Meedia on täis uudiseid epidemioloogilise olukorra kohta ja soovitusi isoleerimiseks.
Kuid lihtsaid soovitusi ettevõtluse kohta pole. Ettevõtete juhid seisid silmitsi uue väljakutsega – kuidas viia töötajad eemalt minimaalsete kadudega tootlikkusele ja struktureerida nende tööd nii, et kõik oleks “nagu enne”.
See, mis kontoris töötas, ei tööta sageli eemalt. Kuidas saavad hajutatud meeskonnad säilitada tõhusat koostööd ja suhtlust meeskonna sees ja väljaspool?
Mobiilside kättesaadavus, kiire Internet, mugavad rakendused ja muud kaasaegsed tehnoloogiad aitavad üldiselt ületada paljusid takistusi ja luua tulemuslikku tööd partnerite või kolleegidega.
Kuid me peame valmistuma.
Kõik läheb plaanipäraselt. Kui ta on
Kaugtöö eeldab sisemiste protsesside ja kommunikatsioonide eriehitust. Ja ettevalmistav etapp võib kõrvaldada paljud küsimused ja probleemid enne nende tekkimist.
Nii kontoris kui ka kaugtöötingimustes on kõik üles ehitatud neljale sambale:
- Планирование
- Organisatsioon
- Kontrollida
- Motivatsioon
Kõigepealt tuleb teil ja teie meeskonnal seada õiged eesmärgid, luua uuesti aruandlussüsteem ja õigesti ühendada asünkroonne ja sünkroonne suhtlus meeskonnas. Asünkroonne suhtlus hõlmab kirju, vestlusi, uuendatud aruandlust ja mis tahes suhtlusvõimalusi, mis ei vaja kohest reageerimist. Sünkroonne suhtlus on kiire tagasisidega reaalajas suhtlus.
Väga oluline on meeles pidada, et kaugtöö tegemisel nõuab planeerimine regulaarsust. Töös tuleb säilitada tasakaal strateegiliste ja operatiivülesannetega, määrates iganädalaselt või isegi igapäevaselt prioriteetsete ülesannete täitmise tempo. Õige planeerimine ja eesmärkide seadmine muudab töö selgemaks ja aitab vältida töötajate läbipõlemist. Nad ei tunne end protsessist eraldatuna.
Videokonverentsid: tööriist number üks
Kaugtöötajate isolatsioon on pigem informatiivne kui sotsiaalne. Nad ei igatse nii väga kellegi kõrval istumist (kuigi see varieerub), enamasti muretsevad nad kiire infole juurdepääsu ja kolleegidega suhtlemise puudumise pärast. Neil pole võimalust kolleegile küsimusi esitada ja kohe vastust saada, väikest võitu või debriifi tähistada, ajurünnakut või lihtsalt nädalavahetuse plaanidest juttu ajada.
Seda puudujääki kompenseerivad osaliselt videokonverentsiteenused.
Videokonverents võimaldab ühel või mitmel inimesel reaalajas vestelda kas telefoni või veebipõhise videokonverentsiplatvormi kaudu. Kõned on sünkroonne suhtluskanal, kuid seda saab kasutada ka siis, kui grupiga räägib ainult üks inimene – näiteks . Selliste teenuste näited: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Eelised:
- Videokõned annavad edasi vestluspartneri intonatsiooni, emotsioone, näo- ja muid verbaalseid signaale, aidates seeläbi tema meeleolu selgitada ja mõista.
- Täiendav teave muudab sõnumid selgemaks, lisab emotsionaalset sisu ning aitab luua sidet ja usaldust.
Puudused:
- Koordineerimine aja jooksul. Kõned saavad toimuda ainult reaalajas, muutes suhtlemise keeruliseks erinevates ajavööndites paikneva meeskonna jaoks.
- Suhtlemise käik ei ole kuidagi dokumenteeritud. Väljakutsed ei jäta kirjalikku tulemust.
- Tõlgendamine. Suhtlemise kvaliteet ei ole igaühe jaoks optimaalne (eriti neile, kes maal isoleerivad). Sõnu ei tajuta alati õigesti.
Millal kasutada videokonverentsi?
- Regulaarsed kohtumised, nii üks-ühele kui ka rühmas
- Meeskonna kohtumised
- Planeerimine ja ajurünnak (parim videoga)
- Arusaamatuste lahendamine või eskaleeruvate või emotsionaalsete olukordade lahendamine muudest kanalitest (nt e-post, vestlus)
Kui arvate, et teie meeskonna kaugtöö ei ole piisavalt produktiivne, ärge raisake aega – proovige olukorda muuta.
- Tutvustage meeskonnaga igapäevast sisseregistreerimist.
- Jälgige täpselt kohtumise ajastust ja eesmärke, kirjutage need kutsesse ja tuletage kohe alguses meelde.
- Tee oma kodutöid. Valmistuge koosolekuks ja pange paberile kirja, millised ideed teid sellele koosolekule tõid, millised ootused teil osalejatelt on ja millised on neil teilt?
- Paluge osalejatel rolle jagada (märkmete tegemine, teabe esitamine, koosoleku moderaatorina tegutsemine).
- Ärge korraldage koosolekuid suurele meeskonnale (üle 8 inimese).
- Ärge unustage oma koosolekuid osalejate ajavööndiga sünkroonida.
Kui kõik on koos: kuidas korraldada ettevõtte üldkoosolekuid
Kõigi ettevõtte töötajate kohtumised on muutunud populaarseks teabevahetuse viisiks.
Nende kõige paremaks korraldamiseks on mitu näpunäidet:
- Aeg. Venemaal asuvate ettevõtete jaoks on sellised koosolekud kõige parem korraldada kell 11-12. Proovige valida võimalikult paljudele töötajatele sobiv aeg. Salvestage kohtumine kindlasti. Paljudel platvormidel, sealhulgas MegaFonil, saab seda teha ühe klõpsuga ja seejärel mp4-vormingus üles laadida.
- Otseülekanne. Väikeste ettevõtete jaoks ei pruugi see vajalik olla, kuid suurtel, kellel on hajutatud filiaalide võrk, on mõttekas teha otseülekandeid.
- Küsimused ja vastused. Eelnevalt saab paluda inimestel esitada neid puudutavaid küsimusi, seejärel saab ette valmistada infot, mis on publikule asjakohane.
- Ärge unustage huumorit. See ei ole koosseis koolis, vaid võimalus luua isiklik side ja aidata luua usaldust hajutatud meeskondade vahel.
Ajurünnak: kõrvaldage segadus
Ajurünnakute puhul on oluline, et hajutatud meeskonnad kasutaksid ühtset digitaalset tööriista. See võimaldab teil ajurünnaku ajal ideid koguda, rühmitada ja kategoriseerida.
Siin on mõned olulised näpunäited, mis aitavad teil tõhusalt tormida:
- Kaugmeeskond võib valida koostööprojektide haldamise tööriista, mis toetab paljudele meeskondadele juba tuttavaid kanban-plaadi funktsioone, näiteks Trello.
- Alternatiiviks võib olla platvormi pakutav. Tööriist on joonistustahvel, mida kõik näevad ja mida kõik osalejad saavad muuta.
- Kasutage hääletusvõimalust, et hinnata, millist ideed on kõige huvitavam teostada. Kogu statistika saab hiljem alla laadida csv või xlsx formaadis.
- Kogemused näitavad, et parem on töötajaid kallaletungist ette hoiatada, et neil jääks aega ideede üle järele mõelda. Kui rühm saab kokku, ei tule osalejad enam tühjade kätega.
Sünkroonne suhtlus, näiteks videokõned, võib õigel kasutamisel olla suurepärane vahend meeskonnatöö tegemiseks, selle tulemuste jälgimiseks ja kõigile meeskonnaliikmetele emotsionaalse toe pakkumiseks. Ja koos asünkroonsete tööriistadega aitavad need protsessis hajutatud osalejatel olla sama (ja mõnikord ka rohkem) produktiivsemad kui nende kolleegid kontoris.
Allikas: www.habr.com