Elektronilise postiga seonduv ajalugu ulatub juba mitu aastakümmet tagasi. Selle aja jooksul ei ole see ettevõtluses kasutatav standard mitte ainult vananenud, vaid iga aastaga muutub see üha populaarsemaks, tänu erinevate ettevõtetes kasutusele võetud koostöö süsteemidele, mis põhinevad peamiselt elektronpostil. Siiski, elektronposti vähese efektiivsuse tõttu loobub üha rohkem kasutajaid sellest soosides tekstiveste, häälte ja videokõnede ning videokonverentse. Need ettevõtte suhtlemise viisid aitavad töötajatel oluliselt aega säästa ning seega olla tõhusamad ja genereerida ettevõttele rohkem tulu.
Kuid tööalaste küsimuste lahendamiseks vestluste ja videokõnede kasutamine toob sageli esile uusi ohtusid ettevõtte infotehnoloogilisele turvalisusele. Probleem on selles, et ilma vastava ettevõtte lahenduseta võivad töötajad iseseisvalt alustada suhtlemist ja vestlemist avalikes teenustes, mis võib viia olulise teabe lekkeni. Teiselt poolt ei ole ettevõtte juhtkond alati valmis eraldama vahendeid ettevõtte platvormide juurutamiseks videokõnede ja vestluste jaoks, kuna paljud on arvamusel, et need pigem häirivad töötajaid tööst kui suurendavad nende tõhusust. Lahenduseks sellele olukorrale võiks olla ettevõtte vestluse ja videokõnede rakendamine juba olemasolevate infosüsteemide baasil. Need, kes kasutavad koostööplatvormina Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, saavad lahendada ettevõtte vestluse ja videokõnede loomise Zextras Team kaudu, lahenduse kaudu, mis lisab Zimbra OSE-le palju uusi funktsioone, mis on seotud ettevõtte veebisuhtlusega.
Zextras Team on saadaval kahes toimetuses: Zextras Team Basic ja Zextras Team Pro, mis erinevad pakutavate funktsioonide komplekti poolest. Esimene variant on täiesti tasuta ning võimaldab Zimbra OSE baasil korraldada tekstivestlusi nii üheühele kui ka grupivestlusi, samuti videokõnesid ja häälekõnesid üheühele. Kõik need funktsioonid on kergesti ligipääsetavad otse Zimbra OSE veebikliendist. Lisaks saavad Zextras Team Basic kasutajad kasutada ka mobiilirakendust, mis on saadaval iOS ja Android platvormidel. Need rakendused võimaldavad juurde pääseda privaatsetele ja tekstivestlustele ning tulevikus võimaldavad ka videokõnesid. Täiendavalt märgime, et videokõnede ja häälekõnede jaoks vajavad Zextras Team kasutajad töökorras veebikaamerat ja/või mikrofoni.
Zextras Team Pro pakub palju rikkalikumat funktsionaalsust. Lisaks juba mainitud võimalustele saavad Zextras Team'i kasutajad luua videokonverentse suure arvu töötajatega. See võimaldab korraldada koosolekuid töötajate vahel, kes asuvad geograafiliselt erinevates kohtades, säästes seeläbi aega, mis varem kulus osalejate kogumiseks ühte ruumi, ning suunata see aeg süvitsi küsimuste arutamisele või konkreetsete tööülesannete lahendamisele.
Zextras Team Pro-s on samuti saadaval virtuaalsete ruumide ja virtuaalsete koosolekuruumide loomine töötajatele. Ruum võib sisaldada mitmeid koosolekuruume, kus erinevad osalejad saavad arutada ühiseid teemasid. Näiteks vaatleme ettevõtet, kus on 16 inimese müügiosakond. Nendest 5 töötajat tegeleb b2c müügiga, 5 töötajat teevad b2b müüki ja veel 5 töötajat töötavad b2g valdkonnas. Kogu osakonda juhib samal ajal müügiosakonna juht.
Kuna kõik töötajad töötavad samas osakonnas, on mõistlik luua neile ühine ruum, kus arutada kõiki teemasid, mis puudutavad iga müügisektori töötajat. Samuti tekivad tihti teemad, mis puudutavad ainult näiteks B2B-ga tegelevat osakonda. Loomulikult ei ole müügisektori töötajatel, kes tegelevad teiste valdkondadega, mingit põhjust sellistes aruteludes osaleda, kuid osakonna juht peab osalema iga alajao aruteludes. Seetõttu saab müügisektori vajadusi silmas pidades luua igale suunale eraldi virtuaalsed koosolekuruumid, kus töötajad saavad omavahel ja osakonna juhiga suhelda. Samas on juhtidel kõik kolm virtuaalset koosolekuruumi mugavalt koondatud eraldi ruumi. Ja kui arvestada, et kogu suhtlemine toimub serverites ettevõtted ja andmed ei edastata kuhugi, seega võib neid vestlusi pidada üsna turvalisteks teabe kaitse seisukohalt. Peale müügiosakonna saab ruumide ja virtuaalsete koosolekute põhimõtteid rakendada ka kogu ettevõttes.
Lisaks videokohtumistele on kasutajatele saadaval ka häälkõned. Kuna need koormavad sidekanaleid oluliselt vähem, on paljud töötajad sageli lihtsalt häbelikud videovestluses ja katavad tihti isegi oma sülearvutite veebikaamera.
Lisaks videokõnedele ja helistamisele kolleegidega võimaldab Zextras Team luua videokõnesid ja helistada mis tahes kasutajale, kes ei kuulu ettevõttesse, genereerides ja saadetades talle spetsiaalse lingi kohtumisse liitumiseks. Kuna Zextras Team tööks on vajalik vaid kaasaegne brauser, on selle funktsiooni abil alati võimalik kiiresti suhelda kliendi või koostööpartneriga, kui tavakirjavahetus võtaks liiga kaua. Lisaks toetab Zextras Team failide jagamist, mida töötajad saavad omavahel vahetada otse videokõne või tekstikõne ajal.
Ei saa mainimata jätta ka spetsiaalset mobiilirakendust Zextras Team, mis võimaldab töötajatel osaleda ettevõtte vestlustes, olles väljaspool töökohta. Rakendus on saadaval platvormidel iOS ja Android, ning praegu võimaldab see kasutajatel:
- Pidada vestlusi, saates ja vastu võttes sõnumeid oma nutitelefonis
- Luua ja kustutada privaatseid vestlusi ning liituda nendega
- Luua ja kustutada grupivestlusi ning liituda nendega
- Liitu virtuaalsete ruumide ja koosolekute ruumidega ning loo ja kustuta neid.
- Kutsu kasutajaid virtuaalsetesse ruumidesse ja koosolekute ruumidesse või eemalda neid sealt.
- Saada push-teateid ja luua turvaline ühendus ettevõttega. serveriga.
Tulevikus lisatakse rakendusse võimalused privaatsõnumiseks videokõnedes, videokonverentside korraldamiseks ja failide jagamiseks.
Zextras Team'i veel üks huvitav omadus on võimalus edastada arvuti ekraani sisu reaalajas ning anda selle kontroll teistele kasutajatele. See funktsioon võib olla väga kasulik koolitusveebite seminaride korraldamisel, kus on vaja tutvustada töötajaid uue liidese seadmetega. Samuti võib see funktsioon aidata ettevõtte IT-osakonnal abistada töötajaid nende arvutitega seotud probleemide lahendamisel ilma füüsilise kohalolekuta.
Seega on Zextras Team täielik lahendus mugavaks veebikommunikatsiooniks töötajate vahel nii ettevõtte sisevõrgus kui ka väljaspool seda. Kuna Zextras Backup suudab täielikult varundada kogu teabe, mis genereeritakse Zextras Team'is, ei lähe sealt miski kaduma ja sõltuvalt turvapoliitika rangusest saab süsteemihaldur ise seadistada erinevaid piiranguid kasutajatele.
Küsimuste korral, mis on seotud Zextras Suite'iga, võite pöörduda Zextra esindaja Ekaterina Triandafiliidi poole e-posti teel katerina@zextras.com
Allikas: habr.com
