Tere kõigile, minu nimi on Konstantin Kuznetsov, ma olen RocketSales'i tegevjuht ja asutaja. IT-sektoris on üsna levinud lugu, kus arendusosakond elab oma universumis. Selles universumis on iga laua peal õhuniisutajad, hulk vidinaid ja monitoride ja klaviatuuride puhastajaid, ning tõenäoliselt ka oma ülesannete ja projektide haldamise süsteem.
Mis siin nii erilist on?
Võib-olla ei ole kellelegi see midagi eriliselt. Kuid me seisame silmitsi probleemiga. Meie tegeleme müügisüsteemide loomise ja automatiseerimisega, rakendame CRM-i, loome ettevõtetele pilveinfrastruktuuri. Kliendiprojektides, lisaks arenduse ja tootmise osakondadele, osalevad sageli turundajad, müüjad, raamatupidajad ja teised töötajad. Ja me hakkasime mõtlema, kuidas korraldada tõhusat projektihaldusprotsessi.
Kui arendus- ja tootmisprotsess on korraldatud sellises platvormis nagu Jira või GitLab, siis ei mõista keegi peale arenduse, mis seal toimub. Ettevõtte väliste töötajate projekti kaasamiseks tuleb nendega kohtuda, selgitada konteksti, kus ülesanne fikseerida, seejärel jälgida töövalmiduse taset tööalustes vestlustes, sotsiaalmeedia kaudu saada tulemused ja lisada need Jira-sse. Nii igal korral.
Arendustööd on eraldatud ettevõtte teistest osakondadest, nad ei tea, kuidas meid kaasata, ja meie ei tea, kas neile on meie osalus vajalik.
Mõned aastad tagasi avastasime Asana platvormi. Selles artiklis tahan rääkida, kuidas korraldasime arenduse ja tootmise juhtimisprotsessi, et:
- kogu ettevõte töötaks ühtses ökosüsteemis,
- kõigil oleks piisavalt funktsionaalsust,
- oleks võimalik hinnata iga projekti maksumust tundides ja rahas,
- töötamine klientidega oleks pikaajaline: mitte ühe ülesande raames, vaid terve projekti raames pideva ideede tagasivoo süsteemiga.
Natuke Asanaga tutvumist
Otsisin mugavat projektihaldustarkvara 10 aastat. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ja kümned teised ülesandete jälgimise tööriistad ei suutnud proovile vastu pidada. Siis leidsin Asana. Ja kõik klappis.
Meie arvates on see parim ja kõige kiiremini arenev platvorm ülesannete ja projektide haldamiseks. Täna on Asana maailmas tuntud ja kasutajate rahulolu poolest juhtiv.
Me oleme Asana fännid, läbinud sertifitseerimise, et saaksime seda oma klientidele tutvustada.
Kirjeldan lühidalt protsessi müügist kuni projekti elluviimiseni.
Kuna müüme IT-teenuseid, on meil üsna pikk müügivool, mis lõpetab oma tee tootmisosakonda ja mõnikord arendusse.
Müügiosakond viib läbi standardseid protseduure: audit, ettepanekute kooskõlastamine, lepingu allkirjastamine, tehingu edastamine tootmisosakonda. Tootmine ei pruugi lepingut aktsepteerida: selles peab olema tingimata märgitud eelarve, tootmise valmimise kuupäev ja projekti elluviimiseks vajalik ajakava.
Aitäh amoCRM + Asana kombinatsiooni, toimub tehingu edastamine müügiosakonnast tootmisse ja tagasi sujuvalt, ilma katkestusteta. Müügiosakonna vastutustsoon on tähistatud sinise, tootmisosakonna oma oranžiga ning arenduse vastutustsoon roosa värviga.
Oluline on, et arendusosakond ei osale igas projektis, erinevalt projektiosakonnast. Mõnikord ei vaja süsteemi seadistamine kohandatud lahendusi.
Seega, kui juht võtab projekti tootmisse, pääseb müügihaldur ühe klõpsuga Asanasse (ekraanipilt). AmoCRM-st luuakse projekt automaatselt Asanas.
Projektikaardiga ülesanne koos ettepanekutega luuakse automaatselt klientide ühisele projektide tahvlile. Siin kuvatakse kõik kliendid, kes on praegu tootmises. Siin määratakse vastutav juht, kehtestatakse tähtajad, valitakse töö tüüp ja muudetakse ülesannete olekuid.
Juht saab ülesandes käivitada kõik soovitatud automaatsete äritegevuste protsessid:
- Leida/Luua kliendi projekt + Kinnitada sinna ülesanne
- Täita ülesanne tehingu informatsiooniga
- Luua tehing praegusest ülesandest
Projekt täidetakse kõikide andmetega, mis on märgitud amoCRM-is. Sõltuvalt teenuste tüübist luuakse kohe hulk alategevusi, et ellu viia aktuaalsed tööplokid. Projektijuhi ülesanne on dekompositsioon detailseteks ülesanneteks, vastutavate määramine ja tähtajad.
See plaat aitab uusi projekte tööle võtta. Kuid selles jälgida projektide staatust ja riski all olevate projektide olemasolu on ebamugav.
Kuidas me grupeerime klientide ülesandeid ja projekte
Üksikust projektide tahvlist lisab juht veel 3 tahvlisse projekti:
- klientide isiklik tahvel;
- aktiivsete klientide portfell;
- juhi portfell.
Selgitame, miks on meil iga üksuse jaoks oma koht.
Kuvatud ekraanipildil näete klientide isiklikku tahvlit.
Miks on see plaat vajalik?
Varem mõtlesime ülesannetele. Teeme ülesande, liigume edasi järgmise juurde. Tulemusena tegime kliendile täpselt nii palju tööd, kui ta soovis. Kuid me tahtsime luua pikaajalisi suhteid, seetõttu liikusime ülesannete töötlemisest klientide töötlemisele.
Me kindlasti registreerime kõik ideed kliendi täienduste kohta. Isegi kui see on mõte, mille klient juhuslikult õhku viskas, fikseerime selle ja viime ellu. Nii kujuneb välja ülesannete backlog, töö kliendiga ei lõpe.
Mis on sellel tahvlil?
Meie Asana on seotud mitmete teenustega:
- CRM-süsteem (müügiosakonnaga suhtlemiseks),
- TimeDoctor (aja arvestamiseks),
- ERP-süsteem (kõikide andmete kogumiseks ühes liideses).
Oleme Asanas avanud kiire ressursside jälgimise paneeli. Niipea, kui viid hiire kursori ülesanne kohal olevale paneelile, näed, kes ja kui kaua on ülesande kallal töötanud, ning millise preemia nad teeninud on.
Tootmisosakonna töö hindamine toimub tundide põhjal, seega oli meie jaoks oluline rangelt jälgida, kui palju aega iga töötaja klientide ülesannete täitmisele kulutas.
Mida annab tahvli kasutamine?
Kokkuvõttes näeme ERP-süsteemis Projektide aruanne. Tehingu staatus, projekti osalised, eelarve projekti kohta, töötatud tundide arv ja tähtaeg.
Saame prognoosida sarnaste arenduste hindasid, KPI-d on täiesti läbipaistvad, ja ei jää ruumi illusioonidele, et arendamine on vaid paar tundi. Vajadusel on meil alati liides, mida saame klientidele aruandeks näidata.
Asana portfellid
See funktsionaalsus on Asanas juba ammu olemas. Kuid me ei osanud seda kohe hinnata. Esmalt kogusime lihtsalt portfellidesse kõik meie juhtide projektid. Selgub, et ettevõttes töötades on Denis Kiseleov töötanud 61 kliendiga.
Teadmine on tore, aga sellest ei piisa, et õigustada kulutatud aega kogumise peale. Kõik muutus, kui seostasime projekti Asanas ühe tehinguga CRM-süsteemis.
Varem allkirjastas juht kõik projektid ja sai teateid kõikide muudatuste kohta Inboxis (teatete voos). Iga staatuse uuendus, uus kommentaar kuvatakse voos, alustades kõige uuemast. Esmaspäeval istus juht ja täitis järjekorras Inboxi ülesandeid. Prioriteetidest ei räägitud, vahel ei jõudnud tähtsate ülesanneteni.
Nüüd on töötaja portfell ja projekti osakonna portfell. Esimeses haldab juht oma projekte, teine annab juhile ülevaate kõigi töötajate praegusest koormusest.
Projekti osakonna portfell
Kuvamisel näete projekte, mis on sorteeritud töötajate järgi.
Kord nädalas uuendab projektijuht iga projekti staatust. Ta kirjutab, mis tehti eelmisel nädalal ja mida plaanitakse järgmise nädala jooksul. Seab ühe kolmest sildist: kontrolli all, riskitsoonis, on probleeme.
Juht saab kiiresti hinnata:
- praegune kliendimaht projektimeeskonnas,
- projektide arv, millega iga juht tegeleb,
- tähtaegade ületamise arvu projektiülesannetes,
- probleemi olemasolu ja vajadus projektidesse kaasamiseks,
- projektide tähtaeg, kulutatud aeg, müügilehtri etapp ja projekti prioriteet.
Portfellid aitavad meil ka aruandeid koostada. Pärast projekti staatuse värskendamist saadetakse tehtud ja plaanitud tööde aruanne automaatselt kliendi vestlusesse.
Töötaja portfell
Ka projektijuhil on oma portfell. Kui kahtlemata, kui ta loobub oma volitustest, näeb uus inimene kõiki projekte, mis kuuluvad tema valitsemise alla, ja mida ta peab jätkuvalt jälgima.
Töötajad tõdesid samuti, et portfelli koormuse planeerimise lihtsus on mugav. 'Koormus' vahekaardil analüüsib Asana ülesannete mahtu, arvestades tähtaegu, ja hoiatab, kui töötaja kavandab ülekoormust. Tähtaegu ja üksikasju on võimalik muuta ka ilma vahekaardilt lahkumata.
Vigade lahendamine ja kohandatud arendamine
Meie arendusmeeskond tegeleb ülesannete lahendamisega, mis jagunevad kahte tüüpi:
- viga,
- uus arendus.
Vigu kontrollib ja hindab nende tõsidust tehnilise toe teenus ja edastab need tööle.
Arendusülesanded tulevad kas ettevõtte sisetoodete backlog'ist või projektijuhtidelt vastava kliendi taotluse põhjal.
Arendusprotsess näeb välja järgmiselt.
Ülesanded ilmuvad Asanas arendusplaadile. Siin see on.
Ülesande koostaja valib tüübi “Viga” või “Funktsioon”, määrab tõsiduse, näitab tellijat ning sisetooted, mida ülesanne puudutab. Kui ülesanne vastab kõigile sisereeglite nõuetele, siis vajutab koostaja ülesande ülemisel paneelil välgu ikoonile, et käivitada automaatne äriprotsess “Hinda arenduses”.
Arendusosakonna juht saab teate uue hindamisülesande kohta, ise ülesanne liigutatakse hindamiseks eraldi samanimelisele tahvlile.
Pärast hindamist liigendab juht ülesande vastava kuu sprinti, mil on planeeritud lõpetamine. Ülesanded on alati mitmel tahvlil samal ajal:
- projektijuhi isiklikul tahvlil,
- toetustahvlil,
- arendustahvlil.
Kõik osalised ning ülesande eest vastutavad töötajad näevad täitmise edenemist, saavad teateid, peavad arutelusid otse ülesande kommentaarides. Kui ülesanne on täidetud, “võtab” projektijuht või vastutav tugispetsialist selle enda poole, et jätkata tööd projektis.
Milliseks kujunes olukord, kui tõime arendus- ja tootmisosakonnad tagasi ühte keskkonda koos meeskonnaga?
Esiteks, kliendiprojektid muutusid pikemaajalisteks. A pidevalt täieneva tagasitõmbe tõttu suurenes keskmine ostusumma.
Teiseks, projektide kvaliteet paranes oluliselt, kuna arendusosakond sai igal ajal küsida turunduselt, müügilt, raamatupidamiselt jne. Me saime võimaluse õigel ajal kaasata vajalikke meeskonna oskusi ja pakkuda täiesti teistsuguseid lahendusi.
Kolmandaks, nii töötajad, juhid kui ka kliendid on saanud täieliku ülevaate plaanitud ja toimuvaid ülesannetest. Oleme õppinud PROJEKTE HALDAMA ja mõistnud, et see on täiesti tehniline protsess, millest saab peaaegu täielikult eemaldada inimfaktori.
Neljandaks, meeskond on muutunud ühtehoiuks. Varem ei olnud töötajatel hästi arusaama, millega tegelevad müütilised arendus- ja tootmisosakonnad.
Nüüd, nähes süsteemide arendamise ja tehniliste seadistuste protsessi:
- müügiinsenerid leiavad sealt ideid ja inspiratsiooni, kuidas müüa,
- turundajad saavad regulaarselt kasulikku sisu postituste, artiklite, positsioneerimise ja reklaamitekstide jaoks,
- juhid analüüsivad klientide vajadusi ja käitumist, kohandades strateegiat.
Saime win-win-win ümberkujunduse, milles võitsid nii meie, meie kliendid kui ka meie partnerid. Oleksin rõõmus, kui jagaksite oma arvamust kommentaarides: kas leidsite minu artiklist midagi kasulikku ja milliseid projektihaldusmeetodeid te kasutate arenduses!
Allikas: habr.com
