Kuidas aitasime MOEk-i raamatupidamise tööd reformida

Oleme korduvalt kirjutanud, kuidas meie tehnoloogiad aitavad erinevaid organisatsioone ja isegi kogu riike töötleda teavet erinevatest dokumentide tüüpide kaudu ja sisestada andmeid arvestussüsteemidesse. Täna räägime, kuidas me rakendasime ABBYY FlexiCapture ja Moskva Ühinenud Energiakompleksi (MOEK) – suurima sooja ja kuuma vee tarnijana Moskvas.

Kujutage end tavalise raamatupidajana. Mõistame, et see pole lihtne, kuid proovige siiski. Igal päeval saabub teile tohutult paberkandjal arveid, saatekiri, tõendeid ja nii edasi. Eriti palju – aruandlusperioodide eel. Kõik andmed ja summad tuleb kiiresti ja tähelepanelikult kontrollida, ümber kirjutada ja sisestada arvestussüsteemi, käsitsi tehinguid läbi viia ja dokumendid arhiveerida, et hiljem õigeaegselt esitada sisekontrollijatele, maksuhaldurile, tariifide reguleerimise organitele ja teistele. Kas see on keeruline? Kuid see on pikaajaline äripraktika, mis eksisteerib paljudes ettevõtetes. Koos MOEKiga oleme lihtsustanud seda vaevarikast tööd ja teinud selle mugavamaks. Kui teid huvitab, kuidas see toimus, olete oodatud lugema edasi.

Pildil – Moskva TPP-21, suurim soojusenergia tootja Euroopas. Sellel jaamas toodetud soe jõuab kolm miljonit põhja Moskva elanikku MOEKi kaudu. Foto allikas.

MOEKil on Moskvas poolteist tosinat filiaali. Need hooldavad 15 811 km soojusvõrke, 94 soojusjaama ja katlamaja, 10 000 soojuspunkti ja 24 pumpamisjaama, samuti ehitavad ja rajavad uusi soojustootmissüsteeme. Ettevõte hangib mitmesuguseid seadmeid ja teenuseid majandustegevuseks: aastas umbes 2000 hanget. Iga ostualgatuse üksuses tegelevad dokumentide vormistamisega spetsiaalsed töötajad – lepingute kureerijad.

Kuidas on organiseeritud lepingute vormistamine suures ettevõttes? Kui kuraatorid sõlmivad lepingut, saavad nad partneritelt palju olulisi paberdokumente: kaubaveolehed, teenuste osutamise aktid, arved, tõendid jne. Tüüpiliselt skaneerib kuraator ametlikud paberid ja seejärel lisab skaneeritud dokumendid tellimusele ettevõtte ressursihaldussüsteemis. Finantskontroller kontrollib käsitsi kõiki andmeid. Pärast seda viib kuraator originaaldokumendid raamatupidamisse. Või teeb seda kuller, sel juhul võib dokumentide liikumine võtta rohkem aega — paarist tunnist kuni paaripäevani.

Ja kõik olekski hästi, kuid nagu paljude teiste ettevõtete puhul:

• Paberid võivad raamatupidamisse jõuda mitu päeva enne aruandluse tähtaega. Siis peavad raamatupidajad öö päevast tööle jääma. Peab käsitsi kontrollima, kas kõik arved, kaubaveolehed jne on korrektselt täidetud. Seejärel, kui kõik on õige, sisestab töötaja andmed raamatupidamissüsteemi ja teeb tehingud. Siiski kulub raamatupidaja 90% ajast andmete ümbertrükkimisele — andmed, summad, kuupäevad, kaubakoodid jne. Selle tõttu on oht eksida.
• Dokumendid võivad juba sisaldada vigu. Ja mõnikord puuduvad mingid arved või tõendid. Mõnikord selgub see viimastel päevadel enne aruandluse tähtaega. Selle tõttu võivad dokumentide heakskiitmise tähtajad viibida.
• Pärast tehingute sooritamist hoiavad raamatupidajad kaubaveolehti, arveid jaakteid killustatud paber- ja elektroonilistes arhiivides. Miks see tekitab raskusi? Näiteks MOEK töötab tariifide alusel, seega peab regulaarselt oma kulutusi aru andma täitevorganitele. Ja kui raamatupidamisse tuleb järgmine riigiasutuse või maksukontrolli kontroll, peavad töötajad dokumentide leidmiseks pikka aega otsima.

Kuidas nägi MOEK-i raamatupidamisstruktuur varem välja:


MOEK oli esimene energia valdkonnas, kes otsustas selle struktuuri ümber korraldada ja lihtsustada, et kiiremini tehinguid lõpetada ja aruandeid esitada, paremini hinnata turumuutusi hangetes ja planeerida oma rahandusstrateegiat. Üksi, iseseisvalt oli mitme aasta jooksul väljakujunenud raamatupidamisstrateegia muutmine keeruline, seega otsustas ettevõte seda muuta koos partneriga - ABBYY.

Lubatud-tehtud

ABBYY ekspertide meeskond rakendas MOEK-is universaalse platvormi teabe intelligentsseks töötlemiseks ABBYY FlexiCapture ja seadistas:

• paindlikud kirjeldused (andmete eraldamise mallid) dokumentide töötlemiseks. Mis see on ja milleks seda vaja on, oleme üksikasjalikult rääkinud Habaras siin ja siin. MOEK töötleb lahenduse abil üle 30 erinevat dokumenti (näiteks paigaldatud seadmete akt või agente tasu akt) ja eraldab neist rohkem kui 50 atribuuti (dokumentide number, lõppsumma koos KM-ga, ostja, müüja, alltöövõtja nimi, kauba kogus jne);
• andmete kontrollimiseks ja eksportimiseks mõeldud konnektor, mis seob kokku ABBYY FlexiCapture, SAP ja OpenText. Tänu konnektorile on became võimalik automaatne andmete kontrollimine tellimuse ja lepingu kohta erinevate registrite põhjal. Räägime sellest veidi hiljem;
• dokumentide eksport elektroonilisse arhiivi OpenTexti alusel. Nüüd hoitakse kõik skannitud dokumendid ühes kohas;
• SAP ERP eelnõud raamatupidamisest koos skannitud dokumentide viitega.

Seejärel töötas ABBYY ja MOEK välja otsinguvormi, et raamatupidaja saaks sekunditega leida elektronkodust olulised arved mistahes atribuudi põhjal ja esitada need maksuhalduri kontrollimiseks.

Otsing on võimalik 26 erineva kriteeriumi põhjal (pilt on klikitav):

Pärast seda, kui MOEK testis kogu süsteemi edukalt, viidi see tööle. Kogu projekt, sealhulgas kooskõlastamised, täpsustused ja täiustused, viidi ellu 10 kuu jooksul.

Tööprotsess pärast ABBYY FlexiCapture rakendamist:


Kas sulle tundub, et midagi pole muutunud? Jah, äriprotsess on jäänud samaks, lihtsalt suurem osa funktsioone täidab nüüd masin.

Raamatupidamine, juhtugu see!

Kuidas asjad nüüd käivad? Oletame, et lepingu kureerija sai komplekt esmaseid dokumente lepingu kohta pumpade tarnimiseks TPP-le või näiteks soojusvõrkude ehitamiseks. Spetsialist ei pea enam ise kontrollima dokumentide jagunemist ja sisu, kutsuma kullerit ega saatma originaaldokumente raamatupidamisse. Kureerija skaneerib lihtsalt allkirjastatud esmase dokumentide komplekti, ja edasi tegelevad tehnoloogiad.

Võrguskaneerimissüsteemi abil saadab töötaja skaneeringud TIFF või PDF formaadis enda kuumasse kausta või e-posti. Seejärel avab ta ABBYY FlexiCapture veebijaama ja valib dokumentide töötlemiseks vajaliku dokumendikomplekti tüübi. Näiteks „teenuste ost/teenuste osutamine vahendustasuga“, „materiaalide tehniliste ressursside vastuvõtt (MTR)“ või „vara arvestus”.

Dokumendikomplekti tüüp määrab, kui palju ja milliseid dokumente ja andmeid süsteem peab klassifitseerima, tuvastama ja kontrollima.

Kuraator laadib skaneeringud tuvastamiseks üles. Süsteem kontrollib automaatselt, kas kõik dokumendid on olemas, iga paberi sisu ning serveris toimub rekviziitide tuvastamine – lepingute kuupäev, summad, aadress, KMKR, KPP ja muud andmed. Muide, MOEK on Venemaa esimene energiatootmisettevõte, mis kasutab sellist lähenemist.

Kui kuraator on üles laadinud mitte kõik dokumendid või mõnes saatelehel on andmed puudulikud, märgib süsteem selle ära ja palub kohe töötajal vea parandada:

Süsteem annab teada ja palub lisada puuduolevad dokumendid (järgmised ekraanipildid on klikitavad):

Süsteem tuvastas, et dokument on aegunud:

Nii ei pea töötaja enam määrama, kas dokument on korrektselt vormistatud. Kui kõik on õige, toimub veebijaamas automaatselt enamus andmete kontrollimist. Piisab, kui sisestate SAP ERP-s määratud tellimuse numbri. Seejärel toimub tuvastatud andmete võrdlemine SAP-is töödeldava teabega: KMKR ja KPP nõudjaga, lepingute numbrite ja summadega, käibemaksuga, kauba või teenuse nomenklatuuriga. Ühe dokumendi töötlemine ja kontrollimine võtab vaid paar minutit.

Rekviziitide – KMKR ja KPP – abil saab valikust valida vajaliku ettevõtte:

Kui arvete või saatelehe puhul on viga, ei luba see dokumenti arhiveerimisse eksportida. Näiteks, kui dokument on valesti koostatud või mõni sümbol on valesti tuvastatud, osutab süsteem sellele ja palub töötajal kõik ebatäpsused parandada. Toome näite:

Süsteem tuvastas, et AS „Vasilik“ ei kuulu MOEK-i tarnijate nimekirja.

See võimaldab töötajatel jälgida vigu juba enne, kui dokument on raamatupidamisse jõudnud.

Kui kõik kontrollid on edukalt läbitud, saadetakse dokumendi skaneeritud koopia ühe klikiga OpenText elektroonilisse arhivrisse ning SAP süsteemi ilmuvad lingid ja kaardid koos metainformatsiooniga. Raamatupidaja või projektijuhiks saavad alati elektroonilisest arhiivist vaadata dokumentide loetelu vajaliku tellimuse osas ning informatsiooni selle kohta, kes, millal ja millise tulemusega dokumendid töötles.

Peeter Petrovitš piilus elektroonilisse arhivrisse,…

…et vaadata, kes laadis dokumendid tellimuse nr 1111 kohta üles.

Pärast andmete ja skannide väljaveo ABBYY FlexiCapture'ist ilmub SAP-sse eelnõu arvestusest, kus on eelnevalt täidetud andmed ja lingid dokumentide skan-edele.

Eelnõu arvestusest:

Seejärel saadab raamatupidajale e-postile teate koos lingiga valmis eelnõule ja skanneeritud dokumentidele. Spetsialist ei pea enam paberi pärast muretsema. Talle jääb vaid kontrollida skannides tehingu lõppsumma, pitseri olemasolu, allkirjastamise ja teostada arvestus. Sellele kulub raamatupidajal nüüd vähem kui minut.

Projekti kokkuvõtted

• ABBYY tehnoloogiate abil on MOEK lihtsustanud ja kiirendanud mitte ainult raamatupidamist, vaid ka finantskontrolli. Tehingu teostamiseks ei pea töötajad enam ootama kullerit originaaldokumentidega – piisab, kui ühe klikiga saada skann, kus on juba kontrollitud andmed elektroonilisest arhiivist. Tõsi, paberdokument on siiski vajaliku. Kuid nüüd saab selle raamatupidamisse saata hiljem. Kui see seal jõuab, märgib töötaja arvestussüsteemis, et "Originaal on saadud".
• Töötajad saavad kohe kõik vajalikud andmed tehingu kohta skannidest, teostavad korralikult õigel ajal arvestust ja valmistavad ette kõik dokumendid aruandluseks. Nüüd ei karda nad ei siseseid ega väliseid auditite.
• Raamatupidajad teostavad finantsoperatsioone 3 korda kiiremini, ning MOEK lõpetab aruandlusperioodi 10 päeva varem.
• Kõik MOEK-i filiaalid hoiavad raamatupidamisdokumente ühes elektroonilises arhiivis. Tänu sellele on võimalik leida iga arve, lepingu või tehtud töö akt, samuti kõik selle atribuudid (summad, KM, kaupade või teenuste nimed) neli korda kiiremini kui enne.
• Aastas töödeldakse lahenduse abil rohkem kui 2,6 miljonit dokumentide lehekülge.

Lõpetuseks

MOEK kasutab ABBYY FlexiCapture Kaks aastat tagasi kogutud statistika näitas, et raamatupidajad teevad 95% tehingutest ilma mustanditesse muudatuste tegemiseta. See tähendab, et selliseid tehinguid saab tulevikus täielikult automaatselt läbida. Tootest on saanud ettevõtte esimene samm, et integreerida oma äriprotsessidesse elemente, nagu „tehisintellekt“: MOEK arendab vastavat programmi.

Teised Venemaa ettevõtted automatiseerivad samuti raamatupidamistegevust, tehes selle lihtsamaks ja mugavamaks. Näiteks ABBYY tehnoloogiate abil suudab rahanduslik kontrolliv teenus „Hlebprom“ kaks korda kiiremini oluliselt ettevõtte teavet ning kulutab 20% vähem aega vajalike arvete ja kaupade saadetiste otsimisele. Tehisintellekti töötlemistehnoloogiad aitavad „Rust“ gruppi kuuluvatel raamatupidamiste töötajatel kiiresti leida vajalikke finantsdokumente massiliste maksukontrollide ajal. 2019. aastal kavatsevad ettevõtte spetsialistid töödelda umbes 10 miljonit dokumendi lehekülge.

Kas soovite rohkem teada MOEK ja ABBYY projektist? 3. aprillil kell 11:00 räägib MOEK-i IT-keskuse asejuht Vladimir Feoktištov tasuta veebinaril juhtumi detailidest „Kuidas tehisintellekti tehnoloogiad aitavad energiatööstuse ettevõtetel areneda“.Liituge, kui soovite küsimusi esitada.

Elizaveta Titarenko,
ABBYY ettevõtte blogi toimetaja

Allikas: habr.com