🥇Väike äri: automatiseerida või mitte?

Ühel tänaval naabermajades elavad kaks naist. Nad ei tunne üksteist, kuid neid ühendab üks meeldiv asi: mõlemad valmistavad kooke. Mõlemad hakkasid 2007. aastal tellimuste peale küpsetama. Ühel on oma äri, tal ei ole võimalik tellimusi jagada, ta avas kursused ja otsib endale püsivat kööki, kuigi tema koogid on maitsvad, kuid üsna standardsed – nagu tavapärases kohvikus. Teine valmistab midagi uskumatult maitsvat ja kodust, kuid on kaheksa aasta jooksul müünud vaid neli kooki ja lõpuks valmistab ta ainult oma perekonnale. Probleem ei ole vanuses, südametunnistuses ega sanitaar-euroskeptikutes. Probleem on selles, et esimene suutis tootmise ja müügi täieliku automatiseerimisega hakkama saada, teine aga mitte. See oli määrav tegur. Lihtne igapäevane näide? Ja seda saab skaleerida mis tahes suuruses: kolmesel reklaamiagentuurist superkorpatsioonini. Kas automatiseerimine tõesti on nii lahendav? Arutame.

P.S.: hardcore-lugejatele alternatiivne sissejuhatus allpool 🙂

Ei noh, mis te ütlete. Ei mingil juhul!

Alternatiivne sissejuhatus neile, kellele tüdrukud ei meeldi (kommentaaride põhjal)Kaks sõpra otsustasid hakata äri tegema – noh, nagu äri ikka – kartuside täitmine ja printerite remont. Nad alustasid samal ajal oma äri ja esimesel kahel kuul suutsid nad sõlmida 20 lepingut korporatiivsete klientidega. Esimene noormees tegi kõike ise, oli usin, käis klientide juures ja tegi tööd. Aga juhtus õnnetus. 22. lepinguga hakkas ta kõikjal hilinema, unustas kohtumised klientidega, ei jõudnud õigeaegselt tehnikat parandada ja kord isegi segas tellijad ära ning andis neile vale kartuse.

Teine oli laisk, ei soovinud ise joosta ja kutsus kuldse kala. Kala vaatas teda, hindas ära ja pakkus, et töö võiks olla automaatne. Et reklaam tooks liidreid, jõuaksid nad veebilehele, täidaksid isiklikus kabinetis ankeedi ja muutuksid klientideks. Ja et teave jõuaks veebilehelt CRM-i — süsteemi, mis automaatselt koostas autojuhile ülesandeid kontoriseadmete tarnimiseks, veel paremini, et koostaks marsruudilehe, trükiks lepingu ja jälgiks tingimuste täitmise tähtaegu, ning tehnika saabumisel väljastaks garantiiosakonda korralduse. Noh, muinasjutt, eks?! Ja nii, kuldne kala rakendas talle RegionSoft CRM-i. Rakendas, nii rakendas. Äkki kõik lendas, hakkas toimima ja ärimees istus ikka veel ahjus, jagades ülesandeid ja jälgides nende täitmist. Ja talle meeldis ettevõtlusega tegeleda nii väga, et ta otsustas oma äri laiendada, avada filiaalid eri linnades ning ühendada kogu juhtimine ühte koondatud süsteemi. Ütleksite, et see on muinasjutt? Jah, selles on vihje... tarkadele noortele õppetund!

7 elementi ettevõtte elu aluseks

Me arendame meie üldist RegionSoft CRM-i 13 aastat, oleme kogunud tohutult kogemusi ja oleme juba korduvalt kirjutanud erinevatest automatiseerimise aspektidest, kuid kunagi ei ole me üldistanud — mida see iga protsessi jaoks ettevõttes, töötajate gruppide jaoks tähendab? Kuidas toimub nii armastatud reklaamitud "efektiivsuse ja tootlikkuse kasv ning lõpuks ka tulu kasv"? Kui seda ei ole — tuleb end parandada. Ärme venita — räägime kõigest järjekorras.

Nii, millised „komponendid“ väikestes ja keskmise suurusega ettevõtetes on eluliselt olulised, määravad ettevõtte eksistentsi?

Töötajad on kõige olulisem element, ilma milleta ei eksisteeri ettevõtet. Nendega tuleb juhtida, nende tööd tuleb maksimaalselt kergendada, et nad saaksid oma jõupingutusi suunata ülesannetele, mis on seotud klientide, arenduse jne, mitte ei uppuks igavasse rutiini.
Juhtimine on samuti töötajad, kuid eriliste nõudmistega: neile on oluline näha, milliseid tulemusi nende strateegia toob, milline on näitajate dünaamika ja kui tõhusad on töötajad (KPI). Juhtkond vajab tööriista, mis võimaldaks kiiresti ja selgelt analüüsida ning lihtsalt lahendada probleeme (näiteks jaotada juhtneid või kuulata probleemseid kõnesid, mis tulenevad klientide kaebustest).
Kliendid — me asetame nad teadlikult tootmisest kõrgemale, sest kui teie toode on kui tahes äge ja uuenduslik, kui keegi seda müüa ei suuda, ei saa te sellest midagi (välja arvatud eriline nauding vaadata oma tööde/mõistuse tulemust, aga sellest erilist esteetikat ei piisa). Neile on vaja suurepärast, kiiret ja nüüd ka personaliseeritud teenindust.
Tootmine on kõige olulisem protsess toote, teenuse või töö loomisel, et vahetada see kõik raha vastu kliendilt. Oluline on suuta integreerida kõik protsessid nii, et tootmine oleks täpselt õigeaegne ja vastaks klientide nõudmistele.
Andmed — mitte lihtsalt "uus nafta", vaid väärtuslik asi, mis ei tohi jääda kasutamata: on oluline koguda, töödelda ja tõlgendada vajalikku ja asjakohast teavet, et mitte suunata ettevõtte jõupingutusi vale suunas, vaid lasta täpselt sihtmärki.
Juhtimismudel on ettevõtte sees loodud suhete ja seoste süsteem, kui soovite — teie äri protsesside võrgustik. See vajab pidevat ajakohastamist ja peab olema läbipaistev ja selge.
Varad ja ressursid — kõik muud tööriistad, tootmisvahendid ja muu kapital, ilma milleta äri ei saa eksisteerida. Siia alla kuuluvad materiaalsed varad nende majanduslikus mõttes, patendid, teadmine, tarkvarainvesteeringud, internet ja isegi aeg. Ühesõnaga, kõik see keskkond, mis ettevõttes olemas on.

Muljetavaldav nimekiri seitsmest punktist, millest igaüks on eraldi tohutu süsteem. Ja ometi on kõik seitse elementi olemas igas ettevõttes, isegi kõige väiksemas. Need vajavad automatiseerimist. Vaatame seda CRM kasutamise näitel (siinkohal, ette nähes kommentaare, märkime, et räägime CRM-ist oma vaatenurgast, st kui universaalsest, kompleksest tootest, mis katab kogu ettevõtte automatiseerimise ülesandeid, mitte kui "müügi tarkvarast").

Nii et, asja tuum.

Kuidas aitab ja kuidas takistab automatiseerimine neid inimesi ja andmeid?

Töötajad

Kuidas aitab?

Korrastab ja kiirendab tööd. Oleme korduvalt lugenud ja kuulnud arvamust, et andmete sisestamine CRM-i/ERP-sse on täiendav töö, mis võtab töötaja aega. See on muidugi puhas sofistika. Jah, töötaja kulutab aega kliendi ja tema ettevõtte andmete sisestamiseks, kuid seejärel säästab ta seda pidevalt: pakkumiste, müügipakkumiste, kogu algdokumentatsiooni, arvete, kontaktide otsimise, telefoninumbrite kogumise, kirjate kirjade saatmise nautimiseks jne. Ja see on tohutu kokkuhoid, siin on lihtne näide: väikese akti ja arve käsitsi vormistamine võtab vähemalt 10 minutit, nende vormistamine RegionSoft CRM — 1-3 minutit olenevalt toodete või teenuste nimede arvust. Kiirus paraneb sõna-sõnalt alates süsteemi kasutamise esimestest päevadest.
Lihtsustab suhtlemist klientidega: kogu teave on käeulatuses, lihtne on vaadata ajalugu, pöörduda kliendi poole nimega isegi 10 aastat pärast esimest kontakti. Ja mis see on? Õige — turunduslik sõna "lojaalsus", mis loob armastatud sõna "tulu".
Muudab iga töötaja kohustuslikuks ja täpsuseks — tänu planeerimisele, teavitustele ja meeldetuletustele ei jää ükski ülesanne, kõne või kohtumine tähelepanuta isegi kõige hajameelsema juhi poolt. Ja kui juht on äkki väga laisk, on võimalik teda kinni püüda, nina kalendrisse näidata ja küsida, miks ta ei saa teavitusi (ärge tehke nii, ära olge paha).
Aitab kiiresti, selgelt ja täpselt valmistama dokumentatsiooni, mis sageli on kõige ebameeldivam töö. Kuigi mitte kõikides, suurtel CRM-süsteemidel on lihtne luua kogu algdokumentatsioon ja valmistada ette kauneid ja korrektseid trükivorme mõne kliki kaudu, tuginedes varem sisestatud andmetele. Veelgi harvemates süsteemides on võimalik koostada lepinguid ja äripakkumisi. Meie arendamisel RegionSoft CRM läksime lõpuni: meil on võimalik välja arvutada ja koostada isegi TKT (tehniliselt-kaubanduslik pakkumine) — keeruline, kuid väga vajalik dokument.
Aitab jaotada koormust meeskonna sees — tänu planeerimistööriistadele. See lihtsustab oluliselt tööd, kui saate kalendrisse sisse logida, näha kogu ettevõtte või osakonna tegevust ja kolme klikiga määrata ülesandeid või planeerida koosolekuid. Pole enam kõnesid, kohtumisi ja muud kõrvalist suhtlemist, mis tõeliselt aega röövib.

Saab veel kümme funktsiooni loetleda, kuid me nimetasime kõige olulisemad — need, mida hindab isegi kõige suurem automatiseerimise vastane.

Mis segab?

Iga automatiseerimine segab töötajaid tööl töötama, tehes oma asju, korraldades peaaegu oma iseseisvat äri: oma kliendid, oma tehingud, oma kokkulepped. Sama CRM muudab kliendibaasi ettevõtte varaks, mitte üksikute töötajate varaks — nõustuge, see on õiglane, arvestades, et töötaja saab ettevõttelt palka ja preemiaid. Ja siis on see justkui anekdoot, kus politseinik mõtles, et tal anti püstol ja kasvagu kuidas tahes.

Käsiraamat

Kuidas aitab?

Lisaks mainitud aspektidele on igal töötajal eraldi eeliseid juhtidele.

Võimas analüütika otsuste tegemiseks — isegi kui teil on ainult keskpärane tarkvara, koguneb ikkagi teavet, mida tuleb koguda, analüüsida ja kasutada. Andmete põhjal juhtimine on professionaalne lähenemine, intuitsiooni järgi juhtimine on keskaja lähenemine. Veelgi enam, kui teie ülemusel on suurepärane intuitsioon, on tal tõenäoliselt analüütiline süsteem või mõni salajane kataloog tabelitega.
Töötajaid saab hinnata nende tegeliku töö põhjal – isegi lihtsalt vaadates töötajate tegevusi ja logisid süsteemis. Meie oleme näiteks loonud suurepärase KPI koostajate tööriista – RegionSoft CRM-is saab seadistada kõige keerukama ja spetsiifilisema süsteemi võtmeindikaatorite jaoks, mille jaoks see võib olla kohaldatav.
Lihtne juurdepääs igale operatiivsele teabele.
Teadmistebaas kiireks uute töötajate kohandamiseks ja koolitamiseks.
Tööd saab hõlpsasti kontrollida ja hinnata, kui saabub kaebusi või tekivad konfliktolukorrad.

Mis segab?

Iga automatiseerimise vahend takistab juhtimist täpselt ühel juhul: kui selle eest on vaja maksta (või on juba ühekordselt makstud) ja see samal ajal jääb tööta, töötajad boikoteerivad seda või see eksisteerib lihtsalt vormiliselt. Raha kaob, investeeringud tarkvarasse või füüsilisse tööprotsessi automatiseerimise süsteemi ei too tulu. Sellest varast tuleb loomulikult vabaneda. Või mõista, mis on valesti ja parandada olukorda võimalikult kiiresti.

Kliendid

Kuidas aitab?

Klient ei mõtle kunagi, kas teil on CRM või mitte – ta lihtsalt tunneb seda oma kogemuse põhjal teenuse tasemest ja selle põhjal otsustab, kas tuua raha teile või teie automatiseeritud konkurendile.

Automatiseerimine suurendab klienditeeninduse kiirus: kui klient helistab teie ettevõttesse, ei pea ta rääkima, et see on Ivan Ivanovich Vologdast, kes aasta tagasi ostis teilt kombaini, siis ostis veel külvikud ja nüüd vajab traktor. Halduse töötajal on kogu eelneva teabe nägemine ning ta täpsustab kohe, et midagi on vajalik, Ivan Ivanovich, kas olete kombaini ja külvikuga rahul? Klient on vaimustuses, aega on kokku hoitud, +1 uue tehingu tõenäosusele.
Automatiseerimine personifitseerib – tänu CRM-ile, ERP-le ja isegi automaatse postitamise süsteemidele saab iga klienti käsitleda vastavalt tema konkreetsetele vajadustele, kulutustele, ajaloole jne. Ja kui teid personifitseeritakse, olete sõber, miks mitte osta sõpradelt? Veidi liialdades ja lihtsustades, aga just nii see toimib.
Kliendile meeldib, kui kõik toimub õigel ajal: tööde lõpetamine, kõned, kohtumised, kohaletoimetamised jne. Tänu tööprotsesside automatiseerimisele CRM-is või BPM-is on võimalik tagada sujuvama töö.

Mis segab?

Automaatika segab kliente ainult siis, kui seda pole, või kui see pole täielikult automatiseeritud. Lihtne näide: tellisite veebilehelt pitsat, märkisite, et maksate kaardiga ja soovite, et see toimetatakse kella 17:00-ks. Kui restoran helistab tagasi, selgub, et nad võtavad vastu ainult sularaha ning tellimisel märgitud kellaaja restoran ei näinud, kuna "see teave ei edastata taotlusesse". Tulemuseks on, et järgmine kord tellite tõenäoliselt pitsat interneti kaudu sinna, kus kõik töötab tõrgeteta, kui just esimese restorani pitsad pole nii maitsvad, et ülejäänud pisiasjad ei loe!

Tootmine ja ladu

Kuidas aitab?

Ressursside kontroll — hästi seadistatud tootmise ja lao automatiseerimise korral täiendatakse varud alati õigeaegselt ning töö toimub ilma seiskumisteta.
Lao automatiseerimine aitab jälgida kaupade liikumist, arveid, assortimente, hinnata kauba ajakohasust ja nõudlust, mis aitab seega minimaliseerida kahte kõige hirmutavamat probleemipunkti laoga ettevõttes: vargused ja ületootmine.
Tarnijate, nomenklatuuri ja hindade andmekogude haldamine aitab maksimaalselt kiiresti ja täpselt arvutada tootmis- ja kaubanduslikke kulusid, koostada tehnilisi ja kaubanduslikke pakkumisi klientidele.

Mis segab?

Mõnikord tekivad konfliktid klassikaliste tootmisjuhtimise ja äriprogrammide integreerimisel — sellistes olukordades on mõnikord mõtet kirjutada ühendusi ja siiski ühendada siil konnaga, kuid sagedamini on parem kasutada lihtsalt kahte süsteemi: ühte kui ASUPP-d ja teist operatiivseks tööks (tellimused, dokumentatsioon, laoarvestus jne). Siiski, väikeste ettevõtete seas on sellised konfliktid haruldased, enamasti piisab terviklikust süsteemist tootmise ja lao juhtimiseks nagu RegionSoft CRM Enterprise.

Andmed

Kuidas aitab?

Automaatne süsteem peab koguma andmeid — kui ta seda ei tee, siis on see juba midagi muud, ebaviisakate nimega.

Andmed CRM, ERP ja BPM-s on reeglina ühtlustatud, puhastatud dubleeringutest ja normaalsed töötlemiseks ja analüüsimiseks (niisugustes tingimustes, kui juht töötab liiga palju ja sisestab väljale "hind" 12 900 rubla asemel 12 900%, siis süsteem annab hoiatusi ja ei luba viga teha). Nii ei kulu aega kõigile nendele hulludele sorteerimistele ja Exceli vormindamistele — näiteks.
Andmed salvestatakse maksimaalse sügavusega ja tänu valmis aruannetele (mida on üle saja) ja filtritele on need kergesti kättesaadavad igas ajavahemikus ja igas lõikes. RegionSoft CRM Andmeid tarkvarast on üsna keeruline varastada või kompromiteerida, mistõttu on tarkvara oluline infrastruktuuri element teabe turvalisuses.
Kui programmikot softis puuduvad andmete kontrollimise võimalused (näiteks sisendimaskid või regulaaravaldise kontrollid), võivad andmed olla üsna segased ja analüüsimiseks sobimatud. Selliselt tarkvaralt ei tasu palju kasu oodata.

Mis segab?

Juhtimismudel

Kui teie tarkvara suudab protsesse automatiseerida, siis looge, olete võitnud jackpoti ja jääb üle vaid välja selgitada protsessid, eemaldada kõik tarbetu ja koos tarnijaga alustada järkjärgulist automatiseerimist. Siis on igal rutiinsel protsessil ettevõttes omad vastutajad, tähtajad, etapid jne. Töötamine on väga mugav — asjata kardab väikeettevõte protsesside konstruktoreid (meie RegionSoft CRM-is näiteks pole mingeid notaate — tavaline arusaadav natiivne protsessi redigeerimise tööriist ja protsesside meister).

Kuidas aitab?

O õigesti seadistatud automaatik süsteem, nagu CRM või ERP, kopeerib teie juhtimismudeli ja võimaldab välja jätta protsessidest kõik tarbetu, vananenud. Vaadata oma ettevõtet väljastpoolt on lahe, isegi kui vaatate ainult oma CRM-süsteemis.
Kui automatiseerite segaduse, saate automatiseeritud segaduse. See on kõikide CRM-i arendajate püha tõde.

Mis segab?

Millal ei ole automatiseerimist vaja?

Jah, on olukordi, kus automatiseerimist ei ole vaja või seda ei peaks läbi viima.

Kui automatiseerimine on kallim kui potentsiaalne tulu: seni, kuni te ei mõista, kui kasumlik teie äri on ja kas see on valmis investeerima automatiseerimisse, pole mõtet alustada rakendamisega.

Kui automatiseerimine on kallim mogelijke tulu; kuni te ei saa aru, kui tulus teie äri on ja kas see on valmis investeerima automatiseerimisse, ei tohiks te tootma hakata.
Kui teil on väga vähe kliente ja teie äri iseloom nõuab väikest tehingute arvu (keerulised tehnoloogilised valdkonnad, riigifirmad pika operatiivtsükliga jms).
Kui te ei suuda tagada tõhusat automatiseerimist: mitte ainult litsentside ostmist, vaid ka rakendamist, kohandamist, koolitamist jms.
Kui teie äri valmistub restruktureerimiseks.
Kui teil pole arusaama protsesside toimimisest, seaduslikest suhete loomise ja teid rahuldab see ettevõtte kaos. Kui soovite olukorda muuta — protsesside automatiseerimine töötab teie kasuks.

Üldiselt on ettevõtte automatiseerimine alati kasulik, kuid ühe tingimuse korral — automatiseerimise kallal tuleb tööd teha, see ei ole võluvägi ega nupp "Teha ägedaks".

Kuidas automatiseerida: lühikesed näpunäited

Artikli lõpus toome välja nimekirja süvitsi minevatest ja põhjalikest artiklitest erinevate CRM-süsteemide rakendamise aspektidest, millest saab palju kasulikku automatiseerimise kohta. Siin toome välja väga lühikese kontroll-loendi mõistliku automatiseerimise põhimõtetest. Olgu need kümme käsku.

Automatiseerimiseks tuleb valmistuda: üle vaadata ettevõtte protsessid, koguda töötajate ja osakondade nõudmisi, luua töörühm, üle vaadata IT-infrastruktuur, valida sisemised eksperdid, uurida turul olevaid pakkumisi.
Automatiseerida tuleb koos tarnijaga — usaldage arendajafirmasid, kuulake neid: neil on tohutu kogemus ja nad suudavad mõnikord tõeliselt tumedaid asju selgitada, mis teile näib olevat ettevõtte häda.
Ei tasu kiirustada — automatiseerige järk-järgult.
Koolitusele ei tohi kokku hoida: see ei ole kõige kallim teenus tarnija hinnakirjas ja selle väärtust on raske üle hinnata. Koolitatud töötaja = kartmatu ja kiiresti töötav töötaja.
Ärge töötage ilma tehnilise ülesandeta (TU) — see on garantii, et te olete tarnijaga üksteisest õigesti aru saanud ja räägite ühtset keelt. Kogus säästetud närve — 100%.
Hoolige turvalisuse üle: kontrollige süsteemi tarnimise viisi, küsige tarnijalt kaitsemeetodite kohta ja veenduge, kas on vähemalt minimaalsed nõuded — töötajate ligipääsu tasemete jagamine süsteemi sektsioonidele.
Korrastage protsessid enne rakendamist — näete, kui palju kiiremini ja läbipaistvamalt töö muutub.
Tehke automatiseerimine pidevaks: uuendage paigaldatud tarkvara, viige ellu kõik ettevõttes toimunud muudatused, tellige täiustusi, kui teil on ilmnenud spetsiifilised ärivajadused.
Ärge hoidke kokku tikutukkidest. Kui olete alustanud rakendamisprojekti, kasutage kõiki vajalikke võimalusi — hilinenud arusaam vajadustest võib osutuda kallimaks.
Tehke varukoopiaid. Mõnikord päästab see kogu ettevõtte elu.

Automatiseerimine on vajalik igasugustele ettevõtetele, eriti väikestele ja keskmistele — see ei ole lihtsalt teie sisemine tarkvara, vaid konkurentsieelis tänu tugevatele edusammudele klienditöös. Lõppude lõpuks, kui hobune ja vankriga kõigile sobiks, ei oleks autot kunagi leiutatud. Tulevikud peituvad evolutsioonis.

Meil on kampaania ajavahemikus 10. kuni 23. juuni «13 aastat RegionSoft CRM. Unustage uskumused — aitäh usalduse eest! soodsate ostutingimuste ja allahindlustega.

Meie kasulikud artiklid

Kleinette äri: automatiseerida või mitte?

7 elementi ettevõtte elu aluseks

Kuidas aitab ja kuidas takistab automatiseerimine neid inimesi ja andmeid?

Töötajad

Kuidas aitab?

Mis segab?

Käsiraamat

Kuidas aitab?

Mis segab?

Kliendid

Kuidas aitab?

Mis segab?

Tootmine ja ladu

Kuidas aitab?

Mis segab?

Andmed

Kuidas aitab?

Mis segab?

Kuidas aitab?

Mis segab?

Jah, on olukordi, kus automatiseerimist ei ole vaja või seda ei peaks läbi viima.

Kuidas automatiseerida: lühikesed näpunäited

Meil on kampaania ajavahemikus 10. kuni 23. juuni «13 aastat RegionSoft CRM. Unustage uskumused — aitäh usalduse eest! soodsate ostutingimuste ja allahindlustega.

Meie kasulikud artiklid

Meie RegionSoft CRM-ist

CRM-i rakendamine

KPI-d asja kohta

Erinev niit