Tere kõigile, minu nimi on Konstantin Kuznetsov, olen RocketSalesi tegevjuht ja asutaja. IT-valdkonnas on üsna tavaline lugu, kui arendusosakond elab oma universumis. Selles universumis on igal töölaual õhuniisutid, hunnik vidinaid ja puhastusvahendeid monitoride ja klaviatuuride jaoks ning suure tõenäosusega oma ülesannete ja projektijuhtimise süsteem.
Mis on suur asi?
Võib-olla mõne jaoks pole see midagi. Kuid meil tekkis probleem. Ehitame ja automatiseerime müügisüsteeme, juurutame CRM-i ja loome ettevõtluse jaoks pilvetaristut. Lisaks arendus- ja tootmisosakondadele hõlmavad kliendiprojektid sageli turundajaid, müüjaid, raamatupidajaid ja teisi töötajaid. Ja hakkasime mõtlema, kuidas korraldada tõhusat projektijuhtimise protsessi.
Kui arendus- ja tootmisprotsess on korraldatud platvormil nagu Jira või GitLab, siis keegi peale arengu ei saa aru, mis on mis. Kolmanda osapoole töötaja projekti kaasamiseks tuleb temaga kohtuda, konteksti selgitada, ülesanne kuhugi salvestada, seejärel jälgida töövestlustes valmisoleku astet, saada läbi vestluse tulemus ja sisestada see Jirasse. Ja nii iga kord.
Arendus on ära lõigatud ettevõtte teistest osakondadest, nad ei tea, kuidas meid kaasata ja me ei tea, kas nad vajavad meie osalust.
Paar aastat tagasi avastasime Asana platvormi. Selles materjalis tahan teile rääkida, kuidas korraldasime arendus- ja tootmisjuhtimise protsessi, et:
- kogu ettevõte töötas ühes ökosüsteemis,
- kõigil oli piisavalt funktsioone,
- oli võimalik hinnata iga projekti maksumust tundides ja rahas,
- töö klientidega oli pikaajaline: mitte ühe ülesande raames, vaid terve projekti raames koos pideva ideede kuhjumisega.
Natuke Asana tundmaõppimisest
Otsisin 10 aastat mugavat projektijuhtimise tarkvara. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ja kümned teised ülesandejälgijad ei läbinud jõuproovi. Siis leidsin Asana. Ja kõik õnnestus.
Meie arvates on see ülesannete ja projektijuhtimise jaoks parim ja kiiremini kasvav platvorm. Tänapäeval on Asana populaarsuse ja kasutajate rahulolu poolest maailmas liider. Seda tõendab g2 reitingutabel.
Oleme Asana fännid, saime isegi sertifikaadi, et suudame seda oma klientide jaoks rakendada.
Kirjeldan lühidalt protsessi müügist projekti elluviimiseni
Kuna müüme IT-teenuseid, on meie lehter üsna pikk ja lõpuks jõuab see tootmis- ja mõnikord ka arendusosakonda.
Müügiosakond viib läbi standardsed manipulatsioonid: audit, CP kinnitamine, lepingu allkirjastamine, tehingu üleviimine tootmisse. Tootja ei tohi lepingut vastu võtta: selles peab olema märgitud eelarve, tootmisse ülemineku kuupäev ja projekti elluviimise eeldatav ajafond.
Tänu amoCRM + Asana kombinatsioonile tehingu müügiosakonnast tootmisse ja tagasi viimisel ei katke töö kuskil. Sinine tähistab müügiosakonna vastutusala, oranž tootmisosakonda ja roosa arendusosakonda.
Oluline on, et arendusosakond, erinevalt disainiosakonnast, ei oleks igasse projekti kaasatud. Mõnikord ei vaja süsteemi seadistamine kohandatud lahendusi.
Niisiis, kui juht võttis projekti tootmiseks vastu, läheb müügijuht ühe klõpsuga Asana juurde (ekraanipilt). AmoCRM-ist luuakse projekt Asanas automaatselt.
Ühiskliendiprojekti tahvlile luuakse automaatselt ülesanne (ülesanne) koos projektikaardi ja kommertsettepanekutega. Siin kuvatakse kõik hetkel tootmises olevad kliendid. Siin määratakse vastutav juht, määratakse tähtajad, valitakse töö liik ja muudetakse ülesannete staatusi.
Juht saab ülesandes käivitada mis tahes pakutud automaatse äriprotsessi:
- Otsige/looge kliendiprojekt + lisage sinna ülesanne
- Täitke ülesanne tehinguteabega
- Looge praegusest ülesandest tehing
Projekt on täidetud kõigi amoCRM-is määratud andmetega. Sõltuvalt teenuse tüübist luuakse kohe alamülesannete komplekt tegelike tööplokkide rakendamiseks. Projektijuhil jääb üle üksikasjalikud ülesanded lahti võtta, määrata kohustused ja tähtajad.
See juhatus aitab uusi projekte ette võtta. Kuid hetkeseisude ja sellel ohustatud projektide olemasolu jälgimine on ebamugav.
Kuidas grupeerime klientide ülesandeid ja projekte
Kõigi projektide üldnõukogust lisab juht projekti veel kolmele tahvlile:
- kliendi isiklik tahvel;
- aktiivsete klientide portfell;
- juhi portfell.
Mõelgem välja, miks me iga üksust vajame.
Ekraanipildil, mida näete kliendi isiklik juhatus.
Miks see tahvel?
Varem mõtlesime ülesannete järgi. Täitsin ülesande ja läksin teist tegema. Selgus, et tegime kliendile täpselt nii palju tööd, nagu ta küsis. Tahtsime aga luua pikaajalisi suhteid, mistõttu läksime tööülesannetega töölt eemale klientidega töötamisele.
Kirjutame kindlasti kõik ideed kliendi jaoks üles. Isegi kui tegemist on kliendi poolt kogemata õhku visatud mõttega, parandame selle ja viimistleme. Nii tekib ülesannete mahajäämus, töö kliendiga ei lõpe.
Mis sellel tahvlil on?
Meie Asana on ühendatud mitme teenusega:
- CRM-süsteem (müügiosakonnaga suhtlemiseks),
- TimeDoctor (aja jälgimiseks),
- ERP süsteem (kõikide andmete koondamiseks ühte liidesesse).
Oleme Asanas kasutusele võtnud kiire ressursijuhtpaneeli. Osutate ülesande kohal olevat plaati ja näete, kes ja kui kaua ülesande kallal töötas ning mis boonuse teenis.
Tootmisosakonna töö on arvestuslik tundide kaupa, mistõttu oli meie jaoks oluline rangelt jälgida, kui palju aega kulub igal töötajal kliendi probleemide lahendamisele.
Millised on tahvli kasutamise eelised?
Selle tulemusena näeme ERP-süsteemis Projekti aruanne. Tehingu staatus, projektis osalejad, projekti eelarve, töötundide arv ja tähtajad.
Suudame ennustada sarnaste arendusprojektide maksumust, KPI arvutused muutuvad absoluutselt läbipaistvaks ja pole ruumi illusioonideks, et arendus võtab vaid paar tundi. Vajadusel on meil alati liides, mida saame kliendile aruandluseks näidata.
Asana portfellid
Seda funktsiooni on Asanas rakendatud pikka aega. Kuid me ei hinnanud seda kohe. Algul kogusime kõik oma juhtide projektid lihtsalt portfellidesse. Selgus, et ettevõttes töötamise ajal töötas Denis Kiselev 61 kliendiga.
See on lahe teada, kuid mitte piisavalt, et õigustada selle kogumisele kuluvat aega. Ja me lõime portfellide pealt skoori. Kõik muutus, kui võrdsustasime Asana projekti ühe tehinguga CRM-süsteemis.
Varem tellis juht kõik projektid ja sai kõigist muudatustest teateid postkasti (teavituste voog). Iga olekuvärskendus ja uus kommentaar kuvati voos, alustades uusimast. Esmaspäeval istus juhataja maha ja täitis postkastist järjestikku ülesandeid. Prioriteetidest ei räägitud ja vahel ei jõutudki oluliste ülesanneteni.
Nüüd on olemas töötajate portfell ja projektiosakonna portfell. Esimeses juhib juht oma projekte, teine annab juhile kontrolli funktsionaalsuse kõigi töötajate hetkekoormuse osas.
Disainiosakonna portfell
Ekraanipildil näete projekte, mis on sorteeritud töötajate kaupa.
Kord nädalas uuendab projektijuht iga projekti olekut. Kirjutab, mis eelmisel nädalal tehtud sai ja mis järgmiseks nädalaks plaanis. Määrab ühe kolmest sildist: kontrolli all, ohus, on probleeme.
Juht saab kiiresti hinnata:
- praegune klientide hulk disainiosakonnas,
- töös olevate projektide arv iga juhi kohta,
- hilinenud ülesannete arv projektides,
- probleemide olemasolu ja vajadus projektides kaasa lüüa,
- projekti tähtajad, kulutatud aeg, lehtri etapp ja projekti prioriteet.
Portfellid aitavad meid ka aruandluses. Peale projekti oleku uuendamist saadetakse kliendivestlusesse automaatselt aruanne tehtud ja planeeritud tööde kohta.
Töötaja portfell
Isegi disainiosakonna juhatajal on oma portfell. Kui, pah-pah-pah, ta kaotab oma volitused, näeb uus inimene kõiki tema kontrolli all olevaid projekte, mida ta peab jätkuvalt jälgima.
Liini töötajad hindasid ka koormuse planeerimise mugavust portfellis. Vahekaardil “Laadimine” analüüsib Asana tööülesannete mahtu, võttes arvesse tähtaegu ja hoiatab, kui töötaja on planeerinud liiga palju ülesandeid. Saate muuta tähtaegu ja kohandada üksikasju sellelt vahekaardilt lahkumata.
Vigade lahendamine ja kohandatud arendus
Meil on arenduse eest vastutav eraldi meeskond. Äriprotsessi osana saab see kahte tüüpi ülesandeid:
- viga,
- uus arendus.
Tehniline tugiteenus kontrollib vead, hindab nende kriitilisust ja suunab need tööle.
Arendusülesanded tulevad kas ettevõtte sisemisest tootemahust või kliendi vastava soovi korral projektijuhilt.
Üldiselt näeb arendusprotsess välja selline.
Ülesanded langevad Asana arendusplaadile. Siin ta on.
Tööülesannete juht valib tüübi "Vea" või "Funktsioon", määrab kriitilisuse astme, näitab kliendi ja ettevõtte siseosakonnad, mida ülesanne mõjutab. Kui ülesanne vastab kõigile sise-eeskirja nõuetele, klõpsab direktor ülesande kohal üleval ribal välguikooni ja käivitab automaatse äriprotsessi “Hinda arenduses”.
Arendusosakonna juhataja saab atesteerimiseks teate uue ülesande kohta ning ülesanne ise viiakse atesteerimise ajaks eraldi samanimelisse tahvlisse.
Pärast hindamist liigutab juht ülesande sprindile, mis vastab kavandatud täitmise kuule. Ülesanded on alati mitmel tahvlil korraga:
- projektijuhi isiklikul tahvlil,
- tehnilise toe juhatuses,
- arendusnõukogus.
Kõik osalejad ja tööülesannet jälgivad töötajad näevad ülesande edenemist, saavad märguandeid ja viivad läbi arutelusid otse ülesande kommentaarides. Kui ülesanne on täidetud, “võtab” projektijuht või vastutav tehnilise toe spetsialist selle enda kõrvale, et projektiga edasi töötada.
Mis juhtus, kui tõime arendus- ja tootmisosakonnad meeskonnaga tagasi ühtsesse keskkonda?
Esiteks kliendiprojektid on muutunud pikaajalisemaks. Pidevalt täieneva mahajäämuse tõttu kasvas keskmine arve.
Teiseks projektide kvaliteet on oluliselt paranenud, kuna arendusosakond võis igal ajal esitada küsimusi turundusele, müügile, raamatupidamisele jne. Suutsime õigeaegselt ühendada meeskonna vajalikud kompetentsid ja pakkuda täiesti erineva tasemega lahendusi.
Kolmandaks töötajad, juhid ja kliendid said kavandatud ja täidetud ülesannete osas täieliku läbipaistvuse. Õppisime projekte JUHTIMA ja mõistsime, et see on absoluutselt tehniline protsess, millest saab inimfaktori peaaegu täielikult elimineerida.
Neljandaks, meeskond on muutunud ühtsemaks. Varem oli töötajatel vähe aimu, millega müütiline arendus- ja tootmisosakond tegeleb.
Nüüd, vaadates süsteemide arendusprotsessi ja tehnilist konfigureerimist:
- müügiosakond leiab sellest ideid ja inspiratsiooni, kuidas müüa,
- turundajad võtavad regulaarselt kasulikku sisu postituste, artiklite, positsioneerimis- ja reklaamtekstide jaoks,
- juhid analüüsivad klientide vajadusi ja käitumist, kohandades strateegiat.
Tulemuseks oli win-win-win transformatsioon, millest saime kasu meie, meie kliendid ja meie partnerid. Mul oleks hea meel, kui jagaksite kommentaarides oma arvamust: kas minu artiklis oli midagi kasulikku ja milliseid projektijuhtimise meetodeid arendamisel kasutate!
Allikas: www.habr.com