probleemi lahendamiseks on üleminek pilvepõhistele büropakettidele. Neid pole palju ja me räägime sellest, kuidas me suutsime ületada Forex Clubi töötajate konservatiivsuse ja viia G Suite'iga üle jaotatud ettevõtte, kus on sada kontorit, vaid paarikümne kuuga.
Miks otsustasime ülemineku teha
Forex Clubi pannakse tavaliselt meelde valuutadega kauplemise kontekstis. Kuid see ettevõte tegeleb mitmesuguste valuutainstrumentide jaotusvõimetega erinevates riikides. Seetõttu on tal väga keeruline IT-infrastruktuur, mis tugineb omaenda platvormile klientide jaoks.
Kohtumise ajal kasutas ettevõtte back-office mitmeid erinevaid platvorme ja rakendusi. Enamik töötajaid töötas Microsoft Office'i kontoripaketiga ja kasutas Zimbra e-posti. Kõik see oli seostatav mitme täiendava salvestusruumi, varukoopiate, viirusetõrje, arvukate konnektorite ja integratsioonide, samuti Microsofti ja Zimbra litsentside haldamisega, sealhulgas perioodiliste audititega.
Forex Clubi IT-osakonnale oli selle süsteemi haldamine kulukas. Keeruline infrastruktuur nõudis suure arvu serverid, DRP-plaane nende serverite väljalülitamise või internetiühenduse katkemise korral, varukoopiaid. Tõrgeteta töö tagamiseks loodi aja jooksul madala taseme administratorite eriosakond, kellele langes ka litsentside auditite ülesanne.
Erinevate programmide hulga tõttu tekkisid probleemid ka Forex Clubi tavaliste töötajate seas. Ilma dokumentide versioonide jälgimise vahenditeta oli keeruline leida mõningate muudatuste autorit ja lõplikku teksti või tabelit.
Otsides hoolduskulusid vähendavat lahendust, otsis Forex Club viisi samade ülesannete lihtsamaks lahendamiseks. Sellest meie koostöö ka algas.
Alternatiivi otsimine
Tõhusa koostöö saavutamiseks tuli muuta lähenemist — liikuda kohalikest salvestusruumidest pilve. Forex Club alustas kõikide büroorakenduste jaoks ühtse pilvelahenduse otsimist. Kaks kandidaati olid: Office 365 ja G Suite.
Prioriteet oli Office 365, kuna Forex Club oli ostnud palju Microsofti litsentse. Kuid Office 365 viib vaid osad funktsioonid kontoritarkvarast pilve. Kasutajad peavad endiselt rakenduse allalaadimiseks minema isiklikku kabinetti ja kasutama seda dokumentide töötlemiseks vana skeemi alusel: versioonide indeksitega koopiaid edastama ja salvestama.
G Suite'l Google Cloudist on rohkem koostööfunktsioone ning see lahendus on ka odavam. Microsofti toodete puhul tuleks kasutada Enterprise Agreement'i ja see tähendaks täiesti teistsugust kulutaset (isegi arvestades ostetud tarkvara). G Suite'i juurutamine meie abiga toimus Google'i programmi raames, mis kompenseeris suurtele klientidele üleminekuteenuste kulud.
G Suite'i planeeriti viia suurem osa teenustest, mida töötajad kasutavad:
- Kalender ja e-post (Gmail ja Google Calendar);
- Märkmed (Google Keep);
- Vestlus ja veebikonverentsid (Chat, Hangouts);
- Kontoritarkvara ja küsitluste genereerimine (Google Docs, Google Forms);
- Ühine salvestus (GDrive).
Ületame negatiivsuse
Iga tööriista, isegi kõige mugavama, juurutamine seisab alati silmitsi lõppkasutajate negatiivsusega. Peamine põhjus on konservatiivsuses, kuna inimesed ei soovi midagi muuta ja harjuda uute töömeetoditega. Olukorda süvendas spetsiaalne arusaam veebisolekust kui lihtsast sirvimisest veebilehtedel (aga mitte nendel lehtedel töötamisest), mis on levinud mitte-IT töötajate seas. Nad lihtsalt ei mõistnud, kuidas sellega töötada.
Forex Clubi poolt vastutas projekti elluviimise eest Dmitri Ostruverhov. Ta jälgis juurutamise etappe, kogus kasutajate tagasisidet ja seadis ülesandeid prioriteediks. Ühine ettevalmistus, töötajate küsitlused ja ettevõtte reeglite selgitamine aitasid meil kergemini alustada.
Softline'i peamine ülesanne selle projekti puhul oli kasutajate ja süsteemiadministraatorite koolitamine ja tehniline tugi esimesel etapil. Selgitame, kuidas toode peaks töötama, läbi mitme koolituse seeria. Kokku viisime läbi 15 neli tundi kestvat koolitust. Esimene — enne pilooti — süsteemiadministraatoritele, kes valmistusid transformatsiooniks. Ja järgnevad — juba tavaliste töötajate jaoks.
Peamised koolitusprogrammi raames keskendume eelistele, mis kompenseerivad lõppkasutajatele uue tööriista kasutamisel esinevad raskused. Iga koolituse lõpus võisid töötajad esitada oma küsimusi, mis kõrvaldas algsetes töödes esinevad takistused.
Kuigi Forex Club korraldab koolitusseminare oma klientidele, ei suutnud ettevõte G Suite'i koolitust oma jõududega alustada, kuna neil puudusid vajalikud õpetajad. Meie koolituste mõju hindamiseks viis Forex Club enne ja pärast koolitust läbi küsitlusi. Esimeses küsitluses valetavad peamiselt negatiivsed arvamused tulevaste muudatuste osas. Teises uuringus seevastu tõusis positiivne vastus. Inimesed hakkasid aru saama, et see on nende tööle rakendatav.
Pilootkontor
Projekt algas 2017. aasta lõpus, kui kümme süsteemiadministraatorit läksid üle G Suite'ile. Need inimesed pidid olema esimesed, kes tõid esile lahenduse plusse ja miinuseid ning valmistama ette põhi muutusteks. Arvestasime nende tagasiside ja soovitustega ning valisime jaanuaris 2018 keskmise suurusega filiaali kohaliku süsteemiadministraatoriga esimeseks katseks, et viia kaasa töötajaid, kes ei ole IT valdkonnas.
Üleminek toimus korraga. Jah, inimestel on raske uutele tööriistadele üle minna, seetõttu eelistavad nad võimaluse korral valida pilvelahenduse ja lauaarvuti rakenduste vahel pigem tuttavat lauaarvutit ning pidurdavad globaalseid uuendusplaane. Seetõttu tõlkisime kiirelt pärast pilootkontori koolitust kõik G Suite'i. Esimese paarinädala jooksul oli ikka teatud vastupanu, millega toimetas kohalik süsteemiadministraator, kes selgitas ja näitas kõiki keerulisi hetki.
Pilootkontorile järgnes täielik üleminek G Suite'ile kogu Forex Clubi IT-osakonnas.
Muudame filiaalide võrgustikku
Pärast pilootprojekti kogemuse analüüsi töötasime koos Forex Clubi IT-osakonnaga välja ettevõtte ülejäänud osa ülemineku plaani. Alguses plaaniti protsessi teostada kahe etapi jooksul. Esimeses etapis soovisime koolitada ainult kõige tootele ustavamaid Forex Clubi töötajaid, kes hakkaksid projekti oma kontorites edendama — aitavad kolleegidel teisele etapile uuele platvormile üleminekud. "Evangelistide" valimiseks ettevõttes viisime läbi küsitluse, mille tulemused ületasid kõik ootused: vastas umbes pool Forex Clubist. Seega otsustasime protsessi mitte venitada ja jätsime vahele "töötajate kaudu juurutamise" etapi.
Nagu pilootprojektis, rändasid esmalt üle peakorterid, kus on kohaliku süsteemi administraator — ta aitas lahendada tekkivaid keerukusi. Igas kontoris eelnes uutele tööriistadele üleminekutele koolitus. Koolituse tuli planeerida paindlikult, arvestades erinevaid ajavööndeid ja tööaegu. Näiteks, Kazahstani ja Hiina kontorite jaoks tuli koolitused alustada kell 5 hommikul Moskva aja järgi (muide, G Suite töötab Hiinas suurepäraselt, olenemata kõigest).
Pärast peakorterite G Suite’i üleminekut leidis aset ka filiaalide võrgustiku üleminek — umbes 100 punkti. Projekti viimase etapi eripära seisnes selles, et nendes filiaalides töötavad peamiselt müüjad, kes töötavad palju elektrooniliste tabelitega. Nende jaoks viibisime kaks nädalat koolitustel, mis aitasid andmeid üle kanda.
Samas töötasid meie spetsialistid Forex Clubi toe "tagarindes", kuna pärast G Suite’ile ülemist ootuspäraselt kasvas tehnilise toe päringute arv. Päringute tipp langes filiaalide võrgustiku üleminekule, kuid järk-järgult hakkas päringute arv vähenema. Eriti vähenesid päringud kontoritoodete ja e-posti, tarkvara litsentside haldamise, tööga seotud küsimustes. serveritega ja võrku varustava seadme kohta, samuti varu sidekanalite kohta. See tähendab, et juurutamine vähendas esialgse toe ja back-office koormust.
Kogu kontorite üleminek kestis umbes kaks kuud: 2018. aasta veebruaris lõpetati tööd peakorterites ja märtsis — kogu filiaalide võrgustikus.
Pahupooled
Suur probleem oli e-posti migratsioonikiirus. Ühe kirja edastamiseks Zibrast Gmaili IMAP Synci abil kulus 1 sekund. Forex Clubis töötab umbes 700 töötajat, kes haldavad kokku rohkem kui 2 miljonit klienti. Seega, et kiirendada migratsiooni, kasutasime G Suite Migration Tool'i, mis kiirendas kirjade kopeerimisprotsessi.
Kalendri- ja ülesannetelt andmeid edastada ei olnud vaja. Kuigi vanas infrastruktuuris olid olemas mingid lahendused, ei kasutanud töötajad neist täielikult kasu. Näiteks ettevõtte kalendrid olid rakendatud Bitrixi portaalina, mis oli ebamugav, seega kasutasid töötajad oma isiklikke tööriistu ning andmete edastamisega tegelesid töötajad iseseisvalt.
Kasutajate ülesanne oli ka operatiivdokumentide edastamine (rääkides vaid jooksva töö andmetest - ettevõtte teadmistebaas kasutab teistsugust lahendust). Siin ei olnud probleeme. Lihtsalt mingil hetkel tõmmati administratiivne joon - vastutus kohalike andmete säilitamise eest läks töötajatele, samas jälgis IT-osakond andmete säilimise ja turvalisuse eest Google Drive'is.
Kahjuks ei leidnud kõikide tööprotsesside jaoks G Suite'ist analooge. Näiteks, jagatud postkastid, millega Forex Clubi töötajad olid harjunud, ei omanud Gmailis filtreid, seega oli konkreetse kirja leidmine keeruline. Sarnane keerukus oli SSO autoriseerimisel Google Chats, kuid selle probleemi lahendasime Google'i toe kaudu.
Peamised probleemid kasutajatele olid seotud sellega, et Google'i teenustel puudusid veel osa konkurentide funktsioonidest, näiteks Skype või Office 365. Hangouts võimaldab vaid helistada, Google Chats puuduvad tsitaadid, ja Google Sheets ei toeta Microsoft Exceli makrosid.
Lisaks sellele läheneb Microsoft ja Google Cloud erinevalt tabelite redigeerimise tööriistadele. Wordi failid, mis sisaldavad tabeleid, avati mõnikord Google Docsis vale vormindusega.
Uue infrastruktuuri harjumise käigus suudeti osa raskusi lahendada alternatiivsete lähenemisviiside kaudu. Näiteks loovad töötajad Forex Clubis makrode asemel skripte, mis tunduvad isegi mugavamad. Finantsiosakonnale Forex Clubis, mis tegeleb 1C aruannetega (koos skriptide ja keeruka vormindamisega), ei leidunud sarnast lahendust. Seetõttu viidi see üle Google Sheeti vaid koostöö osas. Kõigi teiste dokumentide jaoks kasutatakse siiani kontoripaketti (Excel).
Kokku jättis Forex Club umbes 10% Microsoft Office'i litsentsidest. Selliste projektide puhul on see normaalne praktika: väiksem osa töötajatest kasutab kontoripakettide laiendatud funktsioone, seega aktsepteerivad ülejäänud hõlpsasti asendusi.
Tuleb märkida, et ulatuslikke muudatusi ülejäänud infrastruktuuris ei viidud läbi. Forex Club ei loobunud Jira ja Confluence'ist, kuigi rakendas Google Keep'i operatiivsete ülesannete jaoks. Jira ja Confluence'i integreerimiseks G Suite'iga paigaldasime pistikprogrammid, mis võimaldavad andmete kiiret edastamist. Säilis jälgimissüsteem ning hulk lisatööriistu: Trello, Teamup, CRM, Metriigid, AWS jne. Loomulikult on filiaalides endiselt süsteemiadministraatorid.
Katse Chromebookiga
Otsides viisi kulude kärpimiseks, plaanis Forex Club viia kõik üle liikuvatele töökohtadele Chromebookide baasil. Seade ise maksab äärmiselt vähe, ning kasutades pilveteenuseid, võiks seal kiiresti töökohad seadistada.
Testisime liikuvate töökohtade süsteemi väikese kasutajate grupiga, kus oli 25 inimest müügiosakonnas. Selle osakonna töötajatel ei olnud ülesandeid, mis takistaksid tööd ainult veebis, seega pidi see migratsioon nende jaoks olema märkamatult sujuv. Kuid katse tulemusena selgus, et odava Chromebooki riistvarast ei piisatud kõigi Forex Clubi ettevõtte rakenduste nõuetekohaseks toimimiseks. Ükski kallim mudel, mis oleks tehniliste parameetrite poolest sobiv, ei olnud klassikaliste Windowsi sülearvutitega võrreldes oluliselt odavam. Lõpuks otsustati projektist loobuda.
Mis on muutunud G Suite'i saabumisega?
Hoolimata kõikidest eelarvamustest ja usaldamatust on juba kolme kuu pärast koolitusi 80% töötajatest küsitlustes märkinud, et G Suite on nende dokumentide haldamist tõepoolest kergendanud. Pärast üleminekut on töötajate liikuvus suurenenud, kes on hakanud rohkem töötama kantavate seadmete kaudu:
Mobiilseadmete kasutamise statistika Forex Clubi andmetel
Google Forms on saanud suure populaarsuse. Osakondade vahel võimaldavad need kiiresti küsitlusi läbi viia, mille jaoks varem tuli kasutada posti, tulemuste kogumine toimus käsitsi. Kõige rohkem küsimusi ja kaebusi tekitas üleminek Google Chat ja Hangouts Meet'ile, kuna nende funktsioonide arv on üldiselt väiksem, kuid nende kasutamine võimaldas loobuda paljusid sõnumite saatmise rakendusi ettevõtte sees.
Projektide tulemusi sõnastas Dmitri Ostruverhov, kellega me töötasime: "Projekt vähendas Forex Clubi IT-infrastruktuuri kulusid ja lihtsustas selle hooldust. Kogu rida teenuste toetamisega seotud ülesandeid kadus, kuna need küsimused lahendatakse Google'i poolel. Nüüd saab kõiki teenuseid seadistada kaugelt, neid toetab paar Google'i administraatorit, ja IT-osakonna jaoks jäi rohkem aega ja ressursse teistele ülesannetele."
Allikas: habr.com
