Samas kui koroonaviirus liigub planeedi ümber, on börsil juhtpositsioonil tualettpaber ja terveid riike suletakse karantiini, peavad üha rohkem ettevõtted töötajad kaugtööle viima. Me RUVDSis ei olnud erand ja otsustasime jagada oma kogemusi ettevõtte kaugtöökorraldusest kogu ulatuses Habros. Tuleb kohe märkida, et artiklis ei esitata kapteni soovitusi stiilis „ole kodus — pane püksid jalga”, vaid ainult karm tõde ja tegevusjuhised.
Et töötajate kaugtööle viimise tulemuseks ei oleks hiljem piinavalt valus, jagasime kogu protsessi väikesteks etappideks.
Etapp 1: Jagame ettevõtte rühmadeks/suunadeks
Kuna meil on väike ettevõte (kuni 20 inimest), on see meie jaoks lihtsam, kuna puuduvad suured osakonnad ja väiksemad jagunemised. RUVDSis on kokku võimalik välja tuua 5 tinglikku rühma/suunda:
- Toetusteenused;
- Süsteemiadministraatorid;
- Arendajad;
- Rahandusosakond (raamatupidamine, maksed ja dokumentide käive);
- Juhtimine ja turundusteenused.
Meie puhul on jaotus tinglik, sest erinevatel inimestel, nagu juhtimisel ja turundusel, on sarnased juurdepääsuõigused. Kaastunde tõendame neile, kellel on mitte viis, vaid palju rohkem gruppe, kelle igaühel on oma taseme vajadused.
Samm 2: Määratleme gruppide/valdkondade töövajadused ja seadistame juurdepääsu.
- Tehnilise toe meeskond vajab oma tõhususe säilitamiseks juurdepääsu meie sisemisele piletisüsteemile (OTRS) ja võimalust kiiresti klientidele vastata, mis tähendab, et kõnede suunamine töötajate töönumbritelt nende mobiiltelefonidele on hädavajalik. Tehnilise toe asukoht ei oma tõeliselt mingit tähtsust, oluline on, et tugi oleks professionaalne ja kiire.
Piletisüsteem on paigaldatud ühele virtuaalsest serverisse ja dubleeritud teises andmekeskuses, nii et kontoris ei ole mitte midagi. Kui üks server kukub, tõuseb teine üles enam kui ühe minuti jooksul, töötajad ei pruugi üldse märgata, et vahetus on toimunud. - Süsteemihaldurid töötavad otse serveritega, mis ei ole seotud kontoriga, seega on kodutööle üleminek nende jaoks kõige valutum. Eriti kuna kõik meie serverid on varustatud spetsiaalse haldusuudisega, mis on palju funktsionaalsem kui klassikaline KVM. Meie liides võimaldab administraatoritel serveriga töötada isegi Antarktikast (selline kogemus on just olnud) ).
- Arendajad on alati saanud kaugtööd teha ning nende üleminek kodutööle ei mõjuta tootlikkust.
- Maksed, raamatupidamine ja dokumentide voog — need on tõenäoliselt kõige keerukamad remote tööks üleviimisel, kuid ka siin on mitmeid lahendusi, mille jaoks kasutame oma virtuaalseid servereid.
Seega, maksed, mis nõuavad füüsiliste isikute kontrollimist, kontrollitakse meie kahe andmekeskuse virtuaalmasinatel. Juriidiliste isikute maksed, mis vajavad panga- ja kliendiliidest, kogutakse ja töödeldakse samuti virtuaalmasinal, mis asub ühes andmekeskusest. Kviitungid väljastatakse Internetis ja ei sõltu meie kontorist ega isegi andmekeskusest, samas kui tagastused tehakse käsitsi ja taas ühel virtuaalsest serverist.Raamatupidamisandmebaasid asuvad meie andmekeskuse serveris, mis asub Kurovis kaitsetootmisettevõtte territooriumil — endises varjendis — ja usaldusväärsuse tagamiseks on need kopeeritud ka andmekeskuses M9 (strateegilise tähtsusega objekt kogu Venemaa jaoks). Teatud ajal toimuvad koopiad, mis võimaldavad ühe serveri kaotamise korral raamatupidamise tööd kiiresti jätkata minimaalsete kulude korral.
- Dokumendihaldus on samuti automatiseeritud - Klientide isiklikus kabinetis saavad nad ise alla laadida lepingud ja auditeerimisaktid templitega, mida eraisikutele tavaliselt piisab. Kuid enamiku meie klientidest on juriidilised isikud, kes vajavad dokumentide originaale. Sel juhul trükib raamatupidamine kõik vajalikud dokumendid välja ning saadab need postiga või kulleriga kuhu iganes. Kõik saabuvad kirjad kogub turvateenistus ja saadab need allkirjastamiseks raamatupidamisse, seejärel lähevad dokumendid tagasi saatja kontorisse. Ja paar korda nädalas külastab kontorit üks juhtkonna liige igaks juhuks. Lõppude lõpuks, seal, kus osalevad paberilised dokumendid, ilma kontorisse minemata - ei saa hakkama.
- Kergem on luua kodukontor juhatusele ja turundusteenusele, kes töötavad sülearvutitega, kus on piisav lihtsalt kasutada sertifikaati juurdepääsuks ettevõtte ressurssidele ja asi on korras.
Etapp 3: Kindlustame end riskide, teabe ja muu materjali eest
Üks peamisi raskusi kaugtöö tegemisel on andmelekked, mistõttu on see paljude turvatöötajate jaoks tõeline peavalu. Meie kaugtöös kehtivad samad reeglid kui kontoris — juurdepääs tundlikele ressurssidele on korraldatud kahefaktorilise autentimise abil, kasutades sertifikaati ja sisselogimist/parooli. Nii saab konkreetsele töötajale juurdepääsu koheselt peatada, tühistades tema sertifikaadi.
Nagu öeldakse, parem olla ettevaatlik kui alahinnata, seetõttu kasutasime neid keerulisi aegu ka põhjuseks plaaniväliseks kontrolliks, et testida meie infrastruktuuri «rauda». Kolm teenistust vastutavad selle kergesti kätte saadavuse eest andmekeskuses — valveinsenerid, kes on oma postidel ööpäevaringselt olemas, tehniline tugi ja süsteemihaldurid.
Meie andmekeskuste kõik võtmeõlled on varustatud N+1 skeemiga, mis vastab vähemalt Tier III standarditele, sealhulgas telekommunikatsioonitehnika ja toitevarustus. Kuigi elektri varustuse katkestamiseks peab juhtuma midagi tõsist, nagu üldine karantiin, oleme siiski läbi viinud katsetused andmekeskuste jõuallika üleviimiseks diiselgeneraatoreid. Kütuse tarnimislepingud nende jaoks tagavad, et lippuandmekeskus RUCLOUD töötab iseseisvalt pikaajalise elektrikatkestuse korral. Samuti oleme üle vaadanud kõik varuosa komplektid, et olla valmis probleemideks uute komponentide tarnimisega.
Kuna koronaviiruse pandeemiat tunnustatakse juba force majeure’ina, mis võimaldab täitmata jätmist, oleme kontrollinud, kes meie veebipartneritest võiks sellest kasu saada ja keerulisel ajal meid alt vedada.
Kina ja Itaalia kogemustest võib öelda, et isegi haiguse ulatuslik levik ei mõjuta Interneti-teenuse pakkujaid otseselt, eriti kuna iga andmekeskus omab vähemalt kahte sõltumatut sidekanalit, mis üksteist dubleerivad.
Etapp 4: Koostame kodukontori tööreeglid
Reeglid võimaldavad meeskonnal mitte lõdvestuda ja kaugelt töötada kvaliteedi kaotamata. Oleme koostanud väikese nimekirja:
- Tööaja järgimine, isegi arvestades, et töö on suunatud tulemusele, mitte protsessile. See on eriti oluline tehnilise toe jaoks, mis peab olema ööpäevaringselt kättesaadav. Tööajad on need, mille raames saavad kõik omavahel ühendust võtta.
- Määrata kindlaks peamine suhtluskohustus (meeskonna vestlus) kõigi oluliste küsimuste jaoks. Traditsiooniliselt on selleks tööalane Slack. Kui Slack meeldib, kuid selle eest tasumine ei meeldi — proovige avatud lähtekoodiga Mattermosti.
- Kasutada keerukate ülesannete ja arutelude jaoks videokõnesid (Zoom on konkurentsitult parim). Kõik, millest videokõnes kokku lepiti, tuleb fikseerida ja jagada üleüldises meeskonna vestluses, või selle vestluse haru liikmetele, kellele teie kõne üksikasjad puudutavad. Selline fikseerimine võimaldab kogu meeskonnal olla ühesuguses infoväljas.
- Pikema kaugeltöötamise keskkonnas on oluline regulaarselt korraldada meeskonna ja individuaalseid videokohtumisi. Näiteks kaks korda nädalas, et vaadata üle oma ülesannete staatust. See on vajalik, et mõista, kes ja mida teeb.
Loend on maksimaalselt ühtlustatud, kuid võite võtta seda aluseks ja teha kohandusi ja täiendusi vastavalt teie töö spetsiifikale.
Kokkuvõtteks tasub märkida, et kaugtöö trend ei tähenda staatilisust, vaid pigem evoluutsiooni, kus ellu jäävad vaid need, kes suudavad aktiivselt keskkonna muutustega kohanduda. Seega need, kes õpivad töötama ilma pideva kontori kontrollita, suunates oma tähelepanu tulemustele, mitte kulutatud ajale — saavad tänasest olukorrast vaid kasu.
Milliseid samme tehakse teie meeskonnas või ettevõttes kaugtööle üleminekuks? Võib-olla on meil üksteiselt õppida.
Allikas: habr.com
