Habr, tere! Minu nimi on Oleg ja vastutan IT-teenuse eest ABBYY ettevõtete grupis. Rohkem kui kuu aega tagasi hakkasid ABBYY töötajad üle maailma töötama ja elama ainult kodus. Pole enam avatud ruume ega ärireise. Kas mu töökoht on muutunud? Ei. Kuigi üldiselt jah, see muutus 2-3 aastat tagasi. Ja nüüd tagame tehniliselt kontorite toimimise 13 riigis samamoodi nagu seni. Lihtsalt nüüd teeme seda kodus istudes - köögis, diivanil või rõdul ning kontoris on tööl ainult üks inimene. Muide, siin see on:
Täna räägin sellest, milliseid probleeme peab ABBYY IT-teenus nüüd lahendama, kuidas kontoriteenindajad meid päästavad, miks MS Teams ja Zoom on nüüd meile kõik ja paljust muust. Tere tulemast kassi.
Kaua aega tagasi, enne karantiini...
5-7 aastat tagasi oli ABBYY ettevõte, mis keskendus sisemise infrastruktuuri arendamisele. Pilvetooteid kasutasime vähe – proovisime rakendusi sisemiselt juurutada ja seetõttu oli neile väljast ligipääs raskendatud. Aga ajad on muutunud...
Pilvetooted arenesid palju kiiremini, pakkusid rohkem paindlikkust ja funktsionaalsuse mitmekesisust. Ja nüüd on sageli lihtsalt võimatu leida kohapealsete võimalustega analooge.
Töötajad vajasid liikuvust. Müüjad ja turundajad on pidevalt ärireisidel, reisivad mööda maailma, käivad koosolekutel – nad lihtsalt vajavad juurdepääsu ettevõtte süsteemidele igal ajal ja igal pool.
Samuti on vahetunud inimeste põlvkond. Uued noored töötajad eelistavad töötada ühistööruumides, kohvikutes või kodus. Liikuvus on neile oluline. Seetõttu lõime tehniliselt igapäevaelus eksisteerivaga sarnase töökeskkonna. Kolleegidel on palju mugavam, kui nad ei pea lülituma kontori ja mõne muu töökoha vahel.
Hetkel on ABBYY rahvusvahelised esindused avatud 13 riigis USA-st Austraaliani. Ja palju mugavam on omada ühist pilvetaristut, kui olla siseteenustega “seotud” konkreetse asukohaga.
Mitu aastat tagasi vaatasime üle oma strateegia ja hakkasime oma töös aktiivselt pilverakendusi kasutama. Meile meeldib väga näiteks Office 365 pakett – MS Teams, OneDrive, SharePoint jt.
See ei tähenda, et kõik töötajad sõltuksid pilvelahendustest. ABBYY-l on rikkalik sisemine infrastruktuur; näiteks kasutavad arendajad kohalikke vahendeid närvivõrkude koolitamiseks. Ma ütleks, et me kasutame pilvetooteid ja oma sisemist infrastruktuuri umbes 50/50.
RDP populaarsusest
Oleme alati lubanud sisevõrguga kaugtööd teha ja igaüks valis endale sobiva meetodi. Need, kes on sagedamini kontoris, eelistavad RDP-d (kaugtöölaud). Reeglina on igaühel kodus oma varustus: see pole alati võimas ja seda saab kasutada kogu pere. Ja tööl on kaasaegne arvuti, mis on seadistatud ja kõigega ühendatud. Seetõttu on RDP-ga mugavam ühenduda kodust ja töölt, pööramata tähelepanu sellele, mis teie personaalarvutis on.
Moskvas asuva kontori jaoks (siin asuvad teadus- ja arenduskeskus, ABBYY Venemaa ja ABBYY Emerging Marketsi kontorid) oli meil tavaliselt alati kaks kaugtöölaua lüüsi (RD Gateway) kaugühenduse jaoks, nad said hakkama. Kuid nüüd on see ühendamisviis muutunud väga populaarseks. Koormuse tasakaalustamiseks võttis IT-teenus kasutusele kaks täiendavat lüüsi. See on ilmselt ainuke taristumuudatus, mille oleme alates märtsist teinud.
Edaspidi annan statistika ABBYY Moskva kontori kohta, kuna siin töötab üle 800 inimese ja andmed on kõige orienteeruvamad.
VPN
On kolleege, kes on harjunud VPN-iga töötama. Nüüd on paljud ettevõtte varustuse koju viinud. Enamasti võtsime kaasa sülearvuteid ja monitore. Pidevalt kaugtööd tehes on teine suur monitor palju mugavam. Me ei ostnud oma töötajatele lisavarustust.
Valveametnikud
Isegi karantiini ajal ei saa ilma inimesteta kontoris hakkama. Määrasime kaks süsteemiadministraatorit valvesse - Yura ja Stas. Igaüks neist töötab nädala kontoris ja nädala kodust. Poistel on tavaline graafik - 10-19.
Need aitavad lahendada töötajate tehnilisi probleeme. Meil on palju varustust ja mõnikord läheb see katki. Enamasti hangub kellegi arvuti kinni. Paar korda nädalas läheb kõvaketas katki, midagi põleb läbi ja vajab väljavahetamist või parandamist.
On olnud mitu elektrikatkestust, mis tähendab, et keegi peab arvuti taaskäivitama, kuna töötajad ei saa seda kaugjuhtimisega teha. Üldiselt kulub 90% nende ajast kontoriseadmete sisselülitatuna hoidmisele.
Samuti on mitmeid ebatavalisi ülesandeid, mida valveametnikud karantiini ajal täitma hakkasid.
- Sisestage paber printeritesse ja eemaldage prinditud dokumendid. See on vajalik töötajatele, kes töötlevad sissetulevaid dokumente ja prindivad neid koduarvutitest tööprinteriga. Kontorisse naastes võtavad nad kohe kõik dokumendid välja, mitte ei prindi 100500 XNUMX lehekülge. Muidugi oli seda võimalik teha ka hiljem, kuid me aitame oma kolleegidel tavapärast protsessi mitte muuta – nüüd on nii palju ebatavalisi asju.
- Pakkisime ja toimetasime skannerid ja printerid kolleegidele, kes neid tööks vajasid. Ühel töötajal, kes oli end oma suvilasse eraldanud, aidati ühendada kaabel, et tal oleks stabiilne internet.
Muide, ABBYY FineScanner AI mobiilirakendus aitab ka dokumente skaneerida, samuti neis teksti ära tunda, allkirju lisada, faile 12 populaarsesse vormingusse teisendada ja palju muud. Kuni 31. juulini kaasa arvatud me esmaklassiline juurdepääs ABBYY FineScanner AI-le.
Aga nädalavahetusel?
Nädalavahetustel kontoris töötajaid ei ole. Leppisime oma süsteemiadministraatoriga, kes elab Otradnõis (kus asub meie kontor), kokku, et kui midagi juhtub, siis ta tuleb ja aitab. Ja tema abi tuli kasuks: nädalavahetusel oli mitu elektrikatkestusjuhtumit ning seadmete töö oli vaja taastada.
Läbib
Veel märtsis väljastasime saidile mos.ru pääsmed kõigile töötajatele, kes peavad karantiini ajal kontorisse tulema. Nüüd, kui on vaja tööle minna, väljastab töötaja ka QR-koodiga pääsme. Kuid võimalus kontorisse tulla ei tähenda, et kolleegid seal iga päev käiksid. Tavaliselt on hoones tööl ainult üks inimene. Ülejäänutel lubatakse tulla vaid hädaolukorras.
Teiste riikide kontorites
Teistes ABBYY kontorites on olukord üldiselt sama – need on suletud ning töötajad töötavad kodus ja kasutavad samu tööriistu. Näiteks Ameerika kontoris pole isegi valveametnikku. Kohalik süsteemiadministraator võttis osa seadmeid laost enne karantiini ja uue töötaja saabudes saadab seadistatud sülearvuti lihtsalt posti teel.
Kuidas ühenduses püsida
Nüüd on suhtluskanalite koormus isegi langenud võrreldes ajaga, mil inimesed kontoris töötasid. Põhiline liiklus – failide allalaadimine ja videote vaatamine – on nüüd koduteenusepakkujatel. Kanaleid ei olnud vaja laiendada, kuigi plaanisime seda sel aastal.
Karantiini ajal vaatasime esimese asjana hoolega üle side taastamise regulatsioonid - lisasime mitmeid monitooringuteste, töötasime välja varukanalitele ülemineku skeemi ja vaatasime koormuse tasakaalustamise reegleid.
Kuidas tagasite kaugjuhtimise turvalisuse?
Kõige tähtsam oli kahtlemata turvalisuse tagamine. Kuid oleme ka selleks valmistunud. Aasta tagasi võeti kasutusele kahefaktoriline autentimine. Ma arvan, et see on üks kohustuslikest asjadest, kui inimesed töötavad palju väljaspool ettevõtte keskkonda. Ja see on selline asi, mida te ei saa kiiresti installida. Tänapäeval nõuab juurdepääs mis tahes ettevõtte ressurssidele kahte tegurit. Kui keegi plaanib kaugtööle üle minna, siis infoturbe seisukohalt on see kohustuslik.
Näeme, kuidas petturid on muutunud aktiivsemaks ja püüavad oma mandaate hankida. Need on peamiselt andmepüügirünnakud. Ja kuigi e-post on kaitstud, ei saa andmepüügi tehniliselt täielikult ära hoida. Oluline on, et töötajad ise mõistaksid, et nad ei tohiks klõpsata kahtlastel linkidel ega avada faile sõnumitest, mida nad ei oodanud. Selleks viisime töötajatele läbi veebiseminari ja tuletasime meelde, mida sellistes olukordades teha. Praegu on sellisteks veebiseminarideks väga hea aeg, sest inimesed on ebatavalises olukorras olles kogutud, keskendunud, infole avatumad ja tajuvad seda paremini.
Tähelepanu pöörasime ka lihtsatele kodus töötamise reeglitele, näiteks vajadusele tööseanss välja lülitada, lahkudes arvuti lukustada, kontod eraldi: töötad ühe all, laps mängib teise all. See on väga oluline, sest laps näeb issi või ema klaviatuuril koputamas ja ta tahab ka seda teha. Ta tuleb ja koputab, aga me ei tea, mida ta seal koputab ja mis programmis ta andmed kustutab või asendab.
Samuti palusime kolleegidel kontrollida, kuidas nende kodune internet on seadistatud, mis on parool ja kas see on üldse olemas. Muidugi tegid nad reservatsiooni: kui inimene ei saa aru, mida teha, siis on parem seda mitte teha. Ühenduse hoidmine on palju olulisem. Nad palusid töötajatel kontrollida ka oma kodusid WiFi-ruutereid. Mõnel soovitati isegi midagi muud osta, sest neil oli nii iidne tehnika, mis ei võimaldanud pakkujate praeguste kiirustega töötada.
Kõige populaarsemate kaugrakenduste kohta
Tõenäoliselt arvasite juba, et need on suhtlusvahendid. Kuna kasutame Office 365, suhtlevad töötajad Teams messengeri kaudu nii omavahel kui ka väliste inimestega. Ta on ennast väga hästi tõestanud.
Suurenenud on kõikide kontorite töötajate poolt Teamsis saadetud grupisõnumite arv:
- 21. veebruarist 20. märtsini saatsime >689 tuhat sõnumit.
- 21. märtsist 19. aprillini saatsime >1 miljon sõnumit.
Suurenenud on ka kõnede arv (üks ühele):
- 21. veebruarist 20. märtsini oli 11,5 tuhat.
- 21. märtsist 19. aprillini – >16 tuh.
Lisaks Teamsile kasutame ka Zoomi, kuna selle teenuse heli- ja videokvaliteet on üks turu parimaid. Lisaks võimaldab Zoom konverentsile “sisse helistada” ja telefoni teel ühendust võtta.
Kuni 15. märtsini ei ületanud Zoomi koosolekute arv peaaegu 100 päevas ning kuu teisest poolest hakkasime ABBYYs seda teenust aktiivsemalt kasutama:
Aprillis toimus Zoomil peaaegu igal tööpäeval 100 või enam koosolekut:
Nüüd on Internetis palju teateid Zoomi ebausaldusväärsuse kohta. Pole sugugi üllatav, et kõige populaarsem instrument on nüüd sellise tähelepanu osaliseks saanud. Võtame ühendust oma Zoomi esindajatega ja vaatame, kui tõsiselt ettevõte kõiki leide võtab. Võtsime ka mitmeid meetmeid. Lihtsaim ja tõhusaim neist on koosolekute salvestiste pilvesalvestusse salvestamise keeld.
Interneti-turvalisus on ennekõike töötaja enda tähelepanelikkus. Usume, et Zoom tuleb toime ja see olukord muudab selle teenuse ainult tugevamaks.
Graafik näitab, kuidas alates märtsi teisest poolest hakkas Zoomi koosolekutel osalejate arv kasvama. Nagu ka minutite arv.
Trend jätkus ka aprillis, kus veebiseminaride ja Zoomi koosolekutega liitus üha rohkem töötajaid.
Meie jaoks on Zoom ja Teams üksteist dubleerivad teenused. Kuid kahe suhtlusvahendi omamine on nüüd ilmselt kohustuslik, kuna telekommunikatsiooni koormus on tohutu. Oli juhtumeid, kui üks teenustest hakkas kõige ebasobivamal hetkel ebaõnnestuma, siis kutsusid töötajad kiiresti teise teenuse ja jätkasid tööd.
Lisaks on need suhtlusvahendid. Praegu on oluline, et inimesed püsiksid ühenduses. Enamik kõnesid ABBYY-le tehakse sisse lülitatud kaameraga. Kui ma kontoris töötasin, ei lülitanud ma kaamerat sisse. Nüüd, olenemata sellest, millises vormis te olete, lülitate selle alati sisse. Peaaegu alati.
Selle asemel, et järeldus
Ettevõtte tehniline ettevalmistamine kaugtööks ei ole midagi, mida saaks teha mõne päevaga. Parem on selleks ette valmistuda. Alustasime pilveteenustele üleminekuga juba ammu, sest tahtsime aidata oma töötajatel olla mobiilsemad. Kuid nagu selgus, on see mobiilsus kasulik ka olukorras, kus karantiini kuulutatakse.
Tõenäoliselt oleme nüüd kõik oma tööjõukulud tagasi maksnud infrastruktuuri üleminekuks ja muutmiseks sisemiselt välisemaks, sest inimesed võtsid oma tehnika, lahkusid kontorist, läksid koju ja suvilatesse... ja midagi pole muutunud.
Täname meie süsteemiadministraatorit Yura Anikeevit selles postituses olevate fotode eest.
Allikas: www.habr.com