Algajate ärimeeste levinud viga on see, et nad ei pööra piisavalt tähelepanu andmete kogumisele ja analüüsile, tööprotsesside optimeerimisele ja põhinäitajate jälgimisele. Selle tulemuseks on tootlikkuse vähenemine ning ebaoptimaalne aja ja ressursside raiskamine. Kui protsessid on halvad, peate samu vigu mitu korda parandama. Klientide arvu kasvades teenus halveneb ning ilma andmeanalüüsita pole selget arusaama, mida on vaja parandada. Selle tulemusena tehakse otsuseid kapriisi järgi.
Et olla konkurentsivõimeline, peab kaasaegne ettevõte lisaks kvaliteetsetele toodetele ja teenustele omama läbipaistvaid protsesse ja koguma analüütilisi andmeid. Ilma selleta on raske mõista äri tegelikku olukorda ja teha õigeid otsuseid. Seetõttu on oluline, et teie arsenalis oleksid vajalikud tööriistad, mis pole mitte ainult mugavad kasutada, vaid võimaldavad teil ka oma tööd lihtsustada ja luua võimalikult läbipaistvaid protsesse.
Tänapäeval on tohutult palju tööriistu ja lahendusi. Kuid enamik ettevõtjaid ei kasuta neid, sest nad kas ei näe nende väärtust või ei mõista, kuidas neid kasutada, või on need kallid, keerulised või 100500 XNUMX rohkem. Kuid neil, kes on selle välja mõelnud, leidnud või loonud sellised tööriistad, on juba keskpikas perspektiivis eelis.
Olen rohkem kui 10 aastat loonud IT-tooteid ja -lahendusi, mis aitavad ettevõtetel läbi automatiseerimise ja protsesside digitaalse ümberkujundamise kasumit suurendada. Olen aidanud leida kümneid idufirmasid ja loonud kümneid veebitööriistu, mida kasutavad sajad tuhanded inimesed üle maailma.
Siin on üks minu praktika häid näiteid, mis näitab digitaalse transformatsiooni eeliseid. Ühe väikese Ameerika advokaadibüroo jaoks lõime oma meeskonnaga tööriista juriidiliste dokumentide genereerimiseks, mis võimaldas advokaatidel dokumente kiiremini genereerida. Ja hiljem, pärast selle tööriista funktsionaalsuse laiendamist, lõime võrguteenuse ja muutsime ettevõtte täielikult. Nüüd teenindavad nad kliente mitte ainult oma linnas, vaid kogu riigis. Kolme aasta jooksul on ettevõtte kapitalisatsioon mitu korda kasvanud.
Selles artiklis jagan teiega reaalset kogemust läbipaistva süsteemi loomisel peamiste ärinäitajate jälgimiseks. Püüan sisendada digilahenduste kasutamise väärtust, näitan, et see pole keeruline ja mitte alati kallis. Nii et lähme!
Kuidas see kõik algas?
Kui soovite saada midagi, mida teil pole kunagi olnud, peate tegema midagi, mida te pole kunagi teinud.
Coco Chanel
Mu naine oli rasedus- ja sünnituspuhkusel viibimisest väsinud ja otsustasime avada väikese ettevõtte – laste mängutoa. Kuna mul on oma ettevõte, hoolitseb mängutoa eest täielikult mu naine, mina aitan strateegilistes küsimustes ja arendamisel.
Ettevõtte avamise üksikasjad on täiesti erinev lugu, kuid andmete kogumise ja konkurentide analüüsimise etapis pöörasime lisaks selle ettevõtte spetsiifiliste probleemide esiletõstmisele tähelepanu ka sisemiste protsesside probleemidele, millega enamik konkurente ei võitlenud. .
Minu üllatuseks ei pidanud XNUMX. sajandil peaaegu keegi CRM-i ühelgi kujul; paljud pidasid arvestust kirjalikult, märkmikus. Samas kaebasid omanikud ise, et töötajad varastavad, eksivad arvutamisel ning nad peavad kulutama palju aega ümberarvestamisel ja raamatupidamisraamatu kannetega kontrollimisel, kaotsi lähevad andmed broneeringute ja sissemaksete kohta, kliendid lahkuvad teadmata põhjustel. neid.
Kogutud andmeid analüüsides saime aru, et me ei taha nende vigu korrata ja vajame läbipaistvat süsteemi, mis viiks need riskid miinimumini. Kõigepealt hakkasime otsima valmislahendusi, kuid me ei leidnud neid, mis meie nõudmistele täielikult vastaksid. Ja siis otsustasin teha oma süsteemi, kuigi mitte ideaalne, kuid töötav ja odav (peaaegu tasuta).
Tööriista valikul võtsin arvesse järgmisi kriteeriume: see peaks olema odav, paindlik ja ligipääsetav ning seda peab olema lihtne kasutada. Võiksin selle ettevõtte jaoks kirjutada täisväärtusliku, võimsa ja kalli süsteemi, kuid meil oli vähe aega ja väike eelarve, lisaks ei saanud me täielikult aru, kas meie projekt töötab, ja oleks ebamõistlik kulutada sellele palju ressursse. see süsteem. Seetõttu otsustasin hüpoteesi kontrollimise hetkel alustada MVP-st (Minimum Viable Product - minimaalne elujõuline toode) ja teha võimalikult lühikese aja jooksul minimaalse investeeringuga töötav versioon ning aja jooksul lõpetada või ümber töötada.
Selle tulemusena langes minu valik Google'i teenustele (Drive, Sheets, Calendar). Peamiseks sisend-/väljundteabe allikaks on Google Sheets, kuna mu naisel on arvutustabelitega töötamise kogemus, saab ta vajadusel ise muudatusi teha. Arvestasin ka asjaoluga, et seda tööriista hakkavad kasutama ka töötajad, kes ei pruugi arvutit väga hästi kasutada, ja neile andmete tabelisse sisestamise õpetamine on palju lihtsam kui mõne spetsialistiga töötama õpetamine. programm nagu 1C.
Tabelitesse sisestatud andmed muutuvad reaalajas, st igal ajal näete ettevõtte asjade olukorda, turvalisus on sisse ehitatud, saate piirata juurdepääsu teatud isikutele.
Arhitektuuri ja andmestruktuuri arendamine
Laste mängutuba pakub mitmeid põhiteenuseid.
- Tavaline külastus - kui klient ostab oma laste mängutoas veedetud aega.
- Järelevalvega külastus - kui klient ostab oma laste mängutoas veedetud aja ja maksab lisatasu järelevalve eest. See tähendab, et klient võib lapse maha jätta ja oma asju ajama ning toatöötaja vaatab ja mängib last vanema äraoleku ajal.
- Avatud sünnipäev — klient rendib eraldi laua külaliste söögi- ja istumiskohtade jaoks ning maksab tavapärase mängutoa külastuse eest, samal ajal kui ruum töötab tavapäraselt.
- Suletud sünnipäev — klient rendib kogu ruumi, rendiperioodil ruum teisi kliente vastu ei võta.
Omaniku jaoks on oluline teada, kui palju inimesi ruumi külastas, mis vanuses nad olid, kui palju aega kulutasid, kui palju raha teenisid, kui palju kulutusi oli (sageli juhtub, et administraatoril on vaja midagi osta või maksta millegi eest, näiteks kohaletoimetamise või vee eest), Mitu sünnipäeva oli?
Nagu iga IT-projekt, alustasin ka tulevase süsteemi arhitektuuri läbimõtlemisest ja andmestruktuuri väljatöötamisest. Kuna naine juhib äri, teab ta kõike, mida ta peab nägema, kontrollima ja valitsema, seega tegutses ta kliendina. Koos viisime läbi ajurünnaku ja koostasime süsteemile nõuded, mille põhjal mõtlesin läbi süsteemi funktsionaalsuse ning koostasin Google Drive’is järgmise failide ja kaustade struktuuri:
Dokument “Kokkuvõte” sisaldab üldist teavet ettevõtte kohta: tulud, kulud, analüütika
Kulude dokument sisaldab teavet ettevõtte igakuiste kulude kohta. Suurema läbipaistvuse huvides jagatud kategooriatesse: kontorikulud, maksud, personalikulud, reklaamikulud, muud kulud.
igakuised kulud
Aasta kulude koondtabel
Kaust Tulu sisaldab 12 Google'i arvutustabelite faili, üks iga kuu kohta. Need on peamised töödokumendid, mida töötajad iga päev täidavad. Need sisaldavad kohustuslikku armatuurlaua vahekaarti ja vahekaarte iga tööpäeva kohta. Armatuurlaua vahekaardil kuvatakse kogu jooksva kuu kohta vajalik teave asjade kiireks mõistmiseks, samuti saate määrata hindu ja lisada teenuseid.
Armatuurlaua vahekaart
Igapäevane vahekaart
Ettevõtluse arendamise käigus hakkasid ilmnema lisavajadused allahindluste, tellimuste, lisateenuste ja ürituste näol. Seda kõike ka juurutasime aja jooksul, kuid see näide näitab süsteemi põhiversiooni.
Funktsionaalsuse loomine
Pärast peamiste näitajate välja selgitamist, arhitektuuri ja olemitevahelise andmevahetuse väljatöötamist alustasin juurutamist. Esimese asjana lõin oma sissetulekute kaustas Google'i lehe dokumendi. Lõin sinna kaks vahekaarti: armatuurlaud ja kuu esimene päev, millesse lisasin järgmise tabeli.
Peamine tööleht
See on peamine tööleht, millega administraator töötab. Ta peab lihtsalt täitma nõutud väljad (märgitud punasega) ja süsteem arvutab automaatselt kõik vajalikud näitajad.
Sisestusvigade ja mugavuse vähendamiseks rakendati väli „Külastuse tüüp” pakutavate teenuste ripploendina, mida saame muuta armatuurlaua lehel. Selleks lisame nendesse lahtritesse andmete kontrolli ja märgime vahemiku, kust andmeid võtta.
Inimlike vigade vähendamiseks arvutustes lisasin automaatse arvutuse kliendi ruumis viibitud tundide ja tasumisele kuuluva rahasumma kohta.
Selleks peab Haldaja lihtsalt märkima kliendi saabumisaja (veerg E) ja väljumisaja (veerg F) formaadis HH: MM. Kliendi mängutoas veedetud koguaja arvutamiseks kasutan järgmist valemit:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Teenuste kasutamise rahasumma automaatseks arvutamiseks pidime kasutama keerulisemat valemit, kuna tunni hind võib olenevalt teenuse liigist erineda. Seetõttu pidin funktsiooni QUERY abil siduma andmed armatuurlaua lehel oleva teenuste tabeliga:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Lisaks põhitoimingutele lisasin lisafunktsioonid soovimatute IFERROR või ISBLANK vigade kõrvaldamiseks ning ROUNDDOWN funktsiooni - et mitte pisiasjadega jännata, ümardasin lõppsumma allapoole, kliendi poole.
Lisaks põhisissetulekule (rendiajale) saadakse laste mängutoas lisatulu teenuste või mänguasjade müügi näol ning töötajad teevad väikseid kulutusi, näiteks maksavad joogivee eest või ostavad komplimentide eest kommi, seda kõike tuleb ka arvestada.
Seetõttu lisasin veel kaks tabelit, kuhu need andmed salvestame:
Märkidega töötamise hõlbustamiseks värvisin need ära ja lisasin lahtritele tingimusliku vormingu.
Põhitabelid on valmis, nüüd tuleb panna põhinäitajad eraldi tabelisse, et oleks selgelt näha, kui palju sa päevaga teenisid ja kui palju sellest rahast on kassas ja kui palju on kaardil.
Raha kokkuvõtmiseks makseviiside kaupa kasutasin taas funktsiooni QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Tööpäeva lõpus tuleb administraatoril vaid tulu üle kontrollida ja käsitsi ümberarvestust teha ei pea. Me ei sunni inimest lisatöid tegema ning omanik saab iga kell olukorda vaadata ja kontrollida.
Kõik vajalikud tabelid on valmis, nüüd dubleerime iga päeva vahekaardi, nummerdame selle ja saame järgmise.
Suurepärane! Peaaegu kõik on valmis, jääb üle vaid kuvada armatuurlaua vahekaardil kõik kuu peamised näitajad.
Kuu kogutulu saamiseks võite kirjutada järgmise valemi
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kus D1 on päevatulu lahter ning '1', '2' jne on vahekaardi nimi. Täpselt samamoodi saan andmeid täiendavate tulude ja kulude kohta.
Selguse huvides otsustasin kuvada kogukasumlikkuse kategooriate kaupa. Selleks pidin tegema kõikidest vahekaartidest keeruka valiku ja rühmitamise ning seejärel filtreerima ja eemaldama tühjad ja mittevajalikud read.
Kasumlikkus kategooriate kaupa
Peamine tuluarvestuse tööriist on valmis, nüüd dubleerime faili iga kuu kohta aastas.
Pärast tulude arvestuse ja jälgimise tööriista loomist asusin koostama kulutabelit, milles võtame arvesse kõik igakuised kulud: üür, töötasu, maksud, kauba ost ja muud kulud.
Praeguses aasta kaustas lõin Google Sheeti dokumendi ja lisasin sellele 13 vahekaarti, armatuurlaua ja kaksteist kuud.
Armatuurlaua vahekaart
Selguse huvides olen armatuurlaua vahekaardil kokku võtnud kogu vajaliku teabe aasta finantskulude kohta.
Ja igal kuu vahekaardil koostasin tabeli, milles jälgime kõiki ettevõtte sularahakulusid kategooriate kaupa.
Kuu vahekaart
See osutus väga mugavaks, nüüd saate näha ja kontrollida kõiki ettevõtte kulusid ning vajadusel vaadata ajalugu ja isegi analüüsida.
Kuna info tulude ja kulude kohta asub erinevates failides ning seda pole eriti mugav jälgida, siis otsustasin luua ühe faili, kuhu koondasin kogu omanikule ettevõtte kontrollimiseks ja juhtimiseks vajaliku info. Panin sellele failile nimeks "Kokkuvõte".
pöördetabel
Selles failis lõin tabeli, mis saab tabelitest igakuiseid andmeid, selleks kasutasin standardfunktsiooni:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kus annan esimese argumendina dokumendi ID ja teise parameetrina imporditud vahemiku.
Seejärel koostasin aastabilansi: palju teeniti, kui palju kulutati, mis oli kasum, kasumlikkus. Visualiseeris vajalikud andmed.
Ja mugavuse huvides, et ettevõtte omanik näeks kõiki andmeid ühes kohas ja ei jookseks failidest läbi, integreerisin võimaluse valida mis tahes aastakuud ja kuvada põhinäitajaid reaalajas.
Selleks lõin kuu ja dokumendi ID vahele lingi
Seejärel koostasin ripploendi, kasutades “Andmed -> Andmete valideerimine”, määrasin lingi vahemiku ja konfigureerisin impordi dünaamilise lingiga dokumendile
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Järeldus
Nagu näete, pole teie ettevõtte protsesside täiustamine nii keeruline, kui see võib tunduda, ja selleks ei pea teil olema mingeid superoskusi. Loomulikult on sellel süsteemil palju puudusi ja ettevõtte kasvades on seda võimatu kasutada, kuid väikeettevõtte jaoks või hüpoteesi testimise alguses on see suurepärane lahendus.
See mängutuba on selle lahendusega tegelenud kolmandat aastat ning alles sel aastal, kui oleme juba kõikidest protsessidest selgelt aru saanud, tunneme oma klienti ja turgu. Otsustasime luua täisväärtusliku veebipõhise ärijuhtimise tööriista.
PS
Google'i arvutustabelite kasutamine oma ettevõtte jälgimiseks pole eriti mugav, eriti telefonist. Nii ma tegingi , mis kuvab mugavas vormingus reaalajas kõik peamised ärinäitajad
Allikas: www.habr.com