Miks just 17, küsite te? Sest minu teekond IT-valdkonnas algas täpselt 17 aastat tagasi. Viimased kümme aastat olen töötanud ettevõttes «Infosüsteemid Jet», kus kujunesin professionaalina. Täna ei räägi ma aga ettevõtteelu keerdkäikudest, vaid enesedistsipliinist ja kirjandusest, mis on mind kõigi nende aastate jooksul aidanud.
Esimest korda tundsin teadliku enesekorralduse vajadust siis, kui töötasin 2010. aastate alguses veel ärianalüütikuna. Mingil hetkel kogunes mul väga palju ülesandeid ja pöördusin nõu saamiseks ühe kolleegi poole, kes kandis alati märkmikku kaasas. Vastuseks soovitas ta mulle üht ajajuhtimise raamatut. Nii tutvusin 2012. aastal Gleb Arhangelski raamatuga «Time Drive». Gleb selgitab üsna põhjalikult, kuidas aega juhtida, ning pakub välja oma süsteemi aja korraldamiseks ja planeerimiseks. Just temalt lugesin esimest korda «konnadest», mida tuleb hommikuti «ära süüa». «Konnaks» nimetas ta (või võib-olla keegi juba enne teda) ebameeldivaid ülesandeid, kuid kui teed hommikul ühe sellise asja ära ja saad siis aru, et rohkem neid enam ees ei oota, on rahulolutunne uskumatult suur. Temalt sain teada ka selle, et «elevanti tuleb süüa tükkhaaval»: ehk kui sul on hiiglaslik ülesanne, tuleb see jagada osadeks ja võtta ette justkui «biifsteikidena». Nii ilmusidki mu töölauale paberist päevaplaneerijad (mitte segi ajada märkmikega — need olid mul alati olemas ja on ka praegu), ning neisse ka märkmed.
2014. aastal algas väga kiire areng: tööd oli palju ja ettevõte liikus edasi nagu rakett. Kui mul tekkisid tööummikud, kasutasin endiselt meetodeid, mis mul kuidagi meelde olid jäänud — «konnad», «elevandid», ülesannete üleskirjutamine paberilehtedele. Ühel päeval pakkus mu kolleeg Vitali välja, et võiksin võtta ühe päeva, mil jään kauemaks tööle ja sorteerin läbi kõik, mis mul kuhjunud on. Ma ei tea, kas ta oli selle kohta raamatuid lugenud, kuid intuitiivselt kasutas ta üht võtet, mida olin juba mitmes raamatus kohanud: see on «iganädalane ülevaade». Näiteks mu naine peab iPhone’is pidevalt oma ülesannete elektroonilist nimekirja ja tal ei lähe midagi meelest (kahjuks minu jaoks =( ). Selliste nimekirjade pidamine on veel üks levinud ja oluline meetod.
2015. aastal pidin mõnda aega kolleege aitama – tuli testida funktsionaalsust ja olla kliendi poolel. Vastutusala laienes: testisin, analüüsisin vigu, koordineerisin mitut meeskonda, otsustasin, kuhu millised vead suunata, ning pidasin igasuguseid registreid nii nendele, neile kui ka neile teistele seal. 2016. aasta veebruaris läks mu kolleeg pikale puhkusele ja mulle pakuti koordinaatori ametikohta ettevõtte kahe osakonna vahel. Nõustusin ja sellega määrasin end otsima uusi võimalusi enese paremini organiseerimiseks.
Jätkasin endiselt oma paberpäevikute (ja märkmike) kasutamist, kuid jõudsin järjest enam järeldusele, et vajan ka mingit elektroonilist tööriista. Valik langes EverNote’ile. Seal on laias laastus kõik samamoodi nagu paberil, ainult infot on lihtsam leida ja see on kättesaadav mitmest seadmest. Kui EverNote muutus kõigil platvormidel tasuliseks, läksin üle OneNote’ile, mis on minuga siiani – üksnes märkmete jaoks paberilehe asendajana ning viiteteabe hoidmiseks, mida pidevalt kasutan. Selle peamised eelised on platvormiülene kasutus, tasuta kättesaadavus ja hea sünkroonimine, hoolimata sellest, et tegu on Microsofti tootega. Ja lisaks on see pilvepõhine.
2017. aastal hakkasin õppima, kuidas oma mõtteid visuaalsete vahendite abil arusaadavalt edasi anda – mitte niivõrd joonistama õppides, vaid lihtsalt kätt harjutades. Joonistasin pilte oma päevaplaanist – see toimib hästi ja on ka lõbus.
2018. aastal muutus ülesannete hulk lausa katastroofiliseks (minu juhtimise alla tuli terve meeskond). Küsisin taas sõpradelt nõu ning mu kolleeg Maša ettevõttest «Infosystems Jet» soovitas mulle suurepärast raamatut – Maks Dorofejevi «Jedai tehnikad». Sisuliselt pakub Maks Dorofejev, nagu ka Gleb Arhangelski, välja oma süsteemi aja, iseenda ja ülesannete juhtimiseks. Just Maks pani mind esimest korda mõistma, et tegelikult olen suures stressis, sest hoian kõiki ülesandeid peas (hoolimata märkmikest, päevikutest ja muust sellisest). Ta soovitab lihtsaid võtteid, kuidas end koormusest vabastada, näiteks «Öine kang». Lähed magama, aga selle asemel et rahulikult uinuda, hakkad meenutama: «Oi, selle ma unustasin teha!» Ta soovitab võtta viis minutit, istuda maha ja kerida kogu oma päev mõttes tagurpidi läbi. Selle käigus meenub, mida tahtsid teha, aga jätsid kirja panemata. Tuli meelde – pane see kirja oma ülesannete haldamise süsteemi või kas või paberilehele. Ja nii tuleb läbi käia kogu päev kuni lõpuni välja. See tõesti aitab (proovi järele, ära ole laisk).
Lisaks käsitleb autor edasilükkamise probleemi: ta soovitab sõnastada ülesanded kõige esimeste sammudena, mida tuleb teha, ning teha need võimalikult lihtsaks ja arusaadavaks. Samuti selgitab autor, kuidas ülesandeid targalt läbi mõelda: iga ülesande puhul tuleb vastata küsimustele „mis? milleks? miks? millal? kui palju?” ja mis kõige tähtsam – sõnastada esimene konkreetne tegevus, mis tuleb eesmärgi saavutamiseks teha (ülesande või projekti täitmiseks). Ta räägib sellest, miks me laisaks muutume, motivatsiooni eripäradest ning jagab palju kasulikke nõuandeid keskendumise kohta. Üks nõuanne, mida ma ise rakendasin, oli märkida kõik saabuvad kirjad loetuks, et need ei segaks, ning lugeda neid siis, kui see mulle sobib. Varem kiskusid uued kirjad mind pidevalt eemale ülesannetest, millega parasjagu tegelesin. Maxi soovitusel lülitasin välja ka kõik teavitused, ja see oli hirmutav! Pidin end selleks sundima. Ütlesin endale: „Roma, kui midagi tõesti juhtub, saadetakse sulle kõigepealt SMS ja tõsisema olukorra korral helistatakse.” Tundsin erinevust kohe: see võttis maha esimese stressilaine. Seejärel hakkasin kasutama ka teisi praktikaid, mis aitasid vabastada aju, et mõelda elu üle kõrgemal tasandil. Kuid tee „valgustumiseni” seisab mul alles ees.
Lisaks juba mainitud raamatutele võin soovitada järgmisi: „Nikogda-nibud”, „Lifhakk na každyi den”, „Kak privesti dela v porjadok” ja „Unfuck yourself. Pärsi vähem, ela rohkem”. Need aitavad selgitada mõningaid kitsamaid küsimusi ja toetavad isiklikku motivatsiooni.
Viimasel ajal olen õppinud ülesannete vooga toime tulema. Kuigi neid vähemaks ei jää, tunnen siiski vajadust edasi areneda.
Mis aitab teil koormusega toime tulla ja head tuju hoida? Olen soovituste eest tänulik.
Roman Gribkov, Jet Infosystemsi teenusprojektide grupi juht
Allikas: habr.com
