Oleme mitu korda kirjutanud, kuidas meie tehnoloogiad aitavad ja isegi töödelda teavet mis tahes tüüpi dokumentidest ja sisestada andmeid raamatupidamissüsteemidesse. Täna räägime teile, kuidas me seda rakendasime в – Moskva suurim soojuse ja sooja vee tarnija.
Kujutage end ette tavalise raamatupidaja asemel. Mõistame, et see pole lihtne, kuid proovige siiski. Iga päev saate tohutul hulgal paberarveid, arveid, tõendeid jne. Ja eriti palju – aruandmisele eelnevatel päevadel. Kõik andmed ja summad tuleb kiiresti ja hoolikalt üle kontrollida, uuesti trükkida ja raamatupidamissüsteemi sisestada, tehinguid käsitsi teostada ja dokumendid arhiivi saata, et need saaks seejärel koheselt esitada kontrollimiseks siseaudiitoritele, maksuteenistusele, tariifile. reguleerivad asutused ja teised. Raske? Kuid see on pikaajaline äripraktika, mis eksisteerib paljudes ettevõtetes. Oleme koos MOEK-iga seda vaevarikast tööd lihtsustanud ja mugavamaks muutnud. Kui olete huvitatud, kuidas oli, tere tulemast kassi juurde.
Fotol on Moskva CHPP-21, Euroopa suurim soojusenergia tootja. Selles jaamas toodetud soojusega varustab MOEK 3 miljonit Moskva põhjaosa elanikku. .
MOEKil on Moskvas kümmekond ja pool filiaali. Nad teenindavad 15 811 km soojusvõrke, 94 soojusjaama ja katlamaja, 10 000 soojuspunkti ja 24 pumbajaama ning ehitavad ja paigaldavad uusi soojusvarustussüsteeme. Ettevõte ostab erinevaid seadmeid ja teenuseid äritegevuseks: . Dokumentide vormistamist igas ostu algatavas osakonnas viivad läbi spetsiaalsed töötajad - lepingulised juhendajad.
Kuidas töötavad lepingud suures ettevõttes? Kui kuraatorid sõlmivad lepingu, saavad nad vastaspooltelt palju olulisi paberdokumente: saatelehed, teenuse osutamise tõendid, arved, sertifikaadid jne. Tavaliselt skannib kuraator äripaberid ja seejärel lisab skaneeringud ettevõtte ressursis olevale tellimusele. juhtimissüsteem. Finantskontrolör kontrollib kõiki andmeid käsitsi. Pärast seda viib kuraator originaaldokumendid raamatupidamisosakonda. Või teeb seda kuller ja siis võib dokumentide teisaldamine võtta kauem aega - mitmest tunnist paari päevani.
Ja kõik oleks hästi, kuid nagu paljudes teistes ettevõtetes:
- Raamatupidamisse võivad paberid jõuda mitu päeva enne aruande esitamist. Siis peavad raamatupidajad ööd ja päevad oma töökohas veetma. Käsitsi tuleb kontrollida, kas kõik arved, arved jne on õigesti täidetud.Seejärel, kui kõik on õige, tipib töötaja andmed uuesti raamatupidamissüsteemi ja teeb konteeringud. Samas kulub 90% raamatupidaja ajast andmete – üksikasjade, summade, kuupäevade, kaubanumbrite jms – kordustrükkimisele. Seetõttu on oht teha vigu.
- Dokumendid võivad saabuda vigadega. Ja vahel on mõni arve või tõend puudu. Mõnikord selgub see viimastel päevadel enne aruande esitamist. Seetõttu võib dokumendi kinnitamise aeg viibida.
- Pärast kannete tegemist säilitavad raamatupidajad arveid, arveid ja akte eraldi paber- ja elektroonilises arhiivis. Miks see raske on? Näiteks MOEK töötab tariifide alusel ja on seetõttu kohustatud oma kuludest regulaarselt täitevvõimudele aru andma. Ja kui järgmine riigi- või maksurevisjon tuleb raamatupidamisse, peavad töötajad kaua dokumente otsima.
MOEK raamatupidamine nägi vanasti välja selline:
MOEK otsustas esimesena energeetikas selle skeemi ümber ehitada ja lihtsustada, et tehingud kiiresti lõpetada ja aruanded esitada, hangete turumuutusi paremini hinnata ning finantsstrateegiat planeerida. Pikaajalist raamatupidamisosakonna töösüsteemi ei olnud lihtne iseseisvalt muuta, mistõttu otsustas ettevõte selle koos oma partneriga ABBYYga ümber kujundada.
Pole varem öeldud kui tehtud
ABBYY spetsialistide meeskond on MOEKis juurutanud universaalse platvormi intelligentseks infotöötluseks ja konfigureeritud:
- paindlikud kirjeldused (andmeväljavõtte mallid) dokumentide töötlemiseks. Rääkisime üksikasjalikult, mis see on ja milleks seda Habrel vaja on и . Lahendust kasutades töötleb MOEK enam kui 30 liiki dokumente (näiteks paigaldatud seadmete tõend või agentuuritasude tõend) ja teeb neist väljavõtteid üle 50 atribuudi (dokumendi number, kogusumma koos käibemaksuga, ostja nimi, müüja, töövõtja, kauba kogus jne);
- konnektor kontrollide tegemiseks ja andmete üleslaadimiseks, mis ühendas ABBYY FlexiCapture'i, SAP-i ja OpenTexti. Tänu konnektorile sai võimalikuks erinevate kataloogide abil tellimuse ja lepingu andmeid automaatselt kontrollida. Me räägime sellest allpool;
- dokumentide eksport OpenTextil põhinevasse elektroonilisse arhiivi. Nüüd on kõik dokumendid skannitud ühes kohas;
- SAP ERP-i raamatupidamiskannete mustand koos linkidega dokumentide skannitud piltidele.
Seejärel töötasid ABBYY ja MOEKi töötajad välja otsinguvormi, et raamatupidaja saaks mõne sekundiga elektroonilisest arhiivist mis tahes atribuudi järgi olulised kontod üles leida ja maksukontrolliks esitada.
Otsing on võimalik 26 erineva kriteeriumi alusel (pilt on klikitav):
Pärast seda, kui MOEK kogu süsteemi edukalt testis, pandi see tööle. Kogu projekt koos kooskõlastuste, täpsustuste ja parendustega valmis 10 kuuga.
Tööskeem pärast ABBYY FlexiCapture'i juurutamist:
Kas sulle tundub, et midagi pole muutunud? Jah, äriprotsess jääb samaks, lihtsalt enamikku funktsioonidest täidab nüüd masin.
Juhtmed, tehtud!
Kuidas nüüd lood on? Oletame, et lepingu kuraator sai soojuselektrijaamade pumpade tarnimise või näiteks soojusvõrkude ehitamise tehingu esmaste dokumentide komplekti. Spetsialist ei pea enam ise kontrollima dokumentide täielikkust ja sisu, kutsuma kulleri ja saatma originaaldokumente raamatupidamisse. Kuraator lihtsalt skannib allkirjastatud esmaste dokumentide komplekti ja seejärel võtab tehnoloogia üle.
Võrguskannimissüsteemi kasutades saadab töötaja skaneeringud TIFF- või PDF-vormingus oma kuuma kausta või meili. Seejärel avab ta ABBYY FlexiCapture'i veebisisestusjaama ja valib töödeldava dokumendi tüübi. Näiteks "tööde/teenuste ostmine agentuuritasudega", "materiaaltehniliste vahendite (MTR) kättesaamine" või "kinnisvaraarvestus".
Komplekti tüüp määrab nõutavate dokumentide ja andmete arvu ja tüübid, mida süsteem peab klassifitseerima, ära tundma ja kontrollima.
Kuraator laadib tuvastamiseks üles skaneeringud. Süsteem kontrollib automaatselt kõigi dokumentide olemasolu, iga paberi sisu ning server tunneb ära üksikasjad – lepingu kuupäev, summa, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number, kontrollpunkt ja muud andmed. Muide, MOEK on esimene energiaettevõte Venemaal, kes seda lähenemist kasutab.
Kui kuraator pole kõiki dokumente üles laadinud või mõni arve ei sisalda kõiki andmeid, märkab süsteem seda ja palub töötajal kohe viga parandada:
Süsteem kaebab ja palub lisada puuduvad dokumendid (edaspidi on ekraanipildid klikitavad):
Süsteem märkas, et dokument on aegunud:
Seega ei pea töötaja enam kindlaks tegema, kas dokument on õigesti vormistatud. Kui kõik on õige, toimub enamik andmete kontrollimist automaatselt otse veebisisestusjaamas. Piisab SAP ERP-s määratud tellimuse numbri sisestamisest. Pärast seda võrreldakse tuvastatud andmeid SAP-is töödeldava teabega: vastaspoole TIN ja KPP, lepingute numbrid ja summad, käibemaks, toote või teenuse nomenklatuur. Ühe dokumendi töötlemine ja kontrollimine võtab aega vaid paar minutit.
Kasutades üksikasju - INN ja KPP - saate valida kataloogist soovitud ettevõtte:
Kui arvel või arvel on viga, ei võimalda see dokumenti arhiivi eksportida. Näiteks kui dokument on valesti koostatud või mõni tegelane on valesti tuvastatud, annab süsteem sellest märku ja palub töötajal kõik ebatäpsused parandada. Siin on näide:
Süsteem tuvastas, et Vasilek CJSC ei ole MOEKi tarnijate nimekirjas.
See võimaldab töötajatel vigu jälgida enne, kui dokument raamatupidamisosakonda jõuab.
Kui kõik kontrollid on edukalt sooritatud, saadetakse ühe klõpsuga dokumendi skannitud koopia OpenTexti elektroonilisse arhiivi ning SAP-is ilmub link ja kaart selle metaandmetega. Raamatupidajal või kuraatoril on alati võimalik elektroonilises arhiivis vaadata nõutava tellimuse dokumentide nimekirja ja teavet selle kohta, kes, mis aja jooksul ja mis tulemusega dokumente menetles.
Pjotr Petrovitš uuris elektroonilist arhiivi, ...
...vaadata, kes tellimuse nr 1111 dokumente üles laadis.
Pärast andmete ja skaneeringute üleslaadimist ABBYY FlexiCapture'ist SAP-i kuvatakse tehingu mustand koos eeltäidetud andmete ja linkidega dokumentide skannitud piltidele.
Juhtmete eelnõu:
Seejärel saab raamatupidaja meiliteate lingiga valmis mustandile ja skannib. Spetsialist ei pea enam paberiga vaeva nägema. Ta peab vaid kontrollima skaneeringutelt tehingu kogusummat, pitsati ja allkirja olemasolu ning tehingu sooritama. Raamatupidaja kulutab sellele nüüd alla minuti.
Projekti tulemused
- ABBYY tehnoloogiaid kasutades on MOEK lihtsustanud ja kiirendanud mitte ainult raamatupidamist, vaid ka finantskontrolli. Postituse tegemiseks ei pea töötajad enam originaaldokumentidega kullerit ootama – piisab, kui saada ühe klõpsuga elektroonilisest arhiivist skaneering juba kontrollitud andmetega. Tõsi, paberdokumenti on ikka vaja. Nüüd aga saab selle hiljem raamatupidamisosakonda saata. Selle kohale jõudes teeb töötaja raamatupidamissüsteemis linnukese “Originaal kätte saadud”.
- Töötajad saavad koheselt skaneeringutelt kõik vajalikud andmed tehingu kohta, sooritavad tehingud õigeaegselt ning valmistavad ette kõik dokumendid aruandluseks. Nüüd ei karda nad ei sise- ega väliskontrolli.
- Raamatupidajad teevad finantstehinguid 3 korda kiiremini ning MOEK lõpetab aruandeperioodi 10 päeva varem.
- Kõik MOEK filiaalid säilitavad raamatupidamisdokumente ühtses elektroonilises arhiivis. Tänu sellele leiate mistahes arve, lepingu või täitmisakti, aga ka nende juures olevad atribuudid (summad, käibemaks, toote- või teenusevahemikud) senisest 4 korda kiiremini.
- Lahendus töötleb aastas üle 2,6 miljoni lehekülje dokumente.
Selle asemel, et järeldus
MOEK kasutab juba 2 aastat ja selle aja jooksul olen kogunud statistikat. Selgus, et raamatupidajad teevad 95% kannetest ilma eelnõudesse muudatusi tegemata. See tähendab, et sellised postitused saab edaspidi täiesti automaatselt vahele jätta. Juhtus nii, et see toode oli tegelikult ettevõtte esimene samm “tehisintellekti” elementide juurutamisel ettevõtte äriprotsessidesse: MOEK töötab välja vastava programmi.
Ka teised Venemaa ettevõtted automatiseerivad raamatupidamistööd: muudavad selle lihtsamaks ja mugavamaks. Näiteks kasutades ABBYY tehnoloogiaid, finantskontrolli teenust "» Saab 2 korda kiiremini kätte olulise äriinfo ning kulub 20% vähem aega vajalike arvete ja saatelehtede otsimisele. Arukad infotöötlustehnoloogiad aitavad ettevõtte raamatupidamisosakonna töötajaid "» leidke massilise maksurevisjoni käigus koheselt vajalikud finantsdokumendid. 2019. aastal plaanivad ettevõtte spetsialistid töödelda umbes 10 miljonit lehekülge dokumente.
Kas soovite MOEKi ja ABBYY projekti kohta rohkem teada? 3. aprillil kell 11 räägib MOEK infotehnoloogiakeskuse juhataja asetäitja Vladimir Feoktistov tasuta üritusel. . Liituge, kui soovite küsimusi esitada.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY ettevõtte ajaveebi toimetaja
Allikas: www.habr.com