Kuidas me tehniliselt tagame ABBYY kontorite töö ajal karantiini

Tere, Habr! Minu nimi on Oleg ja ma vastutan ABBYY ettevõtete grupi IT-osakonna eest. Üle kuu aja tagasi hakkasid ABBYY töötajad üle kogu maailma töötama ja elama ainult kodus. Enam ei mingit avatud kontorit ega ärireise. Kas mu töö on muutunud? Ei. Kuigi tegelikult jah, aga see muutus juba 2–3 aastat tagasi. Praegu tagame me tehniliselt kontorite töö 13 riigis samamoodi nagu varem. Lihtsalt nüüd teeme seda kodus – köögis, diivanil või rõdul, samas kui kontoris on ainult üks valveametnik. Muide, siin ta on:

Täna räägin sellest, milliseid ülesandeid peab praegu ABBYY IT-osakond lahendama, kuidas valveametnikud meid kontorites päästavad, miks MS Teams ja Zoom on nüüd meie kõik ning paljust muust. Tere tulemast alla.

Ammu-ammu, enne karantiini…

5–7 aastat tagasi oli ABBYY ettevõte, mis keskendus sisemise infrastruktuuri arendamisele. Me kasutasime vähe pilveteenuseid – püüdsime rakendusi enda sees käivitada, seega oli neile väljastjuurdepääs keeruline. Aga ajad muutusid…

Pilveteenused arenesid palju kiiremini, nad pakkusid rohkem paindlikkust ja funktsionaalsust. Praegu on tihti lihtsalt võimatu leida analooge on-premise võimalustega.

Töötajatele oli vajalik liikuvus. Müügiesindajad ja turundajad on pidevalt ärireisidel, reisivad üle kogu maailma ja kohtuvad klientidega – neile on hädavajalik juurdepääs ettevõtte süsteemidele igal ajal ja igas kohas.

On muutunud ka inimeste põlvkond. Uued noored töötajad eelistavad töötada kaubanduskeskustes, kohvikutes, kodus. Neile on oluline liikuvus. Seetõttu oleme tehniliselt loonud töökeskkonna, mis sarnaneb igapäevaelus eksisteerivaga. Kollegidel on palju mugavam, kui ei pea vahetama kontori ja muu töökoha vahel.

Praegu on ABBYY rahvusvahelised kontorid avatud 13 riigis alates Ameerikast kuni Austraaliani. On palju mugavam omada ühist pilveinfrastruktuuri, kui olla „kinni” teatud asukohta siseteenustega.

Mõned aastat tagasi vaatasime oma strateegiat üle ja hakkasime aktiivselt kasutama pilvepõhiseid rakendusi. Näiteks meeldib meile väga Office 365 pakett – MS Teams, OneDrive, SharePoint ja teised.

See ei tähenda, et kõik töötajad sõltuvad pilvelahendustest. ABBYY-l on rikkalik sisemine infrastruktuur, näiteks kasutavad arendajad kohalikke ressursse närvivõrkude koolitamiseks. Ütleksin, et kasutame pilveprodukte ja meie enda sisemist infrastruktuuri umbes 50:50.

RDP populaarsusest

Oleme alati lubanud töötada sisevõrgus kaugelt, ja igaüks valis endale sobiva viisi. Need, kes on sagedamini kontoris, eelistavad RDP-d (kauglaud). Tavaliselt on kodus igal inimesel oma seadmed: need ei ole alati võimsad ja nendega võib kasutada kogu pere. Kontoris on aga kaasaegne arvuti, mis on seadistatud ja kõigega ühendatud. Seetõttu on kodust mugavam RDP-le sisse logida ja töötada, mitte pöörata tähelepanu sellele, mis sul isiklikul arvutil on.

Moskvas asuvale kontorile (kus asuvad R&D keskus, ABBYY Venemaa kontor ja ABBYY Emerging Markets kontor) on meil tavaliselt piisavalt kahte kauglaudade väravat (RD Gateway) kaugühenduse jaoks ning need on oma ülesandega hästi hakkama saanud. Kuid nüüd on see ühendusviis muutunud väga populaarseks. Koormuse tasakaalustamiseks on IT-osakond käivitanud veel kaks lisaväravat. See on tõenäoliselt ainus infrastruktuuri muudatus, mida oleme teinud alates märtsist.

Edasi toon statistika ABBYY Moskva kontori kohta, kuna siin töötab üle 800 inimese ja andmed on kõige esinduslikumad.

VPN

On kolleegi, kes on harjunud töötama VPN. Praegu on paljud viinud ettevõtte seadmed koju. Peamiselt võeti endaga kaasa sülearvutid ja monitorid. Kui töötad pidevalt eemalt, on lisamonitor palju mugavam. Täiendavaid seadmeid me töötajatele ei ostnud.

Vahtkond

Isegi karantiini ajal ei saa täielikult ilma kontoris olevate inimesteta hakkama. Oleme nimetanud kaks vahtsüsteemi – Juru ja Stasi. Igaühel neist on nädal kontoris ja nädal kodus. Poissidel on tavapärane graafik – kell 10-19.

Nad aitavad lahendada tehnilisi probleeme, millega töötajad silmitsi seisavad. Meil on palju seadmeid, ja need võivad aeg-ajalt rikki minna. Juhtumisi külmustavad kellegi arvutid paar korda nädalas, kõvaketas läheb katki, midagi põleb läbi, tuleb vahetada/repairida.

On olnud mitu elektrikatkestust, mistõttu peab keegi arvuteid uuesti käivitama, kuna töötajad ei saa seda kaugelt teha. Üldiselt kulutab 90% nende ajast kontoritehnika töötamise tagamiseks.

On ka mõned ebatüüpilised ülesanded, mida valvurid hakkasid karantiini ajal täitma.

1. Paberite viimine printeritesse ja trükitud dokumentide eemaldamine. See on vajalik töötajatele, kes töötlevad sisenevaid dokumente ja trükivad neid oma kodukontoritest kontori printeris. Kui nad tagasi kontorisse naasevad, võtavad nad kohe kõik dokumendid, mitte ei prindi 100500 lehte. Loomulikult oleks seda saanud teha ka hiljem, aga me aitame kolleegi mitte muuta harjumuspärast protsessi – hetkel on juba väga palju ebatavalist.
2. Me pakkisime ja viisime skännerid ja printerid kolleegidele, kelle jaoks need on tööks vajalikud. Ühele töötajale, kes viibib suvekodus, aitasime kaablit ühendada, et tal oleks stabiilne internet.

   Muide, mobiilirakendus ABBYY FineScanner AI aitab samuti dokumente skaneerida, samuti tekstide tuvastamist, allkirjade lisamist, failide konvertimist 12 populaarse formaadi vahel ja palju muud. Kuni 31. juulini pakume kingitusena premium-juurdepääsu ABBYY FineScanner AI-le.

Aga kuidas nädalavahetustel?

Nädalavahetustel ei ole töötajaid kontoris. Me leppisime kokku oma süsteemihalduriga, kes elab Otradnos (kus asub meie kontor), et ta tuleb vajadusel appi. Ja tema abi tuli kasuks: nädalavahetustel oli mitu elektrikatkestust, seega tuli tehnika töö taastada.

Läbipääsud

Kõigile töötajatele, kellele on karantiini ajal kontoris käimine vajalik, väljastasime juba märtsis pääsmed mos.ru kaudu. Praegu, kui on vaja tööle minna, vormistab töötaja veel ka QR-koodiga pääsme. Kuid võimalus kontorisse minna ei tähenda, et kolleegid sõidavad sinna iga päev. Tavaliselt on hoones vaid üks valvur. Ülejäänutele on lubatud tulla ainult äärmise vajaduse korral.

Teistes riikides asuvates kontorites.

Muud ABBYY kontorid on üldiselt sama olukorras – nad on suletud, kuid töötajad töötavad kodus ja kasutavad samu tööriistu. Näiteks Ameerika kontoris ei ole isegi vahetustöötajat. Kohalik süsteemiadministraator viis enne karantiini osa varustusest ladust, ja kui uus töötaja tuleb, saadab ta lihtsalt seadistatud sülearvuti postiga.

Kuidas püsida ühenduses

Praegu on sidekanalite koormus isegi vähenenud võrreldes ajaga, mil inimesed töötasid kontoris. Peamine liiklus – failide allalaadimine ja videote vaatamine – on nüüd koduste teenusepakkujate peal. Kanali laiendamine ei ole vajalik olnud, kuigi me plaanisime seda sellel aastal.

Karantiini ajal vaatasime esmalt hoolikalt üle side taastamise regulatiivdokumendid – lisasime mitu jälgimistesti, töötasime välja varude kanalite lülitamise skeemi, vaatasime üle koormuse tasakaalustamise reeglid.

Kuidas tagasime turvalisuse kaugtöös?

Kahtlemata on kõige olulisem olnud turvalisuse tagamine. Kuid me olime selleks juba valmis. Aasta tagasi rakendasime kahefaktorilise autentimise. Pean seda üheks kohustuslikuks asjaks, kui inimesed töötavad palju väljaspool ettevõtte keskkonda. Ja see on asi, mida kiiresti ei saa seadistada. Praegu nõuab juurdepääs igasugustele ettevõtte ressurssidele kahefaktorilist autentimist. Kui keegi plaanib minna kaugtöö režiimile, on see infoturbe vaatenurgast must-have.

Me näeme, kuidas petukavad on aktiveerunud ja proovivad hankida sisselogimisandmeid. Peamiselt on need kalastamisrünnakud. Ja kuigi e-post on kaitstud, ei saa kalastamist tehniliselt täielikult vältida. Oluline on, et töötajad mõistaksid, et nad ei peaks klikkima kahtlaste linkide peale ega avama ootamatuid faile. Selleks korraldasime töötajatele veebiseminari ja meenutasime, kuidas sellistes olukordades käituda. Praegu on sellisteks veebiseminarideks väga sobiv aeg, kuna inimesed, olles ebatavalises olukorras, on keskendunud, avatumad teabele ja tajuvad seda paremini.

Me oleme samuti pööranud tähelepanu lihtsatele reeglitele kodust töötamisega seoses, näiteks vajadusele kuni töö sessioon lõppeb välja lülitada, arvuti kaitsmine lukustamisega, kui lahkuda, ja eraldi kontode loomine: sina töötad ühe alt, laps mängib teise alt. See on väga oluline, kuna laps näeb, kuidas isa või ema klaviatuurile koputab ja tahab ka seda teha. Ta tuleb koputama, aga mis ta seal kirjutab ja millises programmis andmeid kustutab või asendab, me ei tea.

Me palusime ka kolleegidel kontrollida, kuidas neil on kodune internet seadistatud, milline parool on ja kas see üldse on. Loomulikult tegime erandi: kui inimene ei tea, mida teha, siis on parem mitte proovida. Ühenduses püsimine on märksa tähtsam. Palusime töötajatel kontrollida ka koduseid Wi-Fi ruutereid. Mõnedele soovitati isegi osta midagi muud, kuna neil oli nii vana varustus, mis ei võimaldanud töötada praeguste teenusepakkujate kiirusel.

Kaug- ja kaugtöö populaarseimatest rakendustest

Sa oled tõenäoliselt juba aru saanud, et need on suhtlemiseks mõeldud vahendid. Kuna me kasutame Office 365, suhtlevad töötajad üksteisega ja väliste inimestega Teams-messengeris. See on oma töökindluses suurepäraselt tõestanud ennast.

Rühmasõnumite arv, mille töötajad kõikides kontorites Teamsis saatsid, on kasvanud:

• 21. veebruarist 20. märtsini saime saadetud >689 tuhat teadet.
• 21. märtsist 19. aprillini saime saadetud >1 miljon teadet.

Kasvanud on ka ühe-ühele kõnede arv:

• 21. veebruarist 20. märtsini oli neid 11,5 tuhat.
• 21. märtsist 19. aprillini – >16 tuhat.

Lisaks Teamsile kasutame ka Zoomi, kuna selle teenuse audio- ja videosisu kvaliteet on turul üks parimaid. Lisaks võimaldab Zoom 'helistada' konverentsile ja telefoni kaudu liituda.

Enne 15. märtsi ei ületanud Zoomis toimuvaid kohtumisi peaaegu kunagi 100 päevas, kuid kuu teises pooles hakkasime ABBYYs sellele teenusele aktiivsemalt juurde minema:

Aprillis oli peaaegu iga tööpäev Zoomis kohtumisi 100 ja rohkem:

Praegu on internetis palju teateid Zoomi usaldamatuse kohta. Pole üllatav, et nii populaarsest vahendist on praegu nii palju tähelepanu. Oleme ühenduses meie Zoomi esindajatega ja näeme, kui tõsiselt ettevõte kõiki leidusi käsitleb. Meie oleme samuti mõned meetmed astunud. Lihtsaim ja tõhusaim neist on keelata koosolekute salvestamine pilvehoidlasse.

Internetis on turvalisus peamiselt töötajate tähelepanelikkuse küsimus. Me usume, et Zoom suudab olukorraga toime tulla ja et see situatsioon muudab teenuse ainult tugevamaks.

Graafikul on näha, kuidas märtsi teisel poolel hakkas Zoomi koosolekute osalejate arv kasvama. Nagu ka minutite arv.

Aprillis jätkus trend, üha rohkem töötajaid liitub Zoomi veebiseminaridega ja koosolekutega.

Meie jaoks on Zoom ja Teams omavahel asendavad teenused. Kuid kahe suhtlustööriista omamine on praegu tõenäoliselt hädavajalik, kuna telekommunikatsioonide koormus on tohutu. On olnud olukordi, kus üks teenustest hakkas talitlushäireid näitama kõige vähem sobival hetkel, siis suheldi kiiresti teise teenuse kaudu ja töö jätkus.

Lisaks on need suhtlemise tööriistad. Inimestele on praegu oluline hoida ühendust. Enamik ABBYY kõnesid toimub kaamerad sisse lülitatud. Kui ma töötasin kontoris, siis tundus, et ma ei lülitanud kaamerat kunagi sisse. Praegu, olenemata sellest, millises olukorras sa oled, oled sa kaamera alati sisse lülitanud. Peaaegu alati.

Lõpetuseks

Ettevõtte tehniline ettevalmistus kaugkoodiga töötamiseks ei ole midagi, mis saaks mõne päevaga tehtud. Selleks on parem eelnevalt valmistuda. Oleme juba ammu alustanud pilveteenustele üleminekut, sest soovisime aidata oma töötajatel olla mobiilsemad. Kuid nagu selgus, on see mobiilsus kasulik ka olukorras, kus kuulutatakse välja karantiin.

Tõenäoliselt oleme praegu tagasi teeninud kõik suured kulutused infrastruktuuri ülemiseks sisemiselt väliseks, kuna inimesed võtsid oma seadmed, lahkusid kontoritest ning kolisid kodudesse ja suvilaid... ja midagi ei muutunud.

Postituse fotode eest suur aitäh meie IT-administraatorile Jurile Anikejevile.

Allikas: habr.com